企業運營中合同支付的法律審查及風險防范

卜祥麗

對合同的法律審查是為了更好地維護交易各方的合法權益幫助實現交易目的，避免存在風險的過程。但是目前合同審查的水平參差不齊，在對合同法律審查的過程中常常會出現各種各樣的問題。而且合同審查與其他的業務不同，缺乏相應的評價標準，交易各方在審查的結果上也難以有效地辨別審查水平。再加上合同審查是屬于法律服務的內容，相關人員在對合同的審核技能及方法研究上也不夠重視，一般是簽訂前審查，缺乏對履行、支付的過程管控，最終使整體的水平難以提升。

一、對合同審查的具體內容及方式方法

1.在合同進行支付之前的審查環節流程為。業務部門對合同的起草，然后管理員進行合同的初步審查，再到會簽部門的專業審查，之后是財務部門及法務部門的審查，最后由領導進行審批后，進行合同的簽訂、履行、支付。在此流程中可以明確看出在合同支付前的審查環節，是承上啟下的過程，發揮著重要的作用。從合同的起草到支付，過程中經過合同管理者與法務部門的審查，這也在法律層面對支付行為進行了合法性的定義，從而保證了企業在經營過程中的經濟利益。而對合同履行過程中的支付審查，做到業務、財務、合同聯動更有利于過程管控。

2.合同支付前法律審查的內容和方法。在對合同支付的審查中，為了有效防止其中出現法律漏洞，我們常常會制定一些表格來進行審查，將所需要審查的內容進行一一的羅列。這種方法簡單易行，對于漏洞的審查是非常有效的。將制定好的表格，經業務部門的負責人進行審核后及時進行下一部門的審查，當層層審查無誤后就可以根據合同內容及表格內容進行支付。并且為了保障內容的準確性，我們需要不斷地對內容進行更新記錄。

二、合同審查中存在的問題

1.未預留質保金或提前支付質保金。我們在進行合同的起草到支付的過程中，往往是需要進行質保金的預留，但是在實際的合同支付過程中，往往出現質保金未預留或提前支付的情況。相關的審查人員尤其是財務人員在審查時，往往更加注重各項款項憑證是否齊全，這樣在審查的過程中就極易出現管理的漏洞，使得合同的質保金條款如同虛設。比如山東濟鐵機務裝備集團有限公司與某一供應商簽訂了多份采購合同，其中的每份合同都約定了質保金，但是供應商要求將質保金留在其中一個合同上，這顯然是不符合規定的，而且合同管理人員在進行審查時，不符合標準的合同是不會審核通過的。

2.付款金額與合同金額不符。在合同的履行過程中，還經常遇到合同申請支付的金額與合同內容上的金額不相符的情況。以材料采購為例，招標采購合同，由于材料數量往往出現不確定性，會出現甲乙雙方在合同中出現以實際貨物的數量不得超過多少的限制。在實際的情況中，供應商提供的材料超出了合同規定的數量百分比，在支付時，供應商想要按照實際的送貨數量進行結款。但是通過合同管理人員的審查后，發現其實際收據的材料數量與合同固定的不相符，存在多送貨多收錢的問題，同時也容易出現材料浪費、增加庫存和增加管理成本等難以處理的問題。這種情況下合同的管理人員是不會同意進行審批的。

3.合同未能及時變更、補充或續簽。合同在支付的過程中也會出現合同需要變更但是卻沒有辦理相應的變更手續，直到管理人員在進行審查的過程中才發現。我們日常比較常見的如超限定比例履行的招標采購合同變更，超過合同計劃數量，但又在限定比例范圍內，因為增加的量不多，采購部門、供應商就覺得變更的過程太過于麻煩，不愿進行合同變更、補充，認為通融一下就好了。為了防范法律風險，合同管理人員在進行審查的過程中發現此類問題就會立即停止對此流程的審查，要求對其內容變更，簽訂補充協議后，重新進行合同支付審查。也有合同在進行審查的過程中出現不可避免的情況需要進行變更，如原材料可能會受到多種情況引起的價格變動，個別經辦人收到對方價格調整函后未履行合同變更手續就請求按照新價格支付，這種情況往往也會遭到管理人員的拒簽。

4.與付款相關的資料收集不到位。例如在進行采購時會有物資驗收的程序，基建工程也有進度或竣工的驗收表等。以材料的采購為例，有的合同承辦人員在送去審查的資料中缺少物資驗收表格，是否可以先付款后在補交表格，但是合同管理人員是需要按照相關的管控要求來做的，這種先付款后補交資料的情況往往無法進行簽字。實現合同支付前的法律審查，合同管理部門應該嚴格按照規定進行，未見到相關的憑證堅決不能進行簽字。只有嚴格執行管理制度，才能杜絕支付內容與合同內容不一致、貨物與款項之間的混亂等現象。

5.合同履行中的瑕疵未能得到及時確認。在對合同的履行過程中常常會出現一些問題，如果在合同履行時沒有進行確認到位，很可能會因為時間過長在結算時發生爭議。如某技術服務合同中出現合同履行延遲的現象，當合同約定的時間已經過了，合同管理人向經辦人詢問時才知道一些技術問題尚未得到解決。因為兩方的合作已經很久了，經辦人認為如果此時對合同內容終止將造成更大的經濟損失。因此為防止在支付時發生潛在風險，合同管理人應該在合同履約期內及時地進行各項工作的確認，這樣有利于雙方的利益都能夠得到保障。

三、對合同審查的幾點體會

1.合同支付前對其的審查過程其實就是風險管理及規避的重要方面。其中合同管理人員與其他部門人員的審查側重點是不同的，如合同管理人員是站在法律的層面上進行審查，對支付時的法律問題更加注重;但是財務人員更關心對內容中的數量及價格方面的變化。目前合同支付審查的不斷推行后，通過對支付前的審查與合同簽訂前的會簽兩者相結合，這就保障了合同在會簽前后與支付時的法律風險得到規避。另外，其中的風險不僅來自于對方，我方也要確保對合同做到不違約。如付款要按照約定時間進行及時地足額支付，否則有可能會產生一定的法律風險。尤其是當前處于買方市場下若對合同條款不加重視，就有可能為后續工作埋下各種隱患。

2.合同支付前的法律審查是必須要進行的一個過程。這不僅是一個要履行的環節，更是牽扯到法律風險的問題。合同管理人員，在支付前審查出一些問題來，可以加強人們對支付前審查的重視程度，更有利于保障企業的利益。

3.在進行合同支付審查的過程中不斷地總結經驗。將合同的范文內容不斷完善，通過對不同實際案例的總結思考，將實際問題中的失誤教訓總結提煉，用來指導之后的各項工作，最大化地減少合同中的法律風險。

4.在合同支付中要做到權責分明，將崗位職責進行合理劃分。要堅持各個審查部門之間的積極配合，共同做好合同的支付工作。在具體的實踐中，合同管理部門也要把握好管理與服務的協調，既要強勢有力，又要充分調動各部門之間的工作積極性。由于內控制度的規定原則性較強，在實際的操作中，要確保部門之間管理邊界的清晰。

綜上所述，合同支付前對其的法律審查是其中關鍵的環節，面對在審查中可能出現的質保金相關問題、付款金額與合同金額不符、合同的變更、與付款相關的資料收集不到位、合同履行中的瑕疵未能得到及時確認等問題，我們要不斷地總結經驗，通過對實際案例的總結思考，將實際問題中的失誤教訓總結提煉，用來指導之后的各項工作，最大化地降低合同中的法律風險。

（作者單位：山東濟鐵機務裝備集團有限公司）