現(xiàn)代科技在施工企業(yè)辦公室管理中的應(yīng)用

李曉娟

摘要：施工企業(yè)要想在當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中占據(jù)一席之地，既要保證工程建設(shè)的質(zhì)量?jī)?yōu)勢(shì)，又要讓辦公管理跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。辦公室在施工企業(yè)中的主要作用是為企業(yè)上下級(jí)溝通提供平臺(tái)，管理文件、檔案和公章，確保各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目的順利開展。因此，如何將現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用到施工企業(yè)的辦公室管理中，是本文的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代科技;施工企業(yè);辦公室管理;應(yīng)用

引言

施工企業(yè)的辦公管理必須跟上科技不斷發(fā)展的時(shí)代的發(fā)展。為了解放辦公室舊的管理思想，必須應(yīng)用相應(yīng)的現(xiàn)代科技管理方法。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代科技手段，把握工作的方方面面，創(chuàng)新管理，使施工企業(yè)的辦公管理效率更加高效，推動(dòng)各項(xiàng)工程更上一層樓。本研究對(duì)施工企業(yè)辦公管理中采用的現(xiàn)代科技手段進(jìn)行了探討和分析。

一、施工企業(yè)辦公室管理的特征

1.服務(wù)性

建設(shè)單位屬于綜合服務(wù)部門，在施工現(xiàn)場(chǎng)擔(dān)任黨政領(lǐng)導(dǎo)的助手，在上傳配送、左右聯(lián)系、綜合等方面負(fù)有重要的法律責(zé)任。 同時(shí)，也為建筑工地和基層提供服務(wù)。

2.輔助性

及時(shí)收集、掌握和反饋當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)單位、總部、施工現(xiàn)場(chǎng)等多方面的培訓(xùn)信息。在展開綜合分析后，妥善解決其中尚存的主要關(guān)鍵問(wèn)題，擬定相應(yīng)的解決方案以供黨政領(lǐng)導(dǎo)參考，讓作出正確的戰(zhàn)略決策。

3.事務(wù)性

建筑業(yè)務(wù)的主要特點(diǎn)是任務(wù)多，與建筑業(yè)務(wù)管理任務(wù)有直接聯(lián)系的相關(guān)管理任務(wù)應(yīng)歸入工作范圍。

4.綜合性

在建設(shè)項(xiàng)目中，辦公室可以直接或間接參與并了解幾乎所有與建設(shè)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的任務(wù)，具有一定的靈活性和適用性。

5.機(jī)密性

辦公室應(yīng)是施工企業(yè)黨政領(lǐng)導(dǎo)的助理。此外也負(fù)責(zé)起草和把守重要的機(jī)密信息，對(duì)于公司的文電查詢運(yùn)轉(zhuǎn)、印信檔案管理、通訊等等工作加以負(fù)責(zé)，帶有極為高的實(shí)時(shí)性。

6.政策性

就國(guó)家的相關(guān)法規(guī)，現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)監(jiān)督機(jī)制的擬定、下發(fā)、督辦等等工作，均對(duì)于辦公室業(yè)務(wù)人員有著較高的要求，特別應(yīng)是在產(chǎn)業(yè)政策方法論上。

二、辦公室管理在施工企業(yè)管理體系中的作用

1.橋梁紐帶作用

現(xiàn)代施工企業(yè)辦公室主要應(yīng)是連接企業(yè)工作人員與各業(yè)務(wù)部門和廣大公司員工的橋梁。它應(yīng)是企業(yè)展開日常運(yùn)作的紐帶，也是決策、指揮、協(xié)調(diào)的部門。首先，辦公室在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)鍵決策過(guò)程中起著重要的溝通和協(xié)調(diào)作用，其次，總部必須在決策中處于中心位置，這樣才能充分了解實(shí)際情況，制定出更加科學(xué)合理的方案。 但是，該計(jì)劃的實(shí)施需要辦公室工作人員的積極配合和積極指導(dǎo)和準(zhǔn)備。

2.參謀助手作用

辦公室管理可以為領(lǐng)導(dǎo)提供更全面、更多樣化的相關(guān)信息，研究施工企業(yè)的工作，提出關(guān)鍵決策意見和有效建議。 因此，辦公室經(jīng)理必須具備扎實(shí)的經(jīng)驗(yàn)和技能，以及足夠的洞察力，才能充分發(fā)揮員工助理的作用。 你還需要學(xué)習(xí)如何觀察文字和顏色，這樣你才能完全做到。 了解施工企業(yè)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，對(duì)其進(jìn)行配置，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化，發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題。 同時(shí)，要為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提前做好準(zhǔn)備，具有一定的遠(yuǎn)見和創(chuàng)新能力，能夠充分發(fā)揮多學(xué)科的職能。

3.綜合協(xié)調(diào)作用

綜合協(xié)調(diào)的主要目的是保證建筑企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)的正常有序發(fā)展。 他們還需要相互協(xié)調(diào)配合，減少損失，找到內(nèi)外融合的契機(jī)。施工企業(yè)各部門也要有良好的大局意識(shí)，正確處理問(wèn)題，高度重視集體利益，從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，統(tǒng)籌謀劃，合理解決問(wèn)題。

4.窗口服務(wù)作用

在處理文件時(shí)，秘書處應(yīng)認(rèn)真對(duì)待其服務(wù)作用，增強(qiáng)對(duì)服務(wù)的興趣。同時(shí)，他們必須具備良好的公關(guān)能力，能夠連接內(nèi)外部，改善內(nèi)外部關(guān)系，處理內(nèi)外部問(wèn)題。

三、在施工企業(yè)辦公室檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代科技

在建筑公司的辦公室管理中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的行政工作。 檔案中的檔案資料是單位為滿足其職能活動(dòng)需要而創(chuàng)造的保存價(jià)值的內(nèi)容，包括合同、科技、文獻(xiàn)資料等。 最新的文件管理技術(shù)可以更科學(xué)、更合理的方式收集和管理不同類型的文件。 將電子檔案應(yīng)用于施工企業(yè)辦公管理，可以大大減輕辦公管理人員的工作量，無(wú)需無(wú)休止的打字，無(wú)需管理復(fù)雜的檔案，更好地收集檔案，通過(guò)編輯和調(diào)查提高工作效率。

在施工企業(yè)的電子檔案管理中，電子檔案的管理可以極大地方便科技人員對(duì)檔案的開發(fā)和再利用，在一定程度上可以提高施工企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。 在檔案的使用方面，檔案管理人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享檔案，相關(guān)人員可以在自己的電腦上訪問(wèn)檔案資料，進(jìn)一步節(jié)省了時(shí)間，提高了辦公管理質(zhì)量。 在施工企業(yè)的辦公管理中，采用電子檔案管理，提供優(yōu)質(zhì)的檔案查詢管理服務(wù)，是建立施工企業(yè)信息中心的主要方式。

四、在施工企業(yè)辦公室文件管理中應(yīng)用現(xiàn)代科技

在施工企業(yè)的辦公管理中，傳統(tǒng)的文件管理方式是文件主要以紙張作為文件信息的傳播媒介，文件要由領(lǐng)導(dǎo)簽字并流通，浪費(fèi)紙張資源和人力資源。不同部門之間在存儲(chǔ)或使用文件時(shí)存在許多難以發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并且也難以完全恢復(fù)借用的文件。利用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)施電子文件管理，可以有效解決建筑公司辦公文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括代發(fā)、會(huì)簽、備案、處置、保管等方面的問(wèn)題。此外，它可以集中存儲(chǔ)文件，攜帶方便，方便文件創(chuàng)建者創(chuàng)建文件。它還可以快速執(zhí)行文件搜索，也可以做可以快速部署的事情。憑借這些優(yōu)勢(shì)，可以執(zhí)行鍵盤寫入、直接從屏幕讀取文件以及通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收文件。

此外，除了使用最新技術(shù)存儲(chǔ)電子版本的文件外，還可以建立電子文件管理系統(tǒng)，確保電子文件的完整性、可用性、可靠性，以及收集、存儲(chǔ)、處理和應(yīng)用電子文件等等。 流程管理，使管理規(guī)范化，長(zhǎng)期安全存放，達(dá)到文件高效使用的目的。

五、在施工企業(yè)辦公室行政管理中應(yīng)用現(xiàn)代科技

為基層施工企業(yè)提供服務(wù)是辦公室管理的基礎(chǔ)服務(wù)，簡(jiǎn)化申請(qǐng)人的申請(qǐng)流程是這項(xiàng)管理任務(wù)的主要任務(wù)。 將現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用于行政管理，可以通過(guò)網(wǎng)站建設(shè)為各種應(yīng)用提供便利條件，可以減少行政部門的人力，降低行政成本。 要實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)人辦公的高效化，無(wú)紙化辦公是有效的方式之一。

企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)站建立行政管理系統(tǒng)，申請(qǐng)者無(wú)需奔赴多個(gè)部門辦公支持，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上受理和處理具體申請(qǐng)，有效降低企業(yè)行政和部門成本。 在建筑公司辦公室的管理過(guò)程中，可以引入電話、視頻會(huì)議等新媒體管理方式，并應(yīng)用于公司會(huì)議。 這不僅節(jié)省了一定的會(huì)議和差旅費(fèi)用，而且提高了會(huì)議效率。

六、在施工企業(yè)辦公室印章管理中應(yīng)用現(xiàn)代科技

在施工企業(yè)的辦公室管理中，做好印章管理是辦公室經(jīng)理最基本的職責(zé)。

在施工企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，印章有權(quán)行使職權(quán)，是明確公司各項(xiàng)權(quán)利義務(wù)的證明。印章使用管理是保證印章利益的關(guān)鍵，保證企業(yè)及其經(jīng)營(yíng)管理的安全。考慮到印章使用的安全性，印章的使用需要嚴(yán)格的審批，審批流程較為復(fù)雜，需要經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批。該技術(shù)對(duì)施工企業(yè)印章進(jìn)行管理，主要基于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或總部運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，申請(qǐng)?jiān)诰€打印，基于審批登記系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)印制管理。通過(guò)這個(gè)在線印章申請(qǐng)系統(tǒng)，印章使用人員現(xiàn)在可以在線申請(qǐng)，當(dāng)審批人在線批準(zhǔn)一般職責(zé)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成印章使用登記表，印章管理員可以填寫印章統(tǒng)計(jì)信息。隨時(shí)對(duì)相關(guān)印章的使用情況進(jìn)行企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)情況分析。

結(jié)束語(yǔ)

在施工企業(yè)辦公管理過(guò)程中，為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提高企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)確保工程建設(shè)的質(zhì)量?jī)?yōu)勢(shì)，企業(yè)辦公管理是與時(shí)俱進(jìn)的。 通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代科技手段，對(duì)各方面工作進(jìn)行創(chuàng)新管理，可以進(jìn)一步提高施工企業(yè)的辦公管理效率，使企業(yè)各項(xiàng)工程的施工工作更上一層樓。

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