電網(wǎng)工程檔案首卷制管理的應(yīng)用與探索

劉茜 陳暉 陳慧 王曉曉

摘 要：首卷制管理是解決電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量問題的一項(xiàng)創(chuàng)新措施。本文以超高壓輸電公司承建的具體電力行業(yè)重大科技示范工程為例，介紹了其首卷制管理的具體思路和應(yīng)用方案，并針對首卷制在具體應(yīng)用中存在的問題提出了相應(yīng)措施，為首卷制管理的推廣應(yīng)用提供借鑒。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目;工程檔案;首卷制;檔案利用;檔案創(chuàng)新意識

烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端直流示范工程（以下簡稱“昆柳龍直流工程”）西起云南昆北換流站，東至廣西柳北換流站、廣東龍門換流站，線路全長1489千米，是“十三五”時期南方區(qū)域重要的西電東送輸電工程，也是電力行業(yè)重大科技示范工程。

1 工程檔案首卷制管理的思路

長期以來，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目由于參建單位眾多、檔案人員流動性大、檔案工作投入精力較少等原因存在歸檔案卷質(zhì)量參差不齊的問題，從而導(dǎo)致檔案反復(fù)整改，耗費(fèi)巨大的人力物力。中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司超高壓輸電公司（以下簡稱“超高壓公司”）在分析電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量主要影響因素的基礎(chǔ)上提出解決思路，即通過首卷制預(yù)先控制歸檔案卷質(zhì)量，提升工程檔案編制標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。

首卷制的提出源自建設(shè)項(xiàng)目工程“首件制”，“首件制”也稱“首件工程”，是指每一個單項(xiàng)工程在正式開工前，按照工藝要求完成樣品工程，并對樣品工程的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)進(jìn)行檢測，在此基礎(chǔ)上對施工組織設(shè)計進(jìn)行修改完善，待施工工藝和質(zhì)量滿足要求后再進(jìn)入正式生產(chǎn)階段[1]。目前，首件制在飛機(jī)制造、軍工生產(chǎn)、汽車及精密儀器等標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的行業(yè)中，已得到廣泛應(yīng)用并取得了良好的質(zhì)量控制效果。工程檔案首卷制管理由參與工程建設(shè)的施工、監(jiān)理和設(shè)計單位按照有關(guān)要求對各類竣工文件進(jìn)行首卷編制，在業(yè)主單位審核通過后作為項(xiàng)目全線同類案卷整理編制的參照標(biāo)準(zhǔn)。

超高壓公司根據(jù)《超高壓輸電公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》和昆柳龍直流工程項(xiàng)目背景，歸納出文件歸檔范圍及分類目錄，并定期對參建單位檔案工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，及時通報有關(guān)問題，要求參建單位整改完善。各參建單位根據(jù)自身案卷收集、整理的情況，向超高壓公司提出首卷評審申請，由超高壓公司組建評審小組從中評選出收集、整理情況較好的案卷作為各類目檔案的參照標(biāo)準(zhǔn)。

2 工程檔案首卷制管理的應(yīng)用方案

根據(jù)實(shí)施流程，首卷制管理可劃分為首卷準(zhǔn)備、首卷實(shí)施及首卷評審三個階段。在首卷準(zhǔn)備階段，明確首卷制適用范圍、首卷編制的依據(jù)、首卷評審的組織和程序、評審的內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容;在首卷實(shí)施階段，由參建單位按照相關(guān)要求，對各類竣工文件進(jìn)行首卷編制;在首卷評審階段，由業(yè)主單位組織評審小組對申請首卷的案卷進(jìn)行評審，對通過評審的案卷進(jìn)行推廣應(yīng)用，對存在問題的案卷形成整改意見并限期整改。

超高壓公司在昆柳龍直流工程應(yīng)用了首卷制進(jìn)行歸檔案卷質(zhì)量管理，制定了《首卷制評審方案》（以下簡稱《評審方案》）、《首卷驗(yàn)收實(shí)施指南》（以下簡稱《實(shí)施指南》）以及《竣工圖首卷制評審打分表》《施工檔案首卷制評審打分表》《監(jiān)理檔案首卷制評審打分表》等一系列文件。

《評審方案》明確了工程首卷制評審采用兩會（首次會、末次會）、一查（檔案及項(xiàng)目文件檢查）的方式。首次會由設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位匯報各自檔案管理工作的情況，由評審組組長講解工程檔案首卷制評審要求，介紹評審組成員及分工，宣布檢查順序、內(nèi)容、時間安排、配合迎檢的要求及人員配備等事項(xiàng)。一查（檔案檢查）由評審組成員根據(jù)評審依據(jù)進(jìn)行評審，形成評審意見和問題整改清單。末次會是在審查組組員發(fā)表各自檢查結(jié)果和整改意見后，由項(xiàng)目部和各參建單位溝通，明確具體整改期限和要求。

3 工程檔案首卷制管理的經(jīng)驗(yàn)借鑒

3.1 評審人員結(jié)構(gòu)的完整性。首卷評審主要是對工程檔案的真實(shí)性、完整性和可用性進(jìn)行審查。真實(shí)性和完整性審查，評審人員由業(yè)主單位檔案管理部門、負(fù)責(zé)工程檔案驗(yàn)收和評優(yōu)的上級檔案管理部門以及管控工程進(jìn)度的項(xiàng)目部、監(jiān)督施工單位工程及所產(chǎn)生案卷質(zhì)量的監(jiān)理單位以及系統(tǒng)外檔案專家組成;可用性審查不能忽視，應(yīng)將運(yùn)行單位納入評審序列。

3.2 首卷評選工作的協(xié)調(diào)性。工程檔案首卷制管理的實(shí)質(zhì)是通過首卷引導(dǎo)后續(xù)同類案卷的標(biāo)準(zhǔn)化編制，首卷的確定是其中最重要的工作。[2]昆柳龍直流工程由于地理跨度大，建設(shè)周期長等原因被劃分為38個標(biāo)段，不同類型的標(biāo)段產(chǎn)生的檔案不同，完工時間也不同。而超高壓公司根據(jù)昆柳龍直流工程的項(xiàng)目背景歸納出應(yīng)歸檔案卷的分類目錄，每一類目均由對應(yīng)的標(biāo)段生成，需從各標(biāo)段參建單位提請評審的案卷中選擇收集、整理情況較好的作為首卷。

3.3 首卷推廣方式的先進(jìn)性。由于昆柳龍直流工程尚未完工，各參建單位的案卷收集、編制工作仍在進(jìn)行之中，并且就目前檢查情況來看，參建單位的案卷整編存在許多問題需要整改。超高壓公司正在考慮采用會議紀(jì)要的形式將評審意見和評審示例分發(fā)給各單位，但這一方式對檔案工作人員的文字理解能力要求較高。現(xiàn)代科技的進(jìn)步也為解決該問題提供了新的思路，超高壓公司在同期考察利用信息化和可視化手段為檔案工作人員提供實(shí)際觀摩學(xué)習(xí)的可行性。

3.4 檔案管理意識的創(chuàng)新性。首卷制管理應(yīng)用過程中，還需解決如何提升檔案人員創(chuàng)新意識的問題。檔案人員在實(shí)際收集和整理工作中可能會受到“中庸”思想的制約，爭取不出錯不出彩，以至于完全按照首卷歸檔同等類型、同樣數(shù)量的案卷和照片，不能體現(xiàn)出各參建單位實(shí)際工作存在的差別。因此，應(yīng)加強(qiáng)對檔案創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，構(gòu)建創(chuàng)新獎勵機(jī)制。例如采用設(shè)立創(chuàng)新獎項(xiàng)的方式，從實(shí)施首卷制的參建單位中選取案卷質(zhì)量高、且能夠體現(xiàn)創(chuàng)新性或特色性的單位，給予適當(dāng)?shù)莫剟睿哉{(diào)動其全力提升案卷質(zhì)量的積極性。

首卷制的實(shí)施不僅有利于提高各參建單位竣工文件整編的進(jìn)度和質(zhì)量，而且能夠促進(jìn)案卷編制經(jīng)驗(yàn)的推廣應(yīng)用，最大程度地降低案卷反復(fù)整改的工作量，提升項(xiàng)目整體效益。雖然首卷制管理尚處于應(yīng)用示范階段，不可避免地會存在一些細(xì)節(jié)問題，但相信通過不斷改進(jìn)工作細(xì)節(jié)，定能更加有效地落實(shí)相關(guān)目標(biāo)。

*本文系2019年國家社會科學(xué)基金青年項(xiàng)目“面向創(chuàng)新型國家建設(shè)的工程檔案知識賦能及其實(shí)現(xiàn)路徑研究”（項(xiàng)目編號：19CTQ037）的階段性研究成果。