電網工程檔案首卷制管理的應用與探索

劉茜 陳暉 陳慧 王曉曉

摘 要：首卷制管理是解決電網工程項目檔案質量問題的一項創新措施。本文以超高壓輸電公司承建的具體電力行業重大科技示范工程為例，介紹了其首卷制管理的具體思路和應用方案，并針對首卷制在具體應用中存在的問題提出了相應措施，為首卷制管理的推廣應用提供借鑒。

關鍵詞：電網建設項目;工程檔案;首卷制;檔案利用;檔案創新意識

烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端直流示范工程（以下簡稱“昆柳龍直流工程”）西起云南昆北換流站，東至廣西柳北換流站、廣東龍門換流站，線路全長1489千米，是“十三五”時期南方區域重要的西電東送輸電工程，也是電力行業重大科技示范工程。

1 工程檔案首卷制管理的思路

長期以來，電網建設項目由于參建單位眾多、檔案人員流動性大、檔案工作投入精力較少等原因存在歸檔案卷質量參差不齊的問題，從而導致檔案反復整改，耗費巨大的人力物力。中國南方電網有限責任公司超高壓輸電公司（以下簡稱“超高壓公司”）在分析電網建設項目檔案質量主要影響因素的基礎上提出解決思路，即通過首卷制預先控制歸檔案卷質量，提升工程檔案編制標準化、規范化水平。

首卷制的提出源自建設項目工程“首件制”，“首件制”也稱“首件工程”，是指每一個單項工程在正式開工前，按照工藝要求完成樣品工程，并對樣品工程的各項質量指標進行檢測，在此基礎上對施工組織設計進行修改完善，待施工工藝和質量滿足要求后再進入正式生產階段[1]。目前，首件制在飛機制造、軍工生產、汽車及精密儀器等標準化程度較高的行業中，已得到廣泛應用并取得了良好的質量控制效果。工程檔案首卷制管理由參與工程建設的施工、監理和設計單位按照有關要求對各類竣工文件進行首卷編制，在業主單位審核通過后作為項目全線同類案卷整理編制的參照標準。

超高壓公司根據《超高壓輸電公司電網建設項目檔案管理業務指導書》和昆柳龍直流工程項目背景，歸納出文件歸檔范圍及分類目錄，并定期對參建單位檔案工作進行專項檢查，及時通報有關問題，要求參建單位整改完善。各參建單位根據自身案卷收集、整理的情況，向超高壓公司提出首卷評審申請，由超高壓公司組建評審小組從中評選出收集、整理情況較好的案卷作為各類目檔案的參照標準。

2 工程檔案首卷制管理的應用方案

根據實施流程，首卷制管理可劃分為首卷準備、首卷實施及首卷評審三個階段。在首卷準備階段，明確首卷制適用范圍、首卷編制的依據、首卷評審的組織和程序、評審的內容及標準等內容;在首卷實施階段，由參建單位按照相關要求，對各類竣工文件進行首卷編制;在首卷評審階段，由業主單位組織評審小組對申請首卷的案卷進行評審，對通過評審的案卷進行推廣應用，對存在問題的案卷形成整改意見并限期整改。

超高壓公司在昆柳龍直流工程應用了首卷制進行歸檔案卷質量管理，制定了《首卷制評審方案》（以下簡稱《評審方案》）、《首卷驗收實施指南》（以下簡稱《實施指南》）以及《竣工圖首卷制評審打分表》《施工檔案首卷制評審打分表》《監理檔案首卷制評審打分表》等一系列文件。

《評審方案》明確了工程首卷制評審采用兩會（首次會、末次會）、一查（檔案及項目文件檢查）的方式。首次會由設計、監理、施工等單位匯報各自檔案管理工作的情況，由評審組組長講解工程檔案首卷制評審要求，介紹評審組成員及分工，宣布檢查順序、內容、時間安排、配合迎檢的要求及人員配備等事項。一查（檔案檢查）由評審組成員根據評審依據進行評審，形成評審意見和問題整改清單。末次會是在審查組組員發表各自檢查結果和整改意見后，由項目部和各參建單位溝通，明確具體整改期限和要求。

3 工程檔案首卷制管理的經驗借鑒

3.1 評審人員結構的完整性。首卷評審主要是對工程檔案的真實性、完整性和可用性進行審查。真實性和完整性審查，評審人員由業主單位檔案管理部門、負責工程檔案驗收和評優的上級檔案管理部門以及管控工程進度的項目部、監督施工單位工程及所產生案卷質量的監理單位以及系統外檔案專家組成;可用性審查不能忽視，應將運行單位納入評審序列。

3.2 首卷評選工作的協調性。工程檔案首卷制管理的實質是通過首卷引導后續同類案卷的標準化編制，首卷的確定是其中最重要的工作。[2]昆柳龍直流工程由于地理跨度大，建設周期長等原因被劃分為38個標段，不同類型的標段產生的檔案不同，完工時間也不同。而超高壓公司根據昆柳龍直流工程的項目背景歸納出應歸檔案卷的分類目錄，每一類目均由對應的標段生成，需從各標段參建單位提請評審的案卷中選擇收集、整理情況較好的作為首卷。

3.3 首卷推廣方式的先進性。由于昆柳龍直流工程尚未完工，各參建單位的案卷收集、編制工作仍在進行之中，并且就目前檢查情況來看，參建單位的案卷整編存在許多問題需要整改。超高壓公司正在考慮采用會議紀要的形式將評審意見和評審示例分發給各單位，但這一方式對檔案工作人員的文字理解能力要求較高。現代科技的進步也為解決該問題提供了新的思路，超高壓公司在同期考察利用信息化和可視化手段為檔案工作人員提供實際觀摩學習的可行性。

3.4 檔案管理意識的創新性。首卷制管理應用過程中，還需解決如何提升檔案人員創新意識的問題。檔案人員在實際收集和整理工作中可能會受到“中庸”思想的制約，爭取不出錯不出彩，以至于完全按照首卷歸檔同等類型、同樣數量的案卷和照片，不能體現出各參建單位實際工作存在的差別。因此，應加強對檔案創新意識的培養，構建創新獎勵機制。例如采用設立創新獎項的方式，從實施首卷制的參建單位中選取案卷質量高、且能夠體現創新性或特色性的單位，給予適當的獎勵，以調動其全力提升案卷質量的積極性。

首卷制的實施不僅有利于提高各參建單位竣工文件整編的進度和質量，而且能夠促進案卷編制經驗的推廣應用，最大程度地降低案卷反復整改的工作量，提升項目整體效益。雖然首卷制管理尚處于應用示范階段，不可避免地會存在一些細節問題，但相信通過不斷改進工作細節，定能更加有效地落實相關目標。

*本文系2019年國家社會科學基金青年項目“面向創新型國家建設的工程檔案知識賦能及其實現路徑研究”（項目編號：19CTQ037）的階段性研究成果。