現代檔案管理中的聲像檔案管理分析

劉玲

摘 要：聲像檔案管理涉及社會組織與國家機構以及個人的各項具有重大意義的活動。比如，形成的對自身或者國家社會有價值的照片、底片影片等，以不同的材料為載體，主要以聲音為主，同時也有文字進行說明與記錄，由此本文著重闡述聲像檔案的特點以及檔案管理中聲像檔案管理的問題與策略。

關鍵詞：檔案管理;聲像檔案;問題策略

聲像檔案管理是現代檔案管理的重要組成部分之一，在考察利用該檔案時，要注意更好地保護和利用這些生動、形象的檔案，必須要采取相應的對策。

一、聲像檔案管理的主要特征

1.聲像檔案的特征

隨著科技發展，許多檔案都通過聲音與影像形式被記錄。

首先，聲像檔案有直觀的形象特征，主要以視頻和音頻的形式存在，通過音頻和視頻的方式能記錄和承載事情經過，并且做好詳實記錄，該形式更具真實性。相對于紙質的檔案來講，聲像檔案可以更直觀和形象地記錄當時事件經過，該優勢是紙質檔案不能具備的。

其次，聲像檔案可以作為其他檔案的有效補充和佐證。聲像檔案具備傳統檔案所無法具備的優勢，這也并不是意味著傳統的紙質檔案就會消失，而是紙質檔案與聲像檔案可以相輔相成、互為佐證。比如，參加會議期間所形成的決議、會議記錄等，通常用紙質文檔的形式管理與收藏，但是參會人員的照片、發言情況需要用聲像的形式進行記錄和保存，尤其是當研究人員需要對該次會議的情況再次進行細致研究時，紙質檔案與聲像檔案就能夠從不同的方面展現整個會議的真實發展過程，使得研究者能夠對該次會議的結果研究得更為透徹。

聲像材料可以反映真實的歷史，聲像檔案與紙質檔案是不一樣的，聲像檔案能原封不動地展現當時的原貌，同時也可以加以文字進行說明，給人以視覺和聽覺的感受。因此，可以為各大高校以及科研部門提供第一手材料，所以聲像檔案的價值已經遠遠超過了它本身的價值。比如，在1949年10月1日舉行的開國大典上，毛主席講話變成了最彌足珍貴的影像，現在會給人一種身臨其境的感覺，要是沒有聲像設備將其場景進行記錄并將該檔案很好的保存了下來，那么中國人民就很難再見到如此珍貴的影像了。在教育領域某些聲像資料的教育功能是非常強大的，學校可以利用聲像材料去向學生介紹學校，讓學生愛上學校，并且能夠讓學生安心的進行學習。

2.管理方式多樣化

傳統聲像檔案的管理最通常是放在收集和保存資料上，注重的是資料的完整性與安全性，大多數都等待著被人查看和借閱。隨著網絡技術的發展，聲像檔案管理方式也必須進行新的調整。在聲像載體方面，通常的文獻主要是通過照片、磁帶、光盤等產品和電子出版物為載體，而現在許多的聲像檔案可以通過計算機掃描轉成PDF的電子格式。比如，數碼相機直接生成相片、大容量的服務器被刻錄成光盤。該儲存方式相較于之前單純的聲像資源原件進行保存更具優勢。隨著檔案的增多其占用的物理空間也在擴大，而現在聲像檔案信息主要是由聲像人員攝入原始檔案資料，僅用占去很小一部分的物理空間就可以通過網絡進行轉化成虛擬的聲像檔案存儲于計算機和網絡上。虛擬空間的聲像檔案的管理部門不能局限于空間的建設，而是應該將電子文獻作為重點館藏，利用虛擬建設為大眾進行服務。

二、檔案管理中聲像檔案管理存在的問題

當然檔案管理中的聲像管理的問題有很多。

首先，在制度方面。當前只有少數檔案管理單位制訂了相關的檔案管理制度，許多單位在管理方面處于沒有規章制度可遵守，任憑員工自由處理，很多聲像檔案都沒有進行集中統一的管理。

其次，意識問題。隨著社會的發展變化越來越快，尤其是部分事業單位以及機關部門的攝像設備都有了很大的提高與改善。絕大多數的單位都有齊全的聲像設備，因此從整體而言，大多數聲像設備的配置比較齊全，聲像設備管理不充分的問題仍然存在。例如，缺乏相應的聲像管理制度，對聲像的使用規則缺乏相應的要求和原則，因此大多數的設備都處于閑置的狀態，造成了資源浪費，或者有的將設備放在科室、個人的手中。相關人員不能明確其職責，并且人員經常會發生相應的變動，從而導致設備不能被有效利用起來，所以在一些活動開展時，攝影人員很少能夠及時將相關的視頻材料進行錄入，由此不利于以后的歸檔并保存。

最后，在歸檔方面。聲像檔案具有時效性，因此及時進行歸檔，并且對歸檔的要求也非常嚴格，如視頻材料必須要配以一定的文字進行說明。許多單位的視頻由于沒有嚴格的歸檔，所以造成了后期得不到很好的利用，從而失去了相應的價值。聲像檔案的保存比紙質檔案更嚴格。許多單位的聲像檔案放在文書柜里與其他的個人紙質檔案混合存放，保存環境沒有恒溫、恒濕、防磁化等功能，由此導致一些照片出現變黃褪色的情況，不利于聲像磁帶的長久保存。

1.聲像檔案存在數量多、管理亂的現象

聲像設備數量較多、設備管理較亂。管理缺失造成了大量的聲像設備不能得到良好應用。此外，當一些大型活動開辦時，記錄的聲像材料不能被很好保存下來，由此在歸檔方面有著很大的障礙。攝影錄入人員在各自單位當中從事著與聲像檔案相關工作，并且也決定著聲像檔案的數量與質量。調查反映出攝錄人員總是存在著不足，盡管隊伍強大、整體年齡較為年輕和文化程度較高，但是其專業的知識與技能相對較低，大部分的攝錄人員并不明白什么是聲像檔案，他們覺得只要是為誰拍的照片就歸誰，所有拍攝的照片與視頻只要送到報社和電臺就算完工，如何處理這些聲像檔案是屬于個人的行為，尤其是隨著人事的變動和機構相應調整，從而造成聲像檔案失控，導致單位部門的檔案并不能完全被保留，從而影響到了聲像檔案的開發利用。

2.聲像檔案管理相對混亂，問題較為復雜

目前，管理制度缺乏、聲像檔案管理意識不強等問題使得聲像檔案管理很難，在及時完全存檔方面與管理方面水平也非常懸殊。許多單位中設備人員將聲像檔案管理能做到比較規范的僅占6%，許多單位沒有相應的設備卻有聲像檔案，有設備卻無聲像檔案的占了35%，極度的兩極分化由此導致了比例懸殊。聲像檔案非常難歸檔就是因為缺乏相關的制度，許多單位盡管有著完整的制度體系，但是在執行方面存在著很大不足。正是由于缺乏相關的制度保障，所以各大單位的聲像檔案管理處于自由的狀態。聲像檔案的收集需要付出許多的人力和財力，因此檔案工作人員往往會有畏難的情緒。很少人會主動去做這件事情，尤其是大部分的聲像資料都散落在各個部門以及個人的手中。由于沒有統一的規定，因此這些檔案很難統一進行處理，由于沒有制度的制約造成人員收集檔案的難度增加，由此很難將檔案全面的保存。

3.重視程度不夠

如今社會許多的工作都與聲像設備相關，事業單位和企業的設備都已經有了很大的升級和改進。多數單位都配備了聲像設備，其聲像設備相對齊全，可是聲像設備的管理也存在著一些混亂，很多單位缺乏聲像設備管理工作制度，所以設備很難發揮作用。

三、檔案管理中的聲像檔案管理策略分析

1.健全聲像檔案管理制度

結合當前聲像檔案管理存在的問題，檔案管理必須要制定合理的切實的管理制度來規范。聲像檔案管理需要專門的單位建立相應的管理制度，加強規范建設，對其管理的聲像材料進行有序的分類整理，檔案室要進行統一的保管，同時也需要制訂嚴格的制度，從而杜絕聲像檔案流失的現象。聲像檔案的日常保存需要有著明確的規定，永久保存的檔案需要定期向大型典藏館轉移，確保相關的法律法規制度落實，明確相應的責任并且做到有章可循、有法可依，將規定與制度逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量的提高。

2.提高員工聲像檔案管理的意識

各級領導與社會、主管部門都應該對聲像檔案管理負責，相關單位的宣傳部門都應該進行支持，才能讓社會獲得廣泛的關注，由此提高相關工作人員的意識。由于檔案概念模糊不清，所以許多的攝錄人員并不知道什么是聲像檔案，他們普遍認為在參加重大活動和重大會議時上級派下來的紅頭文件和重要講話才是聲像檔案，平時所常見的聲像資料并不是聲像檔案，所以在日常工作和某些公務活動的過程當中儲存的照片、錄音、錄像等聲像資料，投稿并播放了就不再關心，任憑人員隨意處理了聲像檔案。收集的原則一定要能夠反映該部門相關重大活動的攝像材料作為收集的重點，突出主題。聲像材料必須要反映出重大活動的主題、人物、環境以及相關的內容。收集聲像材料時一定要經過精挑細選，挑選分辨率高、畫面完整、主題鮮明，并沒有加以修剪材料進行歸檔。用于歸檔聲像材料一定要具有完整的檔案文字說明，應該包含具體的時間及攝影者的相關信息，保證照片、圖片相符。關于照片檔案整理的相關要求，有照片的但沒有底片的應該將照片進行底片的翻拍，底片和照片應該分開存放。

3.加強聲像檔案歸檔管理

聲像檔案的歸檔管理策略主要有：首先，正常的移交。將收集到的聲像材料直接移交給檔案室，檔案室再移交給檔案館。其次，重點單位進行重點收集。對保存著某些重要講話的聲像材料將其認真保存，管理人員之間經常進行溝通，掌握彼此實際情況，接著從攝錄人員中直接征收與保存。最后，進行廣泛社會征集。尤其是對散存在民間的聲像檔案，相關管理人員可以運用發公告等宣傳方式進行上門尋求，或者采取有償的措施，或者建立起無償的捐贈，建立起個人代存的方式等。

各級相關領導應該積極組織員工進行培訓，并且積極指導員工進行檔案保存。一方面相關部門應該強調檔案的管理與匯報，在處理平時的工作時，一定要積極配合上級部門，并且向上級匯報自己的相關工作，從而讓領導能夠明白聲像檔案管理的現狀。另一方面要提高相關人員職業素養。相關工作人員在提高自身理論基礎之上，要加強對聲像檔案管理實踐能力的培養，注重對聲像檔案管理相關人員的指導和培訓，尤其是攝錄人員和相關檔案管理員需要進行專業技能培訓，讓他們了解檔案地位作用、整理方法、檔案保管保存方法，全面切實地提高全員聲像檔案管理能力。

4.要做好聲像檔案的保存

聲像檔案管理需要根據聲像檔案的安全管理的要求，做到溫度、濕度、光線等方面準備。各個單位必須要全面學習如何保存聲像檔案，聲像檔案應放入密閉的柜子里進行單獨的存放，同時要注意周圍的磁場與光源，并且實現數字化儲存，盡量延長聲像檔案的壽命。此外，聲像材料收集的渠道較窄，聲像檔案缺乏正規性。許多年來聲像檔案都是進行分散保存，很難及時完全的歸檔和統一，從而導致了聲像檔案室檔案并不齊全，檔案館聲像檔案也沒有了相應來源。如果源頭沒有控制住，沒有采取相應措施彌補，那么便會造成渠道不通暢，由此造成了如今聲像檔案匱乏，尤其是區域性重大活動檔案流失較為嚴重。在當地許多重大活動當中形成聲像資料往往分散在各個部門，沒有進行統一的管理。

5.重視原始檔案的保護

隨著互聯網技術的發展，電子化的信息手段與檔案管理密切聯系。一方面可以儲存海量檔案資源，實現網絡的在線檢索，可以對聲像檔案進行原文的管理。在不動用原文的情況之下查詢相關的檔案，不但能夠保持檔案的原貌，也能夠確保不會失去真實性，保證檢索的快速和準確。與此同時，我們應該認識到原始檔案是一種原始的材料與佐證，也是唯一有憑證作用，因此必須要永久進行保存。尤其是聲像檔案，許多舊照片、老影像具有很高的歷史意義，需要很好被保存。

6.聲像檔案管理數字化

數字化是聲像檔案管理基礎，要發揮檔案最大限度滿足相關人員需求，需要提高其信息化水平，尤其要解決構建聲像檔案數據庫和專題數據庫問題，盡快實現聲像檔案數字化轉變，將聲像檔案管理基礎信息化。聲像部門要加快其館藏數字化進程，尤其是以電子文件歸檔為重點，加強檔案資源建設。數字化水平在不斷提高，聲像檔案館藏的質量評定不應該只根據觀察數量多少和硬件模式決定，更重要是以軟件的數量和質量決定。聲像部門網絡存儲能力的選擇將成為弘揚新時期聲像檔案管理質量的標準。

四、結語

綜上所述，隨著科技在不斷的發展，相關事業單位辦公逐漸實現了現代化，由此便形成了相當多聲像資料。因此，必須要加強對聲像檔案收集和管理，加強對現代檔案管理中聲像檔案管理的分析，創新管理方法。

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（作者單位：河南省農科院）