義齒加工管理系統的構建與應用實踐

田金萍，郭艷艷（通信作者），郭杰

天津市口腔醫院 （天津 300041）

義齒加工是口腔修復過程中的重要環節，在流程管理上包括訂單申請、接收及義齒制作、質檢、送出全流程管理，過程中涉及醫師和技工之間的溝通和傳送。傳統義齒加工流程采用紙質申請單，設計訂單由技工手工錄入，重要信息的溝通依靠手寫或電話傳輸，信息傳送和查詢統計等均為半人工處理，工作效率低下。天津市口腔醫院為三級甲等醫院，建有獨立的義齒加工中心，每年為約1.5萬例患者提供義齒加工服務，并為實現義齒加工全流程信息化管理，在門診電子病歷系統中集成開發了義齒加工管理系統，同時與醫院信息系統（ hospital information system，HIS）對接，通過對各個環節采用電子采集和信息關聯及歸納統計，優化了義齒加工流程，提升了醫技工作效率，改善了義齒加工質量，提高了醫院精細化管理水平。

1 義齒加工管理系統的必要性

1.1 改善患者服務感受

隨著口腔專業的不斷發展以及人們對美容關注度的不斷提升，臨床上要求牙齒矯正或口腔修復（如固定義齒、活動義齒、種植修復等）治療的患者越來越多[1-2]。這種治療除口腔醫師為患者制定方案、制取口腔預備模型外，義齒的加工制作也是非常關鍵的一步，其中涉及對修復體的設計、傳送、制作、溝通、交付等環節，中間環節的把控和患者服務感受密切相關。

1.2 提高醫院精細化管理水平

義齒加工是口腔醫院重要的業務支撐部分，材料種類繁多，工序復雜，管理事務煩瑣，規范的管理要求其加工過程必須要有一套完善的義齒加工管理系統[3]。義齒加工管理系統包括以下方面。（1）過程追溯：口腔修復體具有單一性，每一件修復體都是根據患者的口腔模型制作，且作為一件長期介入人體口腔的產品，義齒加工中心的每個工藝過程都必須有記錄，記錄內容包括工序的操作和質檢人員、完成時間、所用材料，確保修復體可實時追溯。（2）費用管理：目前，醫師開具醫囑的收費項目與加工環節的加工費用脫節，存在管理漏洞，為此必須改造現有流程，使臨床與技工加工前后成為一體，既彌補收費上的漏洞，也減少技工的錄入量。（3）質量監管：義齒質量問題出現在哪個加工環節、哪個技工，醫技之間要有質量上的評價，以利于質量的考評和監管。（4）材料管理：義齒加工涉及的材料種類繁多，包括貴金屬、各種金屬烤瓷、各種全瓷牙塊、樹脂牙等，所有材料要與加工件和技工相對應，保證每單用料和每個技工領料都可追溯。（5）數據分析：義齒加工中心每月會接到大量的設計訂單、數百種加工材料，每份設計訂單涉及多個工序，每個工序的加工難度不同，核算加工系數也不同，要對如此復雜的工作環節進行規范管理，需要一種準確便捷的數據統計分析工具。

2 義齒加工管理系統的構建

我院將HIS 與門診電子病歷系統進行無縫連接，在門診電子病歷系統基礎上，集成開發義齒加工管理系統，具體流程見圖1。

圖1 義齒加工管理系統流程圖

2.1 訂單申請

醫師根據患者病情和需求，設計治療方案，并為患者備牙取模，同時在門診電子病歷系統中為患者開具義齒加工設計訂單。傳統設計訂單為醫師手寫，由技工錄入系統，效率低下。流程經優化后改為醫師接診后，患者信息自動關聯，但醫師開具設計訂單仍需要逐個點選加工件名稱，工作量增加；經過討論分析進一步優化程序，將HIS 和門診電子病歷系統進行對接，統一醫囑收費和加工件名稱，使收費項目和加工件項目一一對應并通過系統自動關聯，只要醫囑下達，加工件項目便自動生成，并且按醫囑所選牙位和牙頜智能計算加工費。醫師只需點選牙位后即可發送設計訂單至義齒加工中心（見圖2），打印出紙質申請單連帶牙模傳送至義齒加工中心。

圖2 醫師錄入義齒加工單

2.2 訂單接收

義齒加工中心前臺接收設計訂單時，流程改造之初要先打印條碼，貼在設計訂單上；系統優化后，打印設計訂單與條碼生成同步完成，接收設計訂單只需掃碼接收即可。

2.3 工序加工，環節追溯

技工通過訂單掃描和個人碼掃描，進入加工環節，制作完成后對所負責工序進行工序質檢，然后再次掃描設計訂單條形碼，指定下一工序，各工序依次掃描進入加工、質檢操作，直至加工完成；加工過程中如果出現工序分配錯誤，可以進行設計訂單退回或調配處理；如果發現上一工序加工有問題可以進行工序返工；如果因任務繁多，無法及時接收加工件，可進行工序等待，待開始加工時再結束等待；如遇特殊情況還可以進行工序作廢。每個加工件對應的加工工序不同，每個工序的加工系數也不同，程序根據加工件類型和加工義齒的數量自動換算工序加工系數。

2.4 整單質檢

義齒加工中心前臺負責對加工件進行質量檢查，確認沒有問題后點擊整單質檢。

2.5 訂單完成

打印義齒保障卡（包括患者姓名、牙位、義齒種類、質保起始時間、質保期限和注意事項），最后選擇訂單完成；由模型傳送員將完成的義齒加工件連同質保卡一并送至臨床科室，臨床科室掃碼批量接收。

3 義齒加工管理系統的應用實踐

3.1 降低人力成本，提高設計訂單的準確性

醫師開具醫囑項目后，通過醫囑收費與加工件對應，可自動生成加工項目，省去了技工的手工錄入環節，提高了醫技人員的工作效率和設計訂單的準確性。

3.2 自動加載項目，智能計算收費

通過HIS 中的收費項目和義齒加工管理系統中的加工件項目一一對應，醫師只要下達了醫囑，義齒加工管理系統會自動加載加工件項目，且按選擇的牙位或者牙頜智能計算加工件數量，并自動計算設計訂單的加工費，簡化了醫師操作步驟，有效避免了開單漏費現象，而且便于醫師統計查看個人工作量。

3.3 提高環節追溯，加強質量監管

通過條形碼賦予每個加工件唯一標識，實現一件一碼，并通過工序掃碼和工牌掃碼，對加工各環節進行數據采集跟蹤，實現對設計訂單生成、訂單接收、工序加工、工序質檢、整單質檢、訂單送出、訂單完成的全生命周期管理，有利于精確判斷工序每個環節由哪位技工加工，醫師實時追蹤查看加工件的進度和環節，針對不良修復體的制作流程記錄及時有效的發現和解決問題，實現加工質量監管和進度監督。

3.4 自動計算，提升工作效率

由于義齒加工件的種類繁多以及制作工序步驟和技工流水步驟的煩瑣，以往科室在核算工作量時，每份工序統計單上有數種數據需要人工填寫，且一份訂單需要反復數次進行統計，流程優化后，通過工序流程掃描、工序加工次數自動關聯，可以準確、及時、完整地提供統計數據，避免了復雜煩瑣的人工統計工作，減少了統計誤差，提高了工作效率。

3.5 提供即時通信，加強醫技溝通

固定修復過程中，明確有效的醫技交流是獲得高質量修復體的必要條件[4-5]。以往醫師手寫描述注意事項，有些文字技工看不清需要電話溝通，如果醫師不能及時接電話則會耽誤加工。為實現醫技之間更好地溝通，系統中設計醫技溝通模塊，醫師設計訂單時可以備注加工注意事項，技工掃碼接單時備注信息會自動彈出，及時提醒技工加工注意事項（見圖3），同時系統中的即時通信增加了一種溝通方式，向技工定向傳輸建議，及時傳遞加工注意事項，可有效避免加工件的返工（見圖4）。

圖3 備注信息彈窗顯示

圖4 訂單溝通界面

3.6 建立考評機制，提高加工工藝水平

因為義齒加工時掃描工序條碼和技工個人碼，所以每步工序均可追溯。醫師根據患者戴牙過程中發現的問題，針對就位、固位、咬合、形態、顏色、制作瑕疵、患者舒適度、制作準確度、鄰面接觸點等加工環節指標進行評價（見圖5），進而可考評每個工序和每位技工的加工水平，建立質量的考評和監管體系，有效提高整體加工工藝水平。

圖5 訂單評價

4 小結

義齒加工管理系統內嵌于門診電子病歷系統中，不僅可對義齒加工進行全流程生命周期管理，而且成為患者電子病歷資料的重要補充。通過義齒加工管理系統，實現自動生成電子加工設計訂單，智能計算加工費用，自動關聯加工工序次數，并對義齒加工環節逐層追溯和質量監管，對技工工作進行考評和監督，實現醫技之間即時通信，簡化醫技操作環節，規范義齒加工流程，可提升醫技工作效率，提高醫院精細化管理水平，為今后的大數據挖掘奠定數據基礎。