高校內部控制體系建設之差旅費報銷信息化建設

強歆

差旅費報銷信息化重要性

財政部于2015年12月頒發《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財監〔2015〕86號），要求行政事業單位于2016年全面推進行政事業內部控制建設，規范行政事業單位內部控制經濟和業務活動，強化對內部權力運行的制約。

2017年，寧夏回族自治區財政廳制定了《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1號），要求自治區本級各部門及各直屬單位自2017年3月1日起施行本制度;2018年，印發了《關于規范自治區本級黨政機關差旅費報銷內部控制管理的通知》（財會〔2018〕4號），將差旅費報銷內部控制作為內控建設突破口，推進各單位內部控制全過程信息化管理的落地。

隨著高職院校對外交流日漸增加，工作人員公務外出逐年增加，差旅費報銷也成為日常報銷的重頭戲，是內部控制收支業務管控的重點。目前，學院差旅費報銷業務尚未進行信息化建設，從發起申請、審批、實施、報銷，環節眾多，流程復雜，工作量大，存在各方面風險點，為提高差旅費報銷效率，防范過程中風險點，實現差旅費報銷信息化建設已刻不容緩。

差旅費報銷管理現狀

1.政策信息了解不到位，出差變數多

學院差旅費報銷和業務行為結合緊密，出差事前事后不確定性強，難以完全按原定計劃執行。同時，差旅費報銷項目種類多且復雜，不同地區、不同季節、不同人員執行標準不一。雖然以眾多方式宣傳差旅費報銷制度，但仍存在大量對差旅費報銷制度了解不全面、不到位的情況。遇到意外情況，不能即時查詢報銷規定，容易引發先支后請，超預算、超標準、超范圍、以公報私的風險，出錯率較高，影響財務核算。

2.報銷效率低

從報銷人員角度來看，當前采用的傳統報銷模式，包括事前申請、事中執行、事后報銷三個環節。三個環節缺一不可，權力互相制約，最大程度防范風險。但從另一個角度來看，環節眾多，報銷人員跑路多，如遇相關人員不在崗的情況，多次往返報銷不僅增加了時間成本，還降低了報銷效率。

3.管理工具原始

報銷的原始單據以紙質形式保存，歷史相關數據查詢繁瑣，匯總數據難度大，無法進行多年數據的分析比較。對項目或日常費用預算控制，如果由人工翻看預算表，逐個查詢報銷單據，耗費大量的時間和精力，且工作質量堪憂。

4.報銷執行力度難以控制

單位的費用支出規則、費用控制制度（比如前款不清后款不借、限時報銷、專款專用、限額使用等）無法強制遵守，可能因為個人因素影響不易貫徹執行。

差旅費報銷信息化實現分析

建立健全差旅費報銷管理制度，嚴格差旅費支出標準，明確報銷流程，按照規定辦理報銷事項;實行出差審批制度，從嚴把控出差天數和人數;運用不相容崗位相互分離、內部授權審批控制、預算控制、歸口管理、會計控制、信息公開等方式，加強差旅費報銷管理。差旅費報銷按照“事前審批，標準約束，流程控制”的管理原則，實行全過程信息化管理。

差旅費報銷管理系統在現有信息化基礎上，可選擇支持OA電腦端、移動手機，iPad設備的建設方式，以內控管理為基礎，通過底層“支撐層”“業務層”“分析層”建設，其中“業務層”信息支持自定義，可以根據學院的需求調整表格、出差類型等內容;“分析層”信息支持自定義，可以根據不同人員角色查看統計信息。切實達到過程留痕、責任可追溯，完成“不見面審批”。

設置使用人、財務人員、單位領導三種角色，清晰明了。在流程中，要求做到事前審批，使用人提出“出差申請”經過單位領導審批;事后報銷時，使用人提出“出差報銷”，可以將出差審批單據作為報銷依據，同時附上其他出差憑據，讓報銷過程中的審批人清晰、準確地了解報銷情況，讓審批有理有據，完全做到過程管控。

1.系統功能分析

學院具體報銷流程為：報銷人、部門負責人逐張簽字→分管院領導逐張簽字→計劃財務處副處長審核并粘貼→報銷人、主管院領導在差旅費審批表簽字→計劃財務處處長審批→分管財務院領導審批→出納付款（轉公務卡）。

差旅費報銷中的流程需非常嚴密，既要充分體現出各部門的權責，又要避免推諉扯皮而導致管理的缺失。流程的自動發起與流轉使得信息也自動傳遞，避免了各部門之間的信息不對稱。

2.業務功能分析

出差申請單。申請人根據單據內容填寫出差事項，其中系統設置必填項內容，保證單據內容的完整性;單據中設置“出差類型”“經費類型”“出差地點”等模塊采用下拉框選擇信息，保證單據內容的統一性;其次，申請人根據職級、地點信息了解到出差的預算金額，實現事前管控費用預算。

借款申請單。在出差申請單中如果是否借款選擇“是”，當出差申請單流程結束后可自動觸發借款申請單審批流程，審批通過后，發起差旅費報銷的時候可關聯相關借款申請單的借款金額到單據中，快速了解當前報銷人員的借款情況，對報銷金額進行沖銷。上傳原始憑證。出差人員線上上傳培訓、會議文件，填報申請（時間、地點、人員、事由），系統內嵌差旅住宿費標準、補貼定額，充分利用表單中的相同、相關信息，實現部分數據自動填入，自動審核，從而避免人工手填單的失誤和多次核對，減輕工作量，提高報銷效率，加快支付速度。相關領導線上審批，財務人員線上審核，提高出差審批效率，方便教職工，真正將“放管服”落地。

3.查詢功能分析

在單據的側面附有差旅費報銷的相關制度信息，申請人可以直接了解報銷制度;在單據的側面可以簡單地查看當前報銷人員的報銷情況，以圖標的形式直觀展示出來。在財務審批過程中，財務人員也可以看到報銷人員之前的報銷情況，避免出現重復報銷。

在審批過程中，關聯查看報銷人的出差審批單，實時查看制度及單據、報銷票據等信息，了解報銷人員的報銷情況，考慮是否允許報銷，真正做到事前審批，事后報銷。

4.統計功能分析

系統支持自定義統計分析，可以根據不同角色人員的需求，設置統計表展示方式，如個人差旅費報銷情況、部門差旅費報銷情況、分年度報銷情況等多種查詢方式，便捷操作。

構建高職院校內部控制規范體系，不斷提高高職院校的管理水平，保障財產物資的安全和完整，提高高職院校整體發展能力。而差旅費報銷信息化管理，從制度管理的角度，實現事前審批，事后報銷，讓報銷工作有理有據，從結果管控轉型為過程管控每一項費用的支出與使用。它與財務管理密切結合，達到節約各項費用開支的目的，為單位的全面預算管理奠定基礎。

差旅費報銷信息化構建及實現，解答了使用人在差旅費報銷時的疑惑和難題，優化財務審批流程，節約報銷時間。對差旅費報銷系統的研究和分析，可為實現后續的網上報銷系統的設計和使用提供參考。（作者單位：寧夏財經職業技術學院計劃財務處）