大數據背景下青島高校留學生檔案信息化管理研究

陳亮 李芳 周允旭

摘要：? 針對青島高校來華留學生檔案管理工作存在的信息化管理問題，本文運用采集歸納方法，收集青島高校來華留學生相關管理數據，歸納分析所存在的問題，并采用信息化實體聯系模型（entityrelationship model，ER），對來華留學生檔案全檔案信息化管理進行系統建模。研究結果表明，該系統全面提高了工作效率和水平，提升對該類檔案的全局采控能力，打破了系統間的壁壘，消除了信息孤島，實現各類數據共享和聯動，最大程度幫助工作人員緩解重復性機械工作的壓力，降低人為因素導致工作失誤的幾率，實現來華留學工作大數據的統計、分析、提示和預警，精準反映部門工作整體運行狀態。該研究對來華留學生檔案信息系統建設具有一定的應用價值。

關鍵詞：? 大數據; 青島高校; 檔案管理; 信息化

中圖分類號： G270.7? 文獻標識碼： A

收稿日期： 20210331; 修回日期： 20210515

基金項目： 2020年度青島市社科規劃項目（QDSKL2001109）

作者簡介：? 陳亮（1981），山東淄博人，碩士，館員，主要研究方向為檔案管理和外事管理。

隨著國家對外開放步伐的加大以及各高校國際化辦學理念及水平的不斷提升，來華留學生教育事業取得了長足發展，同時也促使高校留學生檔案數量及該類檔案管理工作量急劇增加。互聯網的迅猛發展，推動著大數據時代的到來，而大數據時代對留學生檔案管理工作的信息化水平提出了更高的要求。孔令煒等人[12]分析了大數據背景下檔案工作的機遇、趨勢與挑戰，分析了檔案工作從數字化到數據化，從信息共享到信息價值共享兩大發展趨勢，并提出通過大數據的分析應用，可以提升高校學生檔案管理工作的實效性;王娟等人[35]分析了大數據背景下的檔案管理、框架構建及應用思考;姜萍等人[610]對大數據背景下高校檔案管理模式變革進行研究，提出大數據海量存儲可以提升檔案在存儲、管理、利用等方面的功效，學校決策提供快捷方便的資訊服務;張冉妮等人[4]分析大數據時代高校學生檔案管理面對的挑戰和對策，李彥等人[11]提出了大數據背景下高校“大檔案”管理體制的構建;楊洪云等人[12]對社交媒體背景下高校檔案館的公共服務進行研究;溫明明[13]研究了高校檔案數字化管理的路徑。以上絕大多數是對國內高校學生檔案管理方面的研究，也有許多研究者更關注高校留學生檔案信息管理。楊寅慶等人[1416]分析了留學生檔案管理工作的現狀及完善與優化途徑;黃廷義研究了做好留學生檔案管理可以促進留學生教育發展[17];謝鳳麗等人[1819]研究了新形勢下的外國留學生檔案管理模式。目前，對青島地區高校外國學生檔案管理研究的學術成果較少，且主要涉及該類檔案管理的特點及具體的方法策略，而在大數據背景下，對青島高校留學生檔案信息化管理系統的研究目前尚屬空白。因此，本文運用采集歸納法，對青島高校留學生檔案信息化管理系統進行研究，該研究推動了青島高校留學生教育事業發展及高校整體國際化辦學步伐的邁進，對更好地實施留學生檔案管理具有重要意義。

1 青島高校留學生檔案管理數據統計分析

1.1 來華留學生檔案管理問題分析

隨著國家對外開放步伐的加大及各高校國際化辦學理念及水平的不斷提升，來華留學人數逐年增長。據教育部國際合作與交流司數據顯示，2018年，共有來自196個國家和地區的492 185名外國留學人員，其分布在全國31個省（區、市）1 004所高等院校學習（因2019年教育部官方未具體公布數據，而2020年和2021年，受新冠疫情影響，留學人數驟減，因此這3年數據在此不做統計。）。來華學習學生的人數、生源國家地區數、就讀國內高校數均達歷史最高水平。

青島高校是國內較早招收外國留學生，并開展留學生教育工作。在國家國際化辦學戰略指引下，來青留學生的規模及層次都得到了顯著提升。2014—2018年，青島高校留學生人數不斷增加，青島高校留學生人數占山東省留學生人數比例如圖1所示。由圖1可以看出，2017年，青島高校共計招收留學生6 015名，占山東省留學生總量的30.8%;2018年，青島高校共招收留學生5 225名，占山東省留學生總量的27.4%。

青島高校來華留學生教育已成為山東省來華留學教育的重要組成部分，但隨著來青高校留學生數量的增加，對高校留學生檔案管理工作提出了更高要求。根據教育部國際合作與交流司統計，2014—2018年，青島高校留學生招收發展情況如表1所示。由表1可以看出，青島高校留學生招收發展情況參差不齊。

青島高校留學的學歷生人數逐年增長，這對碩博留學生的檔案工作提出了更高的要求。除常規文檔外，通常還包含學習計劃、畢業論文計劃、開題報告、中期考核記錄、學位論文、論文答辯、學位申請書、答辯委員會會議記錄、決議、表決票、論文原始資料及實驗數據、發表學術論文、學位論文修改情況說明等一系列文檔均應作為收整內容。同時還涵蓋音頻、視頻、圖片等多類型的數據，數據種類更加豐富，數據內容也更加復雜。

1.2 青島高校來華留學學生檔案管理存在的問題

通過調查發現，青島高校來華留學生檔案管理工作存在一定的共性，集中體現以下3個方面：

1） 來華留學生檔案管理缺乏部門間統籌協調，缺乏明晰統籌的信息管理機制。高校檔案通常由學校檔案部門統一歸口管理，集中保管，但在實際檔案整理收集統籌過程中，協同化管理程度相對較低。在傳統檔案管理機制的制約下，各部門之間的檔案信息資源通常處于相對獨立的狀態，難以實現有效整合和共享[1]。各留學生教育相關學院或職能部門等檔案整理收集單位認為，檔案管理工作的主體是校際檔案管理部門，對于來華留學生檔案工作的責任性認識不足，工作過程缺乏主動性，只是機械的按照學校檔案管理部門要求收整文件資料。而具體來華留學生檔案工作人員對于學校的整體檔案工作流程缺乏宏觀了解，工作協同與交接過程中往往出現問題，影響留學生檔案的收整與管理。同時“依數建檔”意識欠缺，制約檔案信息資源收集、整理和應用[2]。

2） 來華留學生檔案管理人員專業性以及信息化工作能力有待進一步加強。國家教育部門對高校外事檔案管理工作作出了相應的規定：要求涉外檔案材料實施統一管理，保證檔案的完整性、安全性、準確性與系統性。實際操作中，很多地方高校或是因為缺乏財政保障，或是因為認識不到位，沒能實現由專人負責，一般由學校國際交流管理部門的人員兼職負責。大多數檔案管理工作人員信息化意識薄弱，沒有專業的檔案管理知識背景與專業技能[3]，導致在立卷歸檔過程中，成檔不科學、不規范的問題時有發生，且在與學校檔案管理部門專職人員的溝通及對接過程中很容易出現交流困難與誤解，影響該類檔案的收整與交接。另外，由于來華留學生檔案的辨認、整理工作對于管理人員的外語能力有一定要求，學校檔案管理部門的專職人員普遍外語能力缺失或不足，導致該類檔案內容核整時失誤頻發，影響了檔案收集的準確性。同時，在當今大數據時代背景下，留學生檔案管理人員缺乏大數據方面的分析與管理知識，影響了檔案工作的信息化建設進程。

3） 來華留學生檔案信息管理方法簡單，數字化程度低。檔案信息化建設是當前檔案工作的重點，直接影響檔案利用服務工作。檔案利用率低及檔案信息開發程度不高是制約高校檔案公共服務能力的主要因素。在當今大數據檔案管理背景下，現階段的檔案工作已不再采用傳統的人工勞動模式，但早期延續下來的高校檔案信息管理模式仍未打破，沒有形成有效的信息化格局，各種數字化涉外檔案管理手段未被有效應用，或者即便保留電子化信息也是采用多采集系統并行，未形成聯動統一的數字檔案采集和管理體系。檔案收集仍采取人工為主、紙質媒介為本的統計管理方法。一方面導致歸檔、立卷、上架、保管等工作費時費力，另一方面影響檔案的查找利用效率和使用功能。

2 大數據背景下青島高校留學生檔案信息化管理對策

2.1 構建來華留學生檔案管理理念和機制

對應來華留學生數據總量和類別的爆發性增長，與之對應的檔案信息管理工作應形成“全檔案”管理。優化大數據時代高校檔案管理工作，一是要樹立正確的大數據管理思維[7]和檔案全面統籌宏觀管理理念。在全校范圍通過宣傳造勢，將“全檔案”管理的理念貫徹于學校管理層及工作人員，形成全校聯動積極參與的管理局面;二是學校應打破傳統格局，建立以檔案管理部門統籌全局，國際教育管理院部具體實施，各相關學院部門積極參與，職能部門考核反饋的留學生檔案信息管理工作全校全面協調機制，將檔案管理建設納入學校及院部管理建設中。明確指定相關涉及院部、具體責任人及具體工作人員;三是要完善相關考核制度。當前，多數高校檔案管理部門缺乏相應的監督反饋機制[8]。應責成學校檔案管理部門修訂留學生學生檔案的信息化歸檔范圍內容和時效要求，梳理留學生檔案大數據收整利用指南并建立完善的考評機制。對于相關涉及院部開展檔案信息管理工作檢驗與考核，通過機制建設確保該類檔案收集的全口徑與高效率。

2.2 著力提升大數據檔案信息管理技能技巧

加強相關工作人員檔案管理基本知識技能培訓。針對來華留學生檔案收整主要采用外語作為基礎語言的特殊語言要求，對檔案收整工作人員的語言要求較高，應加強相應的培訓提升。可通過校內外籍教師授課集中培訓、資助國內或赴境外訪學等方式，持續性強化相關人員語言能力。同時，要求相關人員應對檔案業務工作具備專業知識和專業技能。

對來華留學生檔案涉外工作人員進行如下基本素質培養：

1） 采取定向培訓和集中研討方式，提升檔案工作人員的政治理論、法律法規和職業道德等基本素養。

2） 鑒于來華留學生對個人隱私的關注與保護，而檔案收整工作不可避免的涉及到每個學生具體情況，學校應強化來華留學生檔案收整過程中管理人員的工作主動性及保密意識。對涉及該類留學生檔案收整工作的專職及兼職人員，加強宣傳教育與引導，嚴格學校檔案管理有關規章制度，強化涉外工作紀律性要求。

3） 檔案工作人員應提高自身工作積極性及項目學生的參與主動性。聯合各留學生學習項目管理，教學人員應對學生開展積極引導和督促，確保學生能按時有效地參與，并按照學校要求提交相關檔案文件資料，確保該類檔案及時收集整理。

大數據時代背景下，對于國際學生檔案收整工作，多數高校主要采取任用國際學生管理學院，或部門工作人員兼職管理的方式。這些管理人員缺乏信息化、數字化檔案收整的基本知識和專業技能，一定程度上影響了該類檔案的具體采集和整理過程中的完整性與時效性。學校還可以通過集中組織專家授課、校外專題學習、個人自學實踐等多種方式強化該類工作人員的大數據檔案管理理念和基本技能。培訓重點可聚焦于學習大數據的相關概念、發展趨勢、應用案例以及影響;培養大數據以及互聯網的思維體系;了解大數據在檔案管理領域的應用;學習檔案數字化編研與編撰的專業知識;掌握留學生檔案數據采集程序及平臺的使用和操作技巧等。逐步實現以學習促管理，以學習促建設的實際效果。

2.3 加強來華留學生檔案管理的信息化建設

多數高校留學生管理部門對于學生申請、證照管理、住宿安排、簽證申請、學籍學歷管理已分別實現電子化管理，開發應用了一些信息系統，提高了信息采集效率。但在目前學生層面各類數據極度膨脹的情況下，數據信息化進程仍未系統化體系化，各系統缺乏互通、互聯、互動，電子檔案存在不全面不完整的情況。高校應充分利用現有運行中的各類管理系統保存相關資料，提取國際學生全口徑信息資料。同時，可根據各院校實際情況，整合學生申請管理、學生數據系統、學歷學籍注冊、住宿信息采集、出入境申報等多個信息采集系統，開發符合校情的校級國際學生信息一體化采集及共享應用系統，實現國際學生檔案采集存檔的網絡化與信息化，實現學生申請學習、申領證件、登記住宿、申請簽證、申請畢結業的過程即是檔案的采集收整過程，采集與收檔同步進行，收檔與應用同步進行。提高信息收集與處理效率，提升信息利用程度，同時還可以探討引入指紋、聲像識別等先進技術，升級數據采集軟硬件設備，積極推進來華留學生檔案管理信息化基礎建設。

3 來華留學生檔案信息化管理系統建模

在高校檔案信息化建設方面，部分高校已經完成傳統載體檔案的數字化，但較少有高校實現全程數字化管理。對應大數據發展趨勢的信息化建設要求，可依據高校自身的實際情況，對相應業務管理平臺進行創建。對于留學生檔案管理，高校應構建數字化檔案管理流程，開發設計來華留學生管理服務系統，并將留學生檔案管理與留學生管理服務系統建設相結合，將留學生檔案管理嵌入留學生管理服務系統中，實現檔案收整的數字化與信息化升級，實現辦理留學生事項的過程即是檔案提交與核驗收整的過程，實現檔案線上收整最大化，優化辦事流程，提升檔案收整的便利性、時效性和完整性。

3.1 來華留學生全檔案信息化管理系統建模

本文采用信息化實體聯系模型（entityrelationship model，ER），對來華留學生全檔案信息化管理進行系統建模。實體聯系模型由P.P.Chen于1976年首先提出，是以直觀圖示化方式描述實體（集）及其之間聯系的語義模型，通常由矩形框、菱形框、橢圓形框以及直線4個基本成分組成，用以有效描述數據庫概念模型。由于實體聯系模型接近于人的思維，容易理解，且提供不受任何DBMS約束的面向用戶的表達方法，使用簡單的圖形符號表達對問題域的理解，因而在系統設計中被廣泛用作軟件設計數據建模的工具方法。來華留學生全檔案信息化管理系統建模，要求仔細分析用戶組織信息管理需求中涉及的各個客體條塊基礎上，對于ER圖進行設計，并在確定實體集及聯系集后用圖示加以表現。

1） 對來華留學生管理業務進行“切塊”與“分條”，準確歸納設計管理系統的功能模塊分類。所謂的“切塊”，就是整體業務的“大類”劃分。假如留學生檔案的全部工作是“整體留學生檔案管理業務”，可切塊為留學生招生檔案、留學生教務檔案、留學生畢（結）業檔案、留學生綜合檔案等大類。所謂的“分條”，就是每一“大類”下的具體業務細分。將“留學生招生檔案”為一大類，可以細分為項目管理檔案、報名管理檔案、審批管理檔案、錄取管理檔案等多個“單條”的具體收整操作，每個單條的具體操作對應一個分支收整流程。“分條”完成后即可明確留學生檔案管理所包括的全部收整與管理流程環節。

2） 在分塊分條基礎上，確定并設置系統可執行某“一條”具體留學生檔案管理流程涉及的分管理環節節點，歸納留學生檔案某“一條”特定的收整管理流程，從收整開始到結束的一個完整閉環，共涉及多少個業務節點以及相應產生的檔案管理目標。例如：“留學生招生”大塊下的“報名管理”“分條”涉及的業務節點可分為開始節點，即發布項目報名通知;參與項目學生報名節點，即提交報名申請表、成績單、基本個人資料信息表等;項目審批節點，即學校留學生擬入學所在院系、導師、學校來華留學主管部門組織筆試面試、完成審批流程表;項目審批通過節點，即經審批通過形成的錄取確認文件。來華留學生檔案信息管理系統ER模型如圖2所示。

3） 設計管理系統各操作流程環節順序控制。將涉及檔案文件的各個環節逐一列出“文件清單”，通過來華留學生管理服務系統的運行操作及文檔提交，實現留學生檔案的同步提取。應基于判斷邏輯關系設計管理系統，明確所有環節先后執行順序。同時，需判斷并通過系統清晰描述每一環節操作需滿足的前提與基礎條件，明確實現前提基礎條件需要提交的文檔種類。設定完成上一環節規定文檔的提交是進行下一環節流程的條件，通過管理過程控制，確保檔案收整的完整性。

4） 系統開發流程應遵循“多勿缺”的原則。在流程“可執行”及業務能夠完成的前提下，編制流程環節時應考慮周全，不可遺漏任何環節，避免檔案收整缺失出現。通過虛擬操作過程，模擬發起某個流程，按照各個設計環節逐步操作，檢驗流程執行與文檔收整的完整性。系統開發示例：留學生招生（塊），招生管理（條）所涉及的節點閉環及對應的檔案收整內容，來華留學生檔案信息管理系統開發示例如圖3所示。

3.2 來華留學生檔案信息化管理系統預期效果分析

1） 規范來華留學事務數據管理，全面提高工作效率和水平，提升對該類檔案全局采控能力。

2） 來華留學生檔案管理信息系統全面融入來華留學生管理系統，實現各類數據共享和聯動。

3） 更好地解決人工操作難點，填補安全漏洞，進一步確保信息完整和安全性。

4） 最大程度幫助工作人員緩解重復性機械工作的壓力，降低人為因素導致工作失誤的幾率。

5） 實現來華留學工作大數據統計、分析、提示和預警，精準反映部門工作整體運行狀態，為決策提供數據參考和依據。

4 結束語

高校留學生檔案管理工作是推動教育面向世界面向未來發展的重要組成部分。由于大數據背景下的傳統管理模式已不再適合當前高校來華留學生檔案管理工作，因此加強檔案信息化管理建設已成為青島各高校教育國際化及開放辦學的內在要求。本文對青島區域高校留學生檔案管理，尤其是信息化管理建設提出建議，對于檔案信息化管理新系統建模提出初步設想。后期以提升該類檔案收整及開發利用效率為導向，積極開展檔案管理信息化建設，開發適合高校校情的完整留學生檔案信息管理系統，是未來重點并亟待解決的問題和研究方向，有待于不斷推進和落實，更進一步推動高校國際化辦學理念。

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Archives Management of International Students in Qingdao Universities under the Background of Big Data

CHEN Lianga ， LI Fangb， ZHOU Yunxua

（a. International Office; b. College of International Education，

Qingdao University， Qingdao 266071， China）

Abstract：? In view of the information management problems existing in the archives management of international students in Universities of Qingdao， this paper uses the method of collection and induction to collect the relevant management data， summarizes and analyzes the existing problems. This paper makes a system modeling for the information management of international students′ Archives in China by using the entityrelationship（ER） model. The results show that this system comprehensively improves the work efficiency and level， improves the overall acquisition and control ability of this kind of archives， breaks the barriers between systems， eliminates the information island， realizes all kinds of data sharing and linkage， helps the staff to alleviate the pressure of repetitive mechanical work to the greatest extent， and reduces the probability of work errors caused by human factors. Meanwhile， it could realize the statistics， analysis， prompt and early warning of big data of studying in China， and accurately reflect the overall operation status of the relevant administration department. This research has a certain application value for the construction of the archive information system of international students in China.

Key words： big data; universities of qingdao; archives management; informationization