高等醫學院校實驗用品平臺的構建與實踐

臺紅祥， 陳彥軍， 楊立成， 崔長歡

（天津醫科大學實驗室與資產管理處，天津300070）

0 引 言

高等醫學院校實驗室是培養醫學人才、創建醫學科研成果并為社會服務的重要場所，實驗室不僅有儀器設備，還由教學科研所必需的試劑、耗材等實驗用品。實驗用品管理是實驗室科學管理的重要組成部分。傳統的實驗用品采購屬于分散手工操作，不僅采購周期長、成本高、監管難度大，而且無法實現實驗用品信息的共享。2015年，黨中央、國務院提出高等院校“雙一流”建設重大決策部署，這是高等教育領域繼“211工程”“985工程”之后的又一國家戰略［1］，掀開了高等教育改革的新篇章。因此，在“雙一流”背景下實驗用品平臺的構建勢在必行。實驗室應強化和實施耗材的出入庫信息化管理［2］。天津醫科大學堅持服務支撐和管理監督并重，運用信息化技術實現了實驗用品網上采購的科學化、網絡化、動態化和精細化管理。現結合近年來天津醫科大學在實驗用品采購方面的經驗和做法，對實驗用品管理平臺的構建思路進行介紹。

1 實驗用品管理平臺建立的背景

隨著高等醫學院校教學改革的不斷深入和科學研究的快速發展，特別是對于“雙一流”建設高校，實驗試劑及耗材的使用呈現出了品目多、數量多、采購多、類型多、應用面廣、采購計劃變化快等新特點，從而給高等醫學院校的管理提出了嚴峻的考驗。實驗用品作為高校資產構成的重要組成部分，已經引起很多高校管理層面的高度重視，也成了體現高校實驗室與資產管理部門技術保障、服務質量、工作效率及管理水平的一個綜合指標［3］。傳統的采購方式是課題組直接向供應商購買，這種采購模式繞過了學校管理，缺乏有效的監管，同時也無法實現資源的共享。國內很多高校從制度上和手段上對實驗用品的管理做了分析、探討和實踐，提出了很多新穎的解決思路［4-8］，有的高校也將物聯網技術運用到實驗室綜合管理［9］。利用信息化物聯網技術與實驗用品采購有機結合，建立了一個安全便捷的天津醫科大學實驗用品管理平臺（以下簡稱“平臺”），作為整個學校實驗用品的采購和管理工具，平臺通過實驗用品線上申購、審批，實驗室存量控制以及實驗用品跟蹤等功能進一步規范學校的實驗用品管理。平臺將校內各相關職能部門、院（系）以及課題組納入全生命周期管理的各階段，逐步形成規范的實驗用品管理體系。

2 管理平臺開發技術與框架結構

平臺開發使用PHP開發語言，系統后臺管理采用B/S架構，直接采用網頁瀏覽器進行采購、回收和統計等各項操作，無須另行安裝軟件或插件，從而使之支持包括Windows/Mac/Linux在內的多個操作系統平臺下使用，同時兼容包括IE、火狐、Google Chrome、Safari等多種主流瀏覽器。學校實驗用品管理平臺域名為：caigou.tmu.edu.cn。項目建設主要包含校內用戶注冊、課題組成員、供應商、商品管理、存量管控、線上申購和審批、采購統計和存量統計的功能。系統結構如圖1所示。

圖1 系統結構示意圖

（1）數據層。數據層是整個系統的數據資源保障，系統采用MySQL數據庫，以商品、人員、訂單、財務等數據為支撐，為業務邏輯層和展現層提供真實的信息資源，是整個系統的數據基礎。

（2）業務邏輯層。業務支持層是軟件的核心數據處理中心，功能是統一數據標準、統一業務模式、統一管控機制。平臺包括5個核心服務，分別是統一身份認證、郵件、消息、文件和監控服務等。

（3）業務展現層。業務展現層重點解決實驗用品的全生命周期管理，從而有效提高科研效率和科研安全。包括子功能模塊，分別是：用戶管理、權限管理、物品采購、經費管理、存貨管理、商品管理、訂單管理、危廢處置、訂單審批、付款管理、計算管理、采購統計和庫存統計等功能模塊。

（4）服務層。服務層通過按角色權限管理，深度整合各業務邏輯，方便用戶采購、管理方管理和審查、付款和結算，以及危廢處置等危化品管理流程中的操作。

3 管理平臺的功能與實現

管理平臺根據管理方、課題組及供應商三方得功能及需求的不同，分別設計了相應的子系統，即管理方系統、課題組系統和供應商系統，每個子系統對應包含相應的功能模塊，其中，管理方系統有10個功能模塊，課題組系統有6個功能模塊，供應商系統有8個功能模塊。管理平臺主要功能結構如圖2所示。

圖2 管理平臺主要功能結構圖

3.1 管理方系統

（1）權限管理。可針對不同人員設置權限，點擊設置出管理員，即可針對各學院設置相應管理員。

（2）存量上限管理。可以對某一類或者某一種的商品進行存量上限設定和調整。

（3）存量統計。此模塊包含對采購臺賬、領用臺賬、庫存臺賬進行統計，也可根據需要通過不同的關鍵詞搜索，查看商品當前的存量情況。

（4）訂單管理。顯示訂單明細，包括下單時間、編號、訂單內容、買方、供應商、金額及狀態；也可根據關鍵字、買方、供應商等不同字段對訂單進行搜索，查看采購明細。

（5）危廢處置。可查看危廢處置的相關記錄，包括編號、類別、規格、院系、課題組、負責人、回收人、回收時間等。

（6）空瓶回收。查看提交記錄，包括創建時間、憑證號、買方、狀態，并對提交的訂單進行審核是否同意接收。可以通過批量回收利用掃碼槍對空瓶進行回收，生成憑證單。

（7）采購審批。可以看到需要審核的訂單，并可以對訂單進行通過、拒絕的操作，具有權限的管理可以增加、修改、刪除分組；具有權限的管理方可以賦予成員不同機構的審批權限。

（8）結算管理。查看訂單的結算狀態。

（9）供應商管理。對供應商的資質、節點等進行審核管理。

（10）付款管理。查看付款單情況。

3.2 課題組系統

（1）用戶基本信息設置。包括權限設置、送貨信息、基本信息、標簽管理、實驗用品存量上限。

（2）材料采購。包括我要采購、訂單列表、付款管理。我要采購功能包括可以按照供應商名稱或者實驗用品名稱進行搜索；生成訂單之后，點擊訂單列表，可查看該訂單狀態為待供應商確認，供應商確認后，訂單狀態會變為待付款，點單列表下含有高級搜索，可根據搜索條件快捷查看訂單；在待付款訂單中點擊操作按鈕中的付款，訂單會加入付款夾，確認無誤后點擊付款，即可進入付款單頁生成以PM開頭的付款單，點擊支付并選擇支付方式完成付款。付款管理可根據搜索條件快捷查看付款單，未支付的付款單可選擇支付或取消。

（3）庫存領用。包括庫存列表、位置管理、試劑調劑。試劑調劑專區，閑置的試劑可由課題組老師自由發布，需要獲得調劑試劑的老師可在專區瀏覽，并登記和領用，從而減少試劑重復購買，避免造成科研經費的浪費，也使得校內試劑的存量得到有效控制。

（4）經費管理。創建、刪除、修改和查看經費使用情況。

（5）危廢處置。填寫廢棄物相關信息，包括廢棄物類別、規格、負責人及主要成分等，提交并生成危廢處置記錄，打印廢液處置憑證單，并粘貼于廢液桶上即可分類回收。

（6）廢瓶回收。查看未處理廢瓶，生成處置憑證單，將打印的憑證單和空瓶送至管理方掃描，即可在歷史憑證單中查看。

3.3 供應商系統

（1）信息管理。主要包括基本信息、營業執照及其他資質。基本信息包括公司名稱、公司簡介、公司logo圖片、聯系人姓名及電話、開戶行聯行號等信息；營業執照包括營業執照照片、統一社會信用代碼、法定代表人、注冊資本、營業范圍等信息；其他資質填寫相關資質信息。

（2）節點入駐。供應商在系統里選擇銷售區域和銷售類型后，提交開通節點申請，系統后臺根據供應商提供的資質進行節點審核，審核通過后即可銷售相應的實驗用品。

（3）品牌授權。供應商將《品牌收集表》和品牌授權書發送至平臺指定郵箱，平臺核實是否是已有品牌，如是，平臺將此品牌及數據添加給此供應商，如不是，平臺核實后建立新品牌。

（4）我的商品。查看和編輯在售實驗用品。

（5）訂單管理。查看所有訂單的狀態，對訂單進行確認、發貨及取消訂單。

（6）議價管理。查看議價單列表，對實驗用品給出新的價格，待買方滿意并確認后生成訂單。

（7）結算管理。顯示訂單的結算狀態，生成并打印結算單，交用戶報銷后確認收款。

（8）微信綁定。打開微信，關注“LabMai科研采購平臺”公眾號，綁定微信，綁定后可即時接收新訂單提醒，便于及時處理訂單。

4 管理平臺的特點

我校實驗室與資產管理處是實驗用品采購管理的主管部門，在為學校師生做好實驗用品采購服務的同時，對全校實驗用品的采購進行監督和管理，對供應商進入平臺實行“零門檻”，即只要供應商提供有效的營業執照復印件和我校副教授以上職稱教師的推薦信，即可進入平臺進行實驗用品的銷售，不會向供應商收取任何費用。平臺主要有以下5個特點。

（1）網上下單。提高采購效率。課題組老師網上下單后，供應商直接打印訂單清單，課題組老師無須跑市場找廠家，節約了時間和精力，降低了采購成本，提高了采購的效益。

（2）益于監督。規避各種廉政風險。實驗室所需實驗用品具有種類多、數量大、單價低的特點，采購過程煩瑣，且存在廉潔從業風險［10］。實驗用品管理平臺增加了采購透明度，防止暗箱操作，客觀上弱化了課題組教師的決定權，直接或間接割斷了個人與供應商之間的利益關系，做到“陽光采購”。同時，便于管理部門對實驗用品的使用情況進行統計和分析，為教學科研的科學管理決策提供數據支持。

（3）實現了實驗用品信息共享。實驗用品的品質與價格購買之間存在取向矛盾［11-12］，通過實驗用品管理平臺的建立，形成了實驗用品信息庫，實現了各家供應商產品的共享，便于教師選購質優價廉的實驗用品。

（4）管控試劑的采購控制。對于易制毒、易制爆、劇毒化學品、精神藥品、麻醉藥品及放射性物品，我校實行單獨申報采購，填寫“天津醫科大學管控試劑購買申請表”，見圖3，由實驗室與資產產管理處向公安局報備后統一采購，嚴禁通過實驗用品平臺進行采購。

圖3 天津醫科大學購買管控試劑申請表

（5）實驗用品自購。因教學科研的特殊需求、現有商品部能滿足實驗要求或者實驗用品管理平臺沒有銷售的實驗用品，可采用自行采購的方式進行采購。課題組需要填寫“天津醫科大學實驗用品自購審批表”，見圖4，包括實驗用品名稱、品牌、規格等信息，并經實驗室、學院、實驗室與資產管理處、財務處進行審批，采購金額合計超過10萬元，需分管校長審批。課題組憑此表采購和報銷。此表為實驗用品采購的一種補充方式，實現了實驗用品采購管理的全覆蓋。

圖4 天津醫科大學實驗用品自購審批表

5 管理平臺運行情況分析

天津醫科大學實驗用品管理平臺實行年報制度，每年1月份會對上年度平臺的運行情況進行綜合分析，最終形成年度工作報告。我校自2016年建立了實驗用品管理平臺，經過4年的運行，目前線上采購額度基本可達到項目初期預估的正常運行水平。生物試劑、化學試劑、耗材分類的采購比例情況基本符合我校日常采購習慣，年采購量基本穩定在5 500萬元。目前平臺中已入駐有效期內的供應商416家，活躍課題組數447個，產品數據25.69萬條，訂單總數30 482個，總交易額1.67億元。2019年線上交易額達5 585.26萬元。自平臺建立以來，各類實驗用品的采購額成逐年遞增趨勢，且于近2年趨于平穩。

2016～2019年課題組的注冊也由2016年的30個增加至2019年的450個，并且成逐年遞增趨勢，如圖5所示。其中，產生有效訂單的課題組基本接近課題組數，平均有效率達到98.8%，也充分說明用戶教師對實驗用品管理平臺的認可。2016～2019年供應商入駐平臺的數量增加比較明顯，但由于部分供應商入駐以來并未產生實際銷售額，供應商本身并未進行及時的平臺維護，節點到期并未進行二次申請，因此2019年數量相比往年有一定的減少，實現了自然淘汰。平臺經過4年的運行，線上用戶、供應商、采購量、品種類分布各層面基本達到正常水平，學校對平臺的規范管理與校內用戶教師使用都對平臺廣泛應用起到了關鍵作用。

圖5 課題組情況

6 結 語

學校通過建立實驗用品管理平臺，加強了實驗用品管理的信息化、規范化、精細化和專業化，實現了實驗用品臺賬管理高效化［13-15］，解決了學校在實驗用品管理中出現的問題，提高了工作效率，提升了管理水平。同時，制定了“天津醫科大學實驗用品采購管理辦法”（津醫大設備〔2016〕6號），為學校教學科研工作的順利開展提供重要保障。