社區衛生服務中心檔案管理的優化措施探討

劉雷

摘要：隨著現代化建設的不斷發展，各種應用軟件和管理系統都得到了廣泛的應用。社區環境優美、整潔，既是彰顯社區衛生服務中心居民素質的一面鏡子，也是為社區居民提供休息和生活的重要場所，也是社區衛生服務中心和諧的推動者。本文分析了社區衛生服務中心公共衛生檔案管理中存在的弊端，對社區衛生服務中心公共衛生檔案之間的各個環節提出了建議，建立現代化檔案管理機制，通過快速、高效的信息交流，實現檔案數據源的充分共享。

關鍵詞：社區衛生服務中心檔案管理;問題及對策

社區衛生服務中心檔案信息資源是基礎建設的重要組成部分工作。社區衛生服務中心檔案管理需要檔案現代化管理，檔案管理是滿足社區衛生服務中心日益增長需要的重要工作。促進全人類在基本醫療保障中的作用，隨著社會的發展和城鄉的和諧發展，統籌城鄉發展、改革社區衛生服務中心衛生服務、加強社區衛生服務等成為重要目標，要實現這一目標，首先必須建立良好的社區衛生服務中心公共衛生檔案管理。因此，重要的是將所有社區衛生服務中心檔案轉化為實用的信息來源，并更好地適應社區衛生服務中心現代化的需要，利用數字技術和信息技術，使檔案成為可共享的數字信息資源，從而在檔案管理上發揮真正的作用。

一、社區衛生服務中心檔案建設存在的問題

（一）對社區衛生服務中心檔案工作的標準化研究沒有引起重視

社區衛生服務中心檔案現代化標準體系建設可從三個方面進行研究，管理性標準規范、業務性標準規范、技術性標準規范。從簡單的標準化發展到科學、精確的標準化，從單個標準到組合和協調標準，是標準化發展的趨勢。然而，社區衛生服務中心檔案現代化仍然是簡單、孤立的，并不是一個完整的系統。在軟件開發、過程管理、數據管理等方面的標準還不完善，需要加強研究。例如：通過對某社區衛生服務中心檔案檢查發現一些薄弱環節。比如：有的單位把人事檔案放在閱覽室，既不安全，又達不到檔案保密要求;有的單位檔案辦公室存有大量待整理文件，未及時組卷歸檔，容易丟失;有的單位庫房角落堆積大量購買的未開包的檔案盒，給檔案帶來可乘之機;有的單位檔案出入庫統計不全;有的單位檔案統計臺賬記錄不全，沒有檔案全宗指南等。

（二）檔案的安全性未得到保障

某社區衛生服務中心進行檔案現代化有三個方面：檔案實體的管理、信息的管理和數據管理。檔案實體管理的目的是加強對檔案實體流動全過程的監控，確保檔案管理具有一定的安全性。信息管理沒有做好檔案內容的保密工作，出現了數據丟失、損壞、盜竊、更改、消除電磁輻射、非法裝載和重復、病毒感染，系統碰撞、設備損壞等危險因素。所以對上述三個方面必須綜合管理，不能偏袒，因為問題會造成不可估量的損失。安全是檔案現代化體系結構中不可忽視的重要組成部分。

（三）信息化滯后

目前，社區衛生服務中心雖然建立了社區居民的健康社區衛生服務中心，但社區衛生服務中心衛生信息管理系統仍缺乏國家指導，現有的市場軟件標準也不盡相同，相對滯后，社區衛生服務中心的信息軟件各不相同，容易造成資源浪費，難以整合。由于科技滯后，各類衛生檔案信息來源不足，難以滿足社區居民的醫療需求，制約了社區衛生服務的發展。

二、優化社區衛生服務中心檔案建設的方法

（一）對檔案的安全性進行保護

用現代化檔案代替原件使用來保護原始檔案。現代化副本異地保存，并輸出縮微膠片永久保存，這樣，這些檔案在發生自然災害時不會被損壞，從而有助于檔案的長期發展。對檔案資料字跡不清、褪色的照片檔案進行修復，在編寫組織沿革利用現代化檔案的事例上，從人數上和利用卷上證明了現代化檔案在保護檔案原件上的作用。為了對原始檔案進行保護，檔案的專業技術人員機構設立、干部任免、人員調動等其他有關檔案，通過檢查，制定了檔案信息保密制度，建立了檔案信息管理數據資源庫，檔案數據統計完整、準確。社區衛生服務中心檔案管理系統有專用的服務器，計算機設置了防火墻，由密碼訪問控制。檔案人員定期對檔案信息進行檢查，備份，確保了檔案信息的安全。與服務商簽訂保密協議，采取了有效的安全管理措施，強化了現代化過程監督，避免檔案信息泄露，保障了檔案實體與信息的安全。有效保護檔案原件，減少對檔案的破壞，提高了社區衛生服務中心現代化檔案的信心和決斷力，各級管理者也對檔案館的檔案現代化工作給予了更多的支持。

（二）節約成本，提高檔案人員的工作效率

現代化管理后，將紙質檔案轉為機讀文件，既節省了存儲成本，又節省了空間。查閱資料更加的方便快捷，避免了重復浪費材料造成的紙張和人員浪費。進行現代化管理后，檔案可以及時歸檔務也可以提供更多的服務，服務的速度更快。例如，院方可以快速找到所需信息，節省技術時間。數字檔案管理使檔案查詢快捷方便，現代化使信息共享成為現實。目前，許多大型社區衛生服務中心檔案館正在進行檔案現代化，將歷史資料傳送到檔案管理系統，建立現代化的檢索工具，對新的檔案實行系統化管理，將電子檔案集中歸檔，建立高效的檔案管理系統，直接開發電子檔案文件，在社區衛生服務中心技術改造和管理上發揮著不可忽視的作用，是以前傳統管理方法無法取代的。檔案現代化可以提供詳細、實時的信息，使信息查詢非常方便，也大大減輕了醫務人員的工作量。存檔也從原來的文件存儲單元擴展到信息存儲。

（三）全方位、多角度綜合提高社區衛生服務中心檔案管理

各社區衛生服務中心應以健康報告為依據，規范開展衛生管理工作，并充分利用監測服務改善和更新個人健康信息的能力，進一步提高社區衛生服務中心的工作效率。利用各種社區衛生服務中心媒體，加強健康教育和宣傳，提高健康意識和保健行為，力求讓群眾認識到自身健康的重要性，積極參與和配合建立健康檔案，使人口健康檔案真正為群眾健康服務。在日常診療服務中，每位醫生都要根據當前居民的健康檔案進行臨床診斷，同時申請填寫健康檔案，做好檔案的更新和完善工作。對于廣大居民，要積極開發應用程序，建立現代信息系統，通過自然醫療建立檔案，創建真實、完整、連續的電子健康信息，全面提高衛生質量。

結語：

綜上所述，隨著科學技術的不斷發展，社區衛生服務中心檔案建設的范圍較廣，社區衛生服務中心檔案管理工作任重道遠，其保存的質量和內容不僅關系到人民群眾的健康，也關系到社會的和諧發展。對社區衛生服務中心檔案管理進行優化，可以保證檔案的真實性，防止秘密的流失和泄露，只有這樣才能更好地開拓和發展新的局面。

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