醫院檔案管理信息化科學發展的對策

許春文 張茜

近年來，隨著社會的進一步發展，我國已經進入到信息時代，各個領域都逐漸注重信息技術的應用，檔案管理領域也不例外。檔案在社會中起著關鍵的作用和意義，其直接關系到企事業單位、政府機關的正常運行。同時，隨著社會的進一步發展，我國檔案管理的水平也得到了進一步提升，但成效并不理想，加上電子政務的進一步發展，也讓檔案管理從業者更加注重信息化發展。基于此，在檔案管理中必須緊隨時代發展的步伐，將先進科學技術和信息技術應用到具體實踐之中，強化檔案管理信息化建設，從而不斷提升我國檔案管理工作的水平。

一、檔案管理信息化科學發展的重要意義

（一）有利于提高檔案管理效率當前，我國科學技術和互聯網技術得到迅速發展，我國的檔案管理工作已開始廣泛應用信息化技術手段，力求在極大程度上提高檔案管理的成效。通過實現檔案管理信息化，能夠較好地提高檔案信息的收集速度，也能夠進一步優化檔案管理工作，從而全面提高我國檔案管理的工作質量和效率。在以往的檔案管理工作中往往受到多種因素的限制，而實現信息化后，這一問題就得到了有效處理，人們可以隨時隨地查閱和傳送檔案信息，也可以有效利用網絡來高效且迅速傳送檔案文件。同時，在檔案管理中引入計算機技術，可提高檔案管理工作的效率，還能夠減輕工作人員的工作負擔，大大提升檔案信息的管理和查閱速度，實現檔案管理的存檔和分類，最終有效提升檔案的利用率。

（二）有利于實現檔案管理信息資源的共享在檔案管理過程中，通過對計算機信息技術加以有效運用，有利于更加有序地開展檔案管理工作，實現檔案信息資源的共享。檔案管理工作人員借助網絡共享相關數據庫，達到檔案目錄共享的目的，也有利于相關人員隨時隨地調閱檔案卷宗。同時，通過將信息化技術手段檢索功能引入到檔案管理中，可在極大程度上提高檔案信息的查詢速度，僅需輸入關鍵詞就能夠迅速檢索到相關信息，這就大大提升了檔案信息的查閱速度和數據庫信息的提取速度，以此來更加高效且科學地存儲和運用檔案信息。除此之外，通過將信息技術手段引入到檔案管理中能夠大大提高檔案信息的傳輸速度，對信息傳送流程進行簡化，實現檔案使用效率的最大化，最終有效解決以往檔案管理中效率較低的問題。

（三）滿足檔案管理的多元化需求在我國以往的檔案管理中存在管理方式單一、受限于時間和空間不足等問題，并且這一管理方式也無法滿足當前社會迅速發展下不斷豐富的檔案管理需求，也很難有效提升檔案信息的利用率。針對這一問題，檔案管理從業者需要積極實現管理的信息化科學發展，以此來更好地滿足檔案管理多元化的需求，也就是立足于信息技術，在互聯網技術、計算機技術的輔助下，促使檔案信息收集、處理及存儲更具高效性和安全性，還能夠實現對檔案信息進行加密處理，在極大程度上提高了檔案信息管理的安全性及檔案信息的利用率。

二、當前我國檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理的安全意識阻礙了其創新性不管是處于何時何地，檔案管理對社會發展都起著重要的作用和意義，只是不同時期具備不同的作用。在當今時代背景下，各領域已不再使用以往的檔案管理模式，開始逐漸廣泛使用現代化檔案管理模式。同時，隨著信息化的發展，也給我國檔案管理事業帶來了極大沖擊，然而我國檔案管理體系依然具有諸多問題，無法跟上社會發展的步伐。盡管我國檔案管理事業已經進入到信息化發展階段，然而依然有很多問題亟待解決。從而可知，實現檔案管理信息化的過程是十分復雜的，以往的檔案管理與管理創新之間具有一定的矛盾，應該應用切實可行的措施進行有效解決。

（二）檔案資料管理制度不夠完善我國對各領域的檔案資料均做出了明確的管理規范，但其中仍然存在一些遺漏的地方，主要表現為：（1）缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實際工作中無章可循，這就大大降低了工作效率;（2）領導者忽視檔案管理工作，這就導致檔案管理制度無法落到實處;（3）檔案信息化的保護不到位，相關人員未對檔案資料的存儲和保管引起足夠的重視，這就導致檔案信息發生丟失、損壞等情況。

（三）檔案信息化管理尚未實現規范化和法治化當前，我國檔案管理逐漸實現信息化發展，但在這一過程中依然存在信息化程度不足的問題，檔案使用范圍存在一定局限性，未能夠實現資源共享，造成這些問題的主要原因在于：（1）因為受到管理方式和體系的影響，不同的檔案管理部門之間并沒有形成統一的規范，以政府部門為例，其當前并沒有形成標準化的檔案管理體系，這項工作的開展依然處于分散狀態，在檔案管理過程中各部門之間所需執行的政策、法規還存在一定的差異，甚至存在矛盾和沖突;（2）在信息時代環境下，我國檔案管理處于動態變化中，這就要求其具備更強的時效性。

（四）電子政務對我國檔案管理提出了更高的要求現如今，正是我國電子檔案建設的重要階段，這項工作的特點是較高的復雜性和鮮明的時代性。盡管相關人員已充分認識到辦公自動化等的關鍵性，然而并不只是局限于此，具體表現為：我國電子檔案系統不是獨立存在的，其與國際互聯網接軌，具有很強的功能性，可以較好地滿足社會大眾的需求，并且履行著政府職能;電子檔案立足于計算機網絡，它是我國檔案管理系統中必不可少的關鍵環節，可以說，要想有效構建檔案管理信息化系統，首先要加強電子檔案建設。在這一過程中，目前亟需解決的內容在于：（1）安全系統，需要增加一定的功能，最為關鍵的是信任模塊和可授權;（2）構建自動備份系統，通過對電子檔案中全部的檔案信息進行備份，從而確保在遇到網絡或是數據庫故障時，信息也不會丟失。

三、我國檔案管理信息化科學發展的具體對策

（一）構建數字化檔案信息數據庫在檔案信息化管理過程中，為了能夠更好地實現相關人員在海量的檔案資料信息數據中簡便、快速地查詢和獲取自己想要的檔案，必須積極構建數字化檔案信息數據庫，具體做到以下幾點：（1）檔案管理工作人員需對計算機技術、互聯網技術等先進技術進行充分利用，將所有的紙質檔案轉變和錄入成數字化檔案;（2）依據科學的規范和要求，進一步優化處理經數字化與信息化處理的檔案信息、資料，構建起數字化檔案的基本目錄數據庫，使得檔案信息能夠一清二楚，確保使用者可以明確查找方向，從而更加簡便和迅速地查找所需資料，還能夠在極大程度上減少辦公系統使用過程中對內存的需求;（3）結合數字化檔案的實際內容來進行科學分類，可劃分成多個不同的專題，然后構建起檔案信息數據庫，確保該數據庫具有一定的開放性，從而有效實現各部門之間的檔案共享和互通，使得檔案資料得到最大化的利用。例如，檔案管理人員通過構建數字化檔案信息數據庫，借助相關電子設備來完整地掃描紙質檔案，并且將全部檔案文件錄入到數據庫之中，然后結合檔案的類型、時間及任務來對全部檔案文件進行合理劃分，使用者只需輸入關鍵詞即可獲得相關內容，從而不斷完善我國信息化檔案管理工作。