一目了然打造隨日期變化的動態(tài)甘特圖

平淡

○構建數(shù)據(jù)

比如圖1是某公司一個項目的進度計劃表，按圖示先在B2單元格中輸入任務的開始時間，在C2到C7單元格中依次輸入每個子項目的預計耗時。接著在B3單元格中輸入公式“=B2+C2”（表示下個項目的開始時間是“上個項目的開始時間+預計耗時”），

然后下拉填充到B7單元格，這樣便可以將每個子項目的開始時間自動地計算出來了（圖2）。

為了方便查看，我們先在A13單元格中隨意輸入一個日期，接著在D2單元格中輸入公式“=IFS（B2>$A$13，0，（B2+C2）<$A$13，C2，B2<=$A$13，$A$13-B2）”，然后下拉填充到D7單元格。再定位到E2單元格并輸入公式“=C2-D2”，下拉填充到E7單元格（圖3）。

公式解釋：

在D列通過I FS函數(shù)將B列中的日期（開始時間）和A13單元格中的日期進行對比并顯示對應的值。

1如果B列中的日期比A13單元格中的大，那么“已完成”就顯示為0，因為項目尚未開始。

2如果“B2+C2”比A13單元格中的日期小，那么“已完成”就顯示為C2單元格中的數(shù)值，即已過去的天數(shù)。

3如果B列中的日期小于等于A13單元格中的日期，則“已完成”就顯示為“A13-對應B列單元格”的數(shù)值，表示任務只完成其中的一部分。

最后在F2單元格中輸入公式“=SUM（$C$2：C2）”，然后下拉填充到F7單元格（圖4）。該公式表示從C2單元格開始對數(shù)值進行累加，目的是為了在下個任務的甘特圖的前方疊加上個任務已完成的數(shù)值占位符，這樣前后任務的甘特圖才能像圖1所示那樣無縫地銜接排列。

○制作甘特圖

構建完數(shù)據(jù)后，我們就可以制作甘特圖了。在H2單元格中輸入公式“=REPT（"█"，D2）&REPT（ " ? " ， E 2 ） ”，H 3 單元格中輸入公式“ = R E P T （ " " ， F 2 * 4 ）&REPT（ " █ "， D3）&REPT （ "?"，E3）”并下拉填充到H7單元格，同時將H2：H7區(qū)域的字體設置為“等線”、加粗顯示（圖5）。

公式解釋

使用REPT函數(shù)根據(jù)D列和E列中的數(shù)值，分別重復填充“█”和“?”字符作為“已完成”和“未完成”的圖標（這兩個字符通過點擊“插入→符號”進行選擇）。H2單元格作為初始單元格直接填充字符，從H3單元格開始添加函數(shù)“=REPT（" "，F(xiàn)2*4）”（使用空格填充）并和原來的公式進行連接，因為要達到圖1所示的前后銜接排列效果，在H3單元格中的字符圖標之前要增加H2單元格中數(shù)值的占位空格。比如在圖1中H 2單元格對應的數(shù)值是“5”，因此要增加“5*4=20”個空格字符（正好對應5個“█”字符，一個字符對應4個半角空格字符）。

接下來選中H2： H 7區(qū)域，依次點擊“開始→ 條件格式→ 新建規(guī)則→只為包含以下內(nèi)容的單元格設置格式”，設置一個包含“█”字符的單元格，將其字體顏色設置為“綠色”（表示項目全部完成）。同上，設置一個包含“?”字符的單元格，字體顏色設置為“紅色”（表示項目未完成）。再設置一個包含“█”和“?”字符的單元格，字體顏色設置為“藍色”（表示項目正在進行中），這樣每個項目都可以通過對應的圖標和顏色進行區(qū)分了（圖6）。

然后定位到H1單元格并輸入公式“=IFS（B2>A13，"任務尚未開始"，B2<=A13，TEX T（A13，"y y y/mm/dd"）&"工作進度圖"）”，最后在G9：G12區(qū)域中添加圖標備注文字。

○實際使用

完成上述的操作后，我們只需更改A13單元格中的日期，那么甘特圖中的圖標就會自動發(fā)生變化了。比如在A1 3 單元格中輸入2021/4/27，因為項目尚未開始，此時甘特圖中的圖標全部顯示為“?”（表示項目均未完成），同時它的標題顯示為“任務尚未開始”。如果在A13單元格中輸入2021/5/18，這時已經(jīng)超過所有任務的日期，此時甘特圖中的圖標全部顯示為綠色的“█”（表示項目已經(jīng)全部完成），同時它的標題顯示為“2021/5/18工作進度圖”（圖7）。

當然，在實際使用時A13單元格是要和當天日期相對應的，在A 1 3 單元格中輸入公式“=TODAY（）”，再將不需要的D、E、F列隱藏。以后我們每天打開工作表后就可以看到甘特圖中的內(nèi)容和標題都會發(fā)生不同的變化，這樣查看工作進度是不是更方便了（圖8）？