淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

王娟

摘要：建筑施工資料管理是項目建設過程中較為重要的工作，越來越多的建筑施工企業在管理過程中重視建筑工程檔案管理工作，基于此，本文對建筑工程資料管理現狀以及建筑工程檔案資料有效管理措施進行了分析。

關鍵詞：建筑工程;檔案資料;管理

建筑工程檔案資料屬于建筑企業的寶貴財富，是建筑企業在施工過程中經驗與施工技術的積累，在建筑工程管理中發揮重要的作用。有效地對檔案資料進行管理，不僅可以提升建筑工程的質量，還可以提高企業的經營利潤。

1 建筑工程資料管理現狀分析

從目前的情況來看，我國很多的建筑企業管理人員依然采用以往傳統的觀念和模式展開相應的工作，并沒有真正的做到與時俱進，從而使得建筑企業的經營管理工作始終無法滿足當今時代的要求。不僅如此，由于不具備現代化科學的管理理念，從而始終無法真正做到為企業的效益考慮，通常只是一味的注重經濟效益的最大化，并沒有對技術資料管理工作的重要性有所認識。當前，我國大部分的建筑企業在日常經營的過程當中，并沒有針對建筑工程資料管理制定完善的管理制度和體系，從而使得工程資料在管理過程當中非常混亂，很多資料不能及時的收集，相關資料很難收集齊全，其真實性也不能得到切實的保障。如果這些問題不能得到及時有效的解決，勢必會導致工程各方之間產生諸多的矛盾，不僅阻礙工程建設任務的順利開展和進行，同時也會對后續的工作造成極為嚴重的影響。

2 建筑工程檔案資料有效管理措施

2.1 完善建筑工程檔案資料管理制度

在開展建筑工程檔案資料管理工作時，政府部門應該牽頭建立一套科學、有效的管理制度與管理法規體系，這些規章制度應符合當前形勢，具有一定的可操作性，在建筑企業經營過程中能夠提升其檔案資料管理水平。同時，建筑企業應根據企業自身情況建立、健全檔案資料管理制度，在檔案管理工作中，能夠指導企業向符合市場需求的方向發展，使建筑工程檔案管理更加科學化、規范化。建筑工程檔案資料管理人員在工作過程中，還應該經常深入施工現場進行實地勘察，了解現場施工情況，根據現場施工需求制定科學、合理的檔案管理計劃。在建筑工程施工完成后，檔案管理人員要更加重視檔案資料管理工作，并搜集施工過程中的相關資料，進行整理分析，做好存檔工作，將其作為寶貴財富供其他工程項目參考。

2.2 保證建筑工程檔案資料管理質量

①要求工程檔案管理逐級劃分，企業內部管理人員需要做好統籌規劃，各個項目單位對施工情況需要做好嚴格的記錄，并根據相關記錄規范進行資料填寫，例如，在進行記錄時必須用黑色簽字筆，所有表格必須按照規范進行繪制，涉及的照片資料不能將原件與文本進行裝訂，需要將其進行復印才能裝訂;②所有記錄資料必須交由上級領導簽字，由項目負責人進行初次審核，如果資料存在問題，需要重新進行記錄，如果資料合格由項目負責人遞交企業檔案管理部門，檔案管理部門人員進行第二次審核，存在問題的資料返還項目負責人，并明確標注錯誤內容以及修改意見，這樣在資料重新進行整合時，就可以更加便捷;③合格的資料由企業統一回收，根據項目類型與項目名稱記錄在案，并及時錄入計算機，形成檔案電子索引，方便未來信息查閱。

2.3 及時做好技術資料的記錄，保證其真實性

由于工程技術資料本身會展現出建筑項目的實際施工情況，所以資料管理人員在整理技術材料的時候，一定要緊跟施工的開展進度。即在建筑工程開始進入實際施工之前，建筑單位需要組織專業的資料管理人員對技術資料進行管理，同時還要把分部分項工程質量評定等一系列的原始記錄進行有效的收集，保證工程進度與各項資料始終保持在同一進度，以此來保證技術資料內容的真實連貫。其實對于建筑工程技術資料的歸檔管理工作來說，最為重要的就是資料的真實性，如果資料真實性難以得到保障，那么在后續的管理過程中，就會出現資料管理人員在原始記錄上進行后補造假等一系列現象。這樣一來如果建筑工程項目出現了質量問題，工程技術資料就會因為后補造假等情況出現混亂的局面，最終還會產生錯誤判定等一系列問題。所以資料管理人員在對技術資料進行歸檔整理的過程中，一定要注意使其與施工進度保持一致，做到實事求是、認真嚴謹，以便資料自身的真實性及準確性可以得到保障。

2.4 提高建筑工程檔案資料管理人員能力

建筑施工企業缺乏對檔案資料管理人員的綜合培養，致使業務能力不足，可以通過單位層面與管理人員個人層面兩個方面提高管理方面的能力。單位使用新人負責檔案資料管理業務時，應對管理人員進行專業的技能培訓，強化其對檔案管理知識的了解，幫助其提高工作質量。管理人員在工作過程中，應不斷加強業務知識的學習與積累，自身不斷學習，有利于提升綜合業務能力。在學習過程中，不斷總結，對于自身出現的一些消極等負面思想，應及時糾正，為今后提高工作質量與效率奠定基礎。在實際工作中，檔案管理人員應充分結合工作實際需求，結合時代發展的要求，積極考取相關檔案管理方面的職業資格證書，證明自己在檔案管理行業中具備相應能力，還可以引起建筑施工企業領導對檔案管理工作的重視，推動檔案管理的穩步發展。

2.5 積極開展文件檔案管理信息化建設工作

在工程項目文件與檔案管理中，應該對新時代發展形勢進行了解，加強對信息化技術的重視，創新以往的檔案管理思路，將信息化機制納入到大型工程項目文件與檔案管理中，促使信息化與文件、檔案管理相結合，進一步強化信息化建設。具體而言，需要以信息化技術、互聯網技術為支撐，建立與自身發展模式相符的計算機網絡平臺，不斷優化文件、檔案管理系統，促使各個軟硬件良好運行，進而打造全新的工程項目文件與檔案觀管理格局。在此模式下，不僅能夠降低相關工作人員的壓力，減少其工作量，而且還有助于提高文件、檔案管理工作效率和質量。此外，在進行相關操作系統的引入下，應該注重數據的實時更新，為計算機網絡平臺良好運行創造優越的環境，減少管理問題發生，確保管理效果。在計算機信息網絡技術的運用中，可實現資源共享，能夠保證文檔信息服務及時性。為了提升文件、檔案的社會價值，還需要借助相關的科學技術將其變成活的信息，提高相關資源利用率。在推進工程文件、檔案管理信息化進程中，需要注意的是，網絡具有較強的開放性，在一定程度上對文件與檔案安全造成了威脅，容易造成數據丟失、竊取等問題。因此，應該不斷完善計算機信息管理系統，強化對文件檔案的保護，做好相關的防范工作。為了加快大型工程項目信息化建設步伐，需要注重相關系統軟件的開發。要想確保軟件的可行性，滿足現代文件與檔案的管理需求。相應的管理人員需要介入到系統軟件開發環節，以促使軟件功能更加完善和健全，具有優越的性能，增強信息數據質量，確保信息數據的準確性、全面性，真正提升工程項目文件與檔案管理的信息化水平。

3 結束語

綜上所述，在重視“互聯網+”思維的同時，也要加強在信息化活動中形成的具有保存價值的各類照片及聲像檔案，強化常規收集。并通過檔案信息全面掌握人才資源的開發和利用，為工程質量快速爭創“平安工地”“優質工程”提供實力支撐，為公司資質升級提供軟實力支撐，為現代化企業建設作出更大的貢獻。

參考文獻：

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