檔案工作考核評價機制的實踐與創(chuàng)新

文/趙 珊

國網(wǎng)陜西電力創(chuàng)新開展直屬各單位檔案工作考核評價，制定符合公司自身特點的考核指標，采取各單位自評、自動采集得分與專家組現(xiàn)場復(fù)評相結(jié)合的方式，統(tǒng)一標準、尺度，公平、公正、公開地進行考核評價，促進了檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，推動了公司以及各單位檔案工作均衡與快速發(fā)展

為了貫徹落實《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《國家電網(wǎng)公司檔案管理辦法》《國家電網(wǎng)公司檔案工作考核評價辦法》，有力地促進公司直屬各單位檔案工作科學(xué)均衡發(fā)展，促進檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，使檔案工作全面、高效、優(yōu)質(zhì)地服務(wù)于公司發(fā)展，國網(wǎng)陜西電力積極開展直屬各單位檔案工作考核評價，制定了符合公司自身特點的考核指標，采取各單位自評、自動采集得分與專家組現(xiàn)場復(fù)評相結(jié)合的方式，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一尺度，公平、公正、公開地進行考核評價。在現(xiàn)場復(fù)評過程中，對各單位檔案工作監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)與考核一并展開，以評促培。并將考核評價結(jié)果納入各單位企業(yè)負責人業(yè)績考核指標，真正做到了考核評價和薪酬掛鉤。此考評機制的創(chuàng)新與實踐，有力地促進了公司檔案管理整體水平顯著提升。

一、實施背景

多年來，國網(wǎng)陜西電力公司庫藏的豐富檔案檔案信息資源已經(jīng)成為國家、社會的重要歷史財富和企業(yè)生產(chǎn)要素與資產(chǎn)的重要組成，在維護國家利益、實現(xiàn)企業(yè)效益、保障職工權(quán)益等方面發(fā)揮了重要作用。時下，隨著公司的發(fā)展，公司檔案呈現(xiàn)出數(shù)量激增、種類多樣、來源廣泛、內(nèi)容豐富、載體形式多樣、利用多元等特點。由此，檔案資源的管理也呈現(xiàn)出與以往不同的明顯特點，在利用領(lǐng)域、利用需求、利用主體、利用客體、利用依據(jù)、利用方式、利用手段等方面呈現(xiàn)出立體化、全面化、多樣化、法規(guī)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的新特點，其管理水平不僅反映公司的基礎(chǔ)管理水平，更涉及到公司的信息安全與核心競爭力的構(gòu)建。這就要求公司檔案管理模式、管理手段都要相應(yīng)進行變革。開展檔案工作考核評價就是適應(yīng)企業(yè)檔案管理的新特點和新形勢發(fā)展需要而產(chǎn)生的，大力開展檔案工作評價，形成與公司發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作激勵約束機制，對推動公司檔案工作發(fā)展，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化，提升檔案管理水平實為一大重要舉措。

常規(guī)的考核評價工作僅對檔案工作產(chǎn)生激勵作用，而檔案工作的專業(yè)性和實操性很強，許多單位僅僅知道自己考核評價結(jié)果，但卻不知如何進行規(guī)范性操作，更不知道如何整改和改進。公司檔案考核評價工作采取系統(tǒng)采集與現(xiàn)場檢查、現(xiàn)場培訓(xùn)相結(jié)合的方式，及時發(fā)現(xiàn)各單位檔案工作存在的不足與短板，手把手進行現(xiàn)場培訓(xùn)，并將考核評價結(jié)果納入了各單位企業(yè)負責人年度業(yè)績考核中。各單位不但形成了良好的競爭氛圍，更重要的是教會了檔案人員規(guī)范、標準的操作方法，借以促使公司系統(tǒng)檔案管理水平大幅提升。

二、創(chuàng)新與踐行

公司系統(tǒng)共有22家下屬單位參與檔案工作考核評價，通過檔案考核評價，各單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度明顯增加，各單位檔案歸檔及時率、完整率及非涉密檔案數(shù)字化率顯著提高，檔案管理向規(guī)范化、標準化大步邁進，公司系統(tǒng)檔案工作整體水平大幅提升。公司檔案工作考核評價創(chuàng)新與實踐主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

國網(wǎng)陜西電力根據(jù)《國家電網(wǎng)公司檔案工作考核評價辦法》和《陜西省電力公司檔案工作考核評價辦法》，結(jié)合公司實際對《國網(wǎng)陜西省電力公司檔案工作考核評價指標》進行了修訂，形成了適合公司直屬各單位的考核評價指標體系，包括組織機構(gòu)，業(yè)務(wù)運行，開發(fā)利用與科研、宣傳，設(shè)施設(shè)備、加分項，減分項6大類，共34項，其中有4項為系統(tǒng)自動采集項，加分項綜合考慮日常工作基礎(chǔ)、支持公司檔案工作成效等因素。考核評價指標涵蓋了檔案管理工作的各個方面，實現(xiàn)了動態(tài)管理。

檔案考核評價項目及分值比例餅圖

考核評價標準得分為100分，并設(shè)10分的加分項。各單位總得分按標準得分與加分項得分相加后計算，四舍五入取整數(shù)位。考核評價結(jié)果分示范、規(guī)范、合格、不合格等四個等級。考核評價總得分在95分及以上為示范級，85分～94分為規(guī)范級，70分～84分為合格級，70分以下為不合格級。

二是統(tǒng)一尺度，考核評價工作公平、公正、公開

檔案考核評價現(xiàn)場檢查抽調(diào)公司系統(tǒng)資深檔案專家組成檔案考核評價檢查小組，將考核評價指標分配給各位專家，每位專家僅對自己負責的指標進行打分，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一尺度，公平、公正、公開地開展考核評價工作。現(xiàn)場檢查結(jié)束后匯總各單位得失分表，并注明每個單位每項指標失分原因及實際得分，形成《各單位得失分匯總表》，得分透明、公開，并通過公務(wù)郵箱發(fā)送給各單位，以便各單位知悉自己不規(guī)范做法和弱項，有針對性地進行整改。考核評價最終結(jié)果以文件形式下發(fā)，要求各單位針對得失分表進行診斷分析，針對失分情況，制定整改措施，抓緊改進與完善。公司下屬某單位在2017年度檔案考核評價工作中得分僅為70.5分，被評為合格級單位，單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，在弱項業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用與管理科研、設(shè)施設(shè)備上狠下功夫，檔案管理工作突飛猛進，在2018年度檔案考核評價時，給專家組展現(xiàn)了一個設(shè)施設(shè)備齊全、檔案管理規(guī)范、編研成果豐富的嶄新的檔案室，2018年度考核評價綜合得分為95分，被評為示范級單位。這個單位的進步讓專家組感到震撼的同時也倍感欣慰，而這個單位自身的發(fā)展與進步真正得益于檔案考核評價的創(chuàng)新與實踐。

三是以評促培，考核評價與培訓(xùn)相結(jié)合

在現(xiàn)場復(fù)評過程中，對各單位檔案工作監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)與考核一并展開。由于檔案工作有很強的實操性，現(xiàn)場培訓(xùn)比集中理論培訓(xùn)更有效果，所以公司以檔案考核評價為契機，對檔案人員進行了現(xiàn)場培訓(xùn)。考核評價專家對檔案人員手把手進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，針對卷內(nèi)目錄、檔案排架、系統(tǒng)著錄、移交清冊、檔案借閱記錄等等不規(guī)范的做法進行了糾正；對檔案的分類、組合、排序、編目、組卷等進行了現(xiàn)場演示；教會了檔案人員如何收集全宗卷材料建立全宗卷；指導(dǎo)農(nóng)網(wǎng)工程檔案收集整理過程中如何建立工程項目、如何分類；對現(xiàn)行的檔案制度、規(guī)范進行了宣貫和闡釋。這些在集中培訓(xùn)中學(xué)不到的實踐操作，在考核評價過程中進行了現(xiàn)場培訓(xùn)，各單位檔案人員不但增長了理論知識，更學(xué)會了如何正確操作、如何規(guī)范整理檔案。檔案考核評價的創(chuàng)新與實踐再次表明：“實踐出真知”這一科學(xué)斷言。

四是獎懲分明，將考核評價結(jié)果納入業(yè)績考核

（3）奉新縣地理位置優(yōu)越、交通便利，在規(guī)劃中是重要的交通樞紐，奉新縣可以以此打造現(xiàn)代交通體系，發(fā)展物流運輸產(chǎn)業(yè)。打造以高速公路為基礎(chǔ)，以鐵路運輸為重點、以航線網(wǎng)絡(luò)為驅(qū)動的內(nèi)外交通體系，形成奉新與南昌、九江等區(qū)域的城際運輸網(wǎng)絡(luò)。

檔案考核評價最終結(jié)果以文件形式下發(fā)至各單位，為確保考核評價工作成效顯著，公司將檔案工作考核評價結(jié)果作為減項指標，納入各單位企業(yè)負責人業(yè)績考核，針對考核評價不合格的單位，在企業(yè)負責人年度業(yè)績考核得分中扣1分。在2017年度檔案考核評價中，不合格的11家單位企業(yè)負責人在年度業(yè)績考核中都被扣分，相關(guān)責任人也被考核，引起了各單位領(lǐng)導(dǎo)及員工的高度重視，全員檔案意識得到了極大增強，檔案人員工作主動性大幅提高，檔案保管條件得到了極大改善，檔案工作環(huán)境也發(fā)生了顯著變化，真正做到了考核評價和薪酬掛鉤，檔案工作獎懲分明，檔案工作開始走上良性循環(huán)軌道。

五是綜合分析，加強公司檔案工作統(tǒng)籌管理

由于時間和空間的限制，如果公司檔案管理人員僅對下屬各單位通過點對點的方式進行指導(dǎo)，就會導(dǎo)致對所屬企業(yè)檔案管理實際情況不了解，不能發(fā)現(xiàn)存在的共性問題。在檔案考核評價現(xiàn)場檢查過程中，公司檔案管理人員同時對檔案工作進行了調(diào)研，按照各項指標對考核評價得分進行了統(tǒng)計分析，了解了各單位檔案管理工作現(xiàn)狀以及遇到的困難，找到了各單位檔案管理的弱點和共性問題，以便結(jié)合實際更好地安排部署公司檔案工作，促進檔案管理整體水平的提升。例如在2018年度檔案考核評價工作中，檢查組發(fā)現(xiàn)各單位檔案管理硬件設(shè)施差，檔案柜架不符合要求，迅速安排對直屬各單位及縣供電公司檔案柜架情況進行摸底，并積極協(xié)調(diào)申請專項費用236.08萬元，用于改善各級單位檔案室檔案保管條件；發(fā)現(xiàn)各單位農(nóng)網(wǎng)工程檔案存在不規(guī)范現(xiàn)象，檔案室根據(jù)《國家電網(wǎng)公司關(guān)于進一步加強農(nóng)網(wǎng)工程項目檔案管理的意見》（國家電網(wǎng)辦〔2016〕1039號），結(jié)合陜西農(nóng)網(wǎng)工程現(xiàn)狀，制定了《國網(wǎng)陜西省電力公司農(nóng)村電網(wǎng)工程檔案管理實施細則（試行）》，用于指導(dǎo)、規(guī)范各單位農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作，這些做法都收到了事半功倍的效果。

三、效果及影響

公司檔案工作考核評價結(jié)合檔案管理專業(yè)特點，探索、研究了標準創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、做法創(chuàng)新、應(yīng)用創(chuàng)新的企業(yè)檔案管理新模式，應(yīng)用實踐成果顯著，具有創(chuàng)新代表性和示范性。

其一，建立了科學(xué)的考核評價機制。主要表現(xiàn)在：

一是符合規(guī)范化的要求。提高了檔案評價考核工作的方法和手段，統(tǒng)一了評價內(nèi)容、評價程序及評分標準，使之規(guī)范有序。

二是符合制度化的要求。統(tǒng)一了“組織建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用與管理科研、設(shè)施設(shè)備、加分項”六個方面的考核項，使檔案評價考核過程制度化、常態(tài)化。

三是符合科學(xué)化的要求。指標體系由一系列指標參數(shù)組成，較好地反映出檔案管理工作的特點，體現(xiàn)了指標體系整體的科學(xué)性；在設(shè)置指標參數(shù)時，每個指標具有相對的獨立性，體現(xiàn)了具體指標的科學(xué)性；對各項管理指標作出的定量分析，有充分的科學(xué)依據(jù)，體現(xiàn)了指標計算的科學(xué)性。

其二，檔案管理整體水平大幅提升。大體情況是：

2017年年度檔案考核評價結(jié)果無示范級單位，規(guī)范級僅有1家，合格級8家，不合格級11家；

2018年年度檔案考核評價評出示范級單位1家，規(guī)范級7家，合格級13家，不合格級0家；

2019年度示范級單位3家，規(guī)范級11家，合格級5家，不合格級1家；

2020年度示范級單位4家，規(guī)范級9家，合格級7家，不合格級0家。

從評價結(jié)果可以看出各單位檔案工作普遍進步很大，各單位均開始注重加強檔案資源建設(shè)和制度建設(shè)，檔案收集、整理等業(yè)務(wù)逐步趨于規(guī)范化、標準化，檔案質(zhì)量明顯提高，檔案信息化建設(shè)步伐加快，大部分單位檔案信息化工作做到了有規(guī)劃、有目標地向前推進，并取得成效。檔案管理工作者的素質(zhì)和能力增強，充分發(fā)揮了檔案人員的工作積極性和創(chuàng)造性。大部分單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，檔案管理水平大幅提升，各單位工作差距逐步縮小。

2017年度、2020年度檔案考核評價結(jié)果對比柱狀圖

其三，提升檔案質(zhì)量，促進檔案利用

檔案工作考核評價在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)上狠下功夫，對檔案歸檔及時、完整、規(guī)范、準確、系統(tǒng)等方面都進行嚴格要求，強調(diào)必須做好檔案管理基礎(chǔ)工作，切實提升檔案的質(zhì)量，只有檔案收集全面完整、整理規(guī)范、分類準確，才能為日后檔案利用創(chuàng)造先行條件。檔案的中心工作是提供利用，考核評價指標對檔案的開發(fā)利用提出了明確要求，各單位深入挖掘檔案價值，著眼于領(lǐng)導(dǎo)決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理等中心工作，開展各種編研，公司系統(tǒng)形成專業(yè)性強、有說服力的編研成果103余種。實現(xiàn)了檔案資源豐富、高效利用。

其四，社會效益得以彰顯

通過檔案考核評價工作管理創(chuàng)新，大大提高了工作效率，多年來豐富的檔案庫藏信息資源被公司廣泛利用，在支持領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)公司中心工作方面發(fā)揮了重要作用，為整個公司創(chuàng)造了較大的社會效益。通過對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的記錄，不僅保證了公司的安全運營，而且實現(xiàn)了良好的社會效益，維護了公司的權(quán)益，使公司在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，提升了公司的社會形象。例如：在陜西商洛山陽縣山體滑坡、“7·22”風災(zāi)倒塔等搶險救災(zāi)中，及時向搶修一線和生產(chǎn)單位提供完整、準確的工程檔案，有效發(fā)揮檔案強大的信息支撐作用，確保及時快速恢復(fù)供電。

其五，經(jīng)濟效益顯著提升

檔案是公司的無形資產(chǎn)，是蘊藏著豐富信息資源的知識寶庫，通過開展檔案工作考核評價，逐步實現(xiàn)檔案標準化、精益化管理，公司檔案收集整理工作得到進一步規(guī)范，提高了檔案歸檔質(zhì)量，做到檔案利用快捷，大大降低了管理成本，檔案家底清楚，檔案資源不流失，企業(yè)的資產(chǎn)逐步積累，并得到了有效的保護，檔案價值得以體現(xiàn)。例如：科技檔案是對公司生產(chǎn)建設(shè)經(jīng)營活動的全過程記錄，越來越多災(zāi)害中電力搶修、重大事件保電、賠償糾紛的產(chǎn)生，使公司的科技檔案重要性愈加突出，在國網(wǎng)陜西電力補辦國網(wǎng)漢中供電公司產(chǎn)權(quán)證事件中，科技檔案發(fā)揮憑證作用，為公司挽回經(jīng)濟損失150多萬元，檔案的憑證價值得到了充分展現(xiàn)。

上述創(chuàng)新與實踐表明，檔案考核評價的辦法實施，對于像國網(wǎng)陜西省電力公司這樣的大企業(yè)提升公司以及下屬單位檔案管理水平，實為行之有效。對于促進公司整體檔案管理的規(guī)范化、有序化、科學(xué)化確實是一大有力舉措。