人社檔案實(shí)行信息化管理的實(shí)踐探究

張華

摘要：當(dāng)代社會(huì)，是各個(gè)領(lǐng)域皆以大數(shù)據(jù)為背景，以網(wǎng)絡(luò)信息為技術(shù)手段的高速發(fā)展時(shí)代，在人們可以接觸到的任何行業(yè)都受到信息化的巨大影響，其中，人社檔案管理工作量大且繁雜，需要消耗大量的時(shí)間和精力進(jìn)行管理，而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的到來改變了這種現(xiàn)狀，為現(xiàn)階段的檔案管理人員提供更加便利、省時(shí)、高效的工作新方式，本文針對(duì)人社檔案的信息化管理進(jìn)行了實(shí)踐探究。

關(guān)鍵詞：人社檔案;信息化管理;檔案管理

引言：人社部門檔案管理涉及的檔案類型較多，如人員檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等，各項(xiàng)檔案更是對(duì)人員進(jìn)行著記錄、管理、跟蹤等全方位服務(wù)，涉及部門多，影響廣，雖是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，但檔案管理的安全性和嚴(yán)格性亦是極其重要的，做好檔案管理工作，是對(duì)人民群眾利益的重要保障。因此，本文對(duì)如何做好人社檔案信息化管理研究，有重要意義。

一、人社檔案管理信息化的概念和意義

（一）信息化的概念

現(xiàn)代社會(huì)的信息化，就是以當(dāng)前的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在各個(gè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)工作上的效率提高和質(zhì)量提高，從而促使每個(gè)行業(yè)之間有機(jī)結(jié)合，取得更大成果，并且此種以信息技術(shù)為新型工具的聯(lián)通方式也有了極其廣泛的應(yīng)用。首當(dāng)其沖的就是工作效率，紙質(zhì)辦公已經(jīng)逐漸退出歷史舞臺(tái)，線上辦公多次刷新了我們對(duì)信息化的認(rèn)知，尤其在疫情防控期間，無接觸網(wǎng)絡(luò)辦公更是達(dá)到了新高度，不僅安全可靠，更是節(jié)省了諸如窗口排隊(duì)等形式的時(shí)間，全方位提高工作效率;其次，是在工作質(zhì)量方面，信息化網(wǎng)絡(luò)辦公，可以更加細(xì)致的量化工作結(jié)果，使工作更加具體可查，辦公過程更嚴(yán)謹(jǐn)，質(zhì)量更符合標(biāo)準(zhǔn);最后是工作成本方面，信息化收的的應(yīng)用在極大程度上節(jié)約了人力、紙張、印刷等方面的成本。因此，人社檔案管理應(yīng)借助信息化帶來的優(yōu)勢(shì)，提高管理水平。

（二）人社系統(tǒng)的工作職能

人社系統(tǒng)的工作職能關(guān)系到我們生活、學(xué)習(xí)、工作的方方面面，在人員的管理、公民的就業(yè)服務(wù)、公民勞動(dòng)的收入以及特殊人才隊(duì)伍建設(shè)等方面有重要作用。人社系統(tǒng)會(huì)通過人力資源部、社會(huì)保障局、勞動(dòng)仲裁廳等各個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)行政單位或企事業(yè)單位進(jìn)行全方位管理，而人社檔案，則是上述管理工作中涉及多個(gè)方面的書面材料，覆蓋面極廣。但以往都是紙質(zhì)材料，由于我國人口龐大，更是導(dǎo)致工作量龐雜，檔案數(shù)量巨大，在管理方面的工作難度極大，這就需要現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的介入[1]。

二、人社檔案實(shí)行信息化管理的實(shí)踐探究

信息化管理對(duì)于現(xiàn)階段人社檔案管理具有劃時(shí)代意義，能夠讓我們擺脫紙張和空間的束縛，但要真正將信息技術(shù)融入管理工作中，也需要多方面努力，以下是相關(guān)建議：

（一）建設(shè)專業(yè)化管理人才隊(duì)伍，培養(yǎng)人才信息化素養(yǎng)

針對(duì)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，最基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)就是職業(yè)道德素養(yǎng)，現(xiàn)代社會(huì)大數(shù)據(jù)是背景，人員信息才是關(guān)鍵，由此，檔案管理工作就是重中之重，進(jìn)行檔案管理工作的人員，一定要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，保證人員檔案的保密性、安全性，并且與其他相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，嚴(yán)禁倒賣信息牟利的事件，按規(guī)章制度對(duì)人員信息檔案統(tǒng)一建檔，統(tǒng)一管理。其次是管理人員本身的業(yè)務(wù)能力的提高，需要對(duì)管理人員進(jìn)行人社檔案整理、信息保護(hù)和相關(guān)法律等方面的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)過程要有針對(duì)、有計(jì)劃、有目標(biāo)、有層次。檔案管理的信息化工作要突破實(shí)際空間的局限性，發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)無距、快捷的優(yōu)勢(shì)，合理地利用現(xiàn)有資源讓人社檔案資源數(shù)字化，充分提高人員利用率。最后是提高管理人員的服務(wù)能力，雖然檔案管理工作需要保密性，但針對(duì)本人查詢社保記錄的基礎(chǔ)事件或公安機(jī)關(guān)查詢嫌疑人的特殊事件等，都需要做好服務(wù)工作，需要改變當(dāng)前的服務(wù)環(huán)境，可添置一些帶有自主查閱功能的設(shè)備，并配備專業(yè)人員講解和指導(dǎo)，積極為檔案查閱人群提供舒適、便捷的服務(wù)，檔案管理人員需要了解整體的工作流程以及各個(gè)細(xì)節(jié)，了解查詢?nèi)藛T的信息需求，讓服務(wù)更具針對(duì)性，檔案管理機(jī)構(gòu)可以把用戶滿意度設(shè)置成服務(wù)工作的基本標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)評(píng)價(jià)高者，予以晉升等獎(jiǎng)勵(lì)，以此來激勵(lì)檔案管理人員有自主意識(shí)的提高自身服務(wù)水平，在信息技術(shù)能力方面強(qiáng)化[2]。

（二）深入基層展開調(diào)研，實(shí)踐檔案管理

想要全面展開檔案管理的信息化，首先要明確檔案管理工作中的問題所在，在當(dāng)前工作中，各地檔案資料分散管理，這與人民群眾很多想要集中利用就產(chǎn)生了矛盾，還有檔案的建立和收集范圍相對(duì)狹窄，這與群眾廣泛的利用需求出現(xiàn)了矛盾，同時(shí)有檔案管理不規(guī)范、保密性不強(qiáng)等問題，且涉及檔案的流失、泄露等多方面情況。針對(duì)上述問題，要實(shí)現(xiàn)人社檔案管理人員的集中培訓(xùn)和培訓(xùn)模式的統(tǒng)一，科學(xué)地探索信息化檔案管理模式。明確了問題，需要采取針對(duì)性的解決策略，首要任務(wù)是順應(yīng)群眾需求，一切以人為本，以人民的需求為第一要?jiǎng)?wù)，可以通過深入基層，開展調(diào)研工作，明確需求，制定人社檔案資源整合的計(jì)劃，同時(shí)建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全方面檢索，進(jìn)一步發(fā)揮信息化檔案管理的功能[3]。

（三）加大財(cái)政投入，完善檔案硬件設(shè)施

想要做好信息化檔案管理工作，基礎(chǔ)的硬件設(shè)施必不可少，而且積極做好硬件設(shè)施的改善，大到應(yīng)用場(chǎng)地的建設(shè)，要保證有足夠的庫房容量，小到管理人員使用的辦公設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、監(jiān)控設(shè)備、滅火器、打印機(jī)、掃描儀等必備設(shè)施，所以需要相關(guān)部門的財(cái)政投入，進(jìn)行必備設(shè)施的配備。除此之外，還要進(jìn)行檔案管理工作相關(guān)的軟件開發(fā)，利用軟件系統(tǒng)，建立數(shù)字化、信息化資料庫，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案信息的共享。

結(jié)論：綜上所述，在人社檔案實(shí)行信息化管理的過程中，把從前的紙質(zhì)檔案變成備份檔案，再將其數(shù)字化，是當(dāng)下人社檔案管理的基礎(chǔ)和方向，所以，要加快檔案管理的信息化進(jìn)程，統(tǒng)一技術(shù)及管理制度，確保信息化管理檔案的可行性、安全性，加強(qiáng)人社檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，是打造出一支作風(fēng)好、能力強(qiáng)的人社檔案管理人才隊(duì)伍的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙曦.信息化背景下人社檔案管理初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021，20（04）：139-140.

[2]侯培培.檔案管理工作中電子檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，11（20）：115-116.

[3]陶猛，李芳.人社檔案信息化管理問題及改進(jìn)策略[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2018，05（09）：30-31.