企業采辦改革與信息共享的重要性研究

摘 要：企業既有的分散性采辦方式更加偏向于“缺乏話語權”之下的無奈之舉，不利于企業的長遠發展。本文認為，企業采辦改革應圍繞集中化、目的化、數字化、長遠化四項特點而展開。以此為基本，本文分析了企業采辦改革與信息共享之間的聯系，提出建立完善的采辦管理機制、加強信息化的需求探究工作、打破信息壁壘、構建共享平臺等在信息共享模式下企業采辦改革的運行模式，供參考。

關鍵詞：采辦改革;信息共享;無縫供應鏈

前言：采辦是“采購”的高級呈現方式，是指以合同方式從承包商、服務商、廠商或代理商（統稱為“供應商”）處獲得工程、物資、相關服務的一種商業行為，包含購買、租賃、委托、雇傭等。現代企業在經營過程中，無論自身規模達到何種程度，均處于產業鏈中的一個或數個環節，一般而言，從上游企業處購買原材料，制作為成品或半成品后，出售給下游企業。在市場競爭日益激烈的今天，企業的采辦方式應當隨之改變，并在采辦過程中，注重信息共享的重要性。

一、企業采辦改革的特點

1.集中化

現代企業在發展過程中，自身規模會逐漸壯大。作為大批量商品生產的主體，企業為了實現大批量生產，需要采購大量的原材料。因此，現代經濟學認為，生產企業的生產往往以采購作為前提條件，如果沒有采購，生產便無法進行。但企業的大規模“采購”與常規意義上的商品采購在量級、意義等方面均存在較大的差異。一般而言，企業的大規模采購不僅數量多、品種廣泛、采購市場范圍廣，對采購活動的要求也特別嚴格。核心思路在于采購人員不僅要對企業生產所需的品種、需求量、需求規律等進行深入研究，還應對國內外眾多供應廠商提供的價格、原材料或半成品的性能以及采購過程的各個環節進行深入研究和科學操作。只有如此，企業大規模采購任務才能高質量地完成，企業正常生產所需的多種物資方可適時適量地供應。若要完成如此龐大規模的采購，保證產品生產萬無一失，必須圍繞采辦管理方式進行改革。因此，現代企業采辦改革的首要特點便為“集中化”。所謂“集中”，應從兩個層面加以理解。其一，部分企業長期以來，采辦周期長、審批效率低，直接導致項目滯后。因此，集中處理與采辦相關的信息，特事特辦，辯證看待“分散采辦”與“集中采辦”，降低經營過程中的風險。其二，一些企事業單位采用多批次、小批量分散采辦機制的原因在于，既可以提高資源利用率，又能夠降低生產成本。但此種方式面臨的風險在于：由于采購分多次進行，供貨商經常不止一個。如此一來，采購需求以及供貨信息均缺乏整合、分析、結果導向，加之針對多個供應商無法形成有效的分級管理機制，致使采辦效率未能達到預期。采用集中采辦的方式之后，企業可以與優質供應商建立長期合作的關系，保質、保量、保時效性地收到上游貨品，可使企業的生產長期處于穩定狀態。

2.目的化

現代企業若要發展壯大，必須理清發展方向，規劃出必須長期嚴格遵循的發展戰略。簡言之，企業的發展必須具備明確的目標，即在一定時期內，企業應該完成哪些任務，通過何種有效渠道方可逐漸接近預定目標。因此，采辦改革的第二項重點內容為：采辦環節也需朝向“目的化”轉變。作為企業的采辦管理人員，應當明確下列關聯：第一，企業采購與市場需求之間應該具備因果關系，且“需求”應位于“供應、采購”之前。第二，企業采辦機構應當充分了解當前市場中消費者最迫切的需要。只有圍繞此項要點展開詳細、長期的跟蹤調研，企業才能不斷收獲新的商機。總之，基于“市場導向”決定企業的采購方向，具備積極意義。

3.數字化

部分企業將采購權分離后，交付于三個獨立的部門，分別為采購部、需求部、供應處，各部門權責明晰、堅守自身職責的同時，能夠起到相互制約的作用。在此種機制下，企業采購前期認證水平、采購過程中的價格管理、采購后期的按約定時間交付貨品等，完全可以通過“數字傳遞”的方式加以實現，大幅度提升了工作效率，并改變了傳統采購部門同時兼任“裁判員”與“運動員”的不良模式。此外，企業在選擇供應商時，不再由單一部門獨自決定，多部門共同參與不僅使采購過程更加透明化，還可以降低公關成本。實質上，在現代社會，任何信息的本質均為“數據”。正常情況下，某一領域內涉及的所有數據，其變化過程均具備獨特的趨勢。因此，企業采辦管理改革如果全面實現“數字化”，則企業理論上不會在采購方面遇到“造假”事件。

4.長遠化

企業的采辦機制無論如何改革，均無法脫離“降低成本、保證質量”的八字原則。與人們日常生活中購買物品類似，“以最少的支出獲得最大的收益”是永恒不變的“采購真理”。因此，企業采辦的精明程度必須不斷提升，并逐漸將之視為企業的核心競爭力。以汽車制造商為例，據統計，通過銷售汽車，每獲得100元的銷售收入，約有80元將會付給原材料供應商。進行深度分析后，可得出如下結論：第一，與其他成本相比，付給供貨商的采購貨款相對固定，一旦確定幾乎無法更改;第二，汽車制造企業的采辦部門能夠從供貨商處獲得何種采購價格，直接影響企業整體的經營布局。第三，如果企業對供應商較為依賴，一旦離開供應商，企業的生存與發展便會面臨重大危機。總體而言，企業采辦改革朝向“長遠化”發展的核心思路在于，必須打造出一流且安全的供應鏈，從而使企業在供應鏈與供應鏈之間的競爭中脫穎而出。

二、企業采辦體制改革和信息共享之間的聯系

1.打造了無縫供應鏈

供應鏈是指圍繞產業鏈中處于核心環節的企業，通過對信息流、物流、資金流進行控制，自原材料采購開始，生產中間產品、最終產品，最后由銷售網絡將產品送到消費者手中的一種具備整體性的功能網鏈結構。在無縫供應鏈中，供應商、制造商、分銷商、零售商、消費者依次緊密相連，不存在“縫隙”。比如在千禧年之前，全國各地的城市中均存在“批發市場”。如果消費者直接到批發市場購買物品，則購買價格遠遠低于各個“小賣店”的價格。造成此種情況的原因在于，產品的供應鏈尚未達到“無縫”的狀態，任何掌握產品信息差、價格差的人均可以“滲透”進供應鏈，在“倒手”的過程中賺取差價，使得原本價格低廉的商品成為“奢侈品”。隨著我國市場的不斷完善，各大制造企業逐漸明確了“中間商”對企業形象造成的傷害，經過綜合考慮之后，認為在自身與消費者之間設置分銷商、代理商、零售商是必要的。除此之外的“倒手”行為，在有關法律法規的實行和企業產權維護意識“覺醒”之下，已經逐漸失去了生存空間。分析深層原因可得出的結論如下：在上述過程中，企業、消費者、市場乃至整個社會均提升了信息的共享能力，最終打造了無縫供應鏈。比如某集團公司于2020年6月發布了供應鏈管理體系，為了實現管理制度的上下貫通，根據集團公司供應鏈管理制度體系和中下游供應鏈制度體系框架，按照供應鏈一體化思路，公司編制了風險防控與采辦質量、效益及效率相統一的供應鏈管理制度體系。該集團公司發布的供應鏈管理制度體系編制重點突出兩個特點：其一，供應鏈一體化，在編制中融入新理念、新模式和新方法，重視供應鏈高價值環節的管理，由傳統采購管理向需求端和供應端延伸，制度覆蓋需求管理、品類管理、采購管理、供應商管理、采購合同管理、倉儲物流與進出口管理、審批管理、績效與合規管理。其二，堅持問題導向，聚焦關鍵問題，如采辦人員的廉潔作風建設、依法合規采辦、提升工作效率、保證采辦品質量、嚴格控制采辦招標程序、降低來自供應商的風險。以上述兩項內容為基礎，全面彰顯了供應鏈一體化價值。

2.緩和各企業的供應鏈沖突和矛盾，科學應對“牛鞭效應”

“牛鞭效應”是一個經濟學術語，指代供應鏈中出現的一種“需求變異放大”現象。具體而言，信息流從最終客戶端向原始供應商傳遞時，信息共享模式受到阻礙，導致信息扭曲并呈現逐級放大的趨勢。如此一來，需求信息的波動越來越大，相應的經濟學曲線類似一根處于甩起狀態的牛鞭，故此種現象被稱為“牛鞭效應”。在市場營銷中，“牛鞭效應”意味著高風險，主要由產品銷售商、供應商在需求預訂修正、訂貨批量決策、價格波動、短缺博弈、庫存失衡、應對環境變異成效不佳等原因而引發。造成的直接后果是產品供應鏈各個環節的生產、供應、庫存管理、市場營銷均陷入嚴重的不穩定狀態，一旦進一步失衡，供應鏈將會面臨斷裂的風險。對“牛鞭效應”的產生原因進行分析后可以發現，“信息共享”起決定性作用。因此，經濟學認為，面對“牛鞭效應”企業可從6個方面著手，規避或完全化解需求放大變異造成的影響。①實行訂貨分級管理;②加強產品入庫管理，合理分擔庫存責任;③可通過推出產品外包服務的方式縮短“提前期”;④規避短缺情況下的盲目博弈行為;⑤參考歷史經濟案例，適當減少或修整產品供應數額，分批發送;⑥提前回款期限。上述6種處理方式均未脫離“信息共享”的范疇，只有處于供應鏈各個環節的企業均能較為深入地掌握合作企業的實際情況，進行換位思考，才能緩和沖突和矛盾，“牛鞭效應”造成的影響將會逐漸得到扭轉。

3.降低供應鏈的運行風險

與解決“牛鞭效應”造成消極影響的方式相同，降低供應鏈運行風險也需依靠“信息共享”。企業采辦最看重的兩項內容為價錢和供貨穩定性。所謂價錢，即為采購商品的必須支出的成本。以部分高科技企業為例，供貨及銷售價格并非由企業市場部決定，而是由工程師確定要求后，采購人員負責下單、跟單、收料、付款。此種現象十分常見，如果企業面臨“內部客戶實力太強，定規格、找供應商、談價錢均由工程師決定”的情況，則供應鏈的運行穩定性必然受影響。如果企業規模較小，分工不均，采購（此時，只能是“采購”，尚無法達到“采辦”的級別）只能被視為細微末節的支持功能。視線調整至供貨方市場，由于市場透明度較高，原材料的價格幾乎沒有商談余地。由此可見，當企業規模較小時，并不具備解決供應鏈運行風險的能力，企業必須將“謀求生存”放在第一位。

當企業的規模逐漸擴大，“采購”會逐漸升級，一旦轉變為“談判員”、“采購官”之后，企業事實上已經具備了參與價格談論的資格。與上述情況相比，若要維持整個供應鏈的穩定運行，降低自身乃至上下游企業的風險，則企業應該對上下游產品的市場價格進行長期跟蹤、對比，統計采購節支，計算同級采購價格差。待將相關信息分享給上下游合作企業之后，可形成各方均能接受的供貨方案，可在很大程度上降低供應鏈的風險。

三、在信息共享模式下企業采辦改革的運行模式

1.建立完善的采辦管理機制

企業的采辦管理機制的重要性無須贅述。為了突出企業采辦在企業正常運轉中的主體作用，企業必須全面梳理自身的采辦管理流程，抓住重點項目，建立健全采辦機制。具體方式如下：第一，形成統一的需求標準。可通過提前介入生產，基于需求端的實際情況展開分析的方式，逐步建立統一的采辦標準。此舉的目的在于，既可以對傳統模式下“雜亂無章”的需求標準進行整合，又可以對采辦品類進行詳細劃分。不僅如此，負責人員在對商品的歷史采購價格和市場價格、當前的采購價格和市場價格進行全面比對分析后，可在采辦價格決定方面制定出多種有效條款，避免價格分析工作陷落下風。第二，逐漸形成一套規范度較高、適用范圍廣的采辦全流程表單模板。基于該模板，企業采辦人員可以借鑒多種采辦方式的優勢，規范附件要求。以此為基礎，可將按照表單要求填寫的內容上傳至企業綜合管理系統，在全方位保障之下，提高采辦需求一次性提報的準確率，加強企業對采辦業務的宏觀控制能力，降低提報錯誤的發生率。第三，統籌采辦需求后，重復采辦的行為將會大幅度減少。第四，圍繞供應鏈品類細化管理內容。具體而言：指持續關注企業某一品類的采購支出，通過分析內部業務需求、外部供應市場狀況及風險，從品類全生命周期價值角度制定品類策略并實施落地，以提高企業資本支出性價比和降低供給風險的一系列活動。品類策略是指品類采辦策略，是根據業務需求分析、采購支出分析及供應市場分析結果，并考慮總體擁有成本最低的原則制定的采辦策略，應考慮品類采購數量、技術標準、采購方式、評標方法、合同模式、潛在收益、可行性評估、策略落地實施計劃等內容。

2.加強信息化的需求探究工作

企業制定采辦價格時必須有所依憑，按照自身經驗盲目提報價格往往意味著“大量支出額外成本”。為了降低成本，企業應當探索更多對產品價格需求、消費者對產品需求的收集、分析渠道。一種行之有效的方式在于，企業可以加強信息化的需求探究工作，并以此為基礎，逐漸改革并完善采辦信息化的實施機制。具體方式為，在企業內部首先建立“領導層月度溝通、各部門每周溝通、員工層隨時溝通”的機制。溝通方式應公開進行，即在企業提供的信息化溝通平臺中，任何人只要有想法、有意見，即可通過正規途徑進行反饋。上述內容只是企業的內部溝通，但只有企業內部圍繞采辦思維先達成一致，才能以整體的面貌參與供應鏈上下游合作企業的溝通。比如，經過內部溝通后，企業已經從多個渠道了解了目標商品的價格波動范圍，制定了自身對報價變化上下浮動的最大“極限值”。以此為基本，定期與生產單位進行溝通、交流，既可以解決來自需求提報審批、供應商資源、合同形式等方面產生的意見，又可以推動采辦工作質量整體提升。

3.形成標準化規范，明確實際需求

對產品品類需求進行細致劃分，進一步將品類協議劃分為內部、外部兩項協議，能夠逐漸形成標準化規范，更加深入地明確實際需求，有助于促進品類協議的執行。對品類協議進行“細分”之后，企業在市場競爭中面臨的“信息失竊”風險將會大幅度降低，保密需求可得到有效保證。之后，由于需求得到了統籌規劃，隨著企業采辦量的增加，還可以吸引更多資質優良的供應商參與競爭，進而使企業在降低采辦成本的同時，向有關方提供高質量服務。綜合而言，通過“長協+訂單”模式，提高采辦效率;通過加強戰略合作，保障安全供應;通過加強合同執行，規范違約責任，實現閉環管理，降低合同風險;通過建立采辦業務評價體系，推動采辦績效改進，最終實現合理規避風險，提高利潤空間的目的。

4.打破信息壁壘，構建共享平臺

上文提到，企業采辦改革的最終目的在于打造出一體化的無縫供應鏈，進而使市場整體處于平穩狀態。以此為基礎，身處供應鏈中的不同企業均應探索采購管理向供應鏈前后端進一步延伸的有效方式。若要實現上述目的，有關企業必須打破信息壁壘，不得使供應鏈中任何一家企業成為“信息孤島”，建設所有企業均可平等參與的信息共享平臺。該平臺成功建立之后，在某種意義上，企業的采辦改革也會隨之完成。至此階段，企業的采辦環節會向前延伸，直接與需求單位的生產環節對接。不僅如此，通過采辦需求管理平臺，企業可了解更多采辦需求信息。如此一來，身處無縫供應鏈上下游的企業均可通過信息共享平臺獲得充足的信息，此種“雙向反饋”的機制，有助于幫助企業了解生產進度、提升采辦的計劃性，使采辦全過程動態呈現在平臺中，令采辦行為更加規范。

四、企業采辦改革的啟示

企業采辦改革的過程注定不會一帆風順。為了減少改革過程中面臨的干擾，企業需采用如下方式。

第一，基于供貨商考察表、供貨商考核表，考察供應商的資質。前者充分應用于確立合格供應商之前;后者應用于合作一段時間之后，決定是否與供應商繼續合作。供應商考核表：一般由采購主管對供應商進行考察并填寫此表，填寫完畢后交商務經理與運作中心總監實行審批。根據供應商每一財年的交貨準時率、產品品質、售前售后服務態度及質量等對供貨商的所有行為進行綜合考評，決定是否與供貨商繼續合作。

第二，形成無縫供應鏈后的短時間內，企業和上下游合作企業之間會進入短暫的“蜜月期”。但各方的利益訴求無法長期維持一致，一旦上游供貨企業為了追求短期利益而以次充好，必將影響自身企業的正常生產。因此，企業采辦部門還應準備終止供應商報告。具體用途為：一旦供應商出現惡劣服務、產品質量嚴重下降、考核不合格等情況時，應終止與其合作。該報告由企業權責部門向采購中心提出，依次由采購主管以及上級領導審批，從另一個層面維持采辦的完整性。

五、結論

綜上所述，企業采辦改革過程中，應當注重信息分享，打造出一體化的無縫供應鏈。現代社會已經進入信息時代，掌握信息固然能夠在市場競爭中占得先機，但沒有任何企業能夠保證自身永遠處于領先位置。因此，只有打造無縫供應鏈，在其中牢牢占據一個環節，通過采辦改革，集中專業優勢，進一步提升對相關業務流程的處理速度以及對采購價格的管控能力，從而使企業能夠源源不斷地獲得充足的供應品。

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作者簡介：曾婷婷（1985.08- ），女，漢族，湖南省邵陽市人，學士學位，中級經濟師，主要研究方向：企業采購