談IT資產全生命周期管理提升IT資產管理效益

鄭琴舒 廖仲欽

[摘 要]隨著企業信息水平的不斷提高，IT資產在企業資產中比例日漸提高，由于IT資產更新換代快、種類繁多、管理復雜，文章提出了IT資產全生命周期管理理論，在將企業IT資產管理與企業運維相結合的基礎上，對IT資產從購入、安裝、使用、維護、變更、退出等環節進行了充分設計，通過IT資產全生命周期管理，有效提高了企業的信息化建設投入效率，降低了企業的運維成本，實現了企業資源的有效配置，提高了企業的綜合管理水平。

[關鍵詞]IT資產管理；全生命周期管理；管理效益提升

中圖分類號：F273.4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）14-0031-03

一、現代企業管理中IT資產管理

（一）IT資產

IT技術主要是指用于管理和處理信息所采用的各種技術的總稱，IT資產以個人計算機為基礎的綜合資產，主要包括了企業中日益增多的個人計算機（軟件、硬件）、各種信息產品、工具和備品、租借品等IT資產的信息。

隨著企業對IT信息技術的不斷引入，企業辦公的自動化、智能化程度越來越高，在IT環境中所承載的IT資產也越來越多，主要包括電腦、服務器、硬盤、自動生產設備等硬件，還包括應用程序、操作系統、數據庫、服務云等軟件、企業擁有的IT資產種類繁多，由于IT資產的來源不同，造成了管理的復雜性。如何有效地管理企業日益增長的IT資產是企業面臨的挑戰[1]。

（二）IT資產管理

IT資產管理包含企業的很多方面，包括IT資產如何進行規劃部署、如何進行IT 資產的價值管理、如何對IT資產進行跟蹤監控等。但企業對IT資產管理不重視，導致IT資產信息無序、雜亂無章。

傳統的資產管理辦法無法滿足企業IT資產管理的需要，往往造成IT資產管理質量不高、數據不完善、脫離企業運維實際等問題。

傳統的資產管理是以臺賬記錄的方式，將資產分為固定資產和無形資產，并簡單地記錄資產的名稱、入賬價值、折舊情況等，且一般采取線性折舊的方法。而IT資產包含大量的虛擬數據，而企業財務人員往往不會對這些數據進行記錄。由于財務人員與技術人員缺少交流，無法將IT資產的變更及時入賬，造成IT資產記錄與實際不相符，比如一些IT資產臺賬記錄顯示已報廢，而實際仍在使用。

傳統的資產管理模式還容易造成IT資產管理與IT資產運維的脫節。究其原因，是傳統的資產管理模式造成了IT資產信息的孤立，只有當信息技術出現問題時，才意識到管理漏洞，才會想辦法去堵住漏洞，這樣就造成了企業IT資產管理的被動性。

（三）IT資產管理中存在的問題

信息技術瞬息萬變，企業要及時調整企業內部的信息化、數字化管理，但是企業往往只看到IT資產的運維，卻沒有進一步對IT資產進行有效配置、資源整合。企業還沒有建立IT資產的概念，只抓住了IT信息資源。IT資源是指企業的虛擬資源，而IT資產則是指企業所配置的硬件設備、軟件系統等，其是企業固定資產的重要組成部分[2]。

（1）對于IT資產也沒有形成流程化、規范化的管理。對于IT資產的變更，不能及時捕捉，未能及時反饋給決策者，導致企業的管理疏漏。IT資產缺乏分層次管理，也造成了管理人員資源分配的混亂，最終導致資源的浪費、成本的提升。

（2）企業沒有將IT資產的管理與企業的實際運營結合起來。只建立了單一傳統的資產管理體系，沒有獨立的IT資產管理系統，將普通資產管理與IT資產管理相混淆，實際上IT資產在使用方式、折舊方式、使用年限方面都與普通資產有很大的差別。

（3）企業在IT資產管理的過程中，只注重對供應商的篩選，忽略了對IT資產服務商的甄別。IT資產后續的服務供應是保證IT資產正常運營的重要因素，良好的IT服務可以減少IT資產的運行故障，提高IT資產的使用效率，使IT資產高效運行。

（4）對于IT資產的投資現狀處于模糊不清狀態，企業在信息化建設過程中，對于投入成本沒有準備計量，往往造成資源浪費、重復投入的現象。

二、全生命周期管理理論在IT資產管理中的應用

生命周期理論由卡曼在1966年首先提出，以四分圖理論為基礎，標準的生命周期理論認為市場經歷發展、成長、成熟、衰退幾個階段。生命周期理論方法主要有兩種：一種是機械地看待市場發展，另一種則是隨著市場發展進行靈活機動調整，而全生命周期管理理論就屬于后一種。

（一）全生命周期管理理論

全生命周期管理理論，指管理產品從需求、規劃、設計、生產、經銷、運行、使用、維修保養、直到回收再用處置的全生命周期中的信息與過程。

ITIL是20 世紀80 年代末由英國政府部門提出，中文的意思是信息技術基礎架構庫的思想，主要適用于IT服務管理，提供流程框架和質量管理，來解決IT服務所遇到的各種問題?，F在，ITIL 的思想和方法已經開始被世界廣泛接受和運用，并在此基礎上進一步發展。ITIL為企業的 IT 服務管理實踐提供了一個客觀、嚴謹、可量化的標準和規范，企業的IT部門和最終用戶可以根據自己的能力和需求定義自己所要求的不同服務水平[3]。

參考ITIL規范的生命周期管理思想，將IT資產管理從傳統的流水式記賬方式，轉變為動態循環的螺旋周期，將IT資產管理與企業運維相結合。實際上，IT資產的管理可以依據車輛管理的方法分為注冊、變更、檢修、年檢、報廢等5個環節，通過這5個環節可以實現對IT資產的全生命周期管理。

（二）IT資產全生命周期管理的特征

IT資產的全生命周期管理是企業信息化管理的核心，充分利用資產管理、IT技術、大數據管理的理念，是企業提高IT資產管理水平的重要手段。從IT相關固定資產的購入開始計算，包含了IT資產入庫、安裝、調撥、借用、歸還、回收、報廢的整個生命周期流程，各個階段的特征分析如下。將IT資產管理與業務相結合，改變傳統的低資源利用率的管理模式，實現資源共享、資源循環的管理模式，變不確定的管理決策為根據實際的IT資產數據而做出的切實可行的戰略方案[4]。

（1）購入安裝階段，是對于企業來說最重要的第一步，卻常常被企業忽略。發掘企業的IT需求，在考慮成本費用支出的基礎上，選定合理的IT技術供應商，制定合理的采購安裝計劃，保證企業獲得良好的IT服務。經過第一步，IT資產就正式進行企業管理流程，在全生命周期管理系統中就要對該IT資產正式建立身份標識。

（2）使用擴展階段，分析企業不同節點的IT需求，制定硬件、軟件升級計劃，以效益增加為核心，保證企業IT 資產符合企業新的發展階段的需求。全面了解企業IT資產，進行有效合理部署，在保證平衡的情況下，對于特殊的IT資產要有所側重，保證IT資產處于良好的運行狀態，延長IT資產使用壽命。對于IT資產的維修情況及時記錄在全生命周期管理系統中，提高IT資產使用效率。

（3）資源整合階段，在前期梳理跟蹤、后期分析評估的基礎上，對IT資產進行有效整合，對于仍然具有使用價值的資產進行回收利用，降低企業的資本支出。IT資產在使用過程中，往往還涉及在各個部門之間的借調，IT資產全生命周期管理可以實現對IT資產權屬的及時變更記錄。

（4）資產退出階段，這是IT資產全生命周期管理的最后階段，當IT資產無法再提供企業所需要的服務時，在資產賬上，企業應及時進行報廢、出售、替換等處理。IT 資產不同于一般的固定資產，其中包含著大量的數據，企業在處理IT資產報廢時，應注意保密管理。對于軟硬件上存在數據資源要進行清理，防止形成商業信息泄露，給企業帶來商業風險。IT資產與傳統固定資產還有一個明顯的區別就是，由于IT資產變換速度快，往往沒有到使用年限就失去了使用價值。

（三）建立IT資產全生命周期管理流程

將IT資產管理與資產運維相結合，對IT資產進行合理劃分，對IT資產進行閉環管理，降低IT資產管理過程中溝通的復雜性，加強IT資產管理的有效性、連續性、可實施性、可預見性，達到提高IT資產管理效率、降低IT資產管理成本的目的。

（1）建立企業IT資產詳細圖譜，進行全面、統一、集中的IT資產記錄。對企業IT資產進行詳細分類，例如可以根據軟件、硬件、常用設備、專用設備等進行分類，建立企業IT資產的全局圖，可以有效反映企業IT資產的分布情況，例如總共有哪些設備、每臺設備有多少臺、使用這些設備的人員、設備所應用的軟件等信息；同時，IT資產圖譜還能夠準確地反映企業IT資產的價值，例如資產的折舊情況、資產的使用壽命等。IT資產圖譜將企業IT資產進行可視化管理，為每一份IT資產建立信息卡片，詳細記錄IT資產的基本信息、采購信息、使用信息、配置信息、關聯信息等，每一張信息卡片就如IT資產的身份證，可以隨時調閱，幫助企業管理者快速有效決策[5]。

（2）對圖譜進行實時監控、動態調整，在企業的實際經營過程中，隨著人員的增減、管理層的變動、企業戰略的變革，企業的IT資產隨時都在調整，通過IT資產全生命周期管理，對IT資產圖譜進行實時監控、動態調整，實現標準化管理。IT資產涉及企業各個部分，例如采購部門、財務部門、人力資源部門、績效管理部門、技術研發部門等，只有企業的各個部門相互配合，才能保證IT資產信息的準確性，才能保證IT資產管理的有效性。

（3）將IT資產管理與資產運維全生命周期相結合。IT資產全生命周期管理系統的建立，打破了IT資產的信息孤島，將IT資產管理與企業運維管理相結合，及時發現IT 資產故障問題，維修人員能夠第一時間進行系統排查，發現問題、解決問題。IT資產管理人員通過對IT資產的實時監控，甚至可以預見問題在哪里，提前解決故障問題，變被動IT資產管理為主動IT資產管理。對于IT資產發生的系統升級、應用更新、IP地址變更等情況，可以在IT資產全生命周期管理系統中及時體現，IT資產管理人員、使用人員可以通過系統看到IT資產的每個步驟，提高IT資產的使用效率、運行效率。

三、通過IT資產全生命周期管理提升IT資產管理效益

（一）使“賬、卡、物”保持一致，實現IT資產管理共享

IT資產全生命周期管理可以反映IT資產變動的頻繁性及聯動性，對IT資產信息資源進行有效整合，實現全面管理。通過IT資產信息的全面歸集，減少了IT資產管理過程中的信息不對稱性，在不同系統之間建立了資源共享機制，IT資產全生命周期管理充分展示了IT資產信息資源。

（二）對IT資產進行動態管理，實現IT資產穩步增加

IT資產全生命周期管理有效解決了企業智能化改造過程中IT資產規模大、需求廣、數據雜等問題，提高了IT資產出入庫的自動化管理水平，有助于對IT資產的全面實時掌握。通過對IT資產的信息識別，通過人工智能獲取設備的具體數據，通過編碼建立一一對應的關系，一旦資產發生變更，數據庫也會自動調整，保證了IT資產的賬實相符，促進了企業IT資產穩步增加。

（三）將IT資產通過圖表展示，提高IT資產分配合理性

IT資產全生命周期管理可以有效減少企業資產盤點中的人力、物力，降低企業的審計成本；有效解決了IT資產更新換代快速的問題，提高了IT資產管理的時效性；對IT資產究竟是重新購買還是重新進行權屬分配給出了有效回答。在人力資源有限的條件下，解決了IT資產分散難追蹤等問題，提高了IT資產的配置效率，使企業從IT資產中獲得充分合理的回報。

（四）實現信息化建設投入的準確計量，實現企業綜合管理實力的提高

通過IT資產全生命周期管理，可以科學地分析出信息化建設的投入產出比，在了解企業IT資產更新換代情況的基礎上，為企業投資決策提供有效依據，避免投資過度，便于企業的風險控制；有效解決了企業IT資產管理的難題，系統準確地反映了企業IT資產的全面狀況，減少了資產流失，提高了企業的綜合管理實力。

四、結語

隨著企業智能化改造的步伐不斷加快，IT資產在企業中的比例越來越大，企業對IT資產管理越來越重視，對IT資產進行全生命周期管理必要且緊急。IT資產管理已經成為企業戰略規劃的重要組成部分，IT技術和IT管理方法貫穿企業管理的縱向和橫向層面，縱向層包括運維的開始、運維的過程、運維的結果，橫向包括客戶資源、業務資源、產品技術等方面。通過對IT 資產的全面梳理，建立企業IT資產全局圖譜，對IT資產的更新換代及時跟蹤記錄，提高IT資產的配置效率，降低企業的IT資產運營成本，提高企業的資產管理水平，進一步推動企業的信息化建設。

參考文獻：

[1]王璇. IT信息資源與資產的全生命周期管理[C]. //2010 International Conference on Management Science and Engineering （MSE 2010）. 2010.

[2]吳瑩. IT資產管理系統建設介紹及成效分析[J]. 金融科技時代，2016（7）：64-68.

[3]林浩釗. 關于物聯網的IT資產全生命周期管理的思考[J]. 數字化用戶，2019，25（28）：35.

[4]李懷敏. 基于JAVA EE的IT資產管理系統[D]. 上海：復旦大學，2012.

[5]王雷，石峰，王欣然. 建設IT資產管控系統提升信息化管理水平[J]. 數字化用戶，2019，25（30）：97.