文書檔案整理歸檔流程及注意事項探究

摘 要：文書檔案整理歸檔有著明確的歸檔流程，需要結合文書檔案管理的特點和規律，運用合適的歸檔方法，做好立卷、接收、鑒定、整理等相關工作，并注意每個環節需要注意和解決的相關事項，不斷規范文書檔案整理歸檔流程，提升文書檔案歸檔質量。

關鍵詞：文書檔案;整理;歸檔;流程

概述

《歸檔文件整理規則》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的頒布和實施，為文書檔案整理歸檔提供了根本遵循。但在具體執行過程中，不同行業及單位在文書檔案整理歸檔中的具體要求存在較大差異[1 ]。本文，立足文書檔案管理工作實踐，提煉出整理歸檔流程及方法，以及在文書檔案整理歸檔過程中相關問題及解決措施。

1 文書檔案立卷的一般原則

按照一定原則、方法，將處理完的、具有保存價值的文書資料系統整理并組卷。文書檔案立卷需要堅持如下規則：一是集中與分散相結合。即，將綜合性、一般行政性公文集中于檔案管理部門，采用統一整理、歸檔、保管、利用，而機關人事、審計、會計、人事等特殊部門所形成的文件，則根據檔案管理部門的相關規定及其指導下，自行整理[2 ]。二是以“件”為單位。根據《歸檔文件整理規則》的具體要求，文書檔案整理以“件”為單位，分類則采用“年度-保管-期限”。三是立卷規則統一性。文書檔案立卷和保管方法可選用“年度-機構（問題）-保管期限”或者“保管期限-年度-機構（問題）”，其中，“年度”“保管期限”是立卷保管需要包含的，且同一全宗應保持統一性、穩定性[3 ]。四是單軌制。隨著計算機信息技術的發展和應用，電子檔案立卷歸檔可采用“單軌制”，實行實時歸檔。

2 文書檔案歸檔流程

2.1 分類

文書檔案的分類一般選用“年度-機構（問題）-保管期限”三級分類法。其中，機構（問題）為一級目錄，如行政管理類、人事類、黨群類、業務類等;保管期限雖然是一項較為主觀的分類標準，但該分類層次不可或缺。通過三級分類法，將單位中不同價值的文書檔案從實體中進行區分，便于檔案管理部門采用更合理的措施進行保護和利用。因此，要立足本單位實際，編制好文書檔案的保管期限表，減少后期實際分類時的人為主觀因素干擾。

2.2 排列

文書檔案的排列以分類方案中的最低一級類目內，根據文書檔案的重要程度及事由，并結合時間等因素，做好排列。尤其需要注意的是，不能機械地按文號排列，不能單純的按問題排列，也不能固執地將全部文檔按時間為序排列。在具體排列時，應把同一事由的文檔排列在一起，在事由排列基礎之上，再按照文書檔案中的時間順序或者重要程度進行排列。除了時間排序體現的客觀性外，事由、重要程度多屬主觀判斷標準，這就給文書檔案排列更大的自主性和靈活性，因此，在實際操作過程中要不斷的摸索、不斷的總結和不斷的提煉。

2.3 編號

將文書檔案歸檔按照次序進行編號。一般，將“年度-機構（問題）-保管期限”，把同一年度、同一保管期限的同一問題，從“1”開始，逐件編排相應的流水號。便于后期的查找、利用、移交、鑒定，以及保管。

2.4 編目

歸檔的文書檔案目錄項包括文號、題名、頁數、日期、文件號、責任者、備注等。需要注意的是，文書檔案編目應逐件進行，且要確保編目全面、細致、深入、全面、精確，保證后期檔案的檢索和利用，防止因編目不當而出現的“死檔”[4 ]。其中，文號應完整，無文號可空著，題名注意不得任意簡寫或省略;頁數要連續，空白頁不標頁碼;責任者應填寫全宗名稱或規范化簡稱，出現多個責任者，應選本系統、部門中的重要責任者。附件具有較強的獨立性，無法在正題名中反映時，可在附件標題中一并抄錄。

2.5 裝訂

文書檔案以件為單位，裝訂時也要突出顯示這一特點，要本著實用、經濟、簡便和保護的原則，做好文書檔案裝訂工作。裝訂時需要注意的時，較厚的“件”，要選用“三孔一線”[5 ]。此外，在每一件檔案的裝訂之前，要認真檢查文書檔案是否存在漏頁、破損、殘缺、遮字等情況，并針對文書檔案的不同情況，選用表、補等措施，確保文書檔案裝訂不影響檔案后期查詢和利用。

2.6 裝盒

文書檔案的裝盒根據問題、保管期限的不同分類進行分類裝盒，保管期限不同、問題不同，不得裝在同一盒內。此外，要在“盒內文件情況說明”中詳細注明盒內文件是否存在缺損、修改、補充、銷毀等相關情況。

3 文書檔案整理歸檔工作中需要注意的幾個問題

3.1 接收

文書檔案接收的方式主要包括定期接收和即時接收。前者，一般選擇在每年的3月前，將單位上一年度的相關文書檔案移交至檔案管理部門;后者，則是指文書檔案根據其文件材料，選擇隨辦隨歸。文書檔案接收時，需要注意：一是文件辦結。即移交、接收的文件處理程序完成而非文件中記載事項的辦結。二是程序規范。即文書檔案資料的移交或者文書檔案資料的接收都應履行相應的規范性手續，既要履行相應的移交手續，也要履行一定的接收手續，移交或接收有相關人員清點并簽字，由移交、接收雙方各持一份目錄。涉密的文書檔案，則需要根據文書檔案管理規定，單獨向指定人員或部門移交和接收，履行移交接收手續。三是明確責任。文書檔案移交方應對歸檔文書檔案資料的準確性、完整性和規范性負責。且發現在移交中錯誤或者遺漏登記的相關文件資料，應及時重新編制移交新的目錄。

3.2 鑒定

在文書檔案移交、接收后，檔案管理部門組織專門的鑒定人員或委托相關部門匯通文書部門、相關業務部門進行鑒定。鑒定主要涉及五個方面：一是范圍鑒定[6 ]。根據文件是否具有保存價值及合乎歸檔要求，從而作出其是否具有轉化為“檔案”的“資格審查”。根據《歸檔文件整理規則》的相關規定，以下三類文件不屬于歸檔范圍：文件不齊全、未處理完畢，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》明確不屬于歸檔范疇的。二是密級鑒定。根據文書檔案公開程度，將其鑒定為公開、秘密。密級依據文件登記的密級確定，分為秘密、機密和絕密等。經鑒定屬于秘密及以上的文件資料，應嚴格按照《保密法》規定，交由專人負責整理、歸檔。三是年度鑒定[7 ]。文書移交后的年度鑒定難度較大，涉及到不同情形時，選擇不同的鑒定依據。如，文件簽發日期通常為其年度;再如，跨年度的文件，以辦結年度為分類歸入依據;多份文件作為一件檔案時，以裝訂排在前面的文件日期為年度。四是分類鑒定。依據鑒定前根據單位職能實際所制定的《檔案分類方案》。五是期限鑒定。根據檔案價值及性質，將其保管期限劃分為永久和定期。其中，定期又分為長期（30年）、短期（10年）。

參考文獻：

[1]倪雪芳.試析文件歸檔整理的注意事項[J].檔案與建設，2004（6）：20—21.

[2]黃志恩.文書檔案歸檔材料短缺問題及其解決措施[J].廣東檔案，2014（2）：35—37.

[3]胡建榮.文書檔案歸檔范圍與保管期限表編制中容易出現的幾個問題[J].檔案，2010（1）：47—48.

[4]賈珩.文書檔案歸檔新規則的內容和方法[J].黑龍江史志，2015（8）：56.

[5]白鈺銘.信息化的文書檔案歸檔管理[J].才智，2016（19）：276.

[6]任玉清.如何有效的進行文書檔案歸檔[J].青年與社會，2019（21）：136—137.

[7]李玉萍，劉新民，王雪寧.基層單位文書檔案歸檔管理與思考[J].漢中科技，2008（1）：57—58.

作者簡介：李媛，大學學歷，內江廣播電視臺館員，主要從事檔案管理研究。