企業信息化項目偏差的預防和糾正

張冠豫 曾俊 羅曉潔

一、序言

隨著信息技術的發展，各行各業開始了信息化建設。企業進行信息化建設的目標就是為了解決經營過程中存在的問題，但由于軟件開發是一個迭代的過程，項目建成后經常會出現信息化項目建設成果與最初設想不一致的情況。

企業信息化項目的建設過程通常主要包括需求提出、可行性研究分析、設計、系統開發、測試、實施、上線試運行、正式上線等八個環節，任何一個環節的執行結果都可能對信息化建設的成果產生影響。為保證項目建設成果符合預期要求，企業在建設信息化項目時，也對各環節加大了管控力度，但是項目建成后仍然會出現建設成果與設計有偏差、與需求有偏差的情況。偏差關系著信息化項目建設的質量的高低，并影響著整個信息化系統投運后的實用化水平。

二、信息化項目建設的偏差情況

信息化項目的建設目的就是最大限度的為企業的各項事務提供信息化支撐，如果偏差有利于實現這一目的，則項目建設就是成功。反之，則是失敗的。但是，如果不對偏差進行控制，需求分析、詳細設計的工作將失去意義，需求規格說明書、詳細設計文檔將無法反應客戶的真實需求，必將影響信息化項目建設質量和進度。

在企業信息化建設的初期，信息化項目野蠻發展的階段，企業對信息化項目建設的偏差習以為常。對于企業來說“黑貓白貓抓到老鼠就是好貓。”信息化系統建設完畢，能用，能解決問題就可以。隨著信息化系統逐步完善，部分企業已經意識到這種無序的建設方式使企業在建設時不僅出于被動的地位，還造成了資金的浪費，給企業帶來了嚴重的經濟損失。

三、偏差產生的原因

信息化項目建設偏差在項目建設的每一環節都有可能產生，分析偏差產生的原因不僅要弄清楚偏差產生的環節，而且要知道這部分偏差是正向偏差還是負向偏差，以及產生的原因，從而針對偏差采取有效的應對措施。

在信息化項目建設中，用戶、開發人員、項目需求、技術等都有可能造成建設的偏差，可歸納為客觀原因和主觀原因兩方面。客觀原因主要包括技術更新、軟硬件產品價格變化、外部環境變化、法律法規變化、其他;主觀原因包括調研不足、需求變更、設計缺陷、進度變更等。以下，筆者將詳細對上述原因進行分析說明。

（一）客觀原因

1、技術更新：計算機技術、信息處理技術、網絡技術、人工智能技術以及移動通信技術等信息化相關技術的發展可謂日新月異。信息化項目的從需求提出到開始設計開發往往需要一兩個月甚至更長的時間，在這段時間之內，新的技術、理念有可能會迸發出來從而影響到信息化項目的建設。雖然新技術可能并不穩定，但是對于某些信息化項目，新技術的采用反而能使系統得到更大的使用范圍、實用化程度更高，偏差也就產生了。

2、軟硬件產品價格變化：在信息化項目建設進行投資估算時必須要考慮需要使用的軟硬件配置、型號、價格。有時候會出現市場行情波動，軟硬件產品價格遠高于投資估算時的價格。為控制項目成本，不得不改變軟硬件配置，導致了信息化項目建設的偏差。

3、外部環境及法律法規變化：眾所周知，信息化項目的建設目的是為了服務于企業，當企業所處的國家、行業發生了變革時，信息化系統的建設目標、建設內容也必將改變。往小了說，一個企業的組織架構、機構職責發生變動，正在建設中的信息化系統也必須根據新的架構進行調整。這種偏差是無法避免的。

（二）主觀原因

1、需求變更。

需求變更的原因主要原因是調研廣度、深度不足。信息化項目的提出往往是企業需要用信息化手段解決一些問題，完美的解決問題是建立在準確、全面、廣泛、深入的需求調研基礎上。但是，實際的工作中，建設方初始需求不明確，或者對自身的需求認知有偏差;建設方、需求方角色不統一導致對問題的理解不一致的情況比比皆是，造成了項目承建單位無法根據調研結果形成一個準確的需求分析成果。隨著系統逐步建成，需求方對自身的需求有了明確的認識、建設方和需求方也逐步達成一致認知，勢必會要求變更需求，從而形成偏差。另一方面，企業有時候要求盡快解決問題，導致需求調研時間不足，無法深入、廣泛的收集需求，僅靠少數的數據開始項目建設。未解決企業深層痛點，偏差也必然發生。另一方面，由于項目預算不足、工期縮短、客戶臨時不需要等原因也會導致需求變更，這也使得實際的建設成果與預期目標發生了偏差。

2、設計缺陷。

信息化項目建設是逐漸細化的過程，隨著項目的逐漸推進，客戶的隱藏需求、設計缺陷以及技術問題會逐步暴露出來。當然，也存在由于設計者對技術、流程的不了解，經驗不足導致的方案論證不充分等問題，也會使設計從一開始就存在缺陷，從而導致建設成果與設計存在偏差。

3、軟硬件選型不當。

對于需要采購軟硬件設備的信息化項目來說，需要在項目建設初期充分考慮產品功能、型號、開發平臺及實施服務等問題。但是在實際建設過程中，由于技術更新、需求變更、人員變更等原因，原有的軟硬件選型已經無法滿足項目建設要求，從而造成項目建設偏差。

4、進度成本變更。

信息化項目建設是一個持續且需要多方協調的過程。雖然確定了建設內容，但是也存在工期提前、成本削減情況，導致系統功能簡化或是直接刪除的情況。

信息化項目建設是一個迭代的過程，從一開始的模糊設想到逐漸形成具體的信息系統，是一個逐步完善的過程，存在一定的偏差是必然的。但是各環節的偏差多層累積，一方面造成工期延誤、成本增加，另一方面，也會導致實際成果不符合建設目標的情況出現。所以，需要根據以上原因分析采取有效措施對偏差進行控制，最大限度的實現項目建設目標。

四、降低偏差的解決辦法

首先，需要分清糾偏的主次。筆者認為客觀原因導致的偏差是無法避免的。只能做到防患于未然，在信息化項目建設的過程中充分考慮到這些偏差所帶來的風險，對風險進行預測、分析、評估、控制和管理，最大限度的減少因不可控因素導致的風險的發生。

而前文提到的主觀原因，在項目建設的過程中由它們引起的偏差對項目建設影響更大，而且是可以被控制的，所以主要考慮這方面的偏差糾正。

1、 進行詳盡的需求調研，確保客戶分析的深度、廣度。需求調研應深入需求方各層級崗位，系統的收集數據、資料、流程、文檔等資料。行業不同，企業內部的各業務也存在極大的差異，在調研的過程中還需要收集該行業的項目信息、政策信息、法律法規、市場信息。同時，不能以時間緊為理由，放任對需求調研結果的要求。需求方、承建方、開發方需對需求調研的重要性達成一致，才能保證需求偏差降到最低。

2、提升技術人員素質。技術人員應對技術平臺、新技術發展、開發流程有充分的了解，不能閉門造車。對客戶需求、項目架構了然于胸，不斷積累項目經驗，不斷提升自身素質。

3、信息化項目建設過程中，需要做好整體規劃，嚴格按照需求進行初步設計，控制項目進度。實施前做好準備工作，建設期間做好過程管理，嚴格控制不合理變更。

綜上所述，信息化項目的建設需要經過需求、設計、開發、實施等多個環境，要將需求做扎實、設計做全面、開發有實力才能高質量的實現項目建設目標。

參考文獻：

[1]石秀偉等 《淺談政府信息化項目全過程管理》，《項目管理技術》2018年6月第16卷第6期