完善醫院檔案管理對推動檔案管理工作改革的作用

賈方琦 李斌

摘要：近年來我國資料服務機構發展迅速，但醫院傳統檔案管理工作開展緩慢。隨著經濟的發展，人們生活水平不斷提高。在這種形勢下，醫院檔案管理工作變得更為復雜。醫院工作的開展中，檔案管理工作可以對國家的醫療政策進行分類，可以快速查閱相關政策信息和醫院病人的檔案記錄，從而提升醫院檔案管理工作的效率。為了適應現代醫院管理工作的要求，需要通過完善醫院檔案管理來提升醫院檔案管理工作改革。本文綜合分析了目前醫院檔案管理工作的問題，并結合實際情況提出相應的完善解決措施，對進一步促進醫院檔案管理工作改革有參考意義。

關鍵字：醫院檔案;完善管理;檔案管理;工作改革

醫療事業隨著經濟的高速發展實現了明顯的進步，醫院內部各項工作內容日趨復雜，這也導致醫院檔案管理工作改革勢在必行。

一、醫院檔案管理工作的關鍵作用

1.檔案管理是醫院日常工作的依據

隨著醫療服務的現代化發展，醫院內部所開展的各項管理工作均需要以各項文件為依據。檔案管理工作能夠為醫院日常工作提供全方位的信息，是醫院進行現代化建設與日常醫療衛生服務工作開展的關鍵。隨著醫療衛生改革的穩步進行，醫院機構需要通過科學化發展穩步提升自身的服務水平，醫院檔案管理便是其中重要組成部分，檔案管理工作需要緊隨醫院發展進程不斷進步。檔案管理工作中記錄了醫院各類工作事務的詳細信息，通過分析檔案數據文件能夠基本判斷出醫院在某一時間段內的發展軌跡與成長規律。因此，醫院檔案管理也是醫院資深發展與轉型的依據，是醫院提升自身競爭力的關鍵所在。

2.檔案管理是醫院處理糾紛的法律依據

醫院開展的檔案管理工作不僅是對日常醫療事務的簡單記錄，更是醫院與醫患間的重要憑證。目前，我國醫療事業進步較快，醫院服務在發展中面臨著巨大的挑戰，醫院機構不僅需要不斷提升自身的服務質量，還需要處理與患者家屬之間的醫療糾紛，而檔案管理工作在處理醫療糾紛上便能提供巨大幫助，醫院檔案內容可作為處理糾紛的重要法律憑證。檔案管理文件所發揮的法律依據功能對醫院與患者家屬雙方而言均是一種有益的保障。一旦二者出現嚴重的醫療糾紛，法院便能夠以檔案資料作為重要依據做出準確的判斷。

3.檔案管理是醫院科研項項目的主要資源

醫院機構在承擔日常醫療服務責任的同時需要負責開展醫療科研工作。醫院機構所開展的醫療科研項目通常需要以患者的病例數據資料作為研究數據內容，準確、詳盡的數據內容是科研項目順利開展的保障，此時便體現了醫院檔案管理的重要作用。檔案管理工作中記錄的患者病歷資料內容能夠幫助科研工作人員對患者疾病進行深入了解，以采取更加有效的治療手段。臨床醫學的不斷發展進步離不開醫院檔案的幫助。

4.提升醫院的綜合競爭力

醫院的檔案資料主要是病歷檔案，通過病歷檔案的詳細記錄可以對診斷的過程與結果有一個完整的記錄與憑證，在信息化平臺上為其保留最原始的依據，方便醫師們在科研工作與臨床工作中有詳盡的參考與憑證，這也是醫院檔案管理的核心因素。醫護人員可以通過檔案資料對患者有更好更詳細的服務，加快綜合水平的提升速度。隨著醫院檔案的業務拓展與改革，醫院的綜合競爭力需要加強提升，從而支持醫院的發展與進步。

5.提高醫院檔案工作的效率

信息化檔案管理不但可以促進工作人員之間的溝通與協調關系，同時也可以確保工作順利開展，促進檔案資源共享又可以減少部門之間的阻礙，避免同樣資源的重復錄用與歸檔，在很大程度上提高了醫院的整體協調性，節省了大量的人力與物力，進一步促進檔案管理工作效率的提升。

6.為提高醫院管理水平提供服務

醫院檔案管理工作的質量與工作人員的效率都需要加強改善，這是信息化建設的首要任務，計算機技術的發展與融合，使醫院檔案管理形成了一套完善的檔案管理平臺，不但方便了患者病歷的查閱，同時也為臨床醫學作出了一定的貢獻，各部門之間可以達到完美的協調度，使信息化建設更加科學化與規范化，不斷提高醫院的服務水平。

二、醫院檔案管理工作中存在的主要問題

1.檔案管理意識較差

醫院內部檔案管理意識較差是目前檔案管理問題頻出的主要原因。醫院檔案管理工作的管理層對其認知不到位。在醫院開展檔案管理工作時，僅僅由醫院的護士或者行政人員負責檔案收集，也沒有專門的檔案室存放資料，這樣就沒有意識到醫院檔案管理工作系統性和保密性的特點，使得檔案管理工作的效率低下，檔案資料內容不全。有些檔案管理人員對檔案的管理比較隨意，重要文獻或者資料被借出去之后，沒有及時做好記錄，或者記錄不明確，這樣就使得資料缺失，最后不能找回資料，使得醫院的檔案資料不全，不利于后期工作的開展，不利于醫療水平的提升和醫院的發展。

此外，由于檔案管理資源投入較低，檔案管理工作開展中無法購置專用的數字化設備提高管理效率。內部管理信息化軟件與硬件設備缺失，導致檔案管理工作水平與質量長期得不到提升，這也成為了影響檔案管理模式改革的主要因素。

內部管理工作人員意識不強是導致醫院檔案管理工作質量低下的直接原因。工作人員意識不強容易在醫院檔案日常管理工作中導致資料檔案不全、信息不完善、數據不準確以及檔案缺失等情況。醫院檔案質量的嚴重下降將會嚴重影響到檔案的實際作用。

2.檔案歸檔工作不規范

現階段醫院檔案歸檔工作不規范也是一大主要問題。檔案歸檔過程中需要明確表明各類檔案文件的保管期限以及相關數據內容。由于歸檔方式不規范，會出現信息編寫不全面的情況，這將會導致醫院檔案文件在歸檔時出現嚴重偏差。醫院檔案歸檔流程不合理會遺漏一些重要的信息，導致檔案內容不全面，也會導致后續工作受到嚴重影響。此外，目前個別醫院檔案管理工作仍然采用較老舊的檔案管理方法，這類方法目前已經無法適應醫院的檔案管理工作，檔案管理方法的落后也會導致各類檔案文件管理分散，系統性較差，嚴重影響了醫院檔案管理工作效率。

在醫院開展檔案管理工作時，由于醫院檔案管理人員對于檔案的收集和分類不夠明確，使得檔案的歸檔制度不完善，存在一個類別的檔案分開存放，不同類別的檔案歸檔到一個檔案盒中，這樣就使得檔案管理工作的效率低下，容易出現很多錯誤，在后期的檔案查閱和借調中，會花費大量的時間，不利于提升醫院的工作效率。另外，一些不專業的檔案管理人員在開展檔案管理工作時，由于自身的能力有限或者疏忽會導致檔案歸檔錯誤，對檔案的日期記錄不明確，這就使得檔案的信息不全面，影響后續工作的順利開展。

3.檔案管理制度不完善

醫院檔案管理制度的不完善與缺失導致醫院內部檔案管理工作無法實現有效改進，各項管理方式比較傳統，檔案管理工作質量較差，日常管理工作中經常會出現檔案內容不完善、文件編制草草應付的情況，制度不完善所出現的各類問題嚴重影響了醫院檔案文件的質量水平與檔案的后續正常使用。由于醫院內部檔案管理制度不完善，醫院檔案管理人員難以及時將醫院運行中產生的各類檔案資料及時、完整建檔，對后續的檔案管理工作是極為不利的。

當前，我國科學技術發展飛快，網絡技術和信息技術在各行各業應用廣泛，但是醫院的檔案管理工作方法還比較落后，沒有結合當前的信息技術進行優化改革。當前大部分的醫院醫療工作已經結合網絡技術進行了優化，提升了看病的效率。但是對于醫院的檔案管理，沒有合理應用信息技術，尤其是對于一些紙質版的文書、圖片和影像資料，在對其進行歸檔整理時，沒有利用計算機建立電子索引目錄，這樣使得檔案管理工作人員的工作量較大，在歸檔收集和后期的檔案查閱中都會花費較多的時間。另外，沒有利用信息技術實現檔案的信息共享，這也使得檔案的查閱和借調過程較為復雜，使得工作效率低下，不利于醫院的發展。

4.醫院檔案管理工作人員綜合水平有待提升

要想做好醫院的檔案管理工作，檔案管理人員要有一定的工作經驗和技術知識，這樣他們可以合理利用技術簡化檔案管理工作，豐富檔案管理辦法。

三、醫院檔案管理模式改革的措施

為了做好檔案管理工作，提升醫院工作人員的工作效率，一定要在新的背景下采取有效的對策來強化檔案管理工作。這樣才能系統、全面地進行檔案管理，便于后續工作的順利開展。

1.加強培訓提升管理工作人員專業素養

檔案管理模式改革過程中應首先做好管理工作人員專業素養提升工作。根據醫院內部檔案管理工作開展的實際情況，選擇專業人員負責檔案管理日常工作，保證檔案管理各個崗位有專人進行負責，日常管理工作中檔案管理人員需要及時掌握相關專業知識，同時應通過專業化培訓與主動性學習積極提升自身管理能力，做好醫院檔案管理工作。醫院在人員設置上應盡量招聘此專業的管理人員，以提高檔案管理人員團隊的整體質量。

2.開展數字化信息化檔案管理變革工作

現代醫院檔案管理工作中需要積極引進先進的軟件操作系統與穩定的硬件系統，運用掃描技術、圖像處理技術與云存儲技術實現醫院檔案管理工作的電子化與數字化發展，提升醫院檔案資源的管理效率保證醫院內部各個部門可以高效地進行檔案資源共享利用。現代信息技術是解決檔案管理傳統問題的主要方式，創建電子檔案，構建新型檔案管理模式均是解決醫院檔案管理問題的主要措施，同時保證系統軟件與硬件設施的實時更新以滿足醫院檔案管理復雜工作的需求。

3.重視檔案管理工作，提升檔案管理意識

新的醫保改革政策會給醫院的工作帶來一定程度的影響。在這種形勢下，為了進一步促進醫院的發展，提升醫院工作效率。檔案管理工作人員在工作中要做好本職工作，對醫院的各類檔案資料進行分類管理，并且做好檔案時間記錄，便于后期檔案的查閱和借調。為了保證檔案管理工作的全面性和系統性，一定要有專門的檔案室和檔案管理電腦用于資料收集和整理，并利用電腦對紙質資料進行電子目錄整理，這樣可以提升檔案管理工作效率。檔案管理人員要提升自己的責任心，在日常的工作中確保檔案安全，避免檔案丟失和損毀的情況出現，對于借出去的檔案要做好記錄，要求工作人員及時歸還，確保檔案資料完整。

4.健全醫院檔案管理制度

為改變醫院內部出現的對檔案管理工作不重視的情況，需要從制度層面予以糾正。現代醫院機構的發展與進步離不開規章制度，醫院內部檔案管理工作的改革發展同樣需要完善的檔案管理制度予以規制。醫院檔案管理工作需要不斷融入新理念，及時摒棄落后的管理思想，堅持以先進信息化管理思想作為主要方向，以嚴格的檔案管理制度明確此項工作的重要性。例如可指定嚴格的審批流程，對于檔案轉入與轉出時刻通過加蓋封章提升檔案工作的嚴格性，以嚴格的健全的檔案管理制度提升檔案管理工作質量水平。

5.結合當前的信息技術優化醫院檔案管理辦法

當前，我國網絡技術和信息技術發展飛快，信息技術在各行各業應用廣泛。在新的醫保改革背景下，要提升醫院的工作效率，更是要重視檔案管理工作與信息技術的有機結合。首先，在醫保改革背景下，要求各個用戶的醫保全國聯網，能快速地反映個人的信息，對一些病患以前的病例癥狀，也可以通過數據共享來調取，這樣無論是患者轉院治療或者異地報銷都可以更為便捷。其次，通過優化醫院的檔案管理方法，可以簡化檔案管理工作。當前醫院的檔案管理工作較為復雜，涉及的類別較多，如果不結合信息技術和網絡技術就會使得檔案管理工作較為混亂。在這種形勢下，可以針對醫院的特點研發具有特色的醫院檔案管理軟件，可以快速地對檔案進行梳理和歸類，并且實現檔案資料的數據共享，實現紙質資料和網絡資料的同步傳輸，提升檔案管理工作效率，也便于不同部分之間的資料查閱。最后，醫院通過信息化的檔案管理工作，可以將一些公眾化的資料展示給廣大病患，這樣病人在治療前可以自行查閱相關資料，對自身的病情有一定的了解，同時還可以讓病患了解醫院的更多信息，建立病患和醫院之間的信賴感，提升醫院的知名度，進一步促進醫院的發展。

結束語

綜上所述，醫院檔案管理工作是醫院工作中的重要組成部分，針對目前醫院內部在檔案管理工作上的各類問題，應通過檔案管理模式改革對其中的主要問題進行及時改進，以此保障醫院檔案管理工作的高質量完成，發揮檔案管理的實際作用。醫院檔案管理信息建設勢在必行，是當前醫院部門發展的首要任務，醫院管理層需要高度重視檔案管理工作以及對于檔案管理人員的培養，同時還要加大資金的投入，使醫院的檔案管理設備進一步更新，使醫院部門更好地為社會各界帶來更優質的服務。近幾年來，我國大多數醫院全面采用了信息化建設的模式，醫療水平有了非常明顯的改觀，不難發現，信息化建設為醫院檔案管理工作帶來了很大的幫助，全面實現了資源共享，在節省人力與成本的基礎上，工作效率得到最大化提升。雖然在創新過程中仍然存在一系列問題沒有完全解決，但只要醫院檔案管理工作人員團結一致，勇于創新與實踐，相信我國醫療事業一定可以得到更大的改變與提升。

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2021年河北省人力資源和社會保障廳課題，項目名稱：完善檔案管理體系對推進公立醫院社會保障工作發展的研究，項目編號：JRS-2021-2001