關(guān)于做好新時(shí)期電力企業(yè)辦公室工作的幾點(diǎn)思考

王聰

（國網(wǎng)福建省電力有限公司三明市沙縣區(qū)供電公司，福建 三明 365050）

一、電力企業(yè)辦公室工作的作用

在行政工作中，電力企業(yè)辦公室發(fā)揮著重要作用，可以有效促使不同層面的行政工作得以提升，拉近不同部門間的距離，還能為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展起到積極作用。這種情況下，應(yīng)該對行政管理予以足夠的關(guān)注，其作用主要表現(xiàn)為：首先會促進(jìn)個(gè)人成長。辦公室工作能夠幫助員工更好的理清工作職責(zé)，可以對員工的權(quán)益進(jìn)行保障，由此促使積極性得以提升，達(dá)到權(quán)責(zé)分明的效果。還有辦公室工作的實(shí)施，能夠促使生產(chǎn)效率得以提升，最終為單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，推動單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的成長。其次會對電力企業(yè)的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用，在很多單位，很多工作都存在著管理不集中的情況，因此應(yīng)該加大對辦公室工作的關(guān)注，從而對電力企業(yè)的行政管理進(jìn)行有效的改善。這樣，會使得電力企業(yè)辦公室的工作效率得以顯著提升[1]。再次，電力企業(yè)辦公室行政職能的有效發(fā)揮，會對其所在的單位產(chǎn)生直接的作用，做好電力企業(yè)辦公室的工作，在給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，能夠使得單位的關(guān)聯(lián)方得到相應(yīng)的效益。

二、辦公室工作中存在的問題

（一）考核量化工作存在缺失

在展開電力企業(yè)辦公室工作時(shí)，關(guān)注考核管理量化工作，會對整個(gè)工作的效率產(chǎn)生積極的影響。工作量化經(jīng)過里存在著未從工作實(shí)際出發(fā)的情況，工作內(nèi)容過于傾向業(yè)務(wù)績效，未能夠?qū)ζ髽I(yè)文化予以足夠的關(guān)注，這些造成電力企業(yè)辦公室工作有著相當(dāng)程度的缺失，展開實(shí)踐時(shí)存在著較多的問題[2]。

（二）管理目標(biāo)不明確

現(xiàn)今很多電力企業(yè)辦公室工作都未能夠?qū)崿F(xiàn)目標(biāo)的明確，展開績效考核機(jī)制構(gòu)建時(shí)，未能夠從員工的日常實(shí)際出發(fā)，綜合考量現(xiàn)實(shí)情況，這就會造成崗位職責(zé)與目標(biāo)無法相符合的問題。如若在工作里出現(xiàn)問題，那么便會由此造成推諉。這對電力企業(yè)辦公室工作而言是極其不利的。還有在協(xié)同辦公方面存在著缺失。當(dāng)前，一些電力企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)模塊方面有著不足，這就會對工作人員帶來相應(yīng)的影響[3]。

三、強(qiáng)化電力企業(yè)辦公室工作的實(shí)踐路徑

（一）正確認(rèn)識辦公室管理工作

展開辦公室工作時(shí)，如果存在著意識方面的缺失，便會造成行動不能自覺跟進(jìn)。因此有的單位存在著管理層對認(rèn)識辦公室工作認(rèn)知的不足，這便會造成管理工作出現(xiàn)缺失。在一些單位展開相應(yīng)的管理工作時(shí)，通常更多的會關(guān)注單位的效益。還有一些單位則是展開行政管理時(shí)，未能夠從時(shí)代的現(xiàn)實(shí)出發(fā)，僅僅把辦公室工作當(dāng)成是上級的要求，這就使得整個(gè)工作會呈現(xiàn)出機(jī)械傳達(dá)的特點(diǎn)。致使部門的組織協(xié)調(diào)職能無法得到真正的發(fā)揮。還有，辦公室通常都會處理一些日常性工作，整體顯得相對單一以及瑣碎。這些工作為單位活動展開的一個(gè)根本性基礎(chǔ)，雖然是很小的細(xì)節(jié)，但是會對員工的職業(yè)發(fā)展以及單位的走向產(chǎn)生較大的影響，一些單位就是由于未能夠處理好相關(guān)的細(xì)節(jié)工作，從而使得很多的問題大量出現(xiàn)。因此，在單位管理層方面，應(yīng)該對行政精細(xì)化有著充分的認(rèn)識，還要介入持續(xù)的學(xué)習(xí)，從而給員工樹立好的榜樣。并要把該工作引入到單位管理中去，如此方可以持續(xù)促進(jìn)辦公室工作向精細(xì)化方向轉(zhuǎn)變。

（二）明確崗位職責(zé)

在工作里，電力企業(yè)辦公室發(fā)揮著樞紐作用，起到了承上啟下的功效，其既為獨(dú)立部門，又能夠看成是彼此聯(lián)系的部門，正是由于這種特殊性使得精細(xì)化受到了相當(dāng)程度的關(guān)注。其亦是電力企業(yè)辦公室工作中不可或缺的存在。以某電力企業(yè)辦公室為例，這個(gè)部門主要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容有行政管理，企業(yè)文化，后勤保障等，在整體上呈現(xiàn)出了相當(dāng)程度的復(fù)雜性，然而以現(xiàn)今而言，該電力企業(yè)辦公室在進(jìn)行相應(yīng)的崗位設(shè)置時(shí)存在著較大的任意性，這便導(dǎo)致不同部門的工作在展開相應(yīng)的銜接時(shí)，存在著一定程度的滯后，由此使得人力成本出現(xiàn)浪費(fèi)。而在管理方面也發(fā)生了相應(yīng)的問題，而且在這種情況下，通常無法展開問責(zé)，所以構(gòu)建崗位職責(zé)時(shí)，必須從縱橫向的視角出發(fā)，實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)的細(xì)化，達(dá)到明確分工。如果條件許可的話，還應(yīng)該委派專人負(fù)責(zé)信息的傳遞，如此可以促使工作效率得以顯著的提升，并且還能夠促使員工的積極性得以有效的提升。

（三）提高電力企業(yè)辦公室人員的業(yè)務(wù)能力

以電力企業(yè)辦公室工作而言，通常呈現(xiàn)出相當(dāng)程度的瑣碎性，如何借助精細(xì)化展開相應(yīng)的管理，具體的工作將會被明確的劃分，不同崗位的員工都會有著明確的工作職責(zé)。這種情況下，面對電力企業(yè)辦公室組成人員提出了相應(yīng)的要求，對于一些特定崗位，其對應(yīng)的員工必須有著相當(dāng)程度的專業(yè)能力，如此方可以保障整個(gè)工作能夠有效進(jìn)行。所以，必須定期展開相應(yīng)的培訓(xùn)工作，由此促使電力企業(yè)辦公室人員的整體能力得以顯著強(qiáng)化，還有執(zhí)行力也應(yīng)該得到相應(yīng)的提升。以電力企業(yè)辦公室工作而言，究其屬性為服務(wù)工作，每天都得和不同的人員進(jìn)行接觸，因此必須要注意在工作時(shí)所表現(xiàn)出來的熱情，從而能夠當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，且可以熱情的為基層員工服務(wù)[4]。

（四）建立健全管理制度

一個(gè)單位如果想要正常的進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，那么必須構(gòu)建健全的規(guī)章制度，有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制能夠很好的促使員工的積極性得以發(fā)揮，并且借助相應(yīng)的硬性管理能夠?qū)T工的思想以及行為進(jìn)行對應(yīng)的規(guī)范。從電力企業(yè)辦公室行政的視角出發(fā)，相應(yīng)的工作通常指向單位內(nèi)部管理，由于會關(guān)聯(lián)到較多的工作要點(diǎn)，因此非常容易發(fā)生管理機(jī)制缺失的情況，長時(shí)間的話便會造成工作散漫，還有就是彼此推諉的問題。所以必須要構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)制，且要在運(yùn)行經(jīng)過里進(jìn)行長效的補(bǔ)充完善，由此實(shí)現(xiàn)管理流程的規(guī)范化，并達(dá)到工作效率提升的效果。而進(jìn)行行政工作時(shí)也能夠做到有章可依。還有對于一些好的經(jīng)驗(yàn)做法，應(yīng)該在第一時(shí)間進(jìn)行整理以及推廣，對出現(xiàn)的缺失以及不足應(yīng)該進(jìn)行積極的調(diào)整以及改善，由此促使電力企業(yè)辦公室工作能夠?qū)崿F(xiàn)良性循環(huán)。在最后的推行階段，無論何種制度，貫徹執(zhí)行才是最終目的，對于一些在貫徹上存在著難度大的機(jī)制則必須加強(qiáng)改進(jìn)措施，促使可行性得以提升，由此實(shí)現(xiàn)信息的較好傳達(dá)。

（五）細(xì)化電力企業(yè)辦公室的工作流程

如果要實(shí)現(xiàn)行政的精細(xì)化，一個(gè)先決的條件為在管理層方面必須對電力企業(yè)的具體情況有著非常熟悉的掌握，能夠熟知單位的發(fā)展目標(biāo)以及具體狀況。在此基礎(chǔ)上，管理層對電力企業(yè)辦公室工作展開重新梳理，從而獲得單位行政工作的控制節(jié)點(diǎn)。接著則是從這些控制節(jié)點(diǎn)出發(fā)，對電力企業(yè)辦公室工作展開深層次的細(xì)化。從而給后續(xù)工作的扎實(shí)推行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。以辦事為例，作為整個(gè)單位的中樞所在，電力企業(yè)辦公室所負(fù)責(zé)的事情相對復(fù)雜，有些為上級所安排，還有一些則是為下級所請示，如若要想把這些事情較好的進(jìn)行處理，使其具有條理性以及嚴(yán)謹(jǐn)性，電力企業(yè)辦公室人員必須從工作流程對這些事情進(jìn)行分類，然后以事情的緊急程度，重要程度等進(jìn)行處理。而整個(gè)工作進(jìn)行經(jīng)過里，一定要防止自作主張的情況出現(xiàn)，這是從單位的組織框架結(jié)構(gòu)出發(fā)，行政部門通常為規(guī)章機(jī)制以及相關(guān)決議的操作方，并不是管理決策者，因此必須嚴(yán)格的遵守相關(guān)的工作流程。這樣方可以實(shí)現(xiàn)工作的細(xì)致，方可以較好的促使部門的工作效率得以顯著的提升[5]。

（六）引入精細(xì)化管理

首先在精細(xì)化管理內(nèi)容層面，比如說模糊的狀態(tài)之下，這會對相應(yīng)的量化考核工作造成較大的影響。這種情況下，很多工作只能借助員工的自覺去進(jìn)行，為了保障行政管理能夠涵蓋各個(gè)層面的細(xì)節(jié)，必須構(gòu)建相應(yīng)的精細(xì)化理念。由此可以使得工作的邏輯性和細(xì)節(jié)都能夠滿足要求。舉例來講，能夠把某項(xiàng)工作展開細(xì)化，促使其細(xì)化成為不同的步驟，然后則是把不同崗位的工作內(nèi)容展開細(xì)化，進(jìn)而督促員工去完成這些工作，由于工作處于細(xì)化的狀態(tài)，在整個(gè)過程里員工會表現(xiàn)的盡職盡責(zé)。其次為提升員工協(xié)同意識。以整個(gè)精細(xì)化管理而言，其并不是辦公室專屬，工作的推行必須得到所有部門以及員工的支持方可完成，這個(gè)過程里大家必須彼此協(xié)調(diào)才能夠?qū)崿F(xiàn)最后的目標(biāo)。舉例來講，在信息溝通方面，為了防止單位里發(fā)生信息孤島。相關(guān)的辦公室人員必須要完成好橫縱向的交流。在橫向溝通方面，通常表現(xiàn)為單位的其他部門，由此能夠獲得這些部門的配合，從而能夠把上級所安排的任務(wù)展開全方位的落實(shí)。在縱向溝通方面，通常表現(xiàn)為上下級的傳遞。首先是要較好的把握上級的精神才能夠明確工作的朝向。其次則是應(yīng)該整合好下級部門的意見，以及具體執(zhí)行情況，并把這些信息傳遞到上層，方可以促使辦公室工作的效率得以顯著的強(qiáng)化。

（七）加大企業(yè)文化的宣貫力度

在一些單位里，因?yàn)橥ǔ６紩褌?cè)重點(diǎn)放在績效方面，并沒有對單位的文化予以足夠的關(guān)注，還有就是所構(gòu)建的單位理念和具體的實(shí)際存在著相當(dāng)大的出入。這種情況下便會使得單位文化僅僅成為口號，這對員工來說，并不會產(chǎn)生相當(dāng)大的實(shí)際意義。在這種情況之下，當(dāng)然不會對整個(gè)電力企業(yè)辦公室工作的進(jìn)行帶來幫助，因此，必須強(qiáng)化文化的宣傳，從而促使其能夠?qū)﹄娏ζ髽I(yè)辦公室工作起到相應(yīng)的促進(jìn)作用。第一，能夠發(fā)揮導(dǎo)向作用。所屬單位的整體文化氛圍能夠讓員工更好的認(rèn)同單位的機(jī)制，在具有強(qiáng)大影響力的文化號召下，員工才會為整個(gè)單位的目標(biāo)而進(jìn)行持續(xù)奮斗。從某種層面來講，會對員工起到很大的精神激勵(lì)。第二會發(fā)揮較大的凝聚作用，在展開電力企業(yè)辦公室工作時(shí)，借助對單位整體文化的學(xué)習(xí)，能夠?qū)T工起到積極的幫助作用，促使其對自身行為進(jìn)行規(guī)范，能夠在行為上主動的去維護(hù)單位的整體利益。由此產(chǎn)生較強(qiáng)的向心力。而這種向心力在單位內(nèi)部則是表現(xiàn)為高效地執(zhí)行上級部門所安排的各項(xiàng)工作。而在外部則是可以表現(xiàn)為統(tǒng)一的共同體，如此便會給單位的較好成長打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第三會起到激勵(lì)作用，好的文化往往會在無形中發(fā)揮影響，且能夠打造出較佳的工作氣氛。這樣的背景下，員工則是能夠愉悅的進(jìn)行工作，如此他們的積極性便會被得以最大化的激發(fā)，并促使創(chuàng)造性得以提升，最終實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)辦公室行政工作執(zhí)行性的提升。

四、結(jié)語

整體而言，電力企業(yè)辦公室工作存在著相當(dāng)程度的復(fù)雜性，同時(shí)會對電力企業(yè)產(chǎn)生較大的影響，在平時(shí)的工作里，管理層必須強(qiáng)化對電力企業(yè)辦公室精細(xì)化工作的認(rèn)識，全方位的實(shí)現(xiàn)行政能力的提升，從而高效的解決行政工作里發(fā)生的細(xì)節(jié)問題，促使電力企業(yè)辦公室行政工作能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化，由此實(shí)現(xiàn)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。