國(guó)有企業(yè)辦公室檔案信息化的管理與使用

文/陳 健 史 楊（合肥通用機(jī)械研究院有限公司）

一、前言

國(guó)有企業(yè)辦公室檔案工作貫穿在項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、產(chǎn)品生產(chǎn)與銷(xiāo)售的整個(gè)過(guò)程中，涉及項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案、人力資源檔案等內(nèi)容，這些檔案對(duì)國(guó)有企業(yè)現(xiàn)有經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)、遠(yuǎn)期發(fā)展決策起著重要作用。因而如何利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)、信息化管理平臺(tái)，對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室檔案資源，做出全面、客觀與準(zhǔn)確的管理，成為檔案管理的重點(diǎn)。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)及云服務(wù)平臺(tái)，可以展開(kāi)檔案信息智能化分類(lèi)、處理與存儲(chǔ)，以便于用戶或管理人員的檢索、使用操作。

二、 檔案管理信息化的內(nèi)容概述及主要特征

數(shù)字信息化檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)開(kāi)展檔案原件掃描、檔案數(shù)據(jù)上傳、批量自動(dòng)分類(lèi)分發(fā)、申請(qǐng)歸檔、檔案入庫(kù)等執(zhí)行流程，對(duì)現(xiàn)有海量化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、保存。

1.加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變

當(dāng)前數(shù)字信息化檔案管理所使用的技術(shù)，包含高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等。不同技術(shù)針對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)報(bào)表、書(shū)籍、磁帶、錄像帶、卡片等檔案資源，采取OCR字符識(shí)別儀、自動(dòng)掃描儀、數(shù)字照相機(jī)等網(wǎng)絡(luò)硬件，進(jìn)行不同類(lèi)別檔案的篩選、分類(lèi)，將其轉(zhuǎn)換為字節(jié)數(shù)組來(lái)完成存儲(chǔ)，使海量檔案資源做到長(zhǎng)期或永久保存。

2.有利于檔案數(shù)據(jù)共享、遠(yuǎn)程服務(wù)提供

企事業(yè)單位對(duì)多元檔案信息資源的管理，主要依據(jù)科學(xué)規(guī)范性原則、效益性原則，利用網(wǎng)絡(luò)化檔案資源管理平臺(tái)，展開(kāi)檔案數(shù)據(jù)傳輸功能、信息共享功能、遠(yuǎn)程服務(wù)功能、宣傳功能的建設(shè)，再以網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)方式向用戶展示；……