檔案信息化建設與管理探討

楊杏媚

摘 要：伴隨著時代進步和科技發展，檔案信息化是當前檔案管理工作中的主要形式之一。它代表著未來檔案管理的主要發展趨勢。檔案信息化建設具有十分明顯的優勢，應用于企業當中可以將海量的檔案資料進行長久保存，還能夠實現檔案資源整合與共享。因此，檔案信息化建設與管理具有十分重要的現實價值，也直接影響著檔案管理工作的水平。然而在檔案信息化建設與管理過程中，仍存在一定的問題有待改善，這些問題在一定程度上限值了檔案信息化建設的發展。對此本文針對影響檔案信息化建設與管理的主要因素進行分析，并提出相應的應對措施。

關鍵詞：檔案信息化建設;電子文件;便捷性;競爭優勢;保存管理

在當前社會全面發展的大環境下，信息技術已應用在了各個行業領域中。而其中的檔案信息化建設不僅推動了我國檔案事業的快速發展，同時也為用戶和企業的檔案管理工作提供了更加便捷的服務，有效改善了傳統檔案管理工作中的問題。但是從目前檔案信息化建設與管理情況來看，技術應用還不夠成熟，所以信息化檔案建設在檔案管理過程中無法發揮出應有的優勢。所以在檔案信息化建設過程中，必須要對實際工作情況進行考察分析，一次來滿足新時代背景下的檔案管理工作要求，實現檔案信息網絡數字化和共享化。

一、信息化建設與檔案管理之間的關聯

從目前我國檔案管理實際現狀來看，部分地區仍采用人工管理的方法。然而這樣的方法在運用時會存在很多弊端，信息數據很容易丟失、泄露，這些都對信息數據管理的安全性造成了嚴重威脅，所以相關企業檔案管理部門人員必須要對檔案管理方法進行創新，將信息化建設與人工管理方法相結合，以此來對檔案管理工作進行綜合性管理，這樣不僅可以有效提高檔案信息化建設程度，還滿足了現代化社會的發展需求，為人民群眾日常生活提供了十分關鍵的文化信息[1]。

以此可見，信息化建設與檔案管理之間有著相輔相成的關系，而且相融合能夠發揮出綜合優勢，以此來提高檔案管理效率。

二、檔案信息化建設與管理的主要影響因素

（一）檔案信息化建設重視程度不足

檔案信息化建設的出現有效改善了傳統檔案管理模式的弊端，從性質來看，也是對檔案管理服務理念的創新，然而部分管理人員并沒有正確認識到檔案信息化建設的重要性[2]。信息技術對檔案管理工作的影響主要體現在以下三個方面：首先，檔案信息化管理可以提高企業整個部門的職能效率。其次是能夠使檔案信息數據的查閱和管理工作更加便捷，個人工作效率也因此得到了明顯提高，民眾也可以獲得更加全面的服務。最后，信息化檔案建設還能夠對檔案數據進行資源共享，提高組織效率。然而部分工作人員并沒有意識到檔案信息化建設的重要性，對檔案管理的創新變革造成了影響。

（二）信息資源利用存在錯誤觀念

在檔案信息化建設過程中，錯誤的信息資源運用理念是影響檔案管理效率的重要因素之一，嚴重限制了檔案管理水平的提高。從傳統檔案管理角度來看，檔案管理的主要目的就是為了將檔案入館儲存，將其長久保存下來，以方便日后查閱翻看[3]。但現代化信息檔案管理運作的主要核心就是實現資源共享，將注意力從存放檔案轉移到了檔案資源利用方面，以此來實現檔案資源能夠更好地為大眾提供服務，提高檔案資源的開發效率。但事實上，很多檔案管理人員并沒有關注檔案資料的保存工作，并沒有發揮出檔案資源的優勢，進而導致檔案管理效率始終無法得到提高，檔案管理水平較低。

（三）信息化管理水平存在差異

因為每個地區的經濟發展水平有所不同，所以檔案部門的信息化設施先進程度以及管理人員的專業能力必然會存在一定差距，這就直接導致檔案信息管理部門在檔案管理過程中的效率各不相同。比如有些部門實現了資源你共享，但有些部門仍然在采用單機操作，無法將檔案資源進行共享，檔案信息化管理水平也出現了參差不齊的情況，導致檔案管理能力嚴重不足，檔案資源自然也就無法得到合理應用。

（四）檔案信息化建設具有異構性

大多數企業部門在獲取到檔案信息之后，在數據資料庫轉移過程中，很容易導致檔案信息出現異構情況，進而會導致很多數據檔案信息來源存在差異，出現不同類型的數據結構，部分檔案文件在屬性上也存在差異性，甚至還會出現特殊的檔案文件格式，進而提高了人工處理檔案信息的難度，使原有的人力物力資源遭到了浪費，數據庫也會在此影響下面臨著巨大的儲存壓力，對維護工作造成了一定的負擔[4]。

三、提高檔案管理信息化管理水平的具體策略

（一）優化電子文件的管理工作

在信息技術廣泛應用的背景下，計算機檔案網絡也建立了起來，在網絡環境中存在著各種各樣的重要文件檔案，這也對電子文件的檔案管理工作提出了嚴格要求。通過實踐證明，電子文件管理可以保存大量的重要信息，將檔案信息的重要價值放到最大[5]。所以，加強電子文件管理工作具有十分重要的現實價值，在此過程中需要做到以下幾點內容：一是要成立單獨的電子信息檔案維護技術部門，確保電子文件能夠實現歸檔制度化和專業化，一次來強化電子文件的管理能力。其次是要科學處理電子文件的保存問題，因為電子文件的出現時間并不長，所以管理人員需要及時接收、處理并保存文件格式。這樣才能夠保證電子檔案的有效性。最后要科學處理電子文件檔案保存問題，因為電子文件形成的時間較短，所以能夠長期保存還需要進一步驗證。因此，在電子文件管理過程中，需要首先處理電子檔案的保存問題，對于一些十分重要且需要長期儲存的文件進行定期復制，避免檔案信息出現丟失情況。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質

在此過程中，首先要先提高檔案管理工作人員的工作水平，使他們能夠熟練地操作電子文檔和自動化系統。在傳統檔案管理過程中，一些有價值的書面材料在經過長時間放置之后很容易發生破損，很多紙質材料在查閱時很不清晰。那么這就需要檔案管理人員要具備一定的專業能力和職業素養，對紙質檔案進行妥善保管[6]。其次，相關主管領導要對檔案管理工作高度重視，因為領導的重視是完成工作的關鍵條件，在人員配備優化和設備完善過程中都具有十分重要的作用，檔案管理人員也會因此提高自身工作的積極性，從根本上來深度優化檔案信息化建設管理。最后，需要重點培養檔案信息化管理工作人員的敬業精神，定期對相關工作人員展開工作責任教育，使其能夠在日常工作中約束自己，在此基礎上，企業也需要采取強有力的措施來約束檔案管理人員，以此來確保檔案信息在管理過程中的安全性。

（三）強化法治意識，健全法律制度

在社會管理體系中，檔案管理是其中的主要組成內容，必須要接受黨與國家的監督管理，因此相關企業檔案管理部門必須要樹立良好的法制安全意識，拓廣服務范圍，在已有的檔案服務基礎上增添創新型服務內容，結合時代特色和社會發展需求來不斷研究新項目，最終使檔案管理工作的服務水平能夠得到明顯提高。在檔案信息化管理過程中，信息的搜集與質量保證十分關鍵，所以歸入檔案必須要從基礎做起，搜集更多有利的資源信息，以此來實現資源共享。

此外國家還需要重視檔案管理法律法規的完善工作，必須要確保檔案在信息時代下能夠保證安全性。在全國各個地區范圍內設立責任明確、程序規范且全面實施的行政執法體系，建立起考核機制和錯案責任追究機制，以此來綜合考核檔案信息化管理人員的實際工作情況。

（四）強化基礎設施建設，加快信息資源整合效率

檔案最重要的用途就是用來儲存信息，在現代化社會背景下，信息資源的作用十分重要，通常是一個企業保持市場競爭優勢的關鍵因素。檔案信息資料包括很多形式，比如圖紙、膠片以及錄音等等，需要對這些信息資料進行全面搜集，然后利用現代化技術，將其進行信息化轉變，將所有的信息資源都轉換為電子文件的形式，方面日后的管理保存。所以為了能夠滿足上述要求，相關企業部門必須要加強基礎設施完善，在原有數據庫、計算機以及網絡等基礎上，來實現信息的傳遞和接受。例如：數據庫的結構設計直接影響著檔案信息的查閱效率，因此必須要安排專業人員來進行設計，以此來奠定良好的基礎。

結束語：

總而言之，在當前現代化社會發展過程中，檔案管理工作備受重視，它不僅影響著企業檔案管理部門的整體工作水平，同時也對各個行業信息運用程度造成了影響，是企業保持競爭優勢的關鍵。在當前社會發展過程中，實現檔案管理信息化建設是未來發展的必然趨勢，如何更好地實現現代化檔案管理，則必須要加強信息化建設，強化法律制度的建設水平，培養優秀的人才專業隊伍，進而通過信息化技術來提高檔案管理的安全性，進而提供更加便捷的檔案服務。

參考文獻：

[1]薛立杰.關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].蘭臺內外，2020（36）：3-4.

[2]張英.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].黑龍江檔案，2020（06）：81.

[3]耿冬梅.城市管理執法檔案信息化建設研究[J].黑龍江檔案，2020（06）：97.

[4]孫俊清.數字背景下科技檔案信息化建設與管理[J].信息記錄材料，2020，21（12）：78-79.

[5]胡召義.關于檔案信息化建設與管理的幾點思考[J].文化產業，2020（32）：142-143.

[6]苗藝文.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的實現策略[J].中國新通信，2020，22（22）：111-112.

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