國家地下水監測工程(水利部分)檔案信息化案例分析與研究

藺悅霞，沈 楠，艾尼瓦爾·達吾提，鄭 策，文 燕，嚴宇紅，張永生

(1.新疆水利廳網絡信息中心，新疆 烏魯木齊 830000；2.北京交通大學，北京 100044；3.水利部信息中心，北京 100053；4.北京益邦達科技發展有限公司，北京 100089；5.新疆水文水資源局，新疆 烏魯木齊 830000；6.黃河水利委員會水文局，河南 鄭州 450004)

1 概況

國家地下水監測工程由水利部和自然資源部兩部共同建設，其中水利部分是水利部信息中心法人負責實施。工程建設涉及7個流域32個省，是唯一由中央統一建設管理的水利項目。

檔案管理工作是項目建設管理的重中之重，根據項目特殊性，專門開發了國家地下水監測工程檔案管理系統(分建設管理和服務利用兩個階段)，采用信息化手段進行項目全過程檔案管理，有效解決了項目點多面廣及眾多參建單位工程建設檔案標準統一等難題，加強了各單位檔案工作質量進度控制，確保了項目建設檔案工作高質量高標準高效率完成。

2019年9月，全國40個單項工程完成檔案驗收，優良率高達72%。2020年1月，順利通過水利部組織的整體工程檔案專項驗收，評定優良。驗收專家組對檔案信息化建設管理給予調度評價，認為本項目檔案管理專業規范，檔案信息化的全過程開展，實時遠程檢查與指導、紙質檔案同步數字化，實現了信息服務主動化、工作手段智能化，有力提升了檔案管理的工作效率和水平，創新了水文基礎設施項目檔案管理模式，具有一定的先進性。項目檔案信息化獲得水利部首屆智慧水利優秀應用案例和典型解決方案獎，堪稱水文設施項目檔案建設典范。

2 項目分析與關鍵技術

檔案信息化項目設計架構在傳統檔案元數據管理基礎上拓展，通過獨具特色的業務標引對檔案進行多維度專業描述，初步形成知識體系自主學習模式，使得檔案與業務工作更加貼合。同時借助物聯網技術，將實體檔案管理納入信息化管理，解決實體檔案管理脫節和工作效率低等問題。

2.1 元數據管理與數據挖掘技術結合

在通用檔案元數據基礎上，分解為業務、數據及技術三類元數據。分別用于描述電子檔案數據含義、規范檔案數據的訪問與使用及控制業務流轉和功能使用。

建設期系統實現了檔案分類、編碼、編目自動化；建立了標準統一的數據規則與審核機制；大文件傳輸技術及OA接口實現電子檔案的同步生成。查詢利用階段，專業知識體系元數據結合數據挖掘技術實現檔案使用行業化。

2.2 工作流引擎技術

工作流引擎技術來源于OA辦公系統，采用圖形化界面設定各節點參與人，結合元數據自動判斷流程走向，在檔案各工作環節實現流程電子化，做到過程可追溯。

2.3 系統全方位電子檔案安全保障體系

系統全方位電子檔案安全保障體系，在應用層面系統、安全、審計三員分立，基于元數據達到數據級權限控制。在數據層面使用動態加密技術對題名、原件進行混淆加密，電子檔案全程處于加密保護應用狀態，從源頭控防數據越權使用。

2.4 二維碼RFID標簽物聯網技術

使用標準化的開放性信息存儲器技術及無線射頻認別技術，通過標簽認證打通實體檔案與電子檔案一體化管理，提高精準管理的水平。

3 項目總體設計思路

檔案信息化項目做為項目建設管理的手段之一，通過5 a的建設使用，一方面為國家地下水工程建設管理工作發揮了巨大作用，同時也為水利工程檔案信息化積累了許多豐富經驗。但由于資金少，工期緊，體量大等因素，項目建設尚有可完善可拓展空間。為此，筆者在項目竣工驗收后，對檔案信息化項目進行了進一步思考及分析研究，形成了較為成熟完善設計思路。

3.1 應用系統設計

3.1.1 體系結構

檔案信息化項目以云平臺和大數據平臺為技術基礎，將數據范圍從傳統載體檔案管理擴展為電子文件歸檔和電子檔案管理，基于統一的非結構化平臺實現電子文件的存儲與管理，通過改造和利用已有的資源，并引入數據挖掘技術實現業務工作自動化和數據服務智能化，為實現“打造水利記憶，構建數字資源體系”的宏圖打下技術基礎。總體結構如圖1所示。

圖1 應用系統總體結構圖

如圖1所示的設計的檔案管理系統包含：資源利用服務平臺、業務數據歸檔接口、電子文件管理系統、電子檔案管理系統、統一系統管理平臺和統一非結構化平臺六個子系統，實現了從各業務系統中捕獲所需管理的電子文件，對電子文件進行科學分類管理并通過保障其真實性、完整性、可用性和安全性，實現“單軌制”管理，通過對文件數據內容的提取實現對其價值的有效挖掘，最終提供各業務系統使用，為各項業務服務。

3.1.2 主要功能簡述

參考國家有關《數字檔案館(室)建設指南》等規范，建設滿足“收集、管理、保存、利用”功能的電子檔案管理系統，設計的主要功能包括：

1)實現檔案收集業務

完成業務系統中電子文件歸檔通用接口的開發，實現對電子文件的捕獲登記。主要功能包括：電子文件捕獲、元數據捕獲、電子文件封裝、電子文件轉版、電子文件推送、“四性”檢測、數據校驗、日志及反饋。通用歸檔接口的開發使得各業務系統可以在電子文件產生的環節調用接口服務，實現電子文件的自動捕獲。

2)實現檔案管理業務

檔案管理系統是依據國家相關標準規范、實現業務系統電子文件歸檔和電子檔案管理功能的業務系統。主要功能包含：捕獲登記、整理組織、鑒定處置、統計監控、查詢利用、系統配置等，其中支持對各類不同格式電子文件管理、通過配置可適應不同業務數據以樹形層次進行靈活地分類組織和管理，并實現“四性”保障和檢測是系統建設的重點。

電子文件管理系統在保障電子文件“四性”的基礎上，可探索電子檔案“單軌制”、自動化管理(分類、組織、建立索引、提取主題和摘要、建立關聯、轉版等)模式；也支持將數據歸入一期項目已完成的電子檔案管理系統，按傳統載體管理模式進行管理，使得系統既支持電子文件歸檔和電子檔案管理，也支持傳統載體檔案的管理。

電子文件管理系統和電子檔案管理系統可采用統一的系統管理模塊實現對統一用戶/機構、權限和數據存儲的管理。

3)按多級管理模式建設統一的非結構化平臺

非結構化平臺是實現電子文件管理和電子檔案管理業務的基礎數據平臺。通過建設統一的非結構化多級應用平臺可解決對海量非結構化數據存儲和統一管理的問題，實現各類復雜管理結構的定義、格式轉換、版本管理、檢索服務、工作流服務、日志審計和各類安全服務，提供保障法規遵從的基礎技術，可保障電子文件“四性”和長久保存。

4)實現挖掘服務，構建知識體系

實現挖掘服務包括：實現電子文件利用和集成數據挖掘技術提供知識服務兩部分工作。首先，通過改造已建設的資源利用服務平臺，使之不止針對傳統載體檔案，而可以面向歸檔前和歸檔后的各類電子文件實現各類資源利用服務，建成為各級業務部門提供各有側重的電子文件和電子檔案利用的統一服務平臺。其次，集成數據挖掘技術，面向試點業務提供知識化、智能化的主動資源服務。

5)檔案保存業務

通過電子檔案長久保存系統，確保檔案數字資源的長期保存與重要檔案數字資源的永久保存。

6)檔案利用業務

通過檔案資源共享利用平臺為檔案利用者提供服務，通過檔案門戶網站進行檔案宣傳，通過大數據分析系統進行檔案資源開發、提輔助決策等智慧檔案服務。

3.1.3 應用功能設計思路

系統功能設計分三個層次：第一層次主要偏重檔案的實用性，滿足單位現有檔案管理業務需要的基礎上，實現電子檔案單套歸檔制；第二層次在第一層次基礎上提供智慧服務功能，包括檔案知識庫、智能學習分析、RFID檔案管理、檔案云、大數據、智能推送方面的功能，實現檔案在水利行業知識體系下的智能學習擴展及主動服務推送功能。第三層次實現檔案的仿真虛擬化功能，提供數字展館、VR仿真、結合物聯網技術和優化調度實現檔案的更高層次的智慧管理應用(見圖2)。

圖2 應用功能設計結構模塊

3.2 數據建設方案

數據是智慧檔案館的基礎，以檔案數字資源為基礎的業務數據經過采集、檢測、傳輸、處理、標準化和規范化后，裝載到水利部專網、內部局域網以及涉密專機等智慧檔案館業務應用系統的數據庫及存儲設備中。數字檔案資源建設包含文書、科技、聲像、專業等各門類電子檔案、傳統載體檔案數字副本和數字資料等建設內容。數據建設內容包括標準規范建設、增量電子檔案歸檔、館藏檔案數字化加工和數字檔案資源的備份四項工作內容。

3.3 保障體系建設

檔案信息化建設、運行和維護是項長期的系統工程，需要建立相應的經費保證、管理制度、人力資源保證。根據檔案管理實際，確保各級管理機構均配備相應的專兼職檔案管理人員。經費保障是開展檔案信息化建設的基礎保障，將檔案信息化建設費用列入計劃、預算，保障工作有序開展。

4 項目建設完善意義

檔案信息化項目建設與完善設計是一個多維度開放性系統，將實現從被動服務向主動服務轉變，從“幕后”走向“前臺”，從脫離業務工作的管理方式轉變為與業務工作緊密結合，提高服務的質量和效率，形成數據挖掘、主動服務的能力。做到標準先行，對水利檔案單軌制進行初步探討。提高電子檔案可靠存儲性，同時突出水利專業性，建立以水利知識庫體系為基礎的檔案索引，利用智能學習技術實現智能分析，自動標引，最終為各業務口徑提供全面數據支撐。

5 結語

檔案信息化項目建設與完善設計依據“打造水利記憶，構建數字資源體系”的檔案工作發展目標，在5G等新技術的支持下，在文字、圖像、聲音、影像、三維仿真等等多種檔案形式的支撐下，對數字化檔案進行深入挖掘，通過VR虛擬現實技術實現虛擬檔案展廳。希望項目建設完善設計，能對即將建設的國家二期地下水監測工程項目管理起到一定借鑒作用，也為水利工程檔案管理提供一定的參考價值。最終實現真正意義的水利工程檔案信息化，智能化。