基于治理視角的高校檔案工作作用研究

陳瑾

摘 要：本文擬結合高校檔案工作實際，將基礎性的檔案工作與高校治理過程中的新趨勢、新需求相結合，分析當前檔案工作面臨的問題，剖析其在高校治理體系中的作用，最終推動高校治理體系在質量上和內涵上的提升。

關鍵詞：高校治理;檔案工作;作用

檔案工作作為高校的一項基礎性工作，直接影響高校治理進程。[1]作為高校治理體系的根基性存在，應該直面高校檔案工作的突出問題，改變其被邊緣化的現狀，為高校治理體系的優化提供基礎且關鍵的信息儲備。

1 高校檔案工作的現狀及問題

1.1 受重視程度不夠，運行體制不健全。高校檔案部門作為獨立于行政處室而存在的二級機構，在具體工作中，檔案部門和各立卷部門之間條塊分割、各自為政的現象比較嚴重，檔案工作的開展被孤立、割裂。[2]一些高校并未真正建立檔案管理制度和檔案工作網絡，檔案管理制度并沒有落到實處。

1.2 資源開發深度不夠，管理和統籌手段落后。首先是檔案信息資源開發力度不夠、程度不深。對于高校檔案信息資源的開發而言，一次加工形成的基礎性、匯編性材料比較多，偏向文件、制度、會議材料匯編，而二次加工形成的概要性、介紹性的編研材料比較少，缺乏對檔案的深度挖掘。檔案信息資源利用的手段和方法比較落后、水平不高。其次是一些高校的檔案信息資源利用還停留在傳統的手工管理階段，部分單位僅開展了目錄的數字化工作，且目錄數據不全，檔案著錄不規范不完整，沒有建立起健全的電子檔案文件級、案卷級目錄，電子檔案的數量較少。

1.3 資金投入不足，信息化程度較低。一是資金投入不足，檔案信息化進程受到制約。由于高校經費支出主要是以教學和科研為主，用于檔案軟硬件的資金不足，無法制定統一的檔案信息化實施方案，造成檔案信息資源只能在本館存儲及利用，不能夠實現區域性館藏資源的聯網檢索，嚴重影響了檔案數字化進程，延緩了高校檔案的信息化的腳步。二是信息技術維護不力。在檔案工作信息化建設的過程中，資金投入不足，將導致檔案信息資源庫的運行不暢，難以保障檔案信息資源的安全，如果部分配套設備沒有及時地更新換代，檔案存儲環境比較惡劣，也會給檔案利用工作帶來不便。

1.4 檔案利用模式單一，前瞻性與預見性不高。第一，主動提供利用的積極性與主動性不夠。鑒于高校性質的特殊性，其檔案利用工作主要是為教學科研服務，為行政管理服務，檔案管理部門很少能以檔案為主體，主動地去思考和開發檔案利用模式。

第二，檔案檢索服務平臺建設落后，檔案檢索服務體系尚未健全。好的檢索平臺可以快速便捷地為利用者提供所需信息，會加速檔案利用率。但是多數高校的檔案檢索仍處于初級單機版的檢索狀態，有的甚至還沒有檢索服務平臺，沒有建立起檔案信息檢索的網絡化管理平臺，導致各種門類的檔案檢索處于相對獨立的運行模式，影響各門類現有館藏檔案之間共享機制的形成。

2 檔案工作在高校治理體系中發揮實效性的舉措

2.1 完善檔案工作機制體制。檔案管理部門應依據有關法律法規，結合自身實際，制定相應的規章制度，規范檔案工作的程序和流程，為有效管理檔案提供基礎。要進一步完善工作機制，打破高校各二級部門之間各自為政的檔案工作現狀，在總體規劃的基礎上，依法推行部門立卷制度，自上而下地健全檔案信息資源，做到文件材料應收盡收、應歸盡歸，確保歸檔文件門類齊全、收集完整、整理規范。[3]

2.2 豐富健全檔案信息資源。檔案信息資源是高校治理過程中十分重要的資源，對于其整體信息資源體系的構建有著深遠影響。[4]要切實加強對現存館藏檔案的研究開發，提高檔案信息資源開發利用水平;要加大二次加工編研資料的研究力度，提高信息資源的挖掘深度，爭取在編史修志、學術研究、展覽展示等方面發揮檔案的獨特價值和作用，深化檔案信息資源內涵。同時，提高抓取信息資源的數字化水平，加大技術手段的投入，快速建立起檔案的文件級及案卷級目錄。

2.3 加大檔案專項資金投入，推進在高校治理中的信息化建設。智慧校園是現代高校治理體系的重要內容，智慧校園的建立離不開信息技術的應用。[5]檔案部門承載的信息是智慧校園建設的重要資源。應該利用高校治理的契機，申請檔案信息化專項資金，加大信息化的投入力度，做好檔案的增量數字化和存量數字化工作。打破各門類檔案館藏單一、信息交流不暢的弊端，形成一個結構有序的檔案信息庫，以便及時提供利用，最終實現資源共享。

在信息化環境下，高校檔案管理部門應該重新思考檔案管理的新情況、新理論，引進檔案專業人才和專門技術人才，做好檔案配套設施的更新換代，制定適合高校的檔案信息化工作標準，使檔案信息從采集、存儲到傳輸等全過程都有章可循。

2.4 創新檔案利用服務模式，提高在高校治理中的信息利用效率。要創新檔案利用模式，改變傳統的以被動查找為主要途徑的檔案利用模式，提高信息整合程度，主動加強編研參考性資料的編輯出版工作。

作為檔案管理部門，應該從檔案資源本身出發，對檔案的利用情況進行全方面、多角度的分析和研究，有針對性提供檔案信息服務。以檔案為主體去思考和挖掘檔案信息利用工作，使得檔案信息資源潛在的利用價值得以深層挖掘，從而實現檔案工作的潛在價值。

要建立高技術含量的檢索系統，提高檢索效率和增強效果。要建立行之有效的檔案檢索服務平臺，建立起完備的檔案文件級、案卷級目錄檢索，加深現場檢索、移動設備以及遠程計算機客戶端等多種新媒體技術形式的利用，實現搜索引擎的自主化智能化，檢索利用的差異化個性化，第一時間把檔案信息資源提供給需要的用戶，有效推進檔案信息資源在高校治理中的廣泛利用。

*本文系中國高等教育學會檔案工作分會基金項目“高校檔案工作在高校治理體系建設中地位與作用研究”（批準編號：ZGD-ZC-2020-13）研究成果。