新形勢下電力企業工程項目檔案管理改革探析

秦詩瓊

（廣西電網有限責任公司，廣西 南寧 530000）

一、概述

近年來電力建設事業突飛猛進，各種利用新能源和高新科技的電力基礎設施、電網網架結構等越來越完善。但在電力建設迅猛發展的同時，工程項目檔案管理不斷顯現出弊端、不足，這是不可否認的事實。面對這樣的形勢，電力企業在工程項目檔案管理中要從工程建設初期開始，對所有文字、圖表、聲像等資料進行明確的分類、管理，預防產生錯漏。鑒于此，電力企業有必要利用數字檔案館深化工程項目檔案管理改革。

二、新形勢下電力企業工程項目檔案管理改革契機

電力工程一般具有建設周期長、內容繁復的特征，其項目檔案管理工作量較大，為了預防在電力企業檔案管理中出現問題，急需統一管理內容、優化管理方式，以此保證工程項目檔案管理的效率、質量。然而當前形勢下電力企業工程項目檔案管理面臨兩大難題。

一個是工程項目檔案收集不完整，準確性不足。電力企業在工程項目建設中存在檔案意識較差的問題，認為檔案管理瑣碎、繁雜，無法產生直接的經濟效益，在緊張忙碌的工程項目建設施工中更關注工程進度與質量，在管理文件材料方面沒能和生產建設同步，導致文件在形成和流轉等環節遺漏、缺失。加上電力工程項目建設中經常發生人員流動現象，檔案收集不及時導致很多文件只能事后追補，破壞文件材料的原始依據性，嚴重影響工程項目檔案的完整和有效性[1]。另一個是工程項目數字檔案的真實性與可靠性不強。數字檔案的真實與可靠是發揮檔案價值的關鍵性支撐，但是電力企業的數字檔案建設沒有得到完全可靠的保障。

電力企業工程項目檔案管理之所以存在這樣的難題，主要和當下的檔案管理制度與職責劃分不合理、數字檔案建設落后、安全保障不力、不重視開發利用等因素有關，無法適應新形勢下的新要求。為了解決難題，電力企業檔案工作者要以數字檔案館建設應用為契機，積極探索管理工程項目檔案的新模式，進行全過程管控，實現改革創新[2]。

三、新形勢下加強電力企業工程項目檔案管理改革的措施

1.建設數字檔案，完善收集歸檔

有了制度基礎以后要及時梳理數字檔案館系統建設的原則和流程，在設計各類工作平臺之初樹立檔案意識，保證將文件材料歸檔作為各業務流程的終點，實現對文件材料合規性的源頭控制，從而實施電力工程項目檔案全過程管理。

首先，規范產生電子文件時的標準和收集流程。為了保證在電力工程項目建設過程中收集檔案的真實性和完整性，從產生電子文件開始就要配合工程項目管理系統，構建并使用較為完善的數字檔案館系統（如圖1所示），讓項目信息對應唯一的入口，工程號和圖號、文件號等嚴格遵循電力工程項目檔案歸檔及管理辦法，按照信息技術規律重組業務需求，構建與信息化管理相符的業務流程和代碼體系、表單，更新電力企業的電子文件管理辦法、工程項目檔案管理辦法等，使檔案管理統一、規范、高效。

圖1 數字檔案館系統架構

其次，建立數字檔案館系統和工程項目管理系統的數據接口。在電力工程項目的圖紙與設計檔案歸檔中，要注意梳理生產管理系統，在電力工程項目的立項和策劃環節統一部署工程號和卷冊、圖紙編號，讓設計人員對于圖紙的提交經過自動圖紙信息校對和寫入，完善檔案數據庫，保證工程號和圖號真實；利用和檔案系統的字段對應關系、各數據表的從屬結構、電子文件目錄存放層次，形成檔案信息傳輸接口，及時在檔案系統中傳輸工程項目管理系統所收集的電子文件和信息。

再次，優化電子檔案歸檔設計。針對電力工程項目檔案的歸檔，主要運用數字檔案館梳理管理部門產生各類文件的流程。在設計系統時根據數字檔案館的功能，編制工程項目檔案收集管理辦法，主要包括電力工程項目建設中產生的文書檔案、合同檔案、聲像檔案等；在各部門設置兼職檔案員崗位，明確由產生部門及時將各類有價值的電子文件和檔案上傳到系統，然后檔案人員負責整編入庫。

最后，保證電力工程項目數字檔案的真實與可靠。電力企業應用數字檔案館時要與ERP系統、設計管理系統、協同辦公系統等平臺密切結合，確保各工程項目中形成于立項審批、招投標、設計施工和竣工驗收等環節的文字、圖表、聲像等檔案應歸盡歸；建設數字檔案館時要重視文控，也就是全過程管控工程項目文檔，確保形成統一的重要文件、規范文件命名、執行元數據方案、固定文件存儲格式、在合適位置保存電子文件、分類電子文件、鑒定電子文件的價值等；科學控制文件版本，因為元數據對文件真實可靠與否有直接影響，在動態管理電子文件時要通過元數據詳細記錄文件發生的所有變化，按照這些記錄再現電力工程項目電子文件的原貌，保證電子文件發揮憑證價值；按照電子簽名的法律和規定，通過電子簽名和時間戳、元數據管理等使電力工程項目的數字文檔真實可靠。

2.構建保障體系，維護檔案安全

數字檔案館的建設和運行都離不開強有力的保障體系，主要包括安全保障和運行技術標準、管理標準等[3]。在建設安全保障體系時要基于加密技術維護電力工程項目檔案轉移和傳輸、應用的環境安全；立足電力企業局域網科學使用防火墻、殺毒軟件，保證安全地存儲檔案信息；在數字檔案館內部使用實時監控系統，實時掌握檔案的訪問和修改等情況；落實檔案資源備份，合理設置用戶使用權限，并維護好電子檔案保管環境，保證檔案信息存儲方式和工程項目檔案類型的契合性。在建設管理標準時要全面梳理新形勢下的法律法規和標準、規程，立足國家和行業要求優化工程項目檔案管理標準，結合電力行業的發展形勢更新相關體制和機制。例如檔案部門要利用電力企業的報刊、網站主頁和微信公眾號等加強對數字檔案館的廣泛宣傳，編制新舊檔案管理系統的流程對比表格，進行工程項目檔案在線收集歸檔和整理分類、借閱利用的正反對比，還有設計人員對比數字檔案館的各個設計版次，保留校核與審核意見等，讓各級領導、人員進一步認識數字檔案館建設的重要性，增強安全意識。

3.支持開發利用，發揮檔案價值

對于電力企業的工程項目檔案管理而言，利用是終極目的，應妥善處理館藏檔案數字化和新增數字檔案管理之間的矛盾，在進行原有檔案數字化加工處理的同時，大力采集數字檔案資源，改善數字檔案館的資源結構。以此為基礎更新工作理念，把電力工程項目數字檔案的知識管理、知識服務作為核心，在用戶需求導向下借助大數據技術實時管理并分析海量數字檔案，提供檔案知識化服務[4]。例如深化電力工程項目檔案資源組織，在進行館藏檔案資源的數據挖掘時提供增值服務，按照用戶個性化檔案信息需求整合數字檔案資源，形成專題資源庫，構建移動檔案信息平臺，優化檔案信息服務。電力企業運用數字檔案館有效對接網絡系統和檔案利用需求，形成應用窗口，方便對檔案信息的統計、查詢、發布、開發和交流等，在多元化檢索技術的支持下改進檔案信息編研與印制等操作，更快捷地使用檔案資源，最終最大限度發揮電力企業工程項目檔案的價值。

結語

工程項目檔案管理改革屬于復雜的系統性工程，在各行各業紛紛大力推進信息化建設和技術革新的新形勢下，傳統檔案管理模式無法實現高效、精細化的檔案管理，無法把工程項目檔案管理要求融入工程項目建設的各個環節，好在數字檔案館帶來檔案管理的巨大變革，電力企業要提高對數字檔案館建設重要性與迫切性的認識，探尋一系列行之有效的措施加強數字檔案館的建設和應用，讓工程項目檔案工作有章可循，切實做好電力工程項目檔案和實際工程項目的同步建設，保障工程項目檔案完整、真實、可靠，實現持續的改革和發展。