基于科研項目管理的計算機信息系統開發研究

張驊

（上海科技管理干部學院，上海 201800）

0 引言

計算機信息系統是指由計算機及其相關的和配套的設備、設施構成的，按照一定的應用目標和規則對信息進行采集、加工、存儲、傳輸、檢索等處理的人機系統。運用計算機信息系統加強科研項目的管理是信息管理與信息系統專業人才的主要技術能力之一。國家“十四五”規劃中就提出“加快數字化發展建設數字中國”。隨著科研管理者素質的不斷提高，計算機技術的飛速發展，科研項目實現計算機信息化管理已經成為必不可少的手段。搭建一套適合科研機構的科研課題管理系統，才能使科研課題管理水平與工作效率大幅提高，從而推動科研管理工作不斷上臺階[1]。

1 科研項目管理信息系統開發的意義

1.1 計算機信息系統開發應用便于科研項目動態管理

科研項目動態管理是科技活動中一個非常重要的環節，科研人員、科研管理人員、財務管理及相關領導均需要及時、準確地了解本單位科研活動動態，掌握已立項的科研項目的進展情況，及時了解科研項目經費使用情況等。但限于科研項目管理的復雜性和進展情況的不確定性，可以利用計算機信息化管理手段隨時取得當前項目管理狀態，使得科研項目管理更方便、快捷、高效。還能通過應用數據挖掘技術激勵科研創新動力, 幫助提高科研能力[2]。

1.2 計算機信息系統的應用利于提高科研項目管理的有效性

國家先后出臺了一系列重大政策文件，要求加強科研管理信息化建設，推進“一站式”服務，提高科研管理服務效率[3]。科研管理工作信息化是提升管理水平的必由之路[4]。減輕科研人員及科研管理人員的工作強度，從日常填表申報、經費報銷管理等繁瑣的工作中解放出來，一直是科研項目管理者十分關注的問題。一個行之有效的科研項目管理系統能幫助科研人員以及管理人員快速查詢項目數據及經費完成情況，省去手工的項目管理工作以及聯系財務經費數據查詢工作，能實時獲得統計及監督數據，節省科研的人力物力，管理更精確。

目前仍有許多科研機構由于各種原因仍未能完成科研管理信息化。眾多小體量的科研機構都希望能有一套科研項目管理系統。

2 科研管理計算機信息系統開發背景

2.1 科研機構項目管理現狀

很多科研機構特別是小型機構，科研項目管理一直沿用手工方式管理，使用檔案盒保存和管理紙質檔案材料，課題項目組自行手工記錄和管理經費使用情況，財務定期反饋項目經費數據給項目組進行核對。

市場上也缺乏適合小型機構簡單靈活并具有經費管理功能的科研項目管理系統。

2.2 科研機構對科研項目管理系統的需求

隨著國家對科研的重視，科研課題項目數量也快速增長，科研機構在項目管理中也遇到了許多困難。

（1）傳統模式下科研經費報銷等管理工作耗時過多

傳統模式長期存在的問題是科研人員自己手工管理科研經費時，耗時費力且不精確。科研人員主要精力應該放在學習和科研活動中去，而往往他們需要耗費一定的精力來記錄、整理、核對經費使用情況。當項目比較大時，或者新人缺乏經費管理經驗的時候常常會產生管理疏漏，造成項目經費管理混亂和超支。

（2）多頭管理導致數據不對稱

財務部門和科研管理部門之間信息數據各自獨立使用，科研管理部門更為關注項目立項、預算調整的管理，而財務部門側重關注經費支出真實性和合理性的管理[5]。財務科研經費數據是不公開的，為了核實兩個系統間的經費數據準確性，財務經費管理員必須逐個課題導出經費明細和科目匯總數據，并分發到每個課題組。隨著科研項目的增多，財務定期手工反饋科研課題經費使用情況也越來越耗時，財務經費反饋的頻率會越來越低。課題組得到反饋的經費數據后還需逐個核對，出現與個人記錄不符之處還需和財務反饋和處理。科研人員平時課題業務繁忙，人工核對疏漏也常常發生。

（3）科研經費數據時效性底

財務經費數據和科研人員記錄數據本來就有稅收等方面的不一致性，加上財務反饋數據的滯后，一定程度上可能造成經費使用的偏差甚至超支，手工操作的不確定性使得造成的偏差越來越大。

另外，由于手工管理的原因，造成科研管理部門對經費管理的困難。科研管理部門無法實時獲取項目經費等的管理狀況，對發生的問題無法及時知曉。比如哪些項目經費執行情況不佳，時間過半經費沒能過半，甚至經費超支。往往到課題結題的時候，或者年底經費審查時才能發現問題。

最后，由于手工管理，造成科研管理部門對整體項目管理流程管理困難。包括項目節點和結題時間的管理、歷年項目檔案信息的查詢、項目參與人員的查詢統計、項目數據統計分析等。

3 科研管理計算機系統的開發

3.1 系統開發目標

以上問題都可以通過信息化手段來解決，可以建立一個適合科研機構的“科研項目管理系統”，以達到科研項目管理的信息化以及經費數據處理自動化。

（1）實現科研管理數字化

首先需實現科研數據資料的數字化，包括科研項目合同、文檔、經費數據等。科研人員和管理人員能在線查找和管理文檔數據，節省翻閱查找紙質檔案的時間，提高工作效率。

（2）實現科研項目庫與科研成果庫的系統化管理

科研管理中最主要的工作是對科研項目與成果的管理。通過構建管理系統能夠實現對項目庫和成果庫的查閱、分析功能，還必須實現分級分類的權限管理，以控制不同人員的查閱范圍。

（3）實現經費等動態數據的實時反饋

科研項目管理中很重要的部分是科研經費的使用管理，通過實時查看項目當前經費使用情況，能節省科研人員和管理人員大量的經費管理時間。

“科研項目管理系統”能以web網站B/S結構的架構形式，以達到用戶隨時隨地通過網絡訪問系統，通過瀏覽器登錄訪問實現不同用戶對項目的管理和對項目經費的管理，整個系統簡單高效，實現科研管理工作的網絡化與實時化[6]。

3.2 系統開發設計

科研項目管理主要是科研項目與經費的管理。其中，科研項目的管理主要包含項目名稱、起止時間、來源、課題組成員、預算、項目狀態等的基本信息以及項目檔案的管理；經費指項目經費到賬數據、項目報銷經費明細數據、科目匯總數據，以及余額數據[7]。

構建“科研管理系統”首先需要包含“項目庫”和“經費庫”。“項目庫”需要建立“項目表”、項目附件文檔表、項目預算表等數據表；“經費庫”涉及到財務系統數據，一般不允許其它系統訪問財務系統數據。可以在財務系統與“科研管理系統”之間建立一個“中間庫”，由財務系統定期推送課題經費數據到中間庫，以供“科研管理系統”訪問獲取經費數據。

另外和科研項目緊密相關的是成果，系統應當具備對科技成果的管理能力，具體說來，工作人員能夠將科技成果的相關信息在系統上進行整理[8]。每個項目最終會形成多個成果，需要將成果的管理納入到科研項目管理中去以實現一體化查詢和管理。

要構建“科研管理系統”，除了項目和經費數據，另外還涉及到人員信息庫，主要是指系統不同權限的使用者，包括課題組長、課題組成員、科研管理人員、經費管理員、普通瀏覽用戶等。不同的用戶在登錄系統后應該擁有不同的訪問權限[9]。

其中，課題組長應該擁有訪問自己課題的所有權限，包括課題基本信息、課題檔案信息、課題經費數據等。

課題組成員能訪問自己所參與課題的基本信息，但不得訪問經費數據信息。

科研管理人員擁有查看所有課題的信息、經費數據以及統計數據等的權限

課題經費管理員是輔助課題組長管理經費的人員，由課題組長授權查看經費數據。

普通瀏覽用戶可以按需要授權其訪問項目、成果等基本信息。

通過以上的分析，可以基本確立系統的需求和功能模塊，在此基礎上本人進行了“學院科研項目管理系統”的設計與開發建設。

圖1 科研項目管理系統用例圖

以上是系統設計用例圖，顯示了系統最基本的功能需求。橢圓框顯示的是不同的功能模塊，小人是功能模塊的服務對象角色。為了實現科研項目管理的信息化，以及科研經費數據處理的自動化，需為不同的角色提供項目管理、項目信息瀏覽、經費數據查看等功能[10]。

3.3 系統功能的實現

系統首先需建立科研項目庫，包含了項目的基本信息，以便相關人員瀏覽項目，并通過不同方式查找和統計項目數據。然后在項目庫的基礎上實現項目經費的管理，包括項目經費預算、項目經費執行情況等數據的管理。同時系統能為不同權限的人員提供不同的數據，比如科研項目管理員進行項目數據的錄入；項目組長查看自己項目經費使用情況；主管人員查看經費使用情況匯總表和明細數據；普通用戶瀏覽課題項目簡介等。

圖2 科研項目管理系統數據庫設計

項目開發首先是數據庫的設計，以上數據庫采用SQL數據庫進行開發設計，涉及到科研項目表、項目附件表、經費分類表、經費預算表、經費明細表、用戶表、項目成果表等數據庫設計，基本包含了功能所需數據內容。

系統開發主要包含以下功能的實現：

(1) 賬號管理

系統為普通用戶、課題組長、管理員等提供不同賬戶權限。普通用戶能夠查看“成果庫”、“項目庫”以及所參與項目信息；課題組長可以查看自己課題的經費使用信息；管理員可以查看所有課題的基本信息、統計信息以及經費使用情況信息。

(2)項目管理功能

項目基本信息，包括名稱、編號、簡稱、責任人、來源、總經費、開始結束時間、狀態、成員、附件等信息。需提供項目新增、刪除、修改、查看功能，不同權限賬戶限制功能。

(3)經費管理功能

在系統中能查詢項目分類預算情況、經費已用情況明細以及經費剩余情況，提示用戶超支情況等。

(4)成果管理功能

提供項目成果的新增、修改、刪除、查看功能。包括普通用戶登記成果功能，以及管理員審核管理成果的功能。

系統功能的開發實現基于Windo ws平臺，使用Microsoft Visual Studio開發工具，采用C#語言、Linq語言、ASP.NET MVC2 Web 架構及.Net Framework 4.0框架開發。統一的Windows開發平臺和框架比較成熟，易于開發和維護，開發便捷。

整個系統經過開發、測試、改進、試用、正式投入使用歷經一年多。

項目開發過程中遇到一些問題和改進。

首先是項目預算項的不同。“科委軟課題項目”基本經費項目包括差旅費、會議費、國際合作與交流費、勞務費、專家咨詢費、其他費用等；而特殊的“預研合作項目”則多了培訓費、公務接待費，而少了勞務費；其它有些項目則有扣稅等不同的經費項。為此得為不同種類的項目建立不同的經費分類，并能在系統中統一管理。

其次，在實際項目管理中有將一個大項目拆分成多個子項目并分別進行經費管理和匯總管理要求，需要改進系統功能對子項目和總項目分別進行經費控制。

以下是系統實現后的部分界面內容。

項目管理界面，見圖3。

圖3 科研項目管理系統項目管理界面

經費管理界面，見圖4。

圖4 科研項目管理系統經費管理界面

4 結束語

科研管理系統的開發實現了既定目標，已成為科研管理的可靠工具。使用本系統后，科研人員可以精確的掌握課題經費使用、剩余、超支情況，也可以在線查看課題檔案、成果信息；科研管理人員可以在線實時掌握所有項目的數據信息和經費使用信息；普通用戶可以在線查詢項目和成果的公開信息。依靠本系統工具可以基本實現科研項目管理的信息化和自動化，大大提高了科研管理的效率和可靠性。