大數(shù)據(jù)時代電子檔案收集歸檔研究

姚 艷

（湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局407隊，湖南 懷化 418000）

檔案管理工作并不僅僅是指簡單的數(shù)據(jù)收集和匯總，它與企業(yè)中的每一個員工和工作的每一環(huán)都緊緊相扣，對一個企業(yè)的發(fā)展來說非常的關(guān)鍵。然而在數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，當前的檔案管理工作中仍然存在著一定的問題，有待進一步解決，因此，為了更深層次地推動企業(yè)的長效性發(fā)展，相關(guān)的檔案管理工作人員必須把握住時代背景下的發(fā)展機遇，結(jié)合新技術(shù)進行創(chuàng)新和突破，從而更好地保存和利用檔案信息，創(chuàng)造出更高的價值。

1 數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的影響

隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的進一步發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生了一定的變化，它不僅讓檔案管理工作迎來了新的契機，也同時帶來了一定困難和挑戰(zhàn)。從數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案管理的機遇性的角度出發(fā)，一方面，由于信息和數(shù)據(jù)處理的復雜性，傳統(tǒng)的檔案處理工作需要耗費大量的人力和資源，而這些浪費勢必會對企業(yè)的資金運轉(zhuǎn)造成一定的影響，應用先進的數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅能夠進一步提升信息處理的先進性，還能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員的勞動力的解放，從而提升檔案管理工作的實際效率。另一方面，隨著社會的進步和發(fā)展，企業(yè)中的工作信息和人員檔案的數(shù)據(jù)存儲越來越多，傳統(tǒng)的人力管理根本不能夠適應海量的信息容量，并且，企業(yè)發(fā)展的結(jié)構(gòu)越來越完善，不同的檔案和資料的加密層數(shù)、保存期限都有不一樣的標準，因而必須應用數(shù)據(jù)化處理才能夠進一步為提升數(shù)據(jù)處理的精確性提供保證[1]。而從數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)來看。一方面，就是相關(guān)的基礎(chǔ)性建設(shè)。不論從技術(shù)設(shè)備的革新還是人才資源的引進層面出發(fā)，相關(guān)單位都需要進一步加強創(chuàng)新性工作的考慮，從而進一步為提升檔案管理的精準性提供支撐；另一方面，數(shù)據(jù)技術(shù)具有互通互聯(lián)的特點，雖然這給檔案處理帶來了一定的積極影響，但是它也有可能會導致信息和數(shù)據(jù)的泄漏，進一步給企業(yè)和個人帶來不可磨滅的危害。同時，當前系統(tǒng)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等信息攻擊性行為屢見不鮮，這些不同層面的安全性因素造成了數(shù)據(jù)和檔案存儲的危險。

2 當前電子檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

隨著對數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)理解的進一步深入，當前的檔案數(shù)據(jù)管理工作也有了一定的創(chuàng)新，但是依然存在著一定的問題和不足需要得到進一步重視。首先，對當前的發(fā)展情況來說，電子化的檔案管理已經(jīng)成為一種必然的趨勢，而企業(yè)也必須應該提高重視，采取相對應的應對措施和方案，但是實際的工作中，很多企業(yè)并沒有關(guān)注到數(shù)據(jù)技術(shù)處理對檔案管理工作的重要意義，并沒有制定出相對應的工作方案，也沒有進一步完善工作體系，而依然采用相對來講效率更為低下的傳統(tǒng)工作模式，導致實際的工作效率并沒有實現(xiàn)明顯的提升。其次，很多企業(yè)雖然已經(jīng)關(guān)注到了數(shù)據(jù)管理的重要價值，但是實際設(shè)備技術(shù)和人員引進上還存在著一定的問題，一方面，海量的檔案處理的精密性無從保證；另一方面，非專業(yè)性人員的操作和處理也不能夠充分發(fā)揮出數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢。最后，當前的檔案收集和歸檔工作暴露出了很多的風險性因素，很多企業(yè)的檔案工作人員的安全性意識有待進一步地提升[2]。一方面，企業(yè)相關(guān)的工作規(guī)章并沒有合理完善，檔案管理實際的制度缺乏科學性和機密性，容易造成一定程度的信息泄露風險；另一方面，相關(guān)的技術(shù)處理未健全，很多企業(yè)還不懂得應用系統(tǒng)加密、防火墻等信息保護措施完善檔案管理的安全性。對當前電子檔案管理工作中暴露出的不足和問題，相關(guān)單位必須要提高關(guān)注，進一步滿足企業(yè)發(fā)展對檔案和信息處理的需求。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案收集歸檔的創(chuàng)新路徑

3.1 加強設(shè)備技術(shù)的投入

對數(shù)據(jù)時代的信息處理來說，設(shè)備和技術(shù)是最基礎(chǔ)性的支撐，如果實際的檔案處理工作中不能夠充分應用先進的技術(shù)設(shè)備，那么工作效率和效果很難實現(xiàn)綜合性的提升。首先，企業(yè)單位的高層和領(lǐng)導應該加大對數(shù)據(jù)處理技術(shù)的認識，從而進一步提升資金投入的占比，為檔案的處理工作提供更加先進和科學的技術(shù)支持。其次，相關(guān)單位應該進一步對數(shù)據(jù)處理技術(shù)進行綜合性的對比和分析，從而選定出更為貼合自身實際工作環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容的方案。對信息的收集和歸檔工作來講，不同的工作環(huán)節(jié)中需要應用差異性的技術(shù)處理，一是針對檔案歸檔的工作環(huán)節(jié)而言，一方面可以應用實時歸檔的技術(shù)，聯(lián)通好各個環(huán)節(jié)中的文件傳輸和管理端口，從而進一步實現(xiàn)及時的數(shù)據(jù)和信息處理，隨時隨地進行歸檔。另一方面是集中式的定時歸檔，這種方式是利用數(shù)據(jù)平臺信息處理海量性的特點，在歸檔環(huán)節(jié)先將數(shù)據(jù)儲存在終端系統(tǒng)中，然后根據(jù)實際的時間設(shè)定在后臺完成不同層次和類別的檔案的劃分。二是對信息存儲環(huán)節(jié)而言，傳統(tǒng)的檔案處理工作中，很多紙質(zhì)檔案在存儲環(huán)節(jié)中帶有一定的唯一性，如果保護不佳很容易造成數(shù)據(jù)的缺失，同時，這樣的方式也不利于后續(xù)資料的查詢和使用，而在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下，電子備份技術(shù)給了這種情況新的突破，利用文件備份技術(shù)，上傳至云端的檔案信息可以在第一時間形成后臺的備份文件，并且備份文件同樣具備一定的可讀性和完整性，這樣能夠完全擺脫傳統(tǒng)管理模式中檔案的唯一性和信息調(diào)取的不便性。最后，企業(yè)也應該建立并完善內(nèi)部的檔案管理平臺，實現(xiàn)電子檔案的一站式處理和統(tǒng)一化管理，并為內(nèi)部的工作人員提供數(shù)據(jù)信息查詢端口，從而保證在工作過程中，工作人員能夠通過實時的數(shù)據(jù)查詢匹配到自身需要的信息。

3.2 優(yōu)化工作隊伍的素質(zhì)

為了進一步發(fā)揮出電子檔案管理工作的實效性，企業(yè)單位必須要關(guān)注到工作隊伍整體素質(zhì)的提升，從而提高檔案和管理工作的專業(yè)性。首先，要幫助員工轉(zhuǎn)變實際的工作思想，應該重視到的數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的優(yōu)勢和必要性，保證他們能夠在實際的工作中對數(shù)據(jù)技術(shù)和管理平臺進行充分的應用。其次，為了提升員工對數(shù)據(jù)技術(shù)的電子檔案管理的了解，相關(guān)單位可以組織員工定期參加相關(guān)的工作會和研討會，深入了解不同技術(shù)在實際工作中的應用。同時，也可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和社交媒體，對員工的實際媒介接觸習慣進行調(diào)研和分析，通過線上學習的方式增強員工的學習興趣，幫助他們提高綜合性的意識。最后，要注意相關(guān)技術(shù)人才的引進，這樣能夠進一步提升檔案管理工作的專業(yè)性，從而進行更標準化的信息管理。因此，相關(guān)單位可以和高校建立聯(lián)系，在引進專業(yè)人才充實工作隊伍的同時，為優(yōu)秀的檔案管理人才提供適宜的工作崗位，實現(xiàn)雙贏。

3.3 促進操作流程規(guī)范化

為了進一步提升檔案管理工作的效率，應該促進操作流程的規(guī)范化，首先，應該關(guān)注到公司內(nèi)部的管理體系，進一步結(jié)合企業(yè)的工作實際，制定出更貼合于本企業(yè)的管理操作流程。為了避免出現(xiàn)不同部門的工作各自為伍的情況，應該注意促進不同部門和環(huán)節(jié)之間的交流，從而建立更為合理的檔案歸檔機制。其次，應該注意到前端控制工作的重要性，從而更有針對性地對信息和檔案的生命周期形成全面的處理和規(guī)劃。最后，應該注意應用全程管理的策略目標，一方面，要注意在信息采集的過程中使用相應的劃分和排序方式針對不同特點的檔案進行分類；另一方面，也要注意在文件歸檔工作結(jié)束后對文件進行完善的處理，進一步保證智能化、信息化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的實際應用[3]。

3.4 提升管理平臺安全性

針對技術(shù)操作和平臺管理中存在的安全隱患，企業(yè)單位要及時提高關(guān)注，應用不同的管理方法進一步提升整體的安全系數(shù)，為檔案和信息安全提供保障。在當前的檔案管理工作環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)安全受到很多層面的影響，一方面，病毒木馬和非法的侵入有可能會造成數(shù)據(jù)的丟失，而另一方面，由于操作不規(guī)范而導致數(shù)據(jù)錯誤的情況也時有發(fā)生。首先，要加強人員層面的管理，一方面要注意對檔案管理員工進行安全教育，提高他們的信息安全意識，需要讓其針對不同層面的信息安全隱患進行精準地識別，并能夠采取相對應的應對方式。另一方面，也需要進一步規(guī)范他們的平臺操作行為，從而提升數(shù)據(jù)和信息處理的精準度。其次，要注意應用不同的技術(shù)軟件完善檔案管理平臺的防范系統(tǒng)，例如信息加密、殺毒軟件、電子防火墻等，這樣不僅能夠防止異常侵入的風險，也能夠進一步排除失誤操作帶來的危害。防火墻的具體的系統(tǒng)設(shè)計如表1所示。

表1 電子檔案防火墻系統(tǒng)構(gòu)成

最后，為了提升數(shù)據(jù)的可再生性，從而保證在信息事故發(fā)生后能夠正常進行信息的應用，在日常工作中，相關(guān)人員要注意數(shù)據(jù)信息進行及時的備份，并合理處理存儲路徑，進一步提高防范力度。

4 結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)電子檔案的管理工作需要尋求新的突破，傳統(tǒng)模式下的信息收集和檔案歸檔已經(jīng)不能夠適用于當前的檔案管理。因此，針對目前工作中出現(xiàn)的問題和不足相關(guān)企業(yè)應該及時提高關(guān)注，進一步加大設(shè)備技術(shù)的投入、優(yōu)化工作隊伍的素質(zhì)、促進操作流程規(guī)范化、促進操作流程規(guī)范化、提升管理平臺安全性，從而進一步為企業(yè)的工作和發(fā)展提供更加全面的基礎(chǔ)性保障。