大數(shù)據(jù)背景下做好企業(yè)檔案管理的研究與探討

賀璐倩 王元浩

（1.臨沂市陽光熱力有限公司，山東 臨沂 276000；2.臨沂國際商品交易中心有限公司，山東 臨沂 276000）

從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展角度分析，通過對企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的深度挖掘與剖析，形成的高度可利用價值的數(shù)據(jù)能為企業(yè)的市場競爭帶來多方優(yōu)勢。早些年，這些海量信息還無法被及時看見，而現(xiàn)在，企業(yè)既可以看到，還可以借助先進(jìn)的技術(shù)對這些無形資產(chǎn)進(jìn)行管理與開發(fā)，如此便打破了傳統(tǒng)的市場發(fā)展格局，世界迎來數(shù)據(jù)至上的時代。檔案管理作為數(shù)據(jù)的龐大集合體，大數(shù)據(jù)對檔案管理的影響必將突破傳統(tǒng)檔案管理低效、繁雜、維護(hù)成本高的困局。面對檔案數(shù)據(jù)量的劇增，研究大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理具有充足的價值。

1 大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理的影響

1.1 大數(shù)據(jù)對檔案信息來源的影響

企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)張帶來了檔案信息的指數(shù)級增長，為檔案信息管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。常見的檔案信息類型分為如下幾種：1）紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案的代表。目前，雖然電子檔案成為主流的發(fā)展趨勢，但紙質(zhì)檔案依舊大量留存。一些無法轉(zhuǎn)制成電子檔案的文檔以紙質(zhì)的形式存在，這類檔案往往具有十分重要的作用。所以，企業(yè)檔案管理應(yīng)注重收集多種檔案來源。2）信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)是檔案無紙化的有力印證。信息系統(tǒng)對檔案信息的收集、匯總、整理、查閱及調(diào)取提供了便利，同時保證了數(shù)據(jù)信息的安全性和可靠性。檔案需求者可以通過信息系統(tǒng)檢索的方式調(diào)取自己需要的數(shù)據(jù)信息。3）e-mail檔案。郵件傳遞方式為企業(yè)部門溝通提供了便利。比如Out Look 郵件可讓用戶單次傳送100M文件信息，同時也支持共享文件夾。郵件高效率與高安全性的優(yōu)勢為企業(yè)的穩(wěn)定運營奠定了基礎(chǔ)。4）影像檔案。部分企業(yè)的業(yè)務(wù)多通過圖片和音頻的方式傳遞檔案信息。比如聲紋檔案、指紋檔案、頭像檔案等。影像檔案需占據(jù)大量空間，劣勢是管理成本高。但影像檔案有其他類別檔案無法取替的優(yōu)勢，比如多格式圖片存儲、多類別音頻存儲等。伴隨著企業(yè)規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)張，影像檔案將得到進(jìn)一步發(fā)展。

1.2 大數(shù)據(jù)對檔案結(jié)構(gòu)的影響

大數(shù)據(jù)儲存方法較多，但都依靠硬件的支持，借助可擴(kuò)展的、并行的處理技術(shù)，依托非關(guān)系模型模式存儲處理非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，同時對大數(shù)據(jù)進(jìn)行高級分析和數(shù)據(jù)可視化處置。常見的檔案數(shù)據(jù)分析方式有兩種，一種是依靠企業(yè)數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，常用架構(gòu)為HADOOP+HIVE企業(yè)級數(shù)據(jù)倉庫。該架構(gòu)分為ODS層（存放原始數(shù)據(jù)，部分?jǐn)?shù)據(jù)會經(jīng)過基礎(chǔ)的文檔格式轉(zhuǎn)換、編碼格式轉(zhuǎn)換、單位換算）、DW層（存放所有來源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，DW數(shù)據(jù)屬于永久性存儲，當(dāng)數(shù)據(jù)災(zāi)害發(fā)生時，DW層數(shù)據(jù)是主要的備份數(shù)據(jù)來源）、DWS（經(jīng)過字段表命名標(biāo)準(zhǔn)化處理。第二種是“云計算”。相對中小型企業(yè)，上云可節(jié)省企業(yè)運維成本，提升檔案管理效率。云計算分為公有云平臺、私有云平臺、混合云平臺。云計算的出現(xiàn)讓檔案信息化管理面臨更高層次的改革。云儲存解決了企業(yè)檔案的大數(shù)據(jù)存儲，降低了企業(yè)主機(jī)的數(shù)據(jù)存儲壓力，同時提高了檔案信息訪問速度。在5G的逐步普及下，云平臺的檔案信息結(jié)構(gòu)方式將成為主流方式。

1.3 大數(shù)據(jù)對服務(wù)方式的影響

大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理服務(wù)是集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、智能技術(shù)為一體的服務(wù)模式。相比于傳統(tǒng)服務(wù)模式，大數(shù)據(jù)支持的服務(wù)模式可讓客戶在線咨詢，通過網(wǎng)絡(luò)檢索的方式獲取所需信息，僅需要一臺電腦就可以完成所有需求。一方面降低了檔案管理者管理強度，另一方面節(jié)省了檔案館信息查閱的時間，提高了資料復(fù)用的效率。

2 大數(shù)據(jù)背景下做好企業(yè)檔案管理的對策

2.1 標(biāo)準(zhǔn)與制度的重構(gòu)

電子檔案的愈加普及很可能衍生出單套的管理制度，企業(yè)應(yīng)做好前瞻性準(zhǔn)備。“十三五”規(guī)劃綱要提出了“全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的檔案管理信息化思路，這代表著各類檔案將以電子版的形成存儲于計算機(jī)系統(tǒng)中，通過檢索以供需要者利用。檔案管理信息化最大的限制因素就是電子檔案并未形成單套的管理制度。現(xiàn)階段，電子檔案多采取備份的手段，而今后的發(fā)展方向是弱化紙質(zhì)檔案的管理，注重數(shù)字化管理模式。由于很多檔案管理標(biāo)準(zhǔn)主要針對紙質(zhì)檔案，企業(yè)檔案管理人員不得不將自身精力投入在歸類紙質(zhì)檔案上。即便已經(jīng)存在檔子檔案管理，但雙套制檔案管理無疑為工作者帶來了巨大的負(fù)擔(dān)。介此，實現(xiàn)電子檔案管理制度單套制是實現(xiàn)無紙化檔案管理的必經(jīng)之路。

部分企業(yè)已經(jīng)初步搭建了辦公與檔案管理系統(tǒng)的接口，可讓辦公系統(tǒng)接收到的文檔自動轉(zhuǎn)化成檔案并存儲于檔案系統(tǒng)。這其中的問題在于，文檔轉(zhuǎn)化尚未達(dá)到實時歸檔的水平，依照文件生命周期理論，文檔和檔案的本質(zhì)差別在于是否歸檔。檔案管理系統(tǒng)接收到辦公系統(tǒng)的文檔時，文件仍處于無序狀態(tài)，需要管理者復(fù)核和記錄，但管理者并不清楚文件原件，只能按照接受的文件進(jìn)行處理。此弊端是：檔案的精準(zhǔn)性、完整性、原生性無法保證，有悖于大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)要求。考慮到檔案管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀，應(yīng)實現(xiàn)文檔一體化建設(shè)，即將全流程管理滲透到檔案管理工作環(huán)節(jié)中，以此保證文件符合分類標(biāo)準(zhǔn)。我國部分企業(yè)已經(jīng)推行了文檔一體化建設(shè)，并朝向標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化進(jìn)軍。打通檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是實現(xiàn)文件、圖像、音頻等各類檔案合理管理的根基。

表1 內(nèi)容分析圖表架構(gòu)

2.2 存量信息資源整合

推動企業(yè)檔案數(shù)字化管理，應(yīng)對存量的檔案信息資源進(jìn)行整合。為健全企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)存儲與挖掘結(jié)構(gòu)，應(yīng)搭建一套標(biāo)準(zhǔn)的整合體系。秉持適用性、可行性原則，嚴(yán)格依照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)指標(biāo)、區(qū)域性指標(biāo)，制定出符合企業(yè)發(fā)展的地域性存量信息資源整合系統(tǒng)。企業(yè)在搭建“云平臺”過程中，應(yīng)兼具計算技術(shù)的“整合協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)”，即軟硬件設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、利用模式指標(biāo)、軟件網(wǎng)絡(luò)服務(wù)協(xié)議等。例如，HTTP協(xié)議等網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議、大數(shù)據(jù)交互組織方式等。基于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系打造出符合企業(yè)自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，以此更好的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的資源整合。除此之外，企業(yè)內(nèi)部需注重監(jiān)管體系的建立，保證各項工作的穩(wěn)步開展。

2.3 貫穿業(yè)務(wù)資源，實現(xiàn)多維度對接

檔案管理工作是覆蓋企業(yè)各個部門、各項業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，因此檔案信息資源整合應(yīng)做好各部門之間的對接，保證各項業(yè)務(wù)資源檔案能有效查閱和抽調(diào)。對接業(yè)務(wù)前，檔案管理者應(yīng)對其他部門業(yè)務(wù)管理者進(jìn)行指導(dǎo)，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供上門服務(wù)，基于既定管理標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。對接過程中，各部門依照既定的技術(shù)指標(biāo)做好自身業(yè)務(wù)檔案的整理，由企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一部署與規(guī)整。與此同時，檔案管理部門完成各項業(yè)務(wù)資源的對接，借助信息系統(tǒng)提供接口，讓各部門的檔案需求者可以直接通過系統(tǒng)查閱到電子檔案。

實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)信息的對接是檔案管理數(shù)字化的核心環(huán)節(jié)。企業(yè)在運營過程中產(chǎn)生的各項檔案都可以存儲于檔案信息管理系統(tǒng)中。檔案信息資源的整合是實現(xiàn)無紙化檔案管理的必經(jīng)之路，同時也是加快檔案管理信息化步伐的重要舉措。

2.4 拓展服務(wù)功能

目前，大多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的瀏覽、檢索、借閱、權(quán)限控制、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，但運用大數(shù)據(jù)后可在優(yōu)化現(xiàn)有功能的基礎(chǔ)上實現(xiàn)更多的功能。企業(yè)檔案管理應(yīng)發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)預(yù)測分析的效用，提升檔案管理的前瞻性。這里指代的預(yù)測分析是從數(shù)據(jù)走勢、數(shù)據(jù)類別、數(shù)據(jù)容量預(yù)測出的長期的客戶行為。首先，對企業(yè)成立至今涉及的所有產(chǎn)品的設(shè)計生產(chǎn)數(shù)據(jù)及經(jīng)營信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理，包含客戶接觸、采購、反饋等行為記錄，并將與客戶行為和企業(yè)發(fā)展相關(guān)的經(jīng)營信息整理歸檔。隨后借助大數(shù)據(jù)技術(shù)龐大的信息處理能力進(jìn)行分析預(yù)測。最后結(jié)合企業(yè)的結(jié)構(gòu)與非結(jié)構(gòu)化處理結(jié)果，綜合得出客戶長期的行為預(yù)測數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)開發(fā)出更為優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品及服務(wù)，以此提高檔案管理成效。

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的另一個功能是拓展企業(yè)儀表板。該功能可通過同屏呈現(xiàn)多個分析圖表的方式為管理者決策提供參考。從架構(gòu)角度分析，該功能包括層面分析、時間序列分析、趨勢分析、偏差分析、雙層分析、連接分析六大模塊（詳見表1）。經(jīng)過這些分析后，讓復(fù)雜的運營信息以簡潔的圖表直觀呈現(xiàn)出來。企業(yè)在檔案管理過程中應(yīng)充分利用此項功能。

2.5 強化企業(yè)檔案管理人才配備

如今的企業(yè)檔案管理不再是傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)，而是一種動態(tài)的、高效的信息綜合性管理工作。所以，企業(yè)不僅要配備高新硬件設(shè)備、健全管理制度，還需引進(jìn)與各項對策相匹配的信息管理、系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)庫管理等一專的復(fù)合型人才。1）管理型人才。檔案管理需求的基礎(chǔ)能力就是管理能力。分析國內(nèi)外信息化建設(shè)現(xiàn)狀，檔案管理型人才應(yīng)和檔案數(shù)字化建設(shè)和維護(hù)過程相匹配，需具備部門進(jìn)行信息化建設(shè)遇到困難時解決問題的能力，并具備一定的預(yù)見能力，同時可與其他部門的人員進(jìn)行溝通。2）研發(fā)型人才。大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作應(yīng)引進(jìn)研發(fā)型人才。其職責(zé)是研究檔案數(shù)據(jù)管理和信息傳輸?shù)目萍紗栴}，同時對大數(shù)據(jù)檔案管理進(jìn)行深入研究，最終開發(fā)出與企業(yè)發(fā)展相匹配的高兼容性檔案管理軟件。3）實操型人才。實操型人才是企業(yè)發(fā)展的源動力。需具備嫻熟的網(wǎng)絡(luò)軟件操作能力，可以高效地對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合、存儲、傳遞。通過引進(jìn)上述三類人才，強化企業(yè)檔案管理人才儲備，以此推動企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)量的爆發(fā)不同以往，全世界需要消化的數(shù)據(jù)量呈指數(shù)增長。同樣的，企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)的增長速度也是如此，所以大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理應(yīng)朝向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從架構(gòu)、模式、服務(wù)流程、人才配備等角度實現(xiàn)創(chuàng)新與突破。