檔案數(shù)字化背景下智慧服務(wù)策略研究

陸馨怡

（國家廣播電視總局九五二臺，四川 瀘州 646000）

一、緒論

（一）數(shù)字化技術(shù)定義

以數(shù)字化技術(shù)來看，其為網(wǎng)絡(luò)信息化背景下的主要產(chǎn)物，也被稱作巨量資料。和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比的話，數(shù)字化技術(shù)有著非常明顯的動態(tài)化特點，其會借助相應(yīng)的云計算等從而實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的高效整合以及處理[1]。

（二）檔案數(shù)字化的特點

現(xiàn)今，在檔案具體管理經(jīng)過里，由于整體環(huán)境的改變，對檔案工作有了更高的要求，主要表現(xiàn)在現(xiàn)代化水平方面的需求。這種情況下，檔案管理工作必須呈現(xiàn)出更強的針對性以及合理性。而在數(shù)字化技術(shù)的有效促進(jìn)之下，這一目的是能夠達(dá)成的，而且可以在此基礎(chǔ)上完成智慧檔案服務(wù)工作的有效構(gòu)建。以檔案數(shù)字化來看，其存在著下列幾個特點：第一，可以提供輻射范圍更廣的服務(wù)。現(xiàn)今由于科技的發(fā)展，全球絕大部分人為互聯(lián)網(wǎng)使用者，而不管是個體還是團(tuán)體都是信息的輸入方以及接收方，這就使得出現(xiàn)了巨量的信息。第二，能夠促使檔案信息在傳播時實現(xiàn)更高的效率。由于檔案數(shù)字化是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)而實現(xiàn)的，因此便會存在著和互聯(lián)網(wǎng)相似的高效快速的特點，這是由于信息傳播的有效性方可以達(dá)成數(shù)據(jù)間的急速交流。第三為多樣性。在檔案數(shù)字化進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化升級之后，在檔案內(nèi)容方面，其具體的發(fā)生源通常來自不同的主體，這就意味著所創(chuàng)造出來的信息存在著多元性。同時，由于數(shù)字化檔案所服務(wù)的對象包括著不同行業(yè)、不同領(lǐng)域，因此會表現(xiàn)出相當(dāng)程度的多樣性[2]。

二、檔案數(shù)字化對智慧服務(wù)的影響

（一）檔案數(shù)據(jù)對檔案存放的智慧化影響

展開檔案管理的經(jīng)過里，應(yīng)該對檔案資源的保存方法予以足夠的關(guān)注。在以往往往會借助紙質(zhì)的方法展開保存，然而這存在著相當(dāng)程度的缺陷，首先會表現(xiàn)為因為檔案資源的持續(xù)性開發(fā)，這樣便會造成檔案材料的不斷累積，以紙張檔案而言，其所應(yīng)用的材料為物理屬性，存在著易燃易潮等缺點，所以以紙質(zhì)形式進(jìn)行存放的話，那么必然會伴隨著相應(yīng)的安全問題，并且由于紙質(zhì)檔案的持續(xù)變多在物理空間方面便會受到相當(dāng)程度的壓力。第二，以紙質(zhì)檔案來看，其存在著調(diào)閱效率低的特點，這是由于該類型的檔案不管是在存放查找還是在翻閱時都會受到相當(dāng)程度的限制。還有就是在紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱時，通常都會需要較多的環(huán)節(jié)進(jìn)行申請方可以完成，整個過程周期相對較長，如若無法一次完成好相應(yīng)檔案調(diào)閱的話，那么還要進(jìn)行重復(fù)的工作，這些情況的出現(xiàn)都會使得整體的調(diào)閱效率遭受到嚴(yán)重影響，而這也意味著檔案資源的利用效率明顯不足。第三，由于社會的急速發(fā)展，不同的事業(yè)都得到了較好的成長，這也就表明檔案存放的空間會受到擠壓，在以后的檔案儲存工作里必然會遭受到相當(dāng)程度的困擾。而以大數(shù)據(jù)來看，其存在著一個顯著的特征便為將信息技術(shù)當(dāng)成基礎(chǔ)所在，達(dá)成電子化管理能夠借助很小的存儲硬件實現(xiàn)對大容量資源的儲存，并且也可以帶來更為方便的調(diào)閱途徑，可以促使檔案存放效率達(dá)成明顯的強化[3]。

（二）檔案數(shù)據(jù)對檔案調(diào)閱服務(wù)的智慧化影響

依據(jù)國家的檔案法規(guī)定，凡是縣級以上的檔案館應(yīng)該在滿25年之后向社會開放，以現(xiàn)實的情況來看絕大多數(shù)檔案機構(gòu)早已達(dá)成這一條件，滿足向公眾開放的基本條件。然而就普通民眾而言，他們對檔案館依舊有著很高的神秘感，這種情況下就造成檔案管是一種高高在上的區(qū)域，也由此就算是需要查閱檔案時并不會去檔案館。然后，檔案工作的一個開發(fā)的目標(biāo)便為借助對檔案資源的高效科學(xué)使用，從而給社會發(fā)展帶來積極的作用，社會大眾和檔案館之間的隔閡則是造成了這一價值無法得到有效的發(fā)揮[4]。但是，如若實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，會使得傳統(tǒng)資源借由數(shù)字化從而在相應(yīng)的平臺上進(jìn)行展示，那么民眾如果是在被許可的條件之下，則是能夠借助平臺展開相應(yīng)的檢索調(diào)閱，而后臺則是會進(jìn)行相應(yīng)的信息記錄。條件許可的話，平臺還給還可以給民眾支持圖片影像等資源，這樣便會使得檔案資源的有效率得以較好的提升，也會使得檔案資源的價值得到更好的展現(xiàn)[5]。

三、檔案數(shù)字化背景下開展智慧服務(wù)的具體措施

（一）加強相關(guān)人才隊伍建設(shè)

強化專業(yè)團(tuán)隊的建設(shè)工作能夠給數(shù)字化工作帶來有效的人力資源保障，此為智慧服務(wù)能夠達(dá)成的一個基礎(chǔ)條件。所以在檔案管理機構(gòu)方面，應(yīng)該將側(cè)重點放在專業(yè)團(tuán)隊建設(shè)方面，要積極地去選拔使用能夠認(rèn)同檔案數(shù)字化建設(shè)的人員，從而將工作的重心放在數(shù)字系統(tǒng)的開發(fā)管理方面。在數(shù)字化工作進(jìn)行的經(jīng)過里，還應(yīng)該結(jié)合所在單位的具體情況展開相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，由此能夠促使整個檔案管理團(tuán)隊整體能力得以提升。

（二）改進(jìn)檔案培訓(xùn)工作，提升智慧服務(wù)

科學(xué)的檔案管理工作能夠促使所在單位的監(jiān)督得以較好的提升，并由此促使智慧服務(wù)的質(zhì)量得以極大的改善，由此給單位的成長帶來強力的動力。因為這項工作的開展存在著非常強的職業(yè)要求，所以在具體的管理方法以及措施方面必須要構(gòu)建對應(yīng)的規(guī)范，這便對相應(yīng)的檔案員提出了關(guān)聯(lián)的要求，其必須具備一定程度的專業(yè)能力，所以為了促使對檔案管理的有效改進(jìn)，由此提升智慧服務(wù)的品質(zhì)，應(yīng)該大力重視相應(yīng)的培訓(xùn)工作，由此促使其管理方法能夠較好的提升。在檔案管理經(jīng)過里，檔案信息化發(fā)揮著極為關(guān)鍵的作用，因此要對檔案管理能力予以足夠的關(guān)注。當(dāng)前，由于信息技術(shù)的持續(xù)成長，在檔案管理經(jīng)過里呈現(xiàn)出了更多的創(chuàng)新技術(shù)。為了使的數(shù)字檔案管理能夠以更好的態(tài)勢得以呈現(xiàn)，并由此促使智慧服務(wù)能力得以較好的提升。因此，在進(jìn)行檔案管理作業(yè)時，應(yīng)該對檔案管理功能進(jìn)行有效的改進(jìn)，由此促使檔案管理的內(nèi)容能夠得以較好的豐富，這樣會使的檔案管理功能得以持續(xù)性的改進(jìn)，并最終對整個智慧服務(wù)發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。

（三）借助云技術(shù)開發(fā)智慧“掌上檔案柜”

由于社會事業(yè)的持續(xù)前行，檔案的數(shù)量必將會隨之增多，再加上民眾對檔案的使用需求正在持續(xù)加強。這種情況下必須對必須對這項工作予以足夠的重視，然而現(xiàn)實的情況為，在一些傳統(tǒng)的檔案管理機構(gòu)方面，可以支撐調(diào)閱服務(wù)的依舊很少，即使有一些機構(gòu)已經(jīng)借助電子平臺實現(xiàn)了檔案的傳輸，然而會由于該平臺的存儲量相對不足，很多檔案無法被上傳至平臺，并且很多上傳的資源檔案是無法進(jìn)行共享的。這種情況下，云計算便受到了社會的關(guān)注，云計算可以對海量的信息展開高效的存儲以及共享，因此在檔案管理機構(gòu)方面可以借助云計算的相關(guān)優(yōu)勢功能從而開發(fā)智慧掌上檔案柜。舉例來講，檔案管理方能夠把滿足其具體需求的公開檔案資源進(jìn)行上傳，從而存儲到其所屬的云空間，接著則是給需要的人員傳輸鏈接以及密碼，幫助他們進(jìn)行下載。在用戶方面則是能夠借助手機終端展開相應(yīng)的下載以及共享作業(yè)，并且可以隨時隨地展開調(diào)閱工作，不會因為時間及空間方面的影響而無法完成調(diào)閱[6]。

（四）加強檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)建設(shè)

應(yīng)該對制定好相應(yīng)的時間節(jié)點，并以此為依據(jù)展開檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)項目的持續(xù)更新建設(shè)。而在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)更新時，還應(yīng)該關(guān)注其不同功能的持續(xù)擴(kuò)展以及優(yōu)化。在展開具體的工作時，應(yīng)該充分聯(lián)系現(xiàn)今檔案管理技術(shù)的實際情況，還要充分結(jié)合行業(yè)在電子檔案管理方面所形成的一些新思路、新經(jīng)驗，由此能夠達(dá)成對系統(tǒng)的持續(xù)性優(yōu)化升級，由此將關(guān)注點放在打破以往管理中的不同限制，實現(xiàn)檔案檢索、調(diào)閱、登記、歸還、維護(hù)、更新以及修改等一系列功能的升級，進(jìn)一步提升其中的“智慧因子”，持續(xù)提升相關(guān)人員的使用體驗。并需要和現(xiàn)今移動智能終端普及的時代環(huán)境相匹配，加快檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的移動化開發(fā)進(jìn)程，盡快實現(xiàn)移動管理功能，使得電子檔案的查詢、調(diào)閱等工作能夠通過 APP 或者是移動平臺實現(xiàn)。在持續(xù)對信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級的過程中，也要在配套設(shè)施上及時更新，相關(guān)硬件設(shè)施、人員配置、培訓(xùn)、管理制度等保障措施要同步跟進(jìn)。

（五）做好安全防護(hù)信息智慧服務(wù)

上述工作的有效進(jìn)行，其基礎(chǔ)工作便為確保整個信息的安全，因此在展開檔案數(shù)字化管理時，應(yīng)該關(guān)注相應(yīng)的安全防護(hù)措施，由此保障能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的智慧服務(wù)，相應(yīng)的做法為：首先，應(yīng)該完成好網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)作業(yè)，在檔案管理系統(tǒng)方面，其和業(yè)務(wù)平臺通常都會有著相當(dāng)數(shù)量的數(shù)據(jù)接口，而在數(shù)據(jù)進(jìn)行交互作業(yè)時，便會使得整個檔案平臺呈現(xiàn)出相當(dāng)程度的風(fēng)險，所以在檔案系統(tǒng)構(gòu)建經(jīng)過里應(yīng)該應(yīng)用可靠的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品，由此促使整個系統(tǒng)的防護(hù)能力能夠得以保障。其次，應(yīng)該對防護(hù)體系建設(shè)進(jìn)行深層次的完善，持續(xù)健全檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險監(jiān)測和預(yù)警，還要在固定的周期里對系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的漏洞修復(fù)作業(yè)，且要展開相關(guān)的安全滲透測試，由此實現(xiàn)安全風(fēng)險的減少。最后，還要完成好系統(tǒng)防護(hù)作業(yè)，健全檔案安全機制，且要構(gòu)建相應(yīng)的安全系統(tǒng)，還要對對應(yīng)的人員展開相應(yīng)的劃分，由此實現(xiàn)權(quán)力的分層。還應(yīng)該增加面部識別等不同因子的認(rèn)證方式，由此促使盜用的風(fēng)險能夠得以最大化的降低。借助上述上述工作的完成，能夠促使智慧服務(wù)的質(zhì)量得以較好的提升[7]。

四、結(jié)語

現(xiàn)今，在數(shù)字化的大環(huán)境下，檔案管理工作出現(xiàn)了極大的改變，檔案機構(gòu)必須借助數(shù)字化展開相應(yīng)檔案工作的優(yōu)化，并且應(yīng)該借助數(shù)字化技術(shù)去構(gòu)建“智慧”服務(wù)，從而促使服務(wù)效果得以顯著強化。進(jìn)行電子檔案管理作業(yè)的經(jīng)過里，必須借助合理的辦法，強化電子檔案管理的效用，最終達(dá)成檔案管理質(zhì)量的有效提升。