數據化在檔案管理中的探索與實踐

摘 要：數字時代檔案管理工作發生了較大的變革，尤其是大數據成為社會發展主流的今天，檔案管理工作更是與智能化、數字化等特征緊密聯系在一起。進入數據時代，檔案管理工作在面臨越來越多機遇的同時，也面臨著諸多挑戰，本文從數字化、智能化等關鍵詞出發，對檔案數據化模式進行思考和分析[1]，探索可以實現更加高效檔案數據化管理模式和路徑。

關鍵詞：檔案管理;數據化;探索;實踐

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2021.03.039

本文著錄格式：徐松.數據化在檔案管理中的探索與實踐[J].軟件，2021，42（03）：136-138

Exploration and Application of Digital Data in Archives Management

XU Song

（Qinghai Institute for Endemic Disease Prevention Andcontrol， Xining? Qinghai? 810021）

【Abstract】：Archives management have been happened huge reform in digital times ，especially big digit as the mainstream of social development ，when the archives management are related with the intelligent and digital closely. The archives management are faced with many chances as well as many challenge in? digital times . The model of digital data in archives were thought and analyzed to probe the more effective management and pathway of digital data in archives with application on? the intelligent and digital in this paper.

【Key words】：archives management;exploration;practice;digital

0前言

數字信息時代為檔案管理工作帶來了全新的視角，也帶來了全新的挑戰。對于企事業單位而言，針對檔案管理工作進行現代化管理模式構建，能夠更好的幫助企事業單位發揮檔案價值，更好的滿足廣大用戶的需求。進入數字時代，檔案管理部門及其工作人員應積極突破自身屏障，實現新時代檔案管理事業的轉型升級，充分發揮和利用大數據技術、云計算技術以及人工智能等先進技術，對傳統工作模式進行調整，勇于創新，不斷提高數字化檔案管理水平。

1檔案數據化模式構建過程中存在的問題

總體來看，檔案數據化進入了一個全新的時期，對檔案的管理模式、服務方式、質量效率等方面提出了新的要求，對比傳統的檔案管理是先將歸檔范圍內的文件材料收齊之后再按照規定處置[2]，近年來在企事業單位轉變觀念，在構建檔案數據化模式方面進行了諸多有益的探索，尤其是在信息化數據運用已成為主流模式的今天，檔案信息資源的查詢、獲取更加快捷高效。但是在檔案數據化模式構建過程中還存在逐多問題。

1.1重視程度不足

在數字信息時代，建立電子信息檔案已成為發展的主流趨勢，相關部門和地區應適應當前的發展，不斷創新檔案管理模式，利用新路徑加快傳統檔案的數據化開發和轉化，以期望提升檔案服務質量，充分發揮檔案資源的潛在優勢。但是，現實工作中部分檔案管理部門和工作人員對檔案數據化重要性的認識不足，在電子檔案的意識上還不夠。

缺乏對電子檔案的重視，在電子檔案管理中還存在著制度不健全、操作不過關、轉化利用效率低等問題。這樣就存在一旦對大數據挖掘和分析技術、云計算技術等應用不到位，就會導致信息數據出現丟失、遺漏、重復情況，以致影響信息數據的準確性和完整性，究其原因在于檔案管理上層機構對檔案數據化模式構建重視程度不足，認識不到位。

1.2資源投入不足

檔案信息資源具有來源多元、內容豐富、信息散布、數據繁雜等特性，對檔案部門的檔案信息管理控制能力和開發利用能力提出了很高的要求[3]。因此檔案數據化模式的構建需要投入大量的人力、物力、財力等綜合資源。在資金投入上，檔案機構缺少專項發展資金;在設備投入上，一些檔案機構缺乏基本的檔案保存、管理設備，更談不上相關保障和高效運行;在檔案管理技術上，檔案管理人員缺乏對大數據技術、云計算技術、攝影識別技術等缺乏規范性與深入性運用，更缺乏相應的專項技術培訓，以致無法發揮出信息技術應有的成效;在人才資源投入少，缺乏高技能、復合型檔案數據管理人才的培養，就區域劃分上也存在人才隊伍結構不合理、不均衡現象。

1.3制度管理不到位

從現有的檔案管理現狀分析檔案數字化管理制度可知，現有的檔案數字化管理制度還存在著不健全、不完善的問題，且缺少必要的標準性、程序性和一致性。對各級檔案管理機構制度建設調查情況可知，大多數在數字化建設方面還沒有建立健全相應的規章制度，即使有部分檔案管理機構指定了內部管理制度，但大多數也只是停留在表面、流于形式，制度的執行、落實、監督不夠，監督管理手段滯后，導致在實際工作中部分管理工作人員和存儲、歸檔等操作人員出現流程不規范、把關不嚴格、操作不合理等問題，以致在檔案數字化建設上常常會出現失誤。

1.4安全保障不到位

檔案數字化是指檔案管理模式從以檔案實體保管向以檔案實體的數字化信息的轉變過程。實行數字化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化，網絡的安全性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，檔案管理工作人員在進行數字化管理時應充分保障檔案信息的安全性。具體實踐已證明，檔案數字化管理過程中最為常見的問題之一是檔案數據安全性問題，對該問題出現的成因分析可知，一是檔案信息數據在大數據傳輸環節存在信息泄漏、攻擊篡改、人為刪除等風險外，還可能出現逐步失真等問題，將會直接導致數據安全受到威脅;二是大數據傳輸過程中，除數據未經相關授權私自使用和被攻擊破壞風險外，還存在關聯分析不到位造成數據泄漏風險提高。

1.5信息服務不到位

在數字化時代下，信息化已經滲透到了各個領域，信息化成了各單位生存發展的必要條件越來越多的檔案信息資源形式以電子文件形式表現[4]，在進行檔案資源收集、錄入、整理、匯總時，往往會出現收集不夠及時、錄入不夠準確、整理不夠完善等問題，從而導致檔案信息更新不到位、數據質量不高和結構簡單等情況。而在對檔案資料進行收錄后，又存在開發深度與廣度不夠的情況，導致在檔案數據信息資源轉換過程中無法形成高質量的信息服務。且當前大部分檔案在內容形式上，仍然以傳統的紙質檔案為主，檔案信息數字化程度較低，電子檔案的實際運用不充分，造成檔案向信息化、數字化轉化的基礎工作不準、不實、不穩。就目前而言，檔案資源數字化工作進展緩慢，自動化管理程度較低[5]，存在的主要問題是內容簡單、模式單調、途徑狹窄，在信息化、智能化服務方面還比較滯后，無法形成高效的信息服務機制。

2數字時代下檔案數據化模式構建的發展路徑

2.1加大投入，凝聚合力

從提升檔案數據化程度出發，各級檔案機構應遵循“數字化、標準化、規范化”工作思路，在硬件設施、軟件開發、人才培養上加大投入，探索開展符合各單位實際的檔案數據化管理模式，依托電子化檔案管理系統，努力實現所有歸檔文件的一體化、數字化管理和專兼職檔案員的專業化培養。國家和省一級檔案機構應對下級檔案機構多在項目資金、技術開展和人才培養等方面給予更多的支持，多渠道、多方式加快檔案數據化管理進程，共同破解檔案信息化、數字化程度不高的難題，奮力開創檔案信息管理工作新局面。市縣一級的檔案機構應著重加強檔案數據化管理軟硬件設施設備建設，做實檔案大數據信息化基礎工作，為全省乃至全國各檔案機構服務器之間的高效對接奠定堅實的基礎，以便更好的服務用戶在線上便捷快速的進行相關信息查詢、檢索與提取。

2.2完善機制，確立規范

檔案機構應積極制定、完善與實際相適應的檔案管理辦法和規章制度，為檔案數據化管理提供強有力的組織體系保障與制度機制支持。在搭建組織機構時，應秉持科學嚴謹、符合實際的態度，重點對制度建設的科學性、合理性、可操作性方面進行完善，為指導實際管理工作提供指導性依據。在完善制度時，應重點明確檔案數據化管理工作的內容、流程、范圍以及各級管理人員的管理職責。此外，按照檔案數據化管理工作的要求，管理人員也要根據工作實際需要對管理制度進行及時、有效、合理的修訂完善和調整，不斷優化工作流程，以提高每一個工作環節的準確性、嚴謹性和可操作性，從而有效提升檔案數據化管理工作成效。

2.3培養人才，提升素質

基于數字化時代對檔案管理工作提出的全新要求，檔案管理人員應注重對自身的技能水平進行不斷提升。檔案機構應重視開展專項化的培訓，做到對培訓內容的切實創新，以實現與時俱進，同步推進。檔案機構在對管理人員進行培訓時，還應注重對培訓內容進行更新，即增加數據化管理內容，包括先進的信息技術，即大數據技術、云計算技術等。在進行具體的培訓時，應注重培訓形式的多樣性，要能夠從組織成規模的會議、管理經驗交流活動等，幫助管理工作人員增長見識，充實管理經驗體系。在科學與充分培訓的前提下，在更多新技術的支持下，檔案管理工作人員將逐漸認識到檔案數據化管理的必要性與現實性，也更加能夠在管理過程中根據自身經驗對管理內容、管理方式等進行調整，從而能夠充分發揮出人才在檔案價值發揮中的引領作用。

2.4創新手段，升級發展

大數據時代下，管理工作人員應注重對當前的服務模式進行創新，以保證檔案本身的作用真正被發揮出來。在創新檔案服務模式時，檔案管理人員應首先對數據信息進行深度挖掘，在大數據技術下，檔案數據的自身價值可以被分類，并可以在創新應用視角下對檔案內容進行調整，形成全新的檔案數據內容服務體系，從而實現對檔案知識服務框架的優化。在創新服務方面，應確保具備層級完善的檔案管理組織結構，政府應提倡信息高度公開，不斷提高檔案信息對用戶的個性化服務與用戶新需求的滿足感。在具體創新時，則要從信息檢索方式、檔案利用模式以及個性化信息服務方式等方面加以改進，確保檔案數據信息資源供給質量，形成覆蓋范圍更廣的檔案服務網絡格局。

3結語

當前我們已經邁入了一個全新的時代，數字時代的來臨奠定了檔案數據化管理工作的穩固根基，在此背景下，檔案管理工作必然朝著智能化和數字化的方向發展。作為檔案管理工作人員，要能夠對當前國家的相關發展戰略進行全面了解，由此研判檔案管理工作的發展方向，制定檔案管理工作的現代化發展規劃。國家、政府和基層機構應形成合力，并分別意識到在檔案數據化管理工作中自身可能存在的問題，具備較強的解決問題的意識，共同商討，在不斷實踐中豐富經驗。檔案管理工作人員在進行具體的數據化管理時，可以從以下方面出發，即加大投入、完善制度、培養人才、信息管理與服務改善這五個角度，全面推進檔案數據化管理工作進程，實現檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

[1] 徐松.數字時代檔案數據化管理問題研究[J].山西檔案，2020 （2）：142-145.

[2] 陳雪燕，于英香.從檔案管理走向檔案數據管理：大數據時代下的檔案管理范式轉型[J].山西檔案，2019（5）：24-32.

[3] 楊來青.大數據背景下檔案信息資源挖掘策略與方法研究[J].中國檔案，2018（8）：60-61.

[4] 張鴻艷.大數據背景下人事檔案信息資源建設的現狀與進路研究：基于檔案數據管理視角[J].山西檔案，2019（10）：81-86.

[5] 暢靜萍.創新管理模式 發展藏區檔案事業[J].攀登，2011（1）： 125-127.