營銷公司統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式ERP系統(tǒng)應(yīng)用

劉文娟

摘要：某化學(xué)集團(tuán)旗下營銷公司使用ERP系統(tǒng)，其主要業(yè)務(wù)模式包括統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)和按單核算業(yè)務(wù)兩種模式。本文就該營銷公司業(yè)務(wù)模式在ERP系統(tǒng)中的運(yùn)用方式進(jìn)行說明，其中重點(diǎn)就統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式進(jìn)行詳細(xì)討論。具體包括營銷公司業(yè)務(wù)模式概述、統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式ERP系統(tǒng)應(yīng)用方案、統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式ERP系統(tǒng)應(yīng)用效果三個(gè)部分。通過對該公司統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)方案的設(shè)計(jì)，使得該營銷公司總部與分公司銷售訂單、采購訂單能夠自動(dòng)匹配關(guān)聯(lián)，有效保證業(yè)務(wù)集中，減少業(yè)務(wù)人員單據(jù)操作量，同時(shí)使得該營銷公司總部與分公司結(jié)算單據(jù)簡單明晰，減少溝通成本，促進(jìn)該公司經(jīng)營管理水平提升，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);統(tǒng)采分銷;銷售管理

面對新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的市場競爭和企業(yè)管理的發(fā)展趨勢，未來的企業(yè)管理系統(tǒng)將是一個(gè)集管理、技術(shù)和信息于一體的全新的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。也就是大家熟悉的ERP系統(tǒng)。那么，在各行各業(yè)，什么是ERP，ERP的前景如何，國內(nèi)企業(yè)如何根據(jù)自身情況引入ERP，如何應(yīng)用才能取得好的效果等問題仍需探索。

一、營銷公司業(yè)務(wù)模式概述

（一）營銷公司簡介

某化學(xué)集團(tuán)公司是一家從事化肥及化工產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)及銷售的現(xiàn)代化大型企業(yè)，旗下營銷公司為該集團(tuán)全資控股公司，管理權(quán)限上視同全資子公司，為獨(dú)立的法人單位，在財(cái)務(wù)上獨(dú)立核算，負(fù)責(zé)銷售集團(tuán)化肥及化工產(chǎn)品。該營銷公司分別設(shè)置營銷公司總部、華南分公司、華東分公司、東北分公司、西北分公司、西南分公司共計(jì)六家公司。該營銷公司主要業(yè)務(wù)模式是統(tǒng)采分銷，即由營銷公司總部統(tǒng)一采購集團(tuán)化肥及化工產(chǎn)品，分銷給各分公司，再由各分公司銷售給對應(yīng)客戶，用以降低成本、提升公司經(jīng)營效益。

（二）營銷公司業(yè)務(wù)模式簡介

該營銷公司總部業(yè)務(wù)模式主要為統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)和按單核算業(yè)務(wù)，各分公司業(yè)務(wù)模式主要分為價(jià)格買斷業(yè)務(wù)和非價(jià)格買斷業(yè)務(wù)（即寄售業(yè)務(wù)）。除主營業(yè)務(wù)外，還存在退貨換貨業(yè)務(wù)、借貸業(yè)務(wù)、免費(fèi)業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)，具體業(yè)務(wù)模式分析如下。

①該營銷公司針對五大分公司的管理，主要通過統(tǒng)采分銷的業(yè)務(wù)模式開展。即統(tǒng)一由營銷公司總部采購產(chǎn)品，銷售給五大分公司，再由五大分公司業(yè)務(wù)人員分別銷售給對應(yīng)的客戶。此業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)不考慮非價(jià)格買斷業(yè)務(wù)，都按照正常業(yè)務(wù)銷售給五大分公司。

②該營銷公司針對出口和貿(mào)易的業(yè)務(wù)，管理要求為按單核算。按單核算的業(yè)務(wù)需要將所有采購的費(fèi)用（港雜費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、報(bào)關(guān)費(fèi)等）都記錄材料成本，銷售人員在銷售的過程中需根據(jù)實(shí)際按單采購情況進(jìn)行銷售。通過后續(xù)統(tǒng)計(jì)銷售成本及利潤，作為年底考核業(yè)務(wù)員的參考依據(jù)。此業(yè)務(wù)需增加非價(jià)格買斷業(yè)務(wù)（寄售業(yè)務(wù)）作為此業(yè)務(wù)的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，不單獨(dú)作為獨(dú)立業(yè)務(wù)體現(xiàn)。

③各大分公司業(yè)務(wù)為正常銷售客戶產(chǎn)品業(yè)務(wù)，但是根據(jù)業(yè)務(wù)形式分為價(jià)格買斷業(yè)務(wù)和非價(jià)格買斷業(yè)務(wù)（寄售業(yè)務(wù)），寄售業(yè)務(wù)也作為一個(gè)節(jié)點(diǎn)，不單獨(dú)作為獨(dú)立業(yè)務(wù)體現(xiàn)。

二、統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式ERP系統(tǒng)應(yīng)用方案

（一）營銷公司ERP系統(tǒng)應(yīng)用情況

該化學(xué)集團(tuán)公司已實(shí)施ERP系統(tǒng)并運(yùn)行多年，實(shí)施模塊包括FICO（財(cái)務(wù)會計(jì)及成本核算模塊）、MM（物資采購及庫存管理模塊）、HR（人事管理模塊）、SD（銷售與分銷模塊）。營銷公司當(dāng)前僅營銷公司總部實(shí)施ERP系統(tǒng)FI模塊進(jìn)行財(cái)務(wù)日常核算管理，在系統(tǒng)中已存在對應(yīng)的利潤中心和成本中心，暫未啟用內(nèi)部訂單和獲利能力分析，下屬各分公司目前沒有納入ERP系統(tǒng)中管理。實(shí)際業(yè)務(wù)管理中人、財(cái)、物在供、銷各環(huán)節(jié)的管理工作基本上以手工線下操作為主。由于人員少，工作壓力較大，隨著營銷公司的不斷發(fā)展，產(chǎn)業(yè)規(guī)范運(yùn)營、內(nèi)部精細(xì)化管理等管理要求對其信息化以及財(cái)務(wù)信息質(zhì)量提出了更高的要求。因此，該營銷公司組織開展ERP系統(tǒng)實(shí)施工作，覆蓋功能模塊包括FICO、MM、SD三個(gè)業(yè)務(wù)模塊。

（二）營銷公司業(yè)務(wù)模式ERP系統(tǒng)應(yīng)用方案

①對于統(tǒng)采分銷的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)來源為最終客戶需求，各分公司根據(jù)客戶的需求提報(bào)本單位的銷售訂單，自動(dòng)觸發(fā)本單位的采購需求，各分公司線上匯總采購需求并提報(bào)至營銷公司總部負(fù)責(zé)人，營銷公司總部根據(jù)各分公司采購需求，建立營銷公司總部對各分公司的銷售訂單，并自動(dòng)觸發(fā)對外的采購需求。

②對于按單核算的業(yè)務(wù)，根據(jù)實(shí)際的采購需求，在系統(tǒng)中建立虛擬的銷售訂單，并自動(dòng)觸發(fā)采購訂單，后續(xù)將所有的費(fèi)用補(bǔ)充至采購訂單，并進(jìn)行訂單的收發(fā)貨發(fā)票校驗(yàn)的業(yè)務(wù)。具體銷售業(yè)務(wù)發(fā)生，按照實(shí)際的銷售業(yè)務(wù)建立銷售訂單，將原虛擬銷售庫存轉(zhuǎn)移到實(shí)際銷售訂單庫存，并對客戶進(jìn)行發(fā)貨過賬及開票的全過程管理。財(cái)務(wù)科目真實(shí)地記錄了采購成本和銷售成本，可為該公司年底對業(yè)務(wù)人員考核提供參考依據(jù)。

③對于價(jià)格買斷業(yè)務(wù)，客戶提出需求，業(yè)務(wù)人員根據(jù)合同談定的價(jià)格建立銷售訂單，待庫存滿足及客戶預(yù)付款支付完成，即可對客戶進(jìn)行發(fā)貨過賬及開票的全過程管理。

④對于非價(jià)格買斷業(yè)務(wù)，則啟用標(biāo)準(zhǔn)的寄售業(yè)務(wù)來實(shí)現(xiàn)此業(yè)務(wù)。通過寄售業(yè)務(wù)補(bǔ)發(fā)貨訂單，將大量的庫存先發(fā)至客戶寄售倉庫（線下將貨物送至客戶實(shí)體倉庫）。待業(yè)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際的需求確認(rèn)后，建立發(fā)貨單據(jù)，將貨物發(fā)送給客戶，并按單筆的價(jià)格進(jìn)行結(jié)算。

（三）統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式ERP系統(tǒng)應(yīng)用方案

以產(chǎn)定銷是營銷公司普遍使用的一種統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式，其中以產(chǎn)定銷是指營銷公司在編制銷售計(jì)劃時(shí)，先確定集團(tuán)公司生產(chǎn)指標(biāo)，然后再根據(jù)生產(chǎn)指標(biāo)編制銷售計(jì)劃的營銷模式。以銷定產(chǎn)又稱“按需定產(chǎn)”，是指按照市場的需要組織生產(chǎn)的營銷模式。該營銷公司需要按照銷售計(jì)劃完成采購計(jì)劃并銷售給客戶，所以多以以產(chǎn)定銷的模式開展，但是對于部分商品和緊急業(yè)務(wù)需要使用以銷定產(chǎn)，具體方案設(shè)計(jì)如下。

①針對以產(chǎn)定銷業(yè)務(wù)模式，營銷公司根據(jù)月度銷售計(jì)劃，每月建立對應(yīng)各分公司的采購訂單和銷售訂單。分公司采購人員根據(jù)月度計(jì)劃，每月初建立對應(yīng)的銷售訂單，使用第三方銷售的標(biāo)準(zhǔn)功能觸發(fā)營銷公司總部對外的采購訂單，并開發(fā)功能自動(dòng)實(shí)現(xiàn)分公司對總部的采購訂單。營銷公司總部根據(jù)銷售計(jì)劃把半月的計(jì)劃全部發(fā)送給分公司，分公司收貨作為虛擬庫存入庫，待客戶實(shí)際需求發(fā)生時(shí)，則建立分公司的銷售訂單并通知工廠發(fā)貨，待工廠發(fā)貨后，分公司按照與客戶簽訂的合同發(fā)貨。同時(shí)開發(fā)日志查詢表報(bào)供業(yè)務(wù)人員使用。

②針對以銷定產(chǎn)業(yè)務(wù)模式，各分公司根據(jù)客戶的需求填報(bào)本單位的銷售訂單，自動(dòng)觸發(fā)本單位對總部的采購申請。采購需設(shè)置需求專員崗位，由其根據(jù)采購周期（按天或按周），合并采購申請需求并建立對總部的采購訂單，同時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行開發(fā)增加，自動(dòng)完成總部銷售訂單的建立，同步自動(dòng)完成對應(yīng)總部對外采購申請的建立。營銷公司總部負(fù)責(zé)人根據(jù)采購周期（按天或按周），合并各分公司的采購申請需求建立本單位對工廠的采購訂單。工廠生產(chǎn)完成后，發(fā)貨給客戶，在系統(tǒng)中對采購訂單進(jìn)行收獲并對銷售訂單進(jìn)行發(fā)貨。同時(shí)開發(fā)日志查詢表報(bào)供業(yè)務(wù)人員使用。

③開發(fā)營銷公司總部與分公司采購銷售綜合查詢報(bào)表，通過此報(bào)表查詢營銷公司總部銷售訂單與各分公司采購訂單的對應(yīng)關(guān)系，方便雙方業(yè)務(wù)人員開展后續(xù)業(yè)務(wù)對比分析。營銷公司總部通過銷售訂單將產(chǎn)品銷售給各分公司，各分公司通過采購訂單將產(chǎn)品采購入庫，此報(bào)表主要關(guān)聯(lián)采購訂單和銷售訂單。在系統(tǒng)中先取出各分公司符合條件的采購訂單清單，再通過表中存儲的關(guān)聯(lián)關(guān)系取出對應(yīng)的銷售訂單，并展示其他相關(guān)信息，方便業(yè)務(wù)對照。

三、統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式ERP系統(tǒng)應(yīng)用效果

統(tǒng)采分銷模式按照傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)實(shí)施方式，是分別由總公司、分公司銷售人員、采購人員在系統(tǒng)中建立采購訂單、銷售訂單，需要總公司及分公司人員線下就雙方訂單進(jìn)行匹配對應(yīng)，單據(jù)操作量大，溝通成本以及用戶操作及時(shí)性要求較高，而運(yùn)用統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式ERP系統(tǒng)，使得營銷公司總部與分公司銷售訂單、采購訂單能夠自動(dòng)匹配關(guān)聯(lián)，能夠有效保證業(yè)務(wù)集中，減少了業(yè)務(wù)人員單據(jù)操作量，使得營銷公司總部與分公司結(jié)算單據(jù)簡單明晰，減少溝通成本，有效保證客戶的時(shí)效性。滿足其產(chǎn)業(yè)規(guī)范運(yùn)營、內(nèi)部精細(xì)化管理高標(biāo)準(zhǔn)要求，促進(jìn)提高該公司經(jīng)營管理水平，提升工作效率，防范經(jīng)營

風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)束語

想要充分發(fā)揮統(tǒng)采分銷業(yè)務(wù)模式ERP系統(tǒng)的作用，相關(guān)工作人員需要依據(jù)實(shí)際情況，采用以產(chǎn)定銷業(yè)務(wù)模式在企業(yè)內(nèi)部運(yùn)用ERP系統(tǒng)，為促進(jìn)營銷工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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