信息化對事業單位檔案管理的重要性思考

曹義

摘要：檔案管理信息化需要應用信息技術手段將紙質文檔轉化為電子文檔，以數據形式安全存儲與管理檔案信息，從而實現檔案管理質效的全面提升，更加安全、高效地管理與利用檔案資料。當前階段，部分事業單位缺乏健全的檔案管理機制，專業信息化人才數量不足，信息化技術及設備也相對陳舊，因此，事業單位應通過多元化措施保障檔案管理信息化建設的有效實現。新時期事業單位發展規模在不斷擴大，引進的人才數量不斷增多。再加上單位的經營項目種類也在增加，這就給檔案管理工作帶來了不小的壓力。基于此，目前各個事業單位都在積極進行檔案信息化建設工作，希望能夠提升管理工作質量和效率。

關鍵詞：信息化;事業單位;檔案管理;重要性

1信息化建設對事業單位檔案管理工作的重要意義

事業單位的檔案管理工作具有一定的獨特屬性。作為由國家設立、經濟來源依賴財政撥款、履行向公眾提供各項公共服務職責的機構，事業單位具有鮮明的國家隸屬性、非盈利性、公益性。因此，單位內部的人事變動、工作紀要等事項都是其檔案管理工作重點。隨著信息技術的快速發展，辦公自動化、無紙化已經成為時代趨勢，“檔案”這一概念的內涵也發生了變化。例如在形成方式上，檔案已不再局限為紙質文件;而在調用讀取方式上，實踐中也更多地采用信息化模式。種種變化都導致傳統的以“人工”“紙質”等為鮮明特征的傳統檔案管理模式已經越來越無法適應當前的社會發展環境，事業單位推進檔案管理工作的信息化轉型成為必然選擇。在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員會面臨“紙質+電子”的復雜結構工作對象，而對于檔案信息的檢索者、利用者而言，其內容的完整性、客觀真實性、邏輯系統性則顯得更加重要。

2事業單位檔案管理信息化建設面臨的若干問題

2.1檔案管理人員專業度不足

基層事業單位人員編制不足，檔案管理人員通常由其他崗位人員兼任，因此在做檔案管理時，缺乏對檔案管理的正確認識，認為檔案管理只是檔案的保管，缺乏系統性和全局性的觀念，始終停留在工作表面，不能深層次考慮檔案管理的重要性和檔案管理的未來發展，也無法將檔案管理的重要性呈現給單位的管理者，管理者也在一定程度上無法獲取檔案管理的重要性和提升檔案管理信息化的必要性。

2.2檔案管理管理不完善

目前基層事業單位的檔案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，檔案的標準不統一，檔案貯存條件不規范，檔案完整性不足等。這些方面的不完善一方面體現了檔案管理工作的不完善，更深層次的方面則是體現了檔案管理始終沒有發揮其應有的作用，最終反過來影響檔案管理在基層事業單位中的地位和重要性，單位中的管理層對其不重視，對其的投入和管理相應的缺乏計劃性，因此，基層事業單位的檔案管理發展速度極為緩慢，信息化的引入也就此擱淺。

2.3信息化建設規劃缺乏科學性

檔案管理信息化的實現，必然要以科學嚴謹的建設規劃為導向，若是這一規劃本身存在問題，必然會限制信息化建設進程的高效推進。部分事業單位未能以自身發展戰略為基礎進行信息化建設工作的規劃，因此影響了信息化建設工作的落實效果。同時，由于缺乏對信息化建設實效性的重視，致使信息化建設速度緩慢，科學與規范的檔案管理遲遲不能開展。

3推動事業單位檔案信息化建設的具體路徑

3.1重視檔案信息化管理的作用

信息化檔案管理建設是傳統檔案管理建設的延伸和升級，對事業單位的管理水平、決策能力和信息服務具有一定的有利影響，可以為事業單位的檔案管理提供支持。因此，事業單位管理人員首先要重視檔案管理信息化建設的重要作用，并適當加大對檔案信息化建設的資金、人力投入以保證其順利開展。其次，要推動事業單位檔案信息化管理制度的建立和完善，要立足于事業單位工作的實際情況和檔案管理的具體需求，設計出科學有序的現代化檔案管理制度，對檔案管理信息化建設中的具體方面如設備監管、網站維護、人員管理等進行統籌管理，以保證檔案管理的信息化建設可以發揮最大效用，從而推動事業單位的檔案工作持續升級。

3.2建立網絡管理制度

電子檔案與紙質檔案在管理工作上的側重點不同，因此，事業單位在展開信息化建設工作時，還應當積極建立網絡管理工作制度。首先根據不同事業單位的自身要求建立一整套完善的檔案管理制度，例如數字檔案的移交整理，歸檔，格式壓縮等。其次，在信息化建設過程中，不僅要建立整個員工的檔案數據庫，還要遵循格式和原則要求進行有效轉換，從而保證整個檔案管理工作的查找、傳輸各個環節服務于單位運營。

此外，因為有些檔案具有一定的保密等級。在這種情況下，應當結合國家法律管理制度，以依法管理為基礎，充分利用網絡技術記錄員工在平臺上的操作行為。方便及時發現風險問題，然后利用智能化技術來攔截風險。常見攔截方法為：根據敏感操作行為，凍結員工的賬號，限制其訪問權限。

3.3加強專業隊伍建設

事業單位形成高質量的檔案信息化管理工作，不僅需要科學的領導管理作為指引，也要擁有一支業務水平高、綜合素養強的專業化工作隊伍提供支持。第一，事業單位領導要發揮帶頭作用，形成自上而下的觀念轉變效果，樹立促進檔案管理信息化發展的工作意識。在正確的主觀態度下，針對當前工作面臨的形勢、困難、不足進行合理調整及全局指揮。第二，重視人才的引進和培養工作。從實踐來看，事業單位可采取“內部競聘”的手段，激發現有檔案管理人員的積極性，盡可能消除一切可能導致消極怠惰的不利因素。此外，也應重視檔案管理人員的學習培養，通過開展定期培訓邀請業內專家、資深人士來講座，或是外派學習交流、輪訓學習等手段，加快工作隊伍對信息化建設大趨勢的適應速度。

3.4提升檔案管理信息化技術水平

事業單位檔案管理實現信息化和現代化的前提是具有較為先進和完備的基礎設施和信息技術，因此事業單位應不斷提升檔案管理信息化技術水平和設施建設。針對檔案管理信息化設施的完善，要從硬件設備和軟件應用兩方面入手提升管理載體的質量性能。在硬件設備升級上，要及時引進更新事業單位的計算機系統、聯網設備和打印機設備等檔案辦公設備，在軟件應用建設上具體可以從三方面入手：

第一是檔案信息的數字化建設，合理運用數據壓縮處理技術、大數據技術、高速掃描錄入技術，將傳統的紙質、聲像檔案文件和已經歸檔的現有電子檔案按照一定的順序進行組織分類從而建立系統規范的檔案信息庫，將檔案目錄信息和具體全文進行數字化處理。

第二是建設事業單位檔案網站，檔案網站是指事業單位檔案管理部門在公共信息服務網站上開設的網點，以網絡主頁的方式提供檔案管理、服務和宣傳，其具體內容包括檔案工作信息、事業單位公開信息、檔案資源信息和服務信息。通過努力打造便捷高校的檔案管理網站來推動事業單位的檔案信息化建設，并為社會提供檔案服務的窗口。

第三是可以建立數字檔案信息庫，利用計算機系統實現檔案信息的遠程控制管理，這一技術的優勢在于可以實現事業單位利用互聯網環境高效便捷地開發利用數據庫檔案信息資源，并形成良好有序的檔案使用規范體系。

結論

事業單位應搭好信息時代的順風車，利用先進信息技術對檔案管理工作進行優化升級，通過建立“互聯網+檔案管理”的運行模式有效提升事業單位檔案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

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