大數據分析法在企業檔案管理中的應用

楊偉紅

摘 要 為了更好地幫助企業做好檔案管理工作，本文將圍繞大數據分析法展開研究，研究重點論述大數據分析法的實現方案，后介紹該方法優勢，最終分析該方法應用方式。通過大數據分析法，企業可以擺脫傳統檔案管理的諸多問題，管理工作的效率、質量等有顯著提升，這些表現有利于企業發展，企業能夠充分發揮檔案作用，準確分析市場需求，確立正確發展方向。

關鍵詞 大數據分析法 實現方案 企業檔案管理 應用路徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2021）04-0042-02

企業檔案記錄了多種多樣的信息，這些信息對于企業分析用戶需求，或者分析市場發展動向等工作中能起到至關重要的作用，若檔案信息存在質量問題就會導致企業受損，故現代企業非常重視檔案，基本都展開了檔案管理工作。但傳統檔案管理工作存在諸多問題，管理效果差強人意，故企業需要采用新方法進行檔案管理，使得大數據分析法走入人們視野，企業使用該方法可以充分發揮檔案作用，做好檔案管理工作，因此有必要對該方法的應用展開相關研究。

1 大數據分析法的實現方案

大數據分析法的實現方案大體分為兩個步驟，分別為檔案大數據生成、大數據挖掘，各步驟具體內容如下。

1.1 檔案大數據生成

大數據分析法的應用前提是企業本身擁有大數據，故在實現方案中，企業必須先生成檔案大數據。檔案大數據的生成方法包含兩個環節：第一將現有檔案中的信息全部電子化，隨后借助計算機等設備進行整理，形成基礎檔案大數據;第二采用數據搜集技術繼續搜集相關數據信息，將搜集所得全部導入基礎檔案大數據中，實現大數據更新，保障檔案大數據實用價值。另外，在檔案大數據生成的數據信息搜集環節中，企業要做好數據信息預處理工作，即需要提取各數據信息的特征，根據特征識別數據信息，依照識別結果對數據信息分類，可使數據信息進入對應信息項目，避免數據信息混亂的現象發生[1]。

1.2 大數據挖掘

大數據挖掘是大數據分析法的核心步驟，目的是挖掘大數據中有價值數據信息，再對有價值數據信息進行深入挖掘，構建數據信息關聯，企業可根據管理進行各種趨勢分析，諸如用戶需求變化趨勢分析、市場經濟發展趨勢分析等。大數據挖掘的主要技術手段是智能技術，該項技術可依照預設智能邏輯運作，故企業在挖掘中要先設計好智能邏輯，依照大數據挖掘目的，企業首先要構建數據信息價值判斷邏輯。例如將所有數據信息暫時設定為有價值數據信息，隨后對所有數據信息的字段等進行識別，如果發現兩個及以上的數據信息完全相同，則刪除多余數據信息，剩余數據信息既為有價值信息，其次設計深入挖掘邏輯。例如圍繞“用戶需求”關鍵詞，將所有包含該關鍵詞的有價值數據信息列出，再根據相關數據信息的生成時間進行排列，可知用戶需求的變化原因、用戶當下需求、用戶需求發展方向等。

2 大數據分析法的優勢

2.1 準確性高

相比于其他分析法，大數據分析法的準確率更高，原因在于現代企業在檔案管理中要處理的數據信息量級龐大，其中關系更是錯綜復雜，故采用其他分析方法難以根據準確邏輯進行分析，且容易受到信息質量因素的影響，導致最終結果可能存在誤差。例如某企業用戶檔案中的信息存在不對稱現象，故采用其他方法無法檢查出信息不對稱問題，最終結果就一定會出現誤差，而誤差結果會誤導企業做出錯誤決策，因此不利于企業發展。但使用大數據分析法可以避免這種現象發生，原因在于該方法能夠建立數據信息關系，若數據信息本身存在誤差，則數據信息之間的關系難以生成，或者扭曲，因此企業能直接發現錯誤現象。諸如利用大數據分析法建立成本、資金消耗兩項信息之間的關系，如果存在信息不對稱問題，則大數據分析結果的形式可能是：成本小于資金消耗總量。而這種現象在正常情況下不可能發生的，因此只要確認資金使用無異常，就可以判斷信息不對稱，再逐步排查可解決問題，再次進行大數據分析可得準確結果[2]。

2.2 效率高

現代企業檔案管理工作中最大的問題就是效率低下，原因在于該項工作目前依舊依賴人工，而人工的工作能力有限，故工作效率偏低，加之檔案中數據信息量級日益劇增，使得人工不能高效完成工作，因此暴露出效率低的問題。但大數據分析法的使用解決了這一問題，即大數據分析法在一定程度上可以取代人工，因此人工能力上的限制不會影響到工作效率。而技術手段的工作效率遠超人工，可以在數十分鐘內處理數十萬以上的數據，說明大數據分析法的效率更高，例如在檔案信息更新管理中，大數據分析法可以借助互聯網第一時間搜集所有新出現的數據，并且迅速整理進檔案，這是人工難以做到的。

3 大數據分析法在企業檔案管理中的具體應用方式

3.1 用于企業創新

創新是企業發展的重要動力，一家缺乏創新力的企業難以長遠，故現代企業都非常重視自身創新力，但即使在高度重視背景下，絕大多數企業依舊存在創新力不足的問題。原因在于企業創新力來源于人工，而人工不可能始終保持創新力，至少在很長一段時間內，人工都無法找到創新點，也很難提出有建設價值的創新建議。但依靠大數據分析法，企業能夠從檔案管理工作著手，分析海量數據信息，根據分析結果可知企業當前的不足，這樣就找到了創新點，再針對創新點進行思考即可實現創新，說明企業在該方法的幫助下保持了良好的創新力。例如某企業就使用大數據分析法進行了檔案管理工作，過程中借助分析法的各種技術手段，對內部某部門檔案資料進行了動態監督，隨后發現該部門在工作中經常會遇到技術層面的阻礙，說明該部門的崗位結構需要創新，要增設技術型崗位，企業可以此為依據做出調整，使部門工作更加順暢，帶來了更多的經濟收益[3]。

3.2 用于決策分析

企業在自身的不斷發展中要做出無數個決策，這些決策決定了企業經營方向，主導了企業盈虧，甚至是“生死”，因此企業必須結合實際情況作出正確決策。在這一條件下，企業應當先全面了解實際情況，這時就要使用到檔案資料，但如果檔案資料內數據信息不完整、不對稱，甚至存在虛假信息，企業就很容易作出錯誤決策。面對這種情況，企業可對自身經營生產及管理活動過程進行全面監督，同步設計完整數據信息項目，隨后利用技術手段去搜集數據信息，以保障數據信息質量，而高質量的數據信息可組成檔案，使得企業能直接根據檔案作出正確決策。例如某企業就利用技術手段建立了業務項目檔案資料，根據資料進行了決策分析，發現該業務項目當前的經濟產能大幅降低，降幅約為57%，利潤已經非常稀薄，若繼續展開該業務項目會使得企業成本虧損，故企業停止該業務項目，將資金投入到其他優勢項目中，做到了資金的合理調用，而這一切得益于大數據分析法。

3.3 用于檔案深化

在企業以往的檔案管理工作中，企業人員往往會遇到數據信息難以理解的問題，原因在于要理解數據信息，就必須了解數據信息之間的關聯，但因為數據信息量級龐大，所以人工難以透徹了解數據信息管理，也就導致企業人員不能很好的理解數據信息內涵，這種現象說明企業檔案管理人員不能深化檔案，難以給企業其他人員提供可理解性高的資料。面對這一問題，大數據分析法可以為企業檔案管理提供數據可視化幫助，即利用技術手段對大數據進行自動挖掘，從而能夠獲得數據信息特征等內涵信息，隨后依照內涵信息進行對接即可，使得檔案深化，數據易于理解。例如我國交通部門曾與國內知名導航地圖企業合作，在春節期間利用大數據分析法對春運時人口遷徙數據進行了分析，所有人都可以通過軟件對大數據進行觀察，通過圖案分布與變化了解人口遷徙的情況，而這種做法對于任意企業而言都非常重要，只要管理人員提供檔案資料，再通過大數據進行處理、挖掘，就能實現大數據可視化，使得數據信息更易于理解[4]。

3.4 用于檔案安全管理

企業檔案內的資料具有十分重要的作用，且其中很多資料都關系到企業機密，因此不能隨意外泄，但因為現代企業普遍會利用網絡來存放、管理檔案，所以網絡中的安全隱患會威脅檔案資料，諸如病毒入侵、惡意攻擊等，如果不加緊防護會使得企業遭受打擊。但一般的網絡安全防護手段都存在一些缺陷，例如某些安全防護軟件更新速度緩慢，而病毒或攻擊方式層次不窮，因此不能有效防護，這時使用大數據分析法可以幫助企業做好檔案安全管理工作，原因在于該方法能夠對檔案網絡環境進行監督，對于所有未得到認可的信息或者訪問請求進行控制，同時分析這些疑似病毒或攻擊的信息特征、訪問方式特征，可實施更新病毒庫，下一次可準確識別，故檔案安全性得到保障。

4 結語

綜上所述，企業檔案管理工作非常重要，但因為以往方式方法的缺陷，所以很多企業在該項工作上都存在問題，故需要得到改善，而大數據分析法可實現改善目的。在這種情況下，企業應當深刻認識到大數據分析法的價值與優勢，采用相關手段實現該方法，再將該方法應用于檔案管理工作的各個層面，充分發揮大數據分析法作用，全面優化檔案管理工作。

參考文獻：

[1] 王軍憲.大數據分析法在企業檔案管理中的應用分析[J].新商務周刊，2019（12）：44.

[2] 馬鳳妤.大數據分析方法在企業檔案管理中的實踐[J].卷宗，2019（16）：29.

[3] 李曉萌，任越.大數據背景下企業檔案數據資源共建共享機制[J].蘭臺世界，2016（12）：48.

[4] 高志鵬，牛琨，劉杰.大數據分析方法在企業檔案管理中的應用[J].北京郵電大學學報，2015（05）：142-144.