核電項目設備調配檔案管理難點及建議措施

馮厚娟 徐永臨

（上海核工程研究設計院有限公司，上海 200233）

1 定義

核電項目設備調配，是指在核電現場施工和調試過程中，根據工程需要，針對已交付核電現場的設備（整體或部件），確需從其他項目、機組或系統調配到當前項目、機組或系統的單項活動。

根據國家核安全局《民用核安全設備調配管理要求（試行）》規定，當前納入中國國家核安全局許可的民用核安全物項，指《民用核安全設備目錄（第一批）》（國核安發[2007]168號）及《關于進一步明確部分民用核安全設備類別許可范圍的通知》（國核安發[2012]106號）確定的物項類別。但因民用核安全物項的制造技術和管理水平尚存不足，質量不夠穩定，且由于設備質量問題導致現場建造進度嚴重拖期的情況屢屢發生，因而出現了較多的由于進度、成本等原因要求進行不同核電項目之間或機組間設備、部件或鍛件調配轉移使用的情況。核電項目中那些發生了調配活動的設備的設備檔案便稱為設備調配檔案。

2 設備調配檔案管理內容

設備調配檔案由設備制造完工文件和設備調配文件（記錄）兩部分構成。設備制造完工文件，是指設備供應商在設備制造過程中形成的一系列文件，反映設備制造過程和真實面貌的，具有查考利用價值的文件的總和，具體包括質量數據包、竣工圖及特殊載體檔案（如設備安裝軟件光盤、設備射線底片、設備制造/出廠驗收/包裝發運照片等）。設備調配文件，是指設備已出廠、交付核電現場使用時因進度、成本等原因產生不同核電項目間或機組間設備、部件或鍛件調配轉移使用時形成的記錄，具體為設備調配申請單等相關記錄。

設備調配檔案的兩部分不可切割，應相互聯系，互為追溯，共同作為該設備后續調試運行和維修時查證其制造情況與數據的重要憑證。

3 設備調配檔案管理難點

不同于一般的設備檔案，設備調配檔案作為核電設備調配后的重要查考憑證依據，在檔案管理存在以下難點：

3.1 設備調配類型多，設備調配檔案整理難

根據調配的發生時間，設備調配可分為出廠前調配和出廠后調配。出廠前調配，即未交付物項調配，其制造完工文件尚未完全形成，設備調配文件在車間制造中衍生，檔案整理主體為設備制造廠。出廠后調配，即已交付物項調配，其制造完工文件已形成并隨設備交付核電廠，設備調配文件為在核電廠內安裝使用中衍生，設備調配檔案的整理主體為核電廠。

根據調配的內容，設備調配可分為整體調配和零件調配。整體調配時，該設備制造完工文件隨設備一同完整調配使用，零件調配時，該設備制造完工文件可能僅將涉及該零件的制造數據文件隨設備進行調配。

根據調配的地點，設備調配可分為同機組調配、跨機組調配和跨項目調配。同機組間的設備調配時，其調配文件歸檔時的機組分類也相同；跨機組調配和跨項目調配時，其調配文件歸檔時的機組分類不同。

針對不同的設備調配行為，設備調配檔案的整理也不可一概而論，應根據各部分檔案的產生主體和內容等進行區分。

3.2 設備調配頻繁、接口多，設備調配檔案收集難

核電項目建造工藝新、建設周期長、設計變更多，往往使已交付設備不能滿足最新安裝需求。另外，項目建造采購設備種類眾多，因設備采購進度、供應商制造工藝水平差異、合同變更等原因，也常使得設備制造問題突出，不符合現場安裝質量要求與進度控制而不得不返廠重制或修理。為確?，F場施工進度，故此產生了較多的設備調配行為。據統計某一核電站在工程建設期間發生大量的物項調用，僅閥門調用便有約600臺。但在檔案收集時發現設備調配檔案的歸檔率并未達到100%，究其原因包含個別緊急設備調配未嚴格按照調配流程產生調配文件、調配發起人未及時進行歸檔導致文件丟失、跨項目調配時因缺乏文件歸檔意識未將設備制造文件隨設備一同調配等。

3.3 調配設備檔案歸檔關聯性缺失，設備調配檔案追溯難

一是調配設備與調配設備檔案之間缺乏有效關聯。發生調配的設備在安裝時將懸掛設備調配標牌加以標記，但設備移交調試后，設備銘牌、設備調配標牌等標識信息會被新設備標牌替代，同時設備調配記錄——設備調配單的歸檔未有具體要求，這些都導致被調配設備與對應的設備制造完工文件難以追溯。雖要求在設備安裝ITP、施工記錄中填寫設備調配單編號，以通過安裝記錄中的調配單編號追溯相關設備，但這種措施仍不能很好滿足從文件追溯設備調配情況的要求以及后續設備運維過程中的查閱設備制造信息的利用需求。

二是設備調配檔案的兩部分之間缺少組卷關聯。就已交付設備而言，調配設備的制造完工文件與設備調配文件因不同責任主體分別整理歸檔為不同案卷，兩部分案卷在檔案管理系統中著錄時因設備位號、完工文件編號等關鍵關聯信息缺失而無法做到案卷間的有機關聯，導致無法通過調配單直接追溯查詢到設備制造案卷。

4 設備調配檔案管理建議措施

4.1 制定符合不同設備調配類型的檔案管理要求，提供全面的檔案整理方法

文檔管理部門應了解設備調配的類型，根據不同的設備調配情況制定全面的設備調配檔案整理要求。設備出廠前產生的調配，應由采購部門采取措施確保供應商將物項調配相關記錄納入供應商設備竣工文件中，按新的項目機組/位號組卷；設備出廠后產生的項目內調配，由調配發起人在項目文檔的協助下對物項調配單及其文件與供應商設備竣工文件整合組卷，原則上不修改物項調配前已產生的文件編碼；設備出廠后，當調配涉及跨項目和剩余物資時，由調配發起人組織調出方和調入方項目文檔對原案卷進行整合（整合原則同項目內調配），并填寫調配物項供應商設備竣工文件交接單，調入方項目文檔接收文件確認無誤后簽字。

4.2 加強設備調配流程運用和檔案歸檔意識培訓，提供完整的檔案收集內容

一加強設備調配相關程序培訓。組織設備調配工程師、專兼職檔案管理員進行設備調配管理、關聯屬性填寫要求及著錄信息等培訓，確保調配流程規范符合監管要求，系統關聯屬性著錄完整準確，并應不定期對系統中信息著錄錯誤的關聯屬性進行修正，建立檔案人員系統關聯信息著錄復核制度。

二提升設備調配檔案歸檔意識。對調配發起人開展檔案歸檔流程培訓，強調歸檔的及時性與完整性，同時對文檔人員強調設備調配檔案的歸檔管理要求，通過對比調配單取號記錄，定期核查調配單歸檔情況，督促調配發起人及時歸檔，防止原件丟失。強調所有調配單由發起部門按照年度歸檔計劃，在文件辦理完畢后即時向文檔部門歸檔保存，在項目竣工時按照設備檔案移交方式、以設備檔案現場補充文件包形式向業主單位移交。

4.3 建立設備調配文件與制造完工文件的案卷關聯，提供快捷的檔案追溯查詢

一規范設備調配記錄的填寫要求。設備制造完工文件編號和設備位號（部件編號）是連接設備調配文件與制造完工文件之間的關聯信息，應在形成調配記錄時便規范、準確填寫。在檔案歸檔階段，擴大文檔人員對設備調配單的歸檔檢查范圍，除了文檔規范性檢查，還重點關注調配單中被調設備完工文件編號和部件編號等關鍵信息的填寫規范，對于不符合填寫要求的給予回退。

二建立設備調配記錄與制造完工文件的歸檔關聯臺帳。通過“歸檔關聯表”的建立，做好調配文件與制造完工文件一一對應，調配文件案卷與制造完工案卷一一對應，同時調配記錄與系統掛接，創建設備調配記錄與調配設備制造完工文件分別歸檔后相互追溯的渠道，保證用戶在查閱調配單時便可通過關聯文件直接查閱到制造完工文件，在查閱制造完工文件時也可通過關聯文件直接查閱到調配單，創建了設備調配記錄與調配設備制造完工文件分別歸檔后相互追溯的渠道。