高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式

摘? 要：構(gòu)建高校學(xué)籍檔案信息數(shù)字化平臺，對實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案信息整合利用、滿足多樣化的檔案應(yīng)用需求具有重要作用。鑒于此，本文對數(shù)字化平臺的高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式構(gòu)建的意義、策略、注意問題進(jìn)行了相關(guān)的探討，并從建立數(shù)字化平臺管理制度、構(gòu)建高校學(xué)籍檔案信息化平臺、構(gòu)建電子文件歸檔管理系統(tǒng)等方面對高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式進(jìn)行了分析，期望對實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案信息整合利用，提高學(xué)籍檔案應(yīng)用水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化平臺;高校學(xué)籍檔案;信息整合利用;模式探討

中圖分類號：G647.33 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-9052（2021）09-0-02

高校學(xué)籍檔案和高校日常教育活動、科研工作等密切相連，也是學(xué)生日后就業(yè)、工作的重要參考，因此加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案的科學(xué)管理，對保證學(xué)籍檔案的真實性、實用性具有重要作用。但是從目前高校學(xué)籍檔案管理來看，存在信息化管理落后、數(shù)字化平臺建設(shè)不規(guī)范等問題，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式發(fā)展受到阻礙。鑒于此，立足于數(shù)字化平臺建設(shè)，對高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式進(jìn)行探討具有重要的現(xiàn)實意義。

一、數(shù)字化平臺高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式構(gòu)建的意義

傳統(tǒng)的高校學(xué)籍檔案以紙質(zhì)檔案為主，檔案類型主要有證書、個人介紹、學(xué)歷證明等，主要記錄學(xué)生的整體概況，是學(xué)生就業(yè)、工作重要的憑證參考。在信息化時代下，還以傳統(tǒng)管理模式對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，學(xué)生檔案信息很難達(dá)到高效的運用，在這種情況下積極構(gòu)建數(shù)字化平臺的高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式，能有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端。一方面簡化了檔案利用程序，在非必要的情況下，不用去檔案室進(jìn)行檔案資料的查詢，只需借助計算機(jī)就能完成;另一方面保護(hù)了紙質(zhì)檔案，減少了檔案破損率。積極構(gòu)建數(shù)字化平臺的高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式，不僅有效解決了檔案利用的弊端，解決了檔案流通問題，還滿足了當(dāng)前檔案的應(yīng)用需求，這對實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案高效運用具有重要意義。

二、數(shù)字化平臺高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式的策略探討

（一）建立健全檔案信息化平臺的管理制度

第一，為了保障高校學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺建設(shè)落到實處，應(yīng)成立專門的高校學(xué)籍?dāng)?shù)字化平臺領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并對數(shù)字化工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，將工作內(nèi)容落實到具體個人，以此保證高校學(xué)籍檔案信息整合利用數(shù)字化平臺建設(shè)高效完成。并且，需明確檔案信息化建設(shè)需求，聘請相關(guān)的專家團(tuán)隊對數(shù)字化平臺建設(shè)進(jìn)行研究，以此確保數(shù)字化平臺建設(shè)滿足應(yīng)用需求，并能夠有效解決檔案建設(shè)過程中遇到的難題。

第二，高校學(xué)籍檔案信息較多，想要實現(xiàn)檔案信息整合利用，一方面需要對現(xiàn)有的高校檔案信息進(jìn)行有效的匯總，使其形成一個龐大的信息數(shù)據(jù)資源庫;另一方面需要統(tǒng)一檔案信息數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，以此實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息有效的整合利用。對此我國提出了紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化的相關(guān)規(guī)范，其中規(guī)定了檔案數(shù)字化過程中掃描參數(shù)、加工操作、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)的制度，在具體的工作中應(yīng)遵循國家的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行。此外，針對數(shù)字化檔案建立管理制度。當(dāng)高校學(xué)籍檔案由紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡之后，電子檔案需要遵循相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，如電子檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等。以此形成科學(xué)的電子檔案管理體系，保證電子檔案滿足實用性、全面性、數(shù)據(jù)可靠性、檔案真實性的檔案處理要求。

（二）構(gòu)建高校學(xué)籍檔案信息化平臺

第一，構(gòu)建高校學(xué)籍檔案數(shù)字化處理模式，對傳統(tǒng)的檔案模式進(jìn)行改革，實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變。比如傳統(tǒng)高校學(xué)籍檔案處理的過程中，需要對檔案進(jìn)行采集和整理，在采集和整理的過程中，需要和學(xué)生本人建立聯(lián)系，并進(jìn)行相應(yīng)溝通，工作效率非常低。而數(shù)字化信息平臺的建設(shè)，可以簡化傳統(tǒng)檔案管理程序，只需要學(xué)生按照相應(yīng)的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)提供信息即可。

第二，高校學(xué)籍檔案管理、應(yīng)用、收集等是一個系統(tǒng)、復(fù)雜的過程。為了提高檔案的利用效率，高校應(yīng)構(gòu)建學(xué)籍檔案信息化平臺。信息化平臺內(nèi)容應(yīng)多樣化，不僅能夠進(jìn)行學(xué)籍檔案信息管理，還可以實現(xiàn)檔案服務(wù)、檔案信息共享、檔案收集和處理等應(yīng)用需求，以此形成高校學(xué)籍檔案信息整合利用數(shù)字化平臺模式，為滿足多方面的應(yīng)用需求提供保障。

（三）構(gòu)建電子文件歸檔管理系統(tǒng)

首先，電子檔案是紙質(zhì)檔案信息化的結(jié)果。在完成紙質(zhì)檔案信息化轉(zhuǎn)變之后，應(yīng)構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，保證檔案能夠及時歸檔，以此滿足不同的應(yīng)用檔案應(yīng)用需求。其次，為了保證電子檔案的高效運用，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)和學(xué)校其他信息化建設(shè)有效接軌。比如和高校研究生教育系統(tǒng)、繼續(xù)教育系統(tǒng)、本科教育系統(tǒng)等進(jìn)行連接，不僅有利于電子檔案的高效運用，還能確保檔案信息及時更新、歸檔。此外，電子檔案的管理中應(yīng)考慮現(xiàn)代辦公需求，以及不同辦公設(shè)備的應(yīng)用需求，在電子檔案處理的過程中，應(yīng)具有拓展性、外延性，滿足多接口的應(yīng)用需求，以此保證學(xué)籍檔案信息可以實現(xiàn)有效的整合、匯總，達(dá)到高效運用的目的。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校檔案信息管理的內(nèi)容復(fù)雜，信息量較大，雖然構(gòu)建了學(xué)籍檔案信息化平臺，但是要提升信息化平臺的管理質(zhì)量和效果，還需要相關(guān)管理人員付出努力。由此可見，檔案信息管理人員的素質(zhì)對檔案信息管理的質(zhì)量有直接的決定作用。作為高校領(lǐng)導(dǎo)人員一定要重視人才的培養(yǎng)，使檔案信息管理人員的專業(yè)知識和工作技能以及職業(yè)道德素養(yǎng)都能得到全面提升，這樣才能提高數(shù)字化平臺的高校學(xué)籍檔案信息整合利用率。為此高校應(yīng)該從以下方面加強(qiáng)人才的培訓(xùn)：首先，加強(qiáng)思想道德教育，提升工作人員的思想道德修養(yǎng)水平;其次，加強(qiáng)信息化培訓(xùn)，讓相關(guān)工作人員能夠熟練掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，可以靈活運用數(shù)字化平臺;最后，提升工作人員的法律意識。高校學(xué)籍檔案信息涉及眾多學(xué)生的學(xué)籍信息，對學(xué)生后期發(fā)展有重要作用。高校一定要保護(hù)好學(xué)生學(xué)籍檔案信息，相關(guān)工作人員應(yīng)該熟知相關(guān)法律，遵紀(jì)守法，不能靠關(guān)系出賣檔案，對于違法相關(guān)法律制度的行為應(yīng)該給予相應(yīng)處罰。

三、數(shù)字化平臺高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式構(gòu)建中需要注意的問題

（一）要選擇專業(yè)的數(shù)字化平臺業(yè)務(wù)公司

首先，選擇數(shù)字化平臺業(yè)務(wù)公司需要對公司的綜合情況進(jìn)行充分的了解。一方面要嚴(yán)格審查外包公司的技術(shù)水平，能夠滿足數(shù)字化平臺建設(shè)的需求，能否為高校檔案信息整合提供相應(yīng)服務(wù)。另一方面要審核企業(yè)的經(jīng)營狀況是否良好，有沒有財務(wù)問題等。此外還要審核企業(yè)的科研能力，對新技術(shù)的利用能力以及開發(fā)能力，以此確保數(shù)字化建設(shè)滿足時代發(fā)展需求。其次，對外包商服務(wù)經(jīng)驗進(jìn)行考核，查看外包商類似的作品，以及這些作品顧客的滿意度情況，以此減少數(shù)字化平臺構(gòu)建中出現(xiàn)問題無法順利解決的情況。

（二）信息化平臺要有明確的目標(biāo)

首先，高校學(xué)生學(xué)籍檔案應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確處理流程，以此形成統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)，方便檔案數(shù)據(jù)的流通和應(yīng)用。比如，規(guī)定高校學(xué)生檔案電子版處理要求、存檔要求、借閱要求等，以此形成電子化應(yīng)用管理程序，為保障學(xué)籍檔案信息高效運用提供有利條件。其次，滿足現(xiàn)代化辦公需求。當(dāng)前階段下，辦公方式、辦公設(shè)備出現(xiàn)了多樣化的現(xiàn)象。在這種情況下，學(xué)籍檔案相應(yīng)平臺的建設(shè)應(yīng)具有兼容性、拓展性，能夠滿足不同辦公需求。最后，高校學(xué)籍檔案資源應(yīng)具有系統(tǒng)化特點，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)籍檔案的有效匯總，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)行數(shù)字資源的運用。

（三）應(yīng)注重信息化檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)

高校學(xué)習(xí)檔案信息數(shù)字化平臺模式的構(gòu)建，需要檔案管理者具備專業(yè)的檔案數(shù)字化知識，能夠熟練處理數(shù)字化檔案管理中遇到的各種問題。但是從目前高校數(shù)字化檔案管理來看，檔案管理人員素質(zhì)不高，思想意識落后，認(rèn)為檔案數(shù)字化管理就是將學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程，導(dǎo)致僅僅進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，無法形成檔案信息整合、匯總，在運用的時候，出現(xiàn)了零散、資料不全的現(xiàn)象。因此，應(yīng)重視檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。一方面對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其檔案信息化專業(yè)水平，并設(shè)置相應(yīng)的考核制度，保證將信息化管理落實到日常工作中;另一方面進(jìn)行數(shù)字化人才引進(jìn)，為實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案信息整合利用數(shù)字化平臺的構(gòu)建提供人員支持。

四、結(jié)語

高校學(xué)籍檔案信息化整合利用模式的構(gòu)建，需要建立在數(shù)字化平臺的建設(shè)上，在此基礎(chǔ)上健全檔案信息化平臺的管理制度，積極構(gòu)建高校學(xué)籍信息化平臺，使高校學(xué)籍檔案形成標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的數(shù)字管理體系，形成高效學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)，并與校內(nèi)多個網(wǎng)站進(jìn)行有效的對接。科學(xué)的數(shù)據(jù)化學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，能夠為滿足檔案信息整合利用提供有利條件。

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（責(zé)任編輯：董維）

收稿日期：2021-05-25 修改日期：2021-07-10

基金項目：2021年度梅州市哲學(xué)社會科學(xué)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室“大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理工作優(yōu)化策略探究”

作者簡介：李松（1973—），男，廣東梅州人，館員，主要從事檔案管理研究。