事業單位檔案管理的質量保障體系建設研究

姜橋紫

摘要：事業單位是政府職能部門，并不以盈利為目的，職能是為人們提供高質量服務。在經濟發展新形勢下，事業單位為實現發展，深化改革，檔案管理是事業單位管理工作中的重要內容，通過開展檔案管理工作，是提高事業單位管理水平，保證其穩定運行的重要途徑。通過構建檔案管理質量保障體系，推動檔案管理工作規范化開展，能夠改善事業單位傳統檔案管理中存在的問題，提高工作效率，詳細記錄各項工作信息，為工作開展提供信息支持。事業單位檔案管理質量保障體系構建中還存在諸多問題，檔案管理質量認知程度低下以及檔案管理制度不完善，制約質量保障體系構建。在本次研究中，首先闡述事業單位檔案管理質量保障體系構建的重要性，分析其存在問題，結合實際情況，提出質量保障體系構建策略，提高檔案管理質量。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;質量保障體系

隨著事業單位改革工作深化，為確保改革工作有序開展，事業單位需要保障檔案管理質量，發揮檔案管理工作優勢，為后續人才引進、崗位分配及調整等工作夯實基礎。事業單位在發展中，結合實際情況與需求，構建檔案管理質量保障體系，不僅符合事業單位建設與發展需求，還能夠提高工作效率與質量。針對質量保障體系中存在的問題，事業單位應提高對檔案管理質量的認知、完善檔案管理制度。從多個環節出發，重視檔案管理質量，積極采取措施，進一步完善事業單位檔案管理工作，實現單位良性運轉。

一、事業單位檔案管理質量保障體系構建的意義

在事業單位內部，檔案管理是一項重要工作，通過構建檔案管理質量保障體系，具有多重意義。

首先有利于提升事業單位工作效率。構建檔案管理質量保障體系，不僅能夠實現檔案數據信息的傳輸與使用，還能夠為事業單位各項工作開展提供參考。在事業單位內部，檔案質量是一項重要指標，完善的質量保障體系，能夠明確日常業務工作開展情況，通過對比并分析問題，不斷調整并改進工作方式。同時檔案數據資料還是考核單位內部工作質量的重要途徑，滿足事業單位發展需要，提高工作效率。

其次有利于全面記錄多種工作信息。檔案管理質量體系構建，能夠將事業單位內部各項業務工作信息進行匯總、整理并紀錄。事業單位在發展過程中，數據信息數量較多，來源較為復雜，例如黨群工作以及人事管理等檔案存在差異，管理難度較大。質量保障體系構建，能夠確保各項數據的準確性，提高檔案使用效率，滿足事業單位對數據使用需求以及上級調閱需求。

二、事業單位檔案管理質量保障體系存在的問題

（一）檔案管理質量認知程度低下

檔案管理是事業單位中的一項重要工作，對事業單位運營發展以及服務質量提升均有著重要作用。但在實際工作中，受傳統思想觀念以及工作方式影響，對檔案管理質量認知不充分，檔案管理人員對待工作十分消極，認為檔案管理工作僅僅知識整理各項資料并進行歸檔。而事業單位也并未構建檔案質量審核機制，難以保障檔案信息的準確性與科學性。檔案管理工作涉及內容較多，是一項復雜性工作，對細節處理要求較高。檔案管理質量將影響事業單位決策，由于對檔案管理認識不深入，檔案人員在日常工作中，工作效率低下，無法在有效時間內整理檔案內容，存在遺漏以及信息錯誤等問題，嚴重影響檔案后的使用與查閱。

（二）檔案管理制度不健全

新經濟形式下，帶動事業單位進一步發展，同時事業單位業務工作量在逐漸增加，檔案數據信息呈現出海量增長。在開展檔案管理工作時，仍采用傳統人工操作方式，隨著數據信息增加，傳統檔案管理弊端逐漸突顯，檔案管理人員工作壓力較大，易出現工作失誤等問題。事業單位對檔案管理缺乏重視，未制定完善的檔案管理制度，檔案管理工作效率低下，制約質量保障體系構建。首先在事業單位內，檔案管理工作運行程序不健全，各個崗位之間的職責不明確，檔案管理工作交接以及崗位調整機制不完善，檔案管理工作缺乏連接性。其次針對檔案管理人員，未制定約束機制，檔案管理人員素質低下，對待工作缺乏責任心。最后事業單位還存在管理運行機制不健全問題，現有制度與檔案管理工作需求不相符。這些因素均不利于檔案管理質量保障體系構建，同時也制約了事業單位進一步發展。

三、事業單位檔案管理質量保障體系構建措施

（一）提高對檔案管理質量的認知

在事業單位運營與發展過程中，檔案管理工作十分重要，為提高檔案管理質量，構建出完善的檔案管理質量保障體系，則需要提高認知，摒棄傳統思想觀念。首先事業單位轉變檔案管理人員的認知，通過開展多樣性宣傳工作以及思想政治教育，引導檔案人員樹立正確職業理念，認真對待工作，規范檔案管理工作，對檔案管理工作形成正確認知，重視工作，確保工作質量。其次事業單位可將檔案管理工作納入發展目標以及年度規劃中，采用這一方式，引導領導重視檔案管理，將檔案管理作為重要工作完成。最后事業單位需定期組織學習與培訓工作，引導檔案管理人員參加。在培訓過程中，教授專業檔案管理技能，傳授理論知識。此外還應定期開展考核工作，考核內容為工作表現、工作質量，采用獎懲機制，調動員工積極性，形成良好的責任意識，推動檔案管理工作有序開展。

（二）完善檔案管理制度

事業單位結合實際情況，制定恰當的檔案管理制度，不僅能夠規范檔案管理工作，還能夠確保工作質量與效率。首先事業單位需要明確檔案管理人員的職責，劃分工作范圍，實施責任制，將檔案管理質量與工作人員緊密關聯。一旦檔案管理出現問題，可在第一時間明確責任主體，進行問責，還能避免相互推責等問題出現。同時事業單位可制定獎懲措施，針對工作失誤的員工，需要采取懲罰措施。通過這一方式，不僅能夠調動員工積極性，還能夠引導員工認真對待工作，提高工作執行力，保障檔案管理質量。最后事業單位還需要加強監管，監管部門在工作中，需要始終遵循公正性與公平性原則，落實管理制度，嚴格執行，一旦發現檔案管理中存在問題，需要責令修改并調整。此外事業單位還可明確規定檔案管理具體事項，如檔案查閱與使用制度以及檔案管理流程等，確保檔案管理工作的規范性以及有序性。

（三）提高檔案現代化管理水平

信息技術高速發展，我國步入了信息化時代，在新時代下，事業單位需要充分運用先進技術，轉變傳統檔案管理方式，逐漸由人工管理轉變為智能化管理，在單位內部構建電子檔案館，推動數據庫建設，數據信息存儲與保管更加便捷，管理流程逐漸簡化。采用信息化管理方式，檔案資料整理與歸檔也十分方便，只需要將相關信息錄入在計算機中，利用軟件便能夠實施整理與分類。在檔案使用中，輸入關鍵字，便能夠實現檔案檢索與查閱。其次檔案收集工作，也由線下轉變為線上，因此檔案管理人員需要具備良好的計算機操作技術。現代化檔案管理，不僅能夠實現海量信息處理，還能夠確保檔案管理質量，檔案管理較為便捷。

總結：

事業單位在運營與發展中，檔案管理是一項重要工作，在新時期背景下，事業單位需要始終跟隨時代發展步伐，與時俱進，重視檔案管理工作，構建檔案管理質量保障體系，發揮檔案管理優勢，提高管理水平，促進事業單位全面發展。

參考文獻：

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