數字化環境下檔案信息資源的整合及利用

余迎

摘 要：檔案管理工作，屬于企事業單位的主要工作之一，工作目的在于充分收集數據，為未來工作的開展提供指導以及證據參考。基于此，本文以數字化環境為背景，對檔案信息資源的整合與利用方法進行了詳細分析。首先，文章強調了整合與利用上述資源的重要性。其次，從數據的利用、系統的建設等方面出發，探討了整合與利用的要點。最后，重點結合國家檔案局《在2020年全國檔案局長館長會議上的報告》，對檔案信息資源的整合與利用方法進行了研究。

關鍵詞：數字化環境;檔案信息;檔案館;信息系統

數字化環境基于互聯網技術的發展而出現，為各領域的發展，創造了肥沃的土壤。數字化環境下，各領域運行所產生的數據量增多，且仍呈現不斷增加的趨勢，與此同時，各項信息化系統的應用，同樣為社會運行效率的提升，提供了堅實的保證。檔案管理工作，同樣需結合數字化技術，提升對信息資源的整合與利用水平，如此方可持續提升管理質量，改善管理效果。

一、檔案信息資源整合利用的重要性

數字化環境下，做好檔案信息資源的整合與利用工作，符合國家對檔案管理未來發展趨勢的需求，同樣有利于提高檔案管理效率。具體而言，上述工作的重要性，主要體現在以下方面：

1.符合國家要求

國家檔案局《在2020年全國檔案局長館長會議上的報告》中指出，當前，我國正處于“十三五”勝利收官時期，將馬上進入“十四五”時期。在過去的幾年內，我國企事業單位在檔案管理工作中，取得了可喜成果，證實了當前所用管理模式的有效性。但如長期采取同一模式落實工作，極容易導致工作模式無法跟緊時代的步伐，致使管理效果難以達到預期。在“十三五”走向“十四五”的重要階段，需要對檔案管理工作進行創新，要積極結合數字化資源，在數字化環境下，對檔案信息進行充分整合以及利用，確保信息能夠發揮其價值，為有關領域的長遠發展提供支持。

2.提高工作效率

傳統的檔案管理工作模式，具有一定落后性，具體體現在效率低、質量低、難度大、風險高四方面。上述問題的出現，與管理工作的實施者無明顯聯系，但與管理所用工具顯著相關。在過去，工作人員所采取的檔案信息整合模式，一直以人工模式為主。隨著近年來檔案數量的增加，人工模式的弊端逐漸暴露。工作人員需要耗費大量精力，方可實現資源的收集，效率極其低下，且難度較高。另外，人工整合信息的過程，同樣可能出現信息錯誤的風險，嚴重影響檔案質量。在數字化環境下，將信息化工具應用到檔案信息資源的整合與利用中，能夠有效彌補傳統模式的缺陷，更大程度提高檔案管理效率，提升資源整合的便利性、有效性與準確性，同時使資源的利用率得到提升。

二、數字化環境下檔案信息資源整合及利用要點

數字化環境下，有關領域應充分利用數據，積極應用軟件，充分利用資源，方可使資源的整合與利用效果得到呈現。

1.充分利用數據

近年來，隨著各領域發展規模的擴大，以及社會對人才需求量的提高，檔案信息的數量正在不斷增多。在上述信息中，不僅包括人力資源信息，且包含著我國居民過去的歷程，以及相關領域過去的發展路徑。不同的檔案，其中所包含的信息千差萬別。是否能夠對其進行充分利用，關系著能否在其中找到規律，從而借助規律，對人力資源進行合理分配，制訂未來的工作計劃，確定下一步的發展戰略與目標，從全局角度看，這對國家規范、長遠的發展具有重要價值。2020年是不平凡的一年，在這一年里，新型冠狀病毒肺炎暴發，以美國為代表的各個國家，經濟發展速度均不斷減緩，甚至經濟停擺，市場陷入崩潰。在緊迫的形勢下，在我黨的領導下，在全國人民的共同努力下，中國成為全球唯一未受新冠肺炎的影響而導致經濟陷入崩潰的國家，不僅如此，我國經濟的發展反而穩步提升。上述成果的達成，與對檔案信息的充分利用存在聯系。在緊張的局勢下，我國各領域充分利用了檔案信息，實現了對疫情的有效控制，在大數據的支持下，借助數字化技術取得了多項突破。在未來的檔案信息資源整合與利用過程中，工作人員同樣需要以“充分利用數據”為要點，利用數字化技術對檔案信息進行收集與處理。與此同時，在計算機中建立檔案庫，實現對大量信息的存儲，以便需要時可對其進行利用。

2.積極應用軟件

數字化環境下，檔案信息的整合以及利用，離不開信息化軟件的支持。信息化軟件，又稱信息化系統，是借助計算機終端以及網絡技術而形成的一大系統，具備多樣化功能。與傳統的人員檔案管理模式相比，系統的應用能夠有效提升管理效率，并降低對檔案資源進行整合的難度。對各項軟件進行充分利用，可使工作人員隨時對信息進行收集與整理，甚至可隨時予以利用。

數字化檔案管理信息系統，一般包括檔案整理、保存、管理、利用、調取、統計、銷毀等多項功能。有關領域需要以“積極利用軟件”為要點，借助軟件的多種功能，實現對檔案信息的充分整合與利用。具體方法如下：（1）整理：在數字化管理的模式下，可實現檔案信息的全文搜索、批量歸檔等功能，大大減少工作量和提高工作的準確性。（2）保存：有關領域可以利用信息化系統，對檔案信息進行存儲。信息在被接收后，均可存儲在數據庫中。數據庫具有容量大的特點，存儲性能極強。經過存儲的數據，可長期存在于數據庫中，工作人員可隨時對其進行整合與利用。（3）管理：借助信息化系統，工作人員同樣可實現對檔案信息的管理，包括對信息進行更改、刪減、增加等，檔案庫存信息一目了然。與傳統模式相比，上述模式下信息的整合性更強。（4）利用：工作人員可在需要時，借助信息化系統對檔案資源進行利用，提高工作效率。（5）調取：在信息化系統中，工作人員可采取多種手段對檔案信息進行調取。在獲取權限后，工作人員便可進入到系統中，通過輸入檔案信息的存儲時間、檔案名稱、相關人員等關鍵詞的方式，篩選出一批符合需求的檔案信息。在上述信息中，工作人員同樣可進一步篩選，確保能夠在短時間內調取檔案，并予以利用。與傳統檔案利用模式相比，上述模式下工作人員無須花費大量時間對檔案進行歸類，也無須在大量檔案中查找需求檔案，工作難度明顯減小。（6）統計：在信息化系統中存在著運算功能，工作人員可利用上述功能對資源進行統計，便于發現其規律，從而針對性的予以應用。（7）銷毀：工作人員可借助信息系統銷毀檔案，利用系統的功能，高效率的達到工作目的。