如何加強企業電子文件的管理

楊慶華

摘要：現代信息技術的發展，將網絡信息技術與檔案管理相結合，以電子檔案代替傳統的紙質檔案，可有效提高檔案管理質量。本文主要分析電子檔案的要點和措施，研究電子檔案的管理措施。

關鍵詞：企業;電子文件;歸檔管理;

引言

我國現代信息技術的創新發展，也為檔案管理的發展提供了有力的支撐。在企業的發展過程中，會創建越來越多的檔案，無論是企業的經營活動、生產經營。使用傳統的紙質檔案管理方式，不僅影響檔案的保存效果，更影響檔案的價值。在檔案管理中采用電子檔案歸檔管理方式，可以提高檔案管理的可靠性和完整性。

一、電子文件歸檔

1.1電子文件提交要點分析

電子文件歸檔主要包括兩種形式：在線歸檔和離線歸檔。離線歸檔主要適用于較大文件歸檔的歸檔操作，將電子文件及相關源數據信息存儲在相應的離線載體中。網上備案業務是應用備案系統對電子文件中的相關信息進行網上傳輸。電子文件檔案的歸檔有時間限制：定期集中歸檔、實時歸檔、隨時歸檔這三個要求。公司商品檔案、固定資產投資檔案等所載資料，必須采用雙重保留方式。這意味著應該保留一份紙質文件和一份電子文件，以確保兩者的完整性。其他形式的保存。隨時存檔是企業級已采用的光盤等存儲格式。實時歸檔是指企業使用信息系統執行相關任務時創建的一組系統文件。電子檔案的范圍涵蓋了企業發展的方方面面，所有可能反映員工能力的有價值的電子文件都應歸入檔案范圍。

1.2電子文件歸檔質量要求

電子文檔存儲和保存的首要要求是確保其完整性。企業保管的所有電子文件必須及時有效歸檔。還需要驗證電子文件的真實性，電子文件和紙質文件的內容必須匹配，以保證電子文件在存儲過程中的真實性。在提交過程中必須確保電子文件的標準化。電子文件必須使用相同的有效通用文件格式，可以有效避免電子文件對保存環境的依賴。在整理電子文件的過程中，要做到整齊有序，所有歸檔的電子文件要統一整理，方便日后文件檢索和應用。

1.3電子備案策略

首先，在企業發展過程中，要加強文件報送管理工作啟動儀式，在企業規劃中增加電子文件報送工作，積極制定和實施完善的電子文件報送管理措施。切實提高電子檔案質量的責任人。需要備份一些重要的電子文件，采用容災方案提高電子文件備份的安全性，按照企業內部形成的電子文件歸檔規范進行操作。當企業的經營活動或生產經營活動產生電子文件時，必須積極采取有效的安全防護措施，確保文件不被篡改。

二、電子檔案管理

2.1 電子文件的采集、登記、保存和分類

電子文件采集是在功能活動過程中將電子文件及其元數據集成到電子文件管理系統中，按照既定要求進行管理的過程。捕獲應包括電子文件形成過程的背景、內容、結構和元數據信息。注冊是在電子文檔管理系統中為電子文檔分配唯一標識符的過程。將各電力企業單位職能活動中產生的利用和參考值電子文件推送至電子文件管理系統進行存儲。在對電子文檔進行分類時，必須經過整理、組裝、編號等一系列過程，形成一個有序的系統。分類過程必須遵守并保持文件形成的規則和特征。電子文件之間的有機聯系，可以與系統自動和手動分揀相結合。

2.2電子文件的分類，存儲和識別

電子文件分類系統是主要的分類方法，便于科學管理和綜合利用，應根據電子文件的用途和功能活動對電子文件進行分類。電子文件應防磁并存放在防磁柜內，所有電子文件應垂直放置，遠離物理和化學污染源。電子檔案庫的溫濕度應保持在13～24的溫度。35%-60%相對濕度，有日常記錄和應急管理。在電子文件的形成和使用過程中，必須采取嚴格的措施防止灰塵和有害氣體的產生。灰塵會污染光盤表面，造成物理損壞并損壞記錄的信息。有毒氣體會腐蝕和損壞光盤底座。在一定條件下，電子文件失去保存價值。定期組織開展電子文檔識別，電子文檔的原創性、準確性和完整性，元數據元素的真實性、有效性、完整性、規范和存儲期限，內容的真實性、價值等級和保密性，識別結果根據識別結果丟棄。必須銷毀的物品按照文件的保存期限和銷毀方法銷毀，使其無法恢復。

三、使用電子文件

3.1加快電子檔案的開發利用，實現全流程網絡服務

（1）企業電子信息化發展進入新時代。企業必須能夠保護更準確、更快速和最具經濟效益的信息市場。至此，企業信息化與網絡化管理的一體化得以建立。開發新形勢下的電子文檔管理系統，信息資源的利用與利用，獲得最佳的經濟效益是必然的途徑。 （2）企業檔案信息化開發按開發程序的內容可分為初級開發、二級開發、三級開發三種開發類型。第一發展是信息資源的檢索和存儲，任務是建立和收集檔案，第二發展是公開和提出檔案信息，任務是建立科學完整的檔案運營體系。是對檔案信息進行壓縮處理。隨著我國市場經濟的發展，檔案信息市場不斷完善。信息的社會商業性變得越來越重要。越先進、尖端的科技成果越高。科技的附加值和實用價值越大，經濟效益就越大，市場經濟需要高質量、高效率的電子信息。通過實現計算機聯網形成企業電子文檔，信息網絡可以進入全自動電子信息服務，使工作的使用獲得最大的經濟效益，開創變革時代的電子信息市場。

3.2 加強電子信息系統建設，重點工作和安全生產

為使電子檔案管理逐步向專業化、標準化、科學化、信息化轉變，著力推進電子檔案的制度化、信息化工作，并結合工廠工作的相關要求，不斷完善相關項目.根據管理操作必須遵循的證據和規則，對管理系統進行重新設計，以滿足相關系統的新要求，如《電子文件管理辦法》、《電子、聲像檔案管理辦法》、《電子檔案安全備份實施辦法》、《電子文件鑒定與銷毀管理辦法》、《保密管理制度》，程序如下：這是系統嚴格規定的。為使電子文件管理工作成為制度化建設的發展軌跡，完善電子文件管理工作網絡，提高電子文件管理水平。文件管理工作網絡，總經理和全職員工的管理職責通過業務責任、管理制度、管理標準、業務標準的結合，形成信息化管理網絡，為電子化的順利發展打下堅實的基礎。建立電子檔案出租、使用審查審批制度，具有普遍性，必須辦理《電子文件借閱、利用登記表》，按時歸還。嚴格執行涉密經營者篩選審批制度，填寫保密經營者出租、使用的篩選審批申請書，由主管領導簽字批準。借款人對所借電子文件的完整性、安全性和保密性負責，不得丟失、污損、私下刪除、消磁或涂改。一旦發生事故，管理層必須立即向上級報告并保密，情節嚴重，依法追究有關負責人的刑事責任。

結語

電子信息化是一門高度科學文化的事業，當前電力行業管理體制正處于向社會主義市場經濟體制轉變的重要節點。必須抓住機會做好公關業務。電子文件管理的新時代電子文件管理的新時代電子信息的新高潮在出現的新時代創造了信息市場。在今后的工作中，電子文件管理系統在企業中的應用將越來越廣泛，電子文件管理系統將成為推動企業發展的重要動力。

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