信息化背景下如何創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理

汪 琸

法庫(kù)縣綜合事務(wù)服務(wù)中心 遼寧 沈陽(yáng) 110400

檔案資源在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中占有關(guān)鍵地位,因?yàn)闄n案資源不僅屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)資料信息,并且還可以提供單位管理決策的有力支撐。在目前的情況下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對(duì)檔案資源管理以及檔案數(shù)據(jù)共享的重要實(shí)踐工作領(lǐng)域日益表現(xiàn)為更高層次重視。單位管理人員在積極采納信息化的單位檔案收集、共享與保存技術(shù)手段基礎(chǔ)上,單位檔案管理的綜合實(shí)踐水準(zhǔn)將會(huì)得到明顯優(yōu)化,有益于事業(yè)單位合理運(yùn)用現(xiàn)有檔案資源。由此能夠判斷得出,檔案數(shù)字化與信息化管理的實(shí)踐工作措施應(yīng)當(dāng)貫穿于單位日常管理全過(guò)程。

一、信息化背景對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理產(chǎn)生的重要影響

首先是轉(zhuǎn)變了檔案管理的原有實(shí)施方式。檔案管理模式能否在根本上獲得更新與優(yōu)化,直接關(guān)系到單位檔案管理的預(yù)期成效實(shí)現(xiàn)程度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的原有檔案管理運(yùn)行實(shí)施模式著眼于人工管理手段,那么就會(huì)消耗單位的較多檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施成本,給單位增加了較多的管理成本負(fù)擔(dān)[1]。與之相比,信息化的單位網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)更加方便實(shí)時(shí)收集檔案數(shù)據(jù)資料,運(yùn)用更為快捷的檔案管理全新手段方式來(lái)支撐檔案管理業(yè)務(wù)。從以上角度來(lái)講,機(jī)關(guān)事業(yè)檔案的信息化管理舉措有益于轉(zhuǎn)變檔案管理模式,提升了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合管理效益。

其次是合理控制了檔案管理的業(yè)務(wù)開(kāi)展成本。檔案管理成本屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位必不可少的支出成本組成部分,現(xiàn)階段的信息化全新管理模式可以幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位達(dá)到相對(duì)更少的成本支出目標(biāo),有助于機(jī)關(guān)單位的最大化檔案資源利用成效得到體現(xiàn)。單位在投入更少業(yè)務(wù)成本的情況下,應(yīng)當(dāng)能夠取得單位預(yù)期的優(yōu)良管理效益,合理節(jié)約與控制了單位支出[2]。

第三是拓展了單位檔案資料的共享范圍。檔案信息資料覆蓋于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各個(gè)實(shí)踐業(yè)務(wù)領(lǐng)域,檔案資料資源重點(diǎn)包含了單位人事信息、單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的運(yùn)行開(kāi)展?fàn)顩r、單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息等。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部,各個(gè)業(yè)務(wù)崗位的人員應(yīng)當(dāng)充分共享單位檔案資料,進(jìn)而輔助機(jī)關(guān)決策人員給出完整與科學(xué)的發(fā)展決策。在不同領(lǐng)域行業(yè)的事業(yè)單位之間,帶有共享性的檔案數(shù)據(jù)資源應(yīng)當(dāng)?shù)玫礁蠓秶墓餐窒砝?有益于單位之間增進(jìn)溝通融合,突顯了信息化手段在支撐檔案資源共享中的價(jià)值意義。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存缺陷

在目前的情況下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于原有的單位檔案管理開(kāi)展實(shí)施路徑正在積極進(jìn)行轉(zhuǎn)變。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)人員在智能化的檔案資源管理共享平臺(tái)支撐下,應(yīng)當(dāng)能夠達(dá)到全面共享機(jī)關(guān)檔案資料的目標(biāo),進(jìn)而輔助實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位更加科學(xué)的決策制定過(guò)程。

但是不應(yīng)當(dāng)忽視,現(xiàn)階段的某些機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對(duì)檔案管理模式并沒(méi)有全面加以更新,存在滯后性的單位檔案管理運(yùn)行方式將會(huì)阻礙機(jī)關(guān)事業(yè)單位獲得更優(yōu)的檔案管理綜合實(shí)施效益。在情況嚴(yán)重時(shí),單位檔案資源還可能會(huì)發(fā)生缺損或者丟失后果,威脅到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展。檔案信息化管理的實(shí)踐工作若要保證得到順利推進(jìn),那么最根本的應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供必要物質(zhì)資源。但是很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)資料庫(kù)仍存在欠缺防火墻系統(tǒng)、缺乏網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件以及維護(hù)監(jiān)管力度薄弱等現(xiàn)象。單位管理人員針對(duì)檔案智能化管理體系沒(méi)有投入必要的物質(zhì)資源保障,整體上存在比較薄弱的檔案管理資源投入力度。

由此可見(jiàn),機(jī)關(guān)事業(yè)單位目前亟待展開(kāi)針對(duì)全新檔案管理流程的深入探索。單位檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)將檔案數(shù)據(jù)資源全面納入網(wǎng)絡(luò)智能化系統(tǒng),正確運(yùn)用單位數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)保存檔案數(shù)據(jù)資料[3]。并且,檔案業(yè)務(wù)人員必須要嚴(yán)格監(jiān)控檔案資料安全,積極促進(jìn)單位檔案資源的充分共享,發(fā)揮出單位檔案資源應(yīng)有的價(jià)值。

三、信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新完善路徑

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)實(shí)施人員只有在正確運(yùn)用了檔案信息化共享管理平臺(tái)的前提下,單位管理實(shí)施過(guò)程才能達(dá)到更好的綜合實(shí)踐效益[4]。在目前的情況下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案信息資料正在積極致力于促進(jìn)全新的管理體系建設(shè)。然而從總體上來(lái)講,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并未真正達(dá)到完善合理程度,并且某些單位的檔案數(shù)據(jù)資源本身存在安全威脅風(fēng)險(xiǎn)。具體在實(shí)踐中,完善創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化檔案管理工作模式應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)為如下舉措:

(1)健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理保障機(jī)制

機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案智能化管理的全新思路方法應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行采納,有力支撐機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各個(gè)領(lǐng)域管理業(yè)務(wù)達(dá)到最為完善程度。現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對(duì)檔案信息化的管理保障體系應(yīng)當(dāng)盡快予以完善建立,依靠單位體系機(jī)制保障的重要實(shí)踐手段來(lái)確保檔案資源安全。單位管理人員針對(duì)檔案信息化管理的日常實(shí)踐工作應(yīng)當(dāng)積極投入物質(zhì)經(jīng)費(fèi)支撐,建立性能更為完善的單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。除此以外,單位管理人員還要充分運(yùn)用現(xiàn)行法規(guī)保障、單位管理規(guī)定保障、物質(zhì)基礎(chǔ)資源支撐以及人才保障等方式來(lái)構(gòu)建檔案智能化管理體系,促進(jìn)檔案信息化的全新管理體系機(jī)制形成。單位管理者針對(duì)檔案信息化管理應(yīng)當(dāng)給予更多重視,切實(shí)轉(zhuǎn)變針對(duì)檔案信息化管理的傳統(tǒng)思路認(rèn)識(shí)。

檔案管理人員要保證定期維護(hù)單位內(nèi)部的檔案資源庫(kù),增強(qiáng)針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)各種安全漏洞的警惕意識(shí),嚴(yán)格避免檔案資料丟失。檔案資料數(shù)據(jù)的全面采集過(guò)程必須要達(dá)到完整覆蓋各類檔案數(shù)據(jù)的效果,否則將會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的前期采集工作存在片面性,并且比較容易遺漏事業(yè)單位的關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容。檔案業(yè)務(wù)人員必須要重點(diǎn)針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、管理決策數(shù)據(jù)等檔案內(nèi)容予以完整采集,防止表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)種類單一的缺陷。檔案業(yè)務(wù)人員針對(duì)不同種類的單位檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)著眼于整合處理,全面增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員整合各種類型檔案資料的技術(shù)操作能力。檔案安全管理的重要實(shí)踐工作舉措在根本上需要依賴于網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管技術(shù),重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)包含認(rèn)證訪問(wèn)人員身份、布置檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的防火墻系統(tǒng)、正確運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)資料的加密管理手段等。事業(yè)單位人員針對(duì)牽涉單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事管理數(shù)據(jù)以及決策信息內(nèi)容的檔案資源務(wù)必做到妥善進(jìn)行加密管理,禁止單位外部的無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)入到檔案資料庫(kù)內(nèi)。在驗(yàn)證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)人員基本身份信息時(shí),網(wǎng)絡(luò)管理人員針對(duì)訪問(wèn)驗(yàn)證流程應(yīng)當(dāng)予以啟動(dòng),然后經(jīng)由自動(dòng)化的訪問(wèn)驗(yàn)證操作來(lái)確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)人員滿足合法身份標(biāo)準(zhǔn)。

(2)完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理實(shí)踐領(lǐng)域中占據(jù)核心地位,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理負(fù)責(zé)人員針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)增加必要的數(shù)據(jù)安全防范手段,旨在嚴(yán)格確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部檔案資料安全。在目前的現(xiàn)狀下,單位管理人員必須要著眼于全面統(tǒng)籌單位檔案資料以及數(shù)據(jù)信息資源,正確運(yùn)用單位檔案資料的智能化管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。單位數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)增設(shè)必要的訪問(wèn)加密措施以及防火墻軟件,嚴(yán)格禁止機(jī)關(guān)事業(yè)單位的外部人員隨意進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)于包含單位會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及單位重大決策信息等重要檔案資料都要妥善進(jìn)行加密,增強(qiáng)針對(duì)檔案資料資源的安全管理維護(hù)工作力度。

(3)培養(yǎng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的優(yōu)秀檔案業(yè)務(wù)人才

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在當(dāng)前階段中仍然表現(xiàn)為普遍欠缺檔案管理實(shí)踐人才的傾向,因此決定了管理人員必須要更加側(cè)重于構(gòu)建單位檔案管理的全新人才隊(duì)伍[5]。單位管理人員目前針對(duì)檔案智能化管理領(lǐng)域必須要重視吸引優(yōu)秀業(yè)務(wù)人才,對(duì)于現(xiàn)有的單位檔案管理技術(shù)人才應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)進(jìn)行培養(yǎng)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有在具備了優(yōu)質(zhì)實(shí)踐人才隊(duì)伍支撐的前提下,檔案管理工作才會(huì)達(dá)到更高層次的網(wǎng)絡(luò)信息化水準(zhǔn),有力促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更好的檔案管理綜合效益。

檔案信息化管理旨在運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等網(wǎng)絡(luò)管理手段來(lái)保存單位檔案資料,據(jù)此達(dá)到避免單位檔案丟失、全面收集與共享單位檔案資源的目的。近些年以來(lái),信息化的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理各個(gè)層面舉措都在不斷獲得優(yōu)化。然而從總體角度來(lái)講,某些事業(yè)單位現(xiàn)有的信息化檔案管理運(yùn)行保障體系仍存在漏洞,那么將會(huì)明顯減損事業(yè)單位的檔案資源利用實(shí)效性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理負(fù)責(zé)人員必須要深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的價(jià)值作用,結(jié)合單位的檔案資源運(yùn)行使用狀況來(lái)實(shí)現(xiàn)改進(jìn)與調(diào)整。單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)置于各項(xiàng)管理工作中的關(guān)鍵地位。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案材料資源能否得到完整保存,在根本上關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的決策科學(xué)性。現(xiàn)階段的信息化檔案管理模式已經(jīng)普遍運(yùn)用于機(jī)關(guān)事業(yè)單位,展現(xiàn)了檔案管理建設(shè)領(lǐng)域的信息化手段重要支撐意義。

結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)分析可見(jiàn),機(jī)關(guān)事業(yè)單位若要達(dá)到檔案資源的信息化管理實(shí)踐目標(biāo),那么關(guān)鍵的改進(jìn)完善路徑應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在健全單位的檔案資源安全管理機(jī)制,充分依靠檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)安全保存單位檔案資源的目標(biāo)。在此前提下,事業(yè)單位中的檔案管理業(yè)務(wù)人員需要積極促進(jìn)自身的信息化業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升,積極采納檔案智能化管理業(yè)務(wù)平臺(tái)與手段,嚴(yán)格確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)據(jù)檔案資料安全。