淺談低保檔案工作

孟冬

摘 要：低保制度的建立，是為了有效地應對現實生活中的貧困問題，檔案是伴隨著低保制度的建立和實施而產生和形成的，低保檔案作為低保工作的產物和低保工作持續發展的基礎，在實踐中日益突顯出其重要作用。

關鍵詞：形成特點;管理原則;方法

城鄉居民最低生活保障制度（以下簡稱“低保”）是法律賦予每一個公民在不能維持最低生活水平時，由國家和社會按照法定的標準向其提供滿足最低生活需要的物質援助的社會保障制度。低保制度的建立，是為了有效地應對現實生活中的貧困問題。我國的低保制度包括兩個方面的制度構成，即城市居民最低生活保障制度和農村最低農村居民最低生活保障制度。檔案是伴隨著低保制度的建立和實施而產生和形成的，它是民政部門、街道（鄉鎮）辦、社區（村）居委會和轄區居民在低保申請、審批、發放、管理過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。低保檔案作為低保工作的產物和低保工作持續發展的基礎，在實踐中日益凸顯出其重要作用。

1 低保檔案的形成及特點

1.1 低保待遇申請審批的程序決定了低保檔案的多層面性

低保的審批，實行分層負責制，實際工作中首先由居委會接受當事人提出的申請并提出初審意見，然后報街道、鎮政府民政部門審核，提出復審意見，最后報縣級民政局作出審批決定。由此可見，對一個低保戶的審批過程中形成的檔案材料，涉及居委會、街道（鄉鎮）、縣級民政部門三個層面。

1.2 低保工作的管理方式決定了低保檔案的動態性

低保工作在管理方式上具有較強的動態性，主要表現在：因家庭經濟情況變化，低保對象的構成不斷變化;為加強監督管理，低保審批機構定期對低保戶情況進行復查;根據經濟發展情況，普調低保標準;隨著社會發展，低保覆蓋面不斷擴大等方面。以上幾種情況發生時，都會產生相應的文件材料，因此低保文件材料就具有了動態性。

1.3 現階段低保工作管理的特點決定了低保檔案的雙軌制

低保工作開始以手工管理為主。2002年民政部研制并推廣了“低保管理系統”，并分民政部、省級民政廳（局）、地（市）級民政局、市（縣）級民政局、街道辦事處、居（村）委會六個層次的建設。數據庫服務器和在線分析等程序服務器分布在部、省及中心城市，并通過網絡提供給各級民政部門工作人員使用;基層業務管理系統分布在市以下各級民政部門，直接為基層提供服務。目前，基層民政工作人員，已經在單機或者局域網上完成低保對象的申請、審批、復查等管理工作;各級民政部門的工作人員通過低保數據庫隨時掌握低保對象的情況及資金的來源和發放情況，完成各級各類報告生成和管理。這樣低保工作不僅產生了紙質文件，同時也產生了相應的電子數據，從而形成了低保檔案在產生時就是紙質、電子雙軌并存的事實。

2? 低保檔案的管理原則

2.1 分級分類管理

分級就是指低保檔案由縣級民政部門、街道（鄉鎮）、社區（村）居委會三級進行管理。縣級應歸檔的文件材料為：低保對象家庭備案表，低保待遇申請審批表，低保金發放花名冊（臺賬），低保統計月報表，低保戶停止低保待遇通知書，群眾舉報、來訪登記冊，定期檢查、臨時抽查登記冊，低保工作文件、表、冊，低保相關資料等;街道（鄉鎮）應歸檔的文件材料為：低保對象家庭備案表，低保待遇申請審批表，低保金發放花名冊（臺賬），低保金續領登記冊，群眾舉報、來訪登記冊，定期檢查、臨時抽查登記冊，低保工作文件資料等;居委會應歸檔的文件材料為：低保待遇申請審批表，低保金月發放表，公示內容，低保金續領登記冊，群眾舉報、來訪登記冊，動態管理記錄冊（入戶調查及走訪登記冊）。低保民主評議記錄冊，低保對象參加公益活動記錄冊，低保公示情況反饋冊，低保工作制度冊。各級低保管理機構應以本級形成的材料為主，低保戶個人材料應放在街道這一級管理，主要包括申請書、戶口及身份證復印件、收入證明、工作單位證明、醫院證明、婚姻證明、殘疾證明、判決書、裁決書等。

2.2 一戶一檔動態管理

就是指低保專業檔案材料應當在低保待遇被批準后，應以戶為單位建檔，并根據低保戶實際變更情況和低保金的增減情況，對檔案及時做變更處理，實行動態管理。

2.3 雙軌制原則

就是指紙質、電子檔案同時歸檔，實行雙軌制管理。電子文件的整理歸檔按《電子文件歸檔與管理規范》的要求進行，紙質檔案中的文書檔案、會計檔案類分別按有關規定管理。

3? 低保專業檔案管理的一般方法

3.1 歸檔

各低保承辦機構應建立健全歸檔制度，指定人員負責文件材料的歸檔工作，做到隨辦隨歸，開口管理。街道（鄉鎮）級低保專業檔案的具體歸檔范圍包括：個人申請書、申請人及家庭成員收入證明、低保對象申報（審批）表、街道（鄉鎮）調查材料、社區（村）居委會調查材料、居民戶口簿復印件、居民身份證復印件，以及低保管理機構要求提供的其他相關材料，復核材料等。

3.2 整理

低保專業檔案應以戶為單位進行整理，每戶檔案按歸檔范圍將文件收集齊全，按申請審批過程中材料形成的先后或材料的重要程度順序排列并編頁號，填寫文件目錄和備考表，然后放在一個袋或夾（盒）內，不用裝訂，開口管理，以便隨時補充新材料，增加新材料時應在目錄中有所反映。

低保檔案應以年度為單位，按無法脫貧的老弱病殘人員和有勞動能力或希望脫貧的家庭分為三類，各類在按審批、復審的時間順序進行排列、編號。

3.3 檔案的保管期限

紙質檔案的保存要求很高，需要做到防火、防潮、防蟲、防污染等方面，應組建一個達到標準的檔案室，以便于對檔案進行維護、保護和存放。另外，我們還要設立正規有效的管理機構，制定出完善的規章制度，讓檔案管理工作有法可依、有章可循。因低保專業檔案實行動態管理，一個低保戶存在期間，其檔案材料就要不斷利用并不斷形成新材料，所以低保檔案的管理期限在該低保戶停保后確定，一般再保存5年為宜。

3.4 利用

在檔案工作中既要搞好基礎工作注意做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢查等工作的建設，又要提高檔案的利用價值。提高檔案利用工作的能力，為社會建設各方面服務，這也是檔案工作的最終目的。要實現檔案的有效利用，必須下大力量做好檔案的一切基礎工作，只有基礎工作做好了，才能充分發揮檔案的作用，才能及時準確地提供高質量的檔案信息。全面提高檔案工作人員的素質，更好地為檔案利用工作服務。檔案工作人員對檔案工作要認真負責、扎實、細致，要做到一絲不茍，來不得半點馬虎，在長期的工作實踐中養成一種自覺的工作作風，必須具備為利用者服務的思想，既要積極熱情又能任勞任怨。在業務上指導利用者，幫助選擇所需要的檔案資料。嚴格執行各項檔案制度，耐心解答利用者提出的問題并認真聽取利用者對檔案工作的意見和建議。在實踐中不斷提高工作效率和個人素質。要做好利用工作還必須進一步明確服務思想，端正服務態度，必須具備高度的責任感和群眾觀點，千方百計為利用者服務，處處為利用者著想。同時還要解放思想，開動腦筋，及時解決工作中的難題，不斷改革，以適應社會各方面的需要。檔案工作屬于服務性的工作，通過各種形式的服務來實現管理，寓管理于服務之中，這也是檔案工作的目的。但它只是一項輔助性的工作而不是主體工作，對檔案工作的地位和作用既要充分認識，又不能強調過分。明確服務性，就要擺正位置，搞好服務，甘當配角，從而要求檔案人員學習專業，熟悉掌握專業技術，了解需要，更好地為社會各方面服務，在服務中求發展。低保檔案主要供管理機關、有關單位和上級機關使用，不對外開放。未經縣級以上城市低保管理機構同意，不得對外公布有關低保業務統計資料。低保專業檔案一般僅限內部查閱，不得外借。低保對象要求查閱數據時，須憑個人身份證和低保證，并經部門分管領導同意，只能查閱本人相關資料，不得查閱他人檔案。

3.5 移交

為工作利用方便，低保專業檔案應在業務部門保存，停保后的低保檔案應確定保管期限，交機關綜合檔案室保存5年，因為屬于短期保存，不需向當地同級國家檔案館移交。

總而言之，雖然當前低保檔案的管理還有很多不完善之處，還缺少成熟的、完善的管理體系，但是我們應從當下開始認真、深人地研究如何才能提高低保檔案管理效果，為日后檔案管理信息化和網絡化打下基礎。在新的形勢下，隨著市場經濟的發展，檔案工作要服從于經濟建設。各檔案管理工作人員，要根據各自低保特點和實際情況，不斷增強檔案管理意識，提高管理人員水平，加強調查研究，加強綜合分析能力，提出加強改進檔案工作的建議，使檔案事業健康地向前發展，為社會主義建設事業發揮更大作用。

（作者單位：洮南市社會救助事業中心）