降低人為性風(fēng)險 積極應(yīng)對突發(fā)事件

姜南

李琰表示，對于會議活動中的安全隱患，主辦機構(gòu)需要做風(fēng)險控制，風(fēng)險控制主要分為三大類：系統(tǒng)性的風(fēng)險、人為性的風(fēng)險和策略性的風(fēng)險。其中，人為性風(fēng)險比較能夠直觀反映安全隱患問題，可以歸納為兩個維度：物的安全和人的安全。

保障設(shè)施與設(shè)備的安全

物的安全包括設(shè)施與設(shè)備的安全。在設(shè)施方面，主要指非主承辦機構(gòu)搭建的設(shè)施。比如周邊的建筑物、配套環(huán)境、場館自身設(shè)計等方面的設(shè)施是否能夠充分滿足會議活動的安全性條件。在設(shè)備方面，主要指作為承辦機構(gòu)需要配置的設(shè)備。在會議活動舉辦之前，工作人員要心中牢記安全意識，進行消防安全檢查時，需要對線路進行多次排查和檢查，不放過每一處細節(jié)。據(jù)李琰介紹，在曾經(jīng)舉辦的一次會議中，工作人員已經(jīng)在彩排時進行多次安全檢查，但根據(jù)公司要求，在開會前約半小時最后做一次全面檢查，檢查時發(fā)現(xiàn)一處電線發(fā)熱溫度略高，從慎重角度考慮，這根電線必須要換掉，這是一種預(yù)案，更是一種安全防范意識的體現(xiàn)。

在戶外活動中，天氣狀況是影響會議活動安全的重要因素。當(dāng)風(fēng)力達到一定等級，需要對展板進行加固或者拆掉，待大風(fēng)過后再重新搭建。這類操作對于主承辦機構(gòu)影響很大，增加了很多額外成本，但從安全角度考慮，必須這樣處理才能保障活動的安全。

保障施工人員、工作人員和參會人員的安全

人的安全包括施工人員、工作人員和參會人員三大類。施工人員在進行搭建時存在一定的安全隱患。搭建團隊人員的水平和資質(zhì)是否合格，國家目前在這一方面還沒有一個明確的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，面對實力參差不齊的搭建團隊，專業(yè)性是有待考量的。而公司所聘用的各類工作人員，包括招募的志愿者，在大會現(xiàn)場執(zhí)行項目時也面臨很多安全隱患，在前期要進行一些安全方面的培訓(xùn)，比如在場館進行消防疏散通道的安全演練。對于參會人員，主辦機構(gòu)在參會手冊里會提前做好參會注意事項，包括交通、食宿安排和安全提示的詳細內(nèi)容。每場大型的會議活動都會面臨人員聚集，主辦機構(gòu)在做預(yù)案的時候，會根據(jù)人流的動向做出動線圖，反復(fù)推敲，考慮車流和人流的分流問題，盡可能保證現(xiàn)場快速疏散人流，同時可以提升效率和參會人員的體驗度。

做好信息統(tǒng)計，降低活動風(fēng)險

李琰介紹，判斷一個活動風(fēng)險的等級通常包括環(huán)境條件的可控性、活動規(guī)模、人員密度等方面。因此，在組織相關(guān)會議活動時，盡量選擇環(huán)境條件好、配套設(shè)施良好的標(biāo)準(zhǔn)化場地。李琰同時提醒，很多活動中出現(xiàn)的問題其實是前期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作沒有做到位，由于信息收集的不確定性導(dǎo)致了判斷的失誤，因此在前期一定要做好信息收集工作，特別是對人員數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和預(yù)測。除了掌握信息的數(shù)據(jù)之外，還要做好應(yīng)急預(yù)案和組織安全教育和演練，盡量去降低和規(guī)避活動的風(fēng)險。

處理危機公關(guān)，遵循五大基本原則

李琰還談到了對于會展行業(yè)如何從公關(guān)角度應(yīng)對會議活動中出現(xiàn)的突發(fā)事件。她表示，會議活動出現(xiàn)問題時選擇掩蓋事件真實情況，這種處理方式反而會讓事件發(fā)展逐漸惡化，這也是被公眾所詬病的。她認為，正確的危機公關(guān)處理方式應(yīng)遵循五大基本原則：積極、主動、冷靜、守信，靈活。首先是及時性。事故發(fā)生了要有積極的態(tài)度去去搶救或彌補，爭取把損失程度降到最低，避免由于時間延誤造成更多不利后果的衍生；其次是主動處理。相關(guān)單位應(yīng)該主動將信息披露，不及時主動地將信息發(fā)布出來，往往會產(chǎn)生不利的輿論聲音，因此，在公關(guān)方面應(yīng)具有主動性；第三是要保持冷靜。在處理危機公關(guān)的時候，必須要有一個冷靜的態(tài)度，采用合適的方式去處理，選擇經(jīng)驗成熟的公關(guān)團隊，因為有時候第一責(zé)任人或當(dāng)事人往往處于慌張狀態(tài)，難免不能很好的應(yīng)對，處理不當(dāng)，可能會對企業(yè)造成惡劣的連鎖反應(yīng)。第四，要信守承諾。只有信守承諾，輿論才會認為企業(yè)有擔(dān)當(dāng)、有責(zé)任感，從而維護企業(yè)自身的形象。第五是要靈活。任何一個危機公關(guān)都很難去總結(jié)，只能把握一些原則，把能預(yù)判到的隱患提前做好預(yù)案，靈活處理突發(fā)事件，所以，危機公關(guān)處理是一個高難度的技術(shù)活。