檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

王海波

海倫市衛(wèi)生健康宣傳服務(wù)中心 黑龍江 海倫 152300

隨著社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域也形成了更多的檔案資料，這些資料對(duì)于行業(yè)發(fā)展十分重要，需要做好管理保存工作。而是隨著檔案管理規(guī)黨整理資料的提高，整理模式需要在傳統(tǒng)整理方法基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代技術(shù)，為歸檔整理操作創(chuàng)新奠定了基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)綜合分析實(shí)際檔案和資料管理特征優(yōu)化傳統(tǒng)的歸檔整理方法，提高檔案管理操作水平。

一、檔案管理歸檔整理操作現(xiàn)狀

通過(guò)研究傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)中歸檔整理操作可以發(fā)現(xiàn)，實(shí)際整理時(shí)我國(guó)檔案管理人員要結(jié)合實(shí)際檔案管理情況總結(jié)與相符的歸檔整理模式，其盡管可以滿(mǎn)足人們的檔案管理需求，但是隨著社會(huì)發(fā)展，其中的問(wèn)題也凸顯出來(lái)。根據(jù)以往歸檔整理經(jīng)驗(yàn)，其中的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾方面:

一方面，管理人員在檔案管理上的認(rèn)識(shí)不夠。檔桿管理工作基本都是服務(wù)型崗位，該工作性質(zhì)會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作難以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這也使管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)知存在問(wèn)題。同時(shí)，大多數(shù)管理者認(rèn)為檔案整理就是簡(jiǎn)單的分類(lèi)整理檔案，工作簡(jiǎn)單，因此招錄人員時(shí)并沒(méi)有限定專(zhuān)業(yè)技能，從業(yè)能力專(zhuān)業(yè)素質(zhì)薄弱，對(duì)檔案整理和歸檔質(zhì)量產(chǎn)生了影響[1]。

另一方面，檔案管理機(jī)制不完善。由于領(lǐng)導(dǎo)者不夠重視檔案管理工作導(dǎo)致相關(guān)制度也不夠完善。在檔案資料管理時(shí)，缺乏完善的管理機(jī)制作為指導(dǎo)，導(dǎo)致管理混亂。而有些單位盡管建立了檔案管理制度，但是執(zhí)行不夠到位，流于形式，影響了整理和歸檔質(zhì)量、效率。

二、檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

從上述分析發(fā)現(xiàn)，要想歸檔整理關(guān)鍵資料，需要從以下幾方面進(jìn)行:

1.收集檔案資料。以往進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，收集歸檔資料是歸檔整理基礎(chǔ)工作，而實(shí)際檔案管理時(shí)，需要收集相關(guān)單位運(yùn)行所有信息，確保資料歸檔中所用資料能夠?yàn)閱挝还芾怼Q策、發(fā)展提供參考，以實(shí)現(xiàn)歸檔整理目標(biāo)，確保資料相對(duì)完整，有利于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，分析監(jiān)測(cè)不利因素。

2.判斷檔案資料保存性。隨著檔案管理體系逐漸完善，管理標(biāo)準(zhǔn)逐漸提高，因此，實(shí)際在對(duì)檔案資料歸檔前，操作人員需要系統(tǒng)判斷資料的保存價(jià)值，并嚴(yán)格遵循國(guó)家規(guī)定確定保管范圍和期限，進(jìn)而提高歸檔整理效果[2]。首先，根據(jù)歸檔條件篩選所收集資料，避免資料重復(fù)，其次剔除全責(zé)外歸檔資料，最后去除不具有實(shí)效性的資料，保證資料完整，提高歸檔資料效果。

3.裝訂不同類(lèi)型資料。在歸檔整理檔案資料時(shí)，需要裝訂整理后資料，遵循以下原則整理:第一，根據(jù)資料產(chǎn)生單位整理。檔案實(shí)際管理時(shí)，需要將關(guān)系緊密的資料歸檔裝訂成一部分，有利于查閱資料。第二，裝訂文檔時(shí)，按照傳統(tǒng)的裝訂經(jīng)驗(yàn)，遵循正文在前、附件在后、轉(zhuǎn)發(fā)在線(xiàn)、被轉(zhuǎn)發(fā)災(zāi)后這一原則為后續(xù)查閱提供便利，最終實(shí)現(xiàn)歸檔整理目的[3]。第三，裝訂檔案資料時(shí)為了能夠使裝訂美觀，需要保證文件整齊，優(yōu)化裝訂和使用，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期整理目標(biāo)。若是資料較多，則需要采用三孔一線(xiàn)方式裝訂。

4.分類(lèi)歸檔。在歸檔整理檔案資料時(shí)，需要根據(jù)時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)歸檔分類(lèi)資料，首先，根據(jù)時(shí)間對(duì)資料分類(lèi)，基于資料落款時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)，若是時(shí)間較長(zhǎng)，則需要以實(shí)際完成時(shí)間確定，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期管理目的。其次，根據(jù)第一次資料時(shí)間 分類(lèi)資料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)歸檔目標(biāo)。

5.排序資料。實(shí)際檔案管理時(shí)，根據(jù)傳統(tǒng)歸檔整理模式，與實(shí)際資料類(lèi)別結(jié)合排列資料。首先，檔案資料根據(jù)同一時(shí)間和同一保管年度資料排列，其次需要完善同一報(bào)關(guān)時(shí)間內(nèi)的資料，進(jìn)而使歸檔整理時(shí)比較固定，以便查找后續(xù)資料。最后，需要將同一部分資料根據(jù)資料不同時(shí)間對(duì)其綜合排序，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期效果。

6.編號(hào)檔案。以往昂安管理時(shí)，操作人員需要對(duì)資料編號(hào)進(jìn)行歸檔，要想達(dá)到預(yù)期目的需要采用編號(hào)方式歸檔整理資料，進(jìn)而為檔案后續(xù)使用奠定基礎(chǔ)。例如，該環(huán)節(jié)中的操作人員需要按照檔案實(shí)際情況歸檔單份文件，并按照年度將檔案資料統(tǒng)一移交給管理部門(mén)，進(jìn)而優(yōu)化歸檔效果[4]。

7.登記資料信息。檔案管理歸檔時(shí)，需要完善登記檔案基礎(chǔ)信息。首先，需要按照檔案室資料件號(hào)進(jìn)行綜合等級(jí)，其次根據(jù)歸檔資料編寫(xiě)者、收集者來(lái)標(biāo)注，確定檔案管理責(zé)任，同時(shí)需要等級(jí)檔案發(fā)文序號(hào)，確定資料發(fā)表年度等信息。并等級(jí)歸檔檔案名稱(chēng)，由操作人員按照實(shí)際內(nèi)容完善資料，為后續(xù)資料使用提供保障。最后，編寫(xiě)歸檔資料頁(yè)數(shù)、時(shí)間等信息，為后續(xù)使用提供便利，并簡(jiǎn)要闡述歸檔資料內(nèi)容。

8.打包文書(shū)資料。歸檔管理在以往歸檔整理操作時(shí)，需要打包整理歸檔資料，對(duì)此，在操作時(shí)需要根據(jù)順序?qū)w檔完成的資料放在文件盒內(nèi)，同時(shí)記錄在盒面上記錄資料信息。歸檔整理時(shí)，根據(jù)時(shí)間和分類(lèi)等不同因素分類(lèi)檔案盒。裝盒打包時(shí)，要想實(shí)現(xiàn)該環(huán)節(jié)需要遵循裝盒原則完善裝盒，先要按照文件編碼裝載，并按照檔案流程整理資料，以便后續(xù)使用[5]。選擇打包盒時(shí)，最佳材料是無(wú)酸紙檔案盒，不僅可以安全保存資料，也具有良好耐用性，可以長(zhǎng)時(shí)間保存。標(biāo)注檔案盒表面時(shí)，一般需要將歸檔宗號(hào)、年度、期限、類(lèi)別等信息標(biāo)注清楚。

結(jié)束語(yǔ)

檔案歸檔整理工作不僅是檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是檔案使用的保障。根據(jù)實(shí)際檔案情況完善檔案信息，提高后續(xù)檔案資料使用效率，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔整理，為后續(xù)歸檔整理提供幫助。