大數據時代電子檔案收集歸檔研究

姚 艷

（湖南省地質礦產勘查開發局407隊，湖南 懷化 418000）

檔案管理工作并不僅僅是指簡單的數據收集和匯總，它與企業中的每一個員工和工作的每一環都緊緊相扣，對一個企業的發展來說非常的關鍵。然而在數據和網絡技術飛速發展的今天，當前的檔案管理工作中仍然存在著一定的問題，有待進一步解決，因此，為了更深層次地推動企業的長效性發展，相關的檔案管理工作人員必須把握住時代背景下的發展機遇，結合新技術進行創新和突破，從而更好地保存和利用檔案信息，創造出更高的價值。

1 數據技術給檔案管理工作帶來的影響

隨著數據技術的進一步發展，企業的檔案管理工作也發生了一定的變化，它不僅讓檔案管理工作迎來了新的契機，也同時帶來了一定困難和挑戰。從數據技術對于檔案管理的機遇性的角度出發，一方面，由于信息和數據處理的復雜性，傳統的檔案處理工作需要耗費大量的人力和資源，而這些浪費勢必會對企業的資金運轉造成一定的影響，應用先進的數據技術，不僅能夠進一步提升信息處理的先進性，還能夠實現管理人員的勞動力的解放，從而提升檔案管理工作的實際效率。另一方面，隨著社會的進步和發展，企業中的工作信息和人員檔案的數據存儲越來越多，傳統的人力管理根本不能夠適應海量的信息容量，并且，企業發展的結構越來越完善，不同的檔案和資料的加密層數、保存期限都有不一樣的標準，因而必須應用數據化處理才能夠進一步為提升數據處理的精確性提供保證[1]。而從數據時代下檔案管理工作所面臨的挑戰來看。一方面，就是相關的基礎性建設。不論從技術設備的革新還是人才資源的引進層面出發，相關單位都需要進一步加強創新性工作的考慮，從而進一步為提升檔案管理的精準性提供支撐；另一方面，數據技術具有互通互聯的特點，雖然這給檔案處理帶來了一定的積極影響，但是它也有可能會導致信息和數據的泄漏，進一步給企業和個人帶來不可磨滅的危害。同時，當前系統病毒、網絡黑客等信息攻擊性行為屢見不鮮，這些不同層面的安全性因素造成了數據和檔案存儲的危險。

2 當前電子檔案管理工作的現狀和問題

隨著對數據信息處理技術理解的進一步深入，當前的檔案數據管理工作也有了一定的創新，但是依然存在著一定的問題和不足需要得到進一步重視。首先，對當前的發展情況來說，電子化的檔案管理已經成為一種必然的趨勢，而企業也必須應該提高重視，采取相對應的應對措施和方案，但是實際的工作中，很多企業并沒有關注到數據技術處理對檔案管理工作的重要意義，并沒有制定出相對應的工作方案，也沒有進一步完善工作體系，而依然采用相對來講效率更為低下的傳統工作模式，導致實際的工作效率并沒有實現明顯的提升。其次，很多企業雖然已經關注到了數據管理的重要價值，但是實際設備技術和人員引進上還存在著一定的問題，一方面，海量的檔案處理的精密性無從保證；另一方面，非專業性人員的操作和處理也不能夠充分發揮出數據技術的優勢。最后，當前的檔案收集和歸檔工作暴露出了很多的風險性因素，很多企業的檔案工作人員的安全性意識有待進一步地提升[2]。一方面，企業相關的工作規章并沒有合理完善，檔案管理實際的制度缺乏科學性和機密性，容易造成一定程度的信息泄露風險；另一方面，相關的技術處理未健全，很多企業還不懂得應用系統加密、防火墻等信息保護措施完善檔案管理的安全性。對當前電子檔案管理工作中暴露出的不足和問題，相關單位必須要提高關注，進一步滿足企業發展對檔案和信息處理的需求。

3 大數據時代檔案收集歸檔的創新路徑

3.1 加強設備技術的投入

對數據時代的信息處理來說，設備和技術是最基礎性的支撐，如果實際的檔案處理工作中不能夠充分應用先進的技術設備，那么工作效率和效果很難實現綜合性的提升。首先，企業單位的高層和領導應該加大對數據處理技術的認識，從而進一步提升資金投入的占比，為檔案的處理工作提供更加先進和科學的技術支持。其次，相關單位應該進一步對數據處理技術進行綜合性的對比和分析，從而選定出更為貼合自身實際工作環節和工作內容的方案。對信息的收集和歸檔工作來講，不同的工作環節中需要應用差異性的技術處理，一是針對檔案歸檔的工作環節而言，一方面可以應用實時歸檔的技術，聯通好各個環節中的文件傳輸和管理端口，從而進一步實現及時的數據和信息處理，隨時隨地進行歸檔。另一方面是集中式的定時歸檔，這種方式是利用數據平臺信息處理海量性的特點，在歸檔環節先將數據儲存在終端系統中，然后根據實際的時間設定在后臺完成不同層次和類別的檔案的劃分。二是對信息存儲環節而言，傳統的檔案處理工作中，很多紙質檔案在存儲環節中帶有一定的唯一性，如果保護不佳很容易造成數據的缺失，同時，這樣的方式也不利于后續資料的查詢和使用，而在大數據技術的影響下，電子備份技術給了這種情況新的突破，利用文件備份技術，上傳至云端的檔案信息可以在第一時間形成后臺的備份文件，并且備份文件同樣具備一定的可讀性和完整性，這樣能夠完全擺脫傳統管理模式中檔案的唯一性和信息調取的不便性。最后，企業也應該建立并完善內部的檔案管理平臺，實現電子檔案的一站式處理和統一化管理，并為內部的工作人員提供數據信息查詢端口，從而保證在工作過程中，工作人員能夠通過實時的數據查詢匹配到自身需要的信息。

3.2 優化工作隊伍的素質

為了進一步發揮出電子檔案管理工作的實效性，企業單位必須要關注到工作隊伍整體素質的提升，從而提高檔案和管理工作的專業性。首先，要幫助員工轉變實際的工作思想，應該重視到的數據技術對檔案管理工作的優勢和必要性，保證他們能夠在實際的工作中對數據技術和管理平臺進行充分的應用。其次，為了提升員工對數據技術的電子檔案管理的了解，相關單位可以組織員工定期參加相關的工作會和研討會，深入了解不同技術在實際工作中的應用。同時，也可以充分利用網絡資源和社交媒體，對員工的實際媒介接觸習慣進行調研和分析，通過線上學習的方式增強員工的學習興趣，幫助他們提高綜合性的意識。最后，要注意相關技術人才的引進，這樣能夠進一步提升檔案管理工作的專業性，從而進行更標準化的信息管理。因此，相關單位可以和高校建立聯系，在引進專業人才充實工作隊伍的同時，為優秀的檔案管理人才提供適宜的工作崗位，實現雙贏。

3.3 促進操作流程規范化

為了進一步提升檔案管理工作的效率，應該促進操作流程的規范化，首先，應該關注到公司內部的管理體系，進一步結合企業的工作實際，制定出更貼合于本企業的管理操作流程。為了避免出現不同部門的工作各自為伍的情況，應該注意促進不同部門和環節之間的交流，從而建立更為合理的檔案歸檔機制。其次，應該注意到前端控制工作的重要性，從而更有針對性地對信息和檔案的生命周期形成全面的處理和規劃。最后，應該注意應用全程管理的策略目標，一方面，要注意在信息采集的過程中使用相應的劃分和排序方式針對不同特點的檔案進行分類；另一方面，也要注意在文件歸檔工作結束后對文件進行完善的處理，進一步保證智能化、信息化數據管理系統的實際應用[3]。

3.4 提升管理平臺安全性

針對技術操作和平臺管理中存在的安全隱患，企業單位要及時提高關注，應用不同的管理方法進一步提升整體的安全系數，為檔案和信息安全提供保障。在當前的檔案管理工作環節中，系統安全受到很多層面的影響，一方面，病毒木馬和非法的侵入有可能會造成數據的丟失，而另一方面，由于操作不規范而導致數據錯誤的情況也時有發生。首先，要加強人員層面的管理，一方面要注意對檔案管理員工進行安全教育，提高他們的信息安全意識，需要讓其針對不同層面的信息安全隱患進行精準地識別，并能夠采取相對應的應對方式。另一方面，也需要進一步規范他們的平臺操作行為，從而提升數據和信息處理的精準度。其次，要注意應用不同的技術軟件完善檔案管理平臺的防范系統，例如信息加密、殺毒軟件、電子防火墻等，這樣不僅能夠防止異常侵入的風險，也能夠進一步排除失誤操作帶來的危害。防火墻的具體的系統設計如表1所示。

表1 電子檔案防火墻系統構成

最后，為了提升數據的可再生性，從而保證在信息事故發生后能夠正常進行信息的應用，在日常工作中，相關人員要注意數據信息進行及時的備份，并合理處理存儲路徑，進一步提高防范力度。

4 結束語

綜上所述，大數據時代下，企業電子檔案的管理工作需要尋求新的突破，傳統模式下的信息收集和檔案歸檔已經不能夠適用于當前的檔案管理。因此，針對目前工作中出現的問題和不足相關企業應該及時提高關注，進一步加大設備技術的投入、優化工作隊伍的素質、促進操作流程規范化、促進操作流程規范化、提升管理平臺安全性，從而進一步為企業的工作和發展提供更加全面的基礎性保障。