檔案數字化背景下智慧服務策略研究

陸馨怡

（國家廣播電視總局九五二臺，四川 瀘州 646000）

一、緒論

（一）數字化技術定義

以數字化技術來看，其為網絡信息化背景下的主要產物，也被稱作巨量資料。和傳統數據進行對比的話，數字化技術有著非常明顯的動態化特點，其會借助相應的云計算等從而實現對海量數據的高效整合以及處理[1]。

（二）檔案數字化的特點

現今，在檔案具體管理經過里，由于整體環境的改變，對檔案工作有了更高的要求，主要表現在現代化水平方面的需求。這種情況下，檔案管理工作必須呈現出更強的針對性以及合理性。而在數字化技術的有效促進之下，這一目的是能夠達成的，而且可以在此基礎上完成智慧檔案服務工作的有效構建。以檔案數字化來看，其存在著下列幾個特點：第一，可以提供輻射范圍更廣的服務。現今由于科技的發展，全球絕大部分人為互聯網使用者，而不管是個體還是團體都是信息的輸入方以及接收方，這就使得出現了巨量的信息。第二，能夠促使檔案信息在傳播時實現更高的效率。由于檔案數字化是借助互聯網技術而實現的，因此便會存在著和互聯網相似的高效快速的特點，這是由于信息傳播的有效性方可以達成數據間的急速交流。第三為多樣性。在檔案數字化進行相應的優化升級之后，在檔案內容方面，其具體的發生源通常來自不同的主體，這就意味著所創造出來的信息存在著多元性。同時，由于數字化檔案所服務的對象包括著不同行業、不同領域，因此會表現出相當程度的多樣性[2]。

二、檔案數字化對智慧服務的影響

（一）檔案數據對檔案存放的智慧化影響

展開檔案管理的經過里，應該對檔案資源的保存方法予以足夠的關注。在以往往往會借助紙質的方法展開保存，然而這存在著相當程度的缺陷，首先會表現為因為檔案資源的持續性開發，這樣便會造成檔案材料的不斷累積，以紙張檔案而言，其所應用的材料為物理屬性，存在著易燃易潮等缺點，所以以紙質形式進行存放的話，那么必然會伴隨著相應的安全問題，并且由于紙質檔案的持續變多在物理空間方面便會受到相當程度的壓力。第二，以紙質檔案來看，其存在著調閱效率低的特點，這是由于該類型的檔案不管是在存放查找還是在翻閱時都會受到相當程度的限制。還有就是在紙質檔案進行查閱時，通常都會需要較多的環節進行申請方可以完成，整個過程周期相對較長，如若無法一次完成好相應檔案調閱的話，那么還要進行重復的工作，這些情況的出現都會使得整體的調閱效率遭受到嚴重影響，而這也意味著檔案資源的利用效率明顯不足。第三，由于社會的急速發展，不同的事業都得到了較好的成長，這也就表明檔案存放的空間會受到擠壓，在以后的檔案儲存工作里必然會遭受到相當程度的困擾。而以大數據來看，其存在著一個顯著的特征便為將信息技術當成基礎所在，達成電子化管理能夠借助很小的存儲硬件實現對大容量資源的儲存，并且也可以帶來更為方便的調閱途徑，可以促使檔案存放效率達成明顯的強化[3]。

（二）檔案數據對檔案調閱服務的智慧化影響

依據國家的檔案法規定，凡是縣級以上的檔案館應該在滿25年之后向社會開放，以現實的情況來看絕大多數檔案機構早已達成這一條件，滿足向公眾開放的基本條件。然而就普通民眾而言，他們對檔案館依舊有著很高的神秘感，這種情況下就造成檔案管是一種高高在上的區域，也由此就算是需要查閱檔案時并不會去檔案館。然后，檔案工作的一個開發的目標便為借助對檔案資源的高效科學使用，從而給社會發展帶來積極的作用，社會大眾和檔案館之間的隔閡則是造成了這一價值無法得到有效的發揮[4]。但是，如若實現了檔案的數字化管理，會使得傳統資源借由數字化從而在相應的平臺上進行展示，那么民眾如果是在被許可的條件之下，則是能夠借助平臺展開相應的檢索調閱，而后臺則是會進行相應的信息記錄。條件許可的話，平臺還給還可以給民眾支持圖片影像等資源，這樣便會使得檔案資源的有效率得以較好的提升，也會使得檔案資源的價值得到更好的展現[5]。

三、檔案數字化背景下開展智慧服務的具體措施

（一）加強相關人才隊伍建設

強化專業團隊的建設工作能夠給數字化工作帶來有效的人力資源保障，此為智慧服務能夠達成的一個基礎條件。所以在檔案管理機構方面，應該將側重點放在專業團隊建設方面，要積極地去選拔使用能夠認同檔案數字化建設的人員，從而將工作的重心放在數字系統的開發管理方面。在數字化工作進行的經過里，還應該結合所在單位的具體情況展開相應的技術培訓，由此能夠促使整個檔案管理團隊整體能力得以提升。

（二）改進檔案培訓工作，提升智慧服務

科學的檔案管理工作能夠促使所在單位的監督得以較好的提升，并由此促使智慧服務的質量得以極大的改善，由此給單位的成長帶來強力的動力。因為這項工作的開展存在著非常強的職業要求，所以在具體的管理方法以及措施方面必須要構建對應的規范，這便對相應的檔案員提出了關聯的要求，其必須具備一定程度的專業能力，所以為了促使對檔案管理的有效改進，由此提升智慧服務的品質，應該大力重視相應的培訓工作，由此促使其管理方法能夠較好的提升。在檔案管理經過里，檔案信息化發揮著極為關鍵的作用，因此要對檔案管理能力予以足夠的關注。當前，由于信息技術的持續成長，在檔案管理經過里呈現出了更多的創新技術。為了使的數字檔案管理能夠以更好的態勢得以呈現，并由此促使智慧服務能力得以較好的提升。因此，在進行檔案管理作業時，應該對檔案管理功能進行有效的改進，由此促使檔案管理的內容能夠得以較好的豐富，這樣會使的檔案管理功能得以持續性的改進，并最終對整個智慧服務發揮積極的促進作用。

（三）借助云技術開發智慧“掌上檔案柜”

由于社會事業的持續前行，檔案的數量必將會隨之增多，再加上民眾對檔案的使用需求正在持續加強。這種情況下必須對必須對這項工作予以足夠的重視，然而現實的情況為，在一些傳統的檔案管理機構方面，可以支撐調閱服務的依舊很少，即使有一些機構已經借助電子平臺實現了檔案的傳輸，然而會由于該平臺的存儲量相對不足，很多檔案無法被上傳至平臺，并且很多上傳的資源檔案是無法進行共享的。這種情況下，云計算便受到了社會的關注，云計算可以對海量的信息展開高效的存儲以及共享，因此在檔案管理機構方面可以借助云計算的相關優勢功能從而開發智慧掌上檔案柜。舉例來講，檔案管理方能夠把滿足其具體需求的公開檔案資源進行上傳，從而存儲到其所屬的云空間，接著則是給需要的人員傳輸鏈接以及密碼，幫助他們進行下載。在用戶方面則是能夠借助手機終端展開相應的下載以及共享作業，并且可以隨時隨地展開調閱工作，不會因為時間及空間方面的影響而無法完成調閱[6]。

（四）加強檔案數字化管理基礎建設

應該對制定好相應的時間節點，并以此為依據展開檔案數字化管理系統項目的持續更新建設。而在檔案數字化管理系統更新時，還應該關注其不同功能的持續擴展以及優化。在展開具體的工作時，應該充分聯系現今檔案管理技術的實際情況，還要充分結合行業在電子檔案管理方面所形成的一些新思路、新經驗，由此能夠達成對系統的持續性優化升級，由此將關注點放在打破以往管理中的不同限制，實現檔案檢索、調閱、登記、歸還、維護、更新以及修改等一系列功能的升級，進一步提升其中的“智慧因子”，持續提升相關人員的使用體驗。并需要和現今移動智能終端普及的時代環境相匹配，加快檔案數字化管理系統的移動化開發進程，盡快實現移動管理功能，使得電子檔案的查詢、調閱等工作能夠通過 APP 或者是移動平臺實現。在持續對信息化檔案管理系統進行更新升級的過程中，也要在配套設施上及時更新，相關硬件設施、人員配置、培訓、管理制度等保障措施要同步跟進。

（五）做好安全防護信息智慧服務

上述工作的有效進行，其基礎工作便為確保整個信息的安全，因此在展開檔案數字化管理時，應該關注相應的安全防護措施，由此保障能夠提供更加優質的智慧服務，相應的做法為：首先，應該完成好網絡邊界防護作業，在檔案管理系統方面，其和業務平臺通常都會有著相當數量的數據接口，而在數據進行交互作業時，便會使得整個檔案平臺呈現出相當程度的風險，所以在檔案系統構建經過里應該應用可靠的網絡產品，由此促使整個系統的防護能力能夠得以保障。其次，應該對防護體系建設進行深層次的完善，持續健全檔案系統的網絡安全風險監測和預警，還要在固定的周期里對系統進行相應的漏洞修復作業，且要展開相關的安全滲透測試，由此實現安全風險的減少。最后，還要完成好系統防護作業，健全檔案安全機制，且要構建相應的安全系統，還要對對應的人員展開相應的劃分，由此實現權力的分層。還應該增加面部識別等不同因子的認證方式，由此促使盜用的風險能夠得以最大化的降低。借助上述上述工作的完成，能夠促使智慧服務的質量得以較好的提升[7]。

四、結語

現今，在數字化的大環境下，檔案管理工作出現了極大的改變，檔案機構必須借助數字化展開相應檔案工作的優化，并且應該借助數字化技術去構建“智慧”服務，從而促使服務效果得以顯著強化。進行電子檔案管理作業的經過里，必須借助合理的辦法，強化電子檔案管理的效用，最終達成檔案管理質量的有效提升。