地方高校特色檔案管理問題與對策研究

黃玉花

摘? 要：特色檔案是地方高校檔案資源重要的組成部分，是學校十分珍貴且具有獨特色彩的寶貴資源。加強高校特色檔案資源建設，對于涵養校園人文價值，提升學校精神文化軟實力，助推學校各項事業的發展具有重要意義。本文從地方高校特色檔案概念以及高校特色檔案資源建設的意義入手，分析總結了地方高校特色檔案管理現狀，并提出了完善地方高校特色檔案管理工作的措施，以促進檔案管理水平的提升。

關鍵詞：地方高校? 特色檔案? 檔案管理? 工作措施

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（b）-0165-03

Research on Problems and Countermeasures of Characteristic Archives Management in Local Colleges and Universities

HUANG? Yuhua

（Jinggangshan University， Ji'an ， Jiangxi Province， 343009? China）

Abstract： The characteristic archives are an important part of the archives resources of local colleges and universities， which are very precious and unique.It is of great significance to strengthen the construction of characteristic archives resources in colleges and universities for the cultivation of humanistic values on campus， the promotion of the soft strength of spiritual culture and the promotion of the development of various undertakings.Starting with the concept of characteristic archives in local universities and the significance of characteristic archives resource construction in universities， this paper analyzes and summarizes the current situation of characteristic archives management in local universities， and advances some measures for perfecting characteristic archives management in local universities， in order to promote the level of file management.

Key Words： Local colleges; Special archives; Records management; Working measures

特色檔案是地方高校檔案資源重要的組成部分，是學校十分珍貴且具有獨特色彩的寶貴資源，它真實客觀地記錄了學校的發展歷程和脈絡，凸顯了學校的辦學成就和文化服務特色，對弘揚辦學理念，傳承校園精神文化，提高社會影響力，助推地方高校高質量發展具有非凡的意義。

1? 地方高校特色檔案的概念及意義

1.1 地方高校特色檔案的概念

地方高校特色檔案是指高校在教育教學、科研以及各項管理事物活動中直接形成的，反映高校獨特文化內涵和學校辦學特色，并具有查考利用價值的各類歷史記錄[1]。地方高校特色檔案是高校在其獨特地區的自然環境、歷史背景和校園人文精神的影響下而形成的，它是高校逐漸積淀下來的優秀的、具有濃郁高校特色的檔案資源。它具有檔案的一般屬性和特殊屬性，其中原始記錄性、歷史性、社會性為其檔案的一般屬性，相對性、動態性和區域性為其特殊屬性[2]。

地方高校特色檔案主要包括五大類：一是特色人物檔案，主要是高校杰出人才，如聞名的教職工、科研人員和著名校友檔案;二是重大特色活動檔案，高校舉辦隆重慶典、承辦的重要國內外學術會議、重大外事活動、學校對外交流等形成的檔案;三是特色成果檔案，學校在教學科研、比賽等活動中形成的重要成果檔案，上級、外單位頒發或者贈予高校的各種實物等;四是歷史檔案，記錄學校辦學發展變遷、反映學校辦學特色與理念等的檔案;五是其他特色檔案，如國內外各級領導參觀考察學校等形成的檔案[3]。

1.2 地方高校特色檔案資源建設意義

1.2.1 豐富館藏結構 ，提升檔案館服務能力

在地方高校獨特的區域，歷史背景和校園文化精神影響下形成的高校特色檔案，具有年代特征和歷史烙印，不僅是檔案館的資源優勢，也是學校的寶貴財富。特色檔案的收集，可進一步豐富館藏結構、補充館藏檔案不足，對提高檔案館服務能力、提升地方高校精神文化軟實力具有重要意義。

1.2.2 加強特色檔案資源建設，有利于地方高校各項事業的發展

隨著地方高校內涵式改革不斷發展，學校各部門，包括檔案館要緊密圍繞學校的中心工作與重點任務開展工作。檔案館在注重收集、整理、利用等日常工作的同時，系統深入挖掘高校特色檔案資源，展示高校獨特文化的特色學科教學、教學科研成果，以及高校名人及知名校友等資料，凸顯地方高校的人才優勢等，最大限度發揮特色檔案的價值，促進學校資源與社會資源的相互融合，助推高校的管理與發展。

1.2.3 加強特色檔案資源建設，涵養校園人文價值

地方高校檔案館館藏特色檔案集中展現了學校的辦學宗旨，發展沿革、辦學特色、校園精神文化等，蘊含育人價值，對啟迪、陶冶、塑造人具有極其重要的意義。通過對地方高校特色檔案資源進行多角度、深層次挖掘開發，形成學校特色的優秀編研成果，展示地方高校辦學歷史、特色學科、杰出人才、優秀科研成果、各項榮譽獎項等，激勵師生愛校敬業、奮發向上，增強學校歸屬感和認同感，提升文化自信、民族自豪感。

2? 地方高校特色檔案管理現狀分析

2.1 特色檔案管理意識落后

近幾年，地方高校向應用型轉型的大背景下，學校主要精力都投入到了優化教師隊伍建設、深化教學體系轉型、促進校企深度合作等工作中[4]。檔案管理方面投入相對薄弱，檔案管理不夠規范。學校從領導到普通師生普遍存在檔案意識薄弱，對檔案工作認知欠缺，缺乏檔案意識。

2.2 特色檔案管理制度不健全

開展特色檔案收集管理工作，涉及到多個校屬單位，在實際工作中，檔案館介入困難，監督指導缺乏力度。特別是對于學校重要活動，檔案館介入活動，通常不被相關校屬單位認可，檔案館不熟悉整個活動動態，無法對形成的特色檔案材料進行有效的跟進、指導、督促、檢查。特色檔案歸檔范圍界定不明，通常缺乏科學的衡量標準和歸檔管理要求，管理體制機制不健全，嚴重影響特色檔案歸檔管理工作的有效開展。

2.3 特色檔案資源編研開發不足

地方高校辦學底子薄弱，對特色檔案資源建設重視投入不足。館藏特色檔案也就寥寥無幾、缺乏亮點。特色檔案資源開發需要豐富、完善的檔案資源庫。文獻編纂是一項復雜性且系統性強的工作，受館藏匱乏的特色檔案資源影響，檔案編纂工作也就無法展開。特色檔案收集與編研相輔相成，相互影響，只有加強特色檔案建設，豐富館藏，才能形成良性循環。

3? 做好高校特色檔案管理工作的措施

3.1 制定科學的歸檔范圍

3.1.1 明確部門職責

按照《中華人民共和國檔案法》的要求，參照本省實施的特色檔案管理辦法，制定完善地方高校特色檔案管理辦法，明確檔案管理部門的地位，有權提前或直接參與特色活動檔案收集與管理過程，具有統籌、協調、指導、督促的職能，對各歸檔單位行使檢查、考核和評估的權限，各歸檔單位的學年度考核或任期考核文件也要確立檔案歸檔管理考核指標。學校還可出臺校內政策，如申報國家或省部級科研項目，經檔案館審核，項目檔案歸檔齊全，才能報送;重點或特色學科專業的教師申報高級職稱，需要把申報科研成果原件或復印件交案館歸檔保存等等。

3.1.2 明確特色檔案歸檔范圍

圍繞學校中心工作、重點任務、重大活動以及校屬各單位的特色檔案資源，結合高校特色檔案分類方法，對全校特色檔案進行詳細梳理，對反映地方高校特色的各類檔案，歸檔范圍界定切忌過寬或者千篇一律，擬定具體可操作的整理規范和標準[5]。檔案館要不斷完善收集管理措施，確保特色檔案在收集、整理、保管和利用各環節順暢，使歸檔管理更科學規范。

3.1.3 強化特色檔案規范化管理

高校檔案館要按照規范要求，做好特色檔案紙質檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案的收集、整理工作。制作特色檔案目錄以方便查找利用，由專庫專人放置保管。并逐步建立高校特色檔案信息資源數據庫，不僅對特色檔案進行專門的保護，而且有助于檔案管理向檔案開發、檔案應用轉變。

3.2 多角度提升檔案意識

3.2.1 加強檔案人才培養

高素質檔案工作隊伍是加速高校特色檔案建設發展的關鍵。高校特色檔案在收集、整理、鑒定、保管等方法途徑方面，與傳統檔案相比有一定的特殊性。其需要根據檔案的歷史時期、價值的大小、產生的影響力等進行鑒別、收集、整理、保存、編研。檔案館要建立并落實特色檔案人才培訓機制，重點強化檔案隊伍對特色檔案價值的認識、特別是歷史價值[6]。通過理論和實物操作培訓，提升檔案者工作隊伍的知識水平和基本技能，有助于更全面地保存特色檔案。

3.2.2 全面廣泛宣傳

良好的宣傳對于增強地方高校師生特色檔案意識、推動特色檔案的收集與保護具有重要的意義，圍繞學校重點工作、重大紀念活動等，抓住有利契機，結合館藏，開發、編研特色檔案產品，重點宣傳，達到事半功倍的效果;檔案講座、論壇，增強檔案文化傳播深度和廣度;借助檔案館主頁、校內電子屏、高校校園網站以及校外網絡媒體發布高校特色檔案的信息，擴大校內影響，讓特色檔案深入人心，從而為特色檔案管理工作營造有利的外部環境。

3.3 創新工作模式

3.3.1 加強特色檔案編研

地方高校加強特色檔案規范化管理的同時，注重利用與開發特色檔案文化傳承的功能。樹立檔案開發意識，著眼校園精神文化傳承。找準特色，形成專題對特色檔案進行編研開發[7]。圍繞學校、重點、重要工作并結合高校檔案利用需求趨勢、社會發展熱點為主題，深度開發、提煉形成具有較高利用價值的學校特色檔案“品牌”編研成果，賦予學校特色的檔案新的價值與生命力。形成檔案的收集與編研珠聯璧合的良性循環[8]。

3.3.2 聯合開發特色檔案資源

加強檔案館與校屬單位、其他高校檔案館以及社會團體合作交流，聯合開發特色檔案資源并形成制度。通過校內橫向聯合、校外跨區域合作等形式，盤活館藏特色檔案資源，將“死檔案”變為“活信息”。整合、優化各高校檔案館的特色檔案資源，實現資源的優勢互補。借助社會力量，對館藏資源進行綜合開發，打造高質量的檔案文化產品，增強檔案產品社會效益和經濟效益。

參考文獻

[1] 程棟梁.高校檔案信息資源深度開發利用工作探析[J].蘭臺世界，2017（8）：19-22.

[2] 夏秀麗.地方特色檔案資源開發[J].中國檔案，2017（6）：38-39.

[3] 徐靜娟.高校特色檔案建設的實踐與思考——以江南大學為例[J].太原理工大學學報：社會科學版，2012，30（4）：72-75.

[4] 張應強.地方本科高校轉型發展：可能效應與主要問題[J].大學教育科學，2014（6）：29-34.

[5] 程棟梁.談高校特色檔案功能的發揮[J].北京檔案，2019（1）：28-30.

[6] 葉萌萌.楊冬權檔案價值鑒定觀研究[J].檔案與建設，2019（11）：6-9，14.

[7] 鄧東燕，姚倫.創新檔案編研? 弘揚檔案文化? 提升服務能力——江西省檔案館開展編研工作的實踐與思考[J].檔案學研究，2018（1）：71-74.

[8] 張玉.構建高校特色檔案提升檔案文化影響力[J].吉林廣播電視大學學報，2016（6）：81-82.