新時期如何提高檔案管理人員的執(zhí)行力

文/徐 慧

檔案管理工作，在各界組織體系中，作為記錄組織成長、人員發(fā)展的關(guān)鍵性資料，能夠真實呈現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展過程、學(xué)校的教育規(guī)劃等歷史與現(xiàn)今的真實面貌，具有傳承歷史、未來發(fā)展的重要參考價值。以較為珍貴的歷史資料為保護重點項目，以展現(xiàn)組織文化內(nèi)涵。因此，在新時期，加強檔案管理人員工作能效建設(shè)，提升其執(zhí)行力與有效性，尤為重要與關(guān)鍵。

一、檔案管理工作中存在的問題

在檔案管理工作中，管理人員作為關(guān)鍵性角色，決定著檔案管理有效性，作用于檔案資料流通與利用?，F(xiàn)階段，一定數(shù)量的企業(yè)組織，雖然認識到了檔案管理的重要性，但在檔案管理人員配備方面，還存在專業(yè)性不足問題，有些單位和部門在進行檔案管理工作時，一般情況下并未安排較多人員。部分單位采取部門自行管理形式，另一部分單位采取檔案資料集中管理形式，以保障檔案資料管理的有效性。降低了檔案資料管理的層次感，難以保障檔案管理的執(zhí)行力和有效性，甚至還出現(xiàn)有礙于檔案資料流通與運用等現(xiàn)象。

二、檔案從業(yè)人員的專業(yè)技能需求

當(dāng)今社會競爭激烈，說到底這個競爭突出表現(xiàn)為人才的競爭。提升檔案管理水平，關(guān)鍵在于具備檔案技能的復(fù)合型的專業(yè)人才，應(yīng)該具備以下幾個要素：

其一，具有較高的政治修養(yǎng)。在《檔案法》中，對于檔案從業(yè)人員素養(yǎng)給出了基礎(chǔ)界定，要求檔案從業(yè)人員具備社會認同的政治修養(yǎng)，以保障企業(yè)檔案資料管理的合理性，減少企業(yè)檔案資料泄露問題[1]。

本文簡要分析了新時期檔案管理工作的現(xiàn)狀，主要著力于檔案從業(yè)人員的專業(yè)技能需求，諸如較高的政治修養(yǎng)、專業(yè)性檔案管理技能、優(yōu)質(zhì)的行業(yè)知識積累、熟練的計算機操作能力；側(cè)重探索了檔案管理人員工作能效的提升策略，以期發(fā)揮檔案管理人員工作的積極性與創(chuàng)造性，切實提升檔案管理執(zhí)行力和有效性，借以助力于企業(yè)加快創(chuàng)新發(fā)展

其二，具有檔案管理專業(yè)技能。檔案管理人員應(yīng)具備較為專業(yè)的工作技能，熟練掌握檔案信息管理、信息分類等專業(yè)知識，以便于保障檔案信息存儲、分類、流通的有序性，為其他工作提供檔案資料的輔助作用。

其三，具有行業(yè)知識積累。檔案工作具有一定資料服務(wù)性，在各行業(yè)中均有信息服務(wù)價值。因此，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合自身所在行業(yè)的特點，梳理檔案資料管理重點，以期順應(yīng)行業(yè)檔案信息管理需求。

其四，具有計算機操作能力。在檔案管理工作中，借助信息技術(shù)，能夠有效提升檔案工作能效，助力檔案工作有序完成。比如，檔案資料紙質(zhì)數(shù)字化處理、資料掃面技術(shù)等。因此，檔案管理人員應(yīng)具備優(yōu)異的計算機操作能力，以保障檔案資料管理的高效性，減少人為編號、分類的失誤問題。

三、檔案管理人員工作能效的提升策略

提升檔案管理人員工作效能，筆者以為主要在于實施以下五個策略：

策略一，樹立檔案管理人員較高的政治思想認知。加強檔案管理人員思想建設(shè)工作，使其愛崗敬業(yè)，形成崇高的從業(yè)認知，能夠堅持工作初心，維護企業(yè)檔案管理權(quán)益，減少檔案資料泄露問題，發(fā)揮檔案管理的信息保障作用。思想建設(shè)工作，各級組織可分別從思政宣導(dǎo)、案例分析等視角，使檔案管理人員確認自身崗位工作的重要性。同時，采取工作保密協(xié)議的簽署形式，讓檔案管理人員明確自身工作權(quán)責(zé)，保障經(jīng)手資料信息管理有效性，增強檔案管理執(zhí)行效能。

策略二，塑造檔案管理人員信息服務(wù)意識。檔案資料具有一定信息服務(wù)功能，要發(fā)揮其管理價值。因此，檔案管理人員應(yīng)形成較強的檔案工作責(zé)任意識，以提升工作創(chuàng)新能力，高效解決檔案工作中存在的困難，維護檔案資料的真實性，以期為其他部門工作提供檔案信息服務(wù)。比如，在高校管理人員在調(diào)取學(xué)生實習(xí)檔案時，可在網(wǎng)絡(luò)平臺中，輸入管理人員具有檔案調(diào)取權(quán)限的賬號，在平臺搜索欄，輸入學(xué)生姓名進行檔案調(diào)取。在此期間，檔案管理人員需完成的工作有：檔案信息采集與類別整編、按類上傳、紙質(zhì)版資料完整保存，以提升資料流通速度，發(fā)揮檔案管理人員工作能力。

策略三，為檔案管理人員提供多重技能成長機會。各級組織在培養(yǎng)檔案管理人員時，可建立職業(yè)成長平臺，為檔案管理人員添加各類需學(xué)習(xí)的資源與崗位工作內(nèi)容，便于檔案管理人員有序完成專業(yè)技能學(xué)習(xí)。課程資源包括：計算機操作技能、檔案整編技巧等。同時，在建立校企合作時，為檔案管理人員爭取檔案學(xué)課程的進修學(xué)習(xí)機會，從理論視角豐富檔案管理人員專業(yè)知識，使其在實踐工作中得以應(yīng)用，以增強其檔案工作執(zhí)行能力。

策略四，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理團隊。企業(yè)應(yīng)重視檔案管理團隊的建設(shè)，以減少人員流動形成的檔案管理工作斷層，最大程度地提升檔案管理工作執(zhí)行能效。部分單位檔案資料類別較多，可采取按類管理設(shè)立專員的形式，以保障檔案管理工作執(zhí)行效果。比如圖書館信息類別較多，可依據(jù)社科類、自然科學(xué)等類目，逐一開展檔案信息管理；工程類組織，可依據(jù)工程類、物資類、生產(chǎn)類等項目，分別開展檔案信息管理。加強檔案管理團隊建設(shè)，依據(jù)企業(yè)實際需求完成檔案工作分配，以全面提升檔案工作執(zhí)行效率[2]。

策略五，大力開展檔案信息化管理。在檔案管理工作運行期間，應(yīng)有效發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，增強檔案管理人員的信息技術(shù)操作熟練性，使其能夠準確操作管理平臺，助力檔案管理工作處于信息化運行狀態(tài)，提升檔案管理的流通效率。比如，某企業(yè)在進行信息化檔案管理工作時，由檔案人員完成各項資料的電子版存儲，為后續(xù)工作調(diào)查資料提供便利條件，開發(fā)出部門間遠程調(diào)檔功能。信息化檔案管理體系，一方面有助于維護檔案資料完整性，減少資料丟失問題，另一方面提升了檔案信息調(diào)取便利性，增強了檔案資料的流通能力，切實增強了檔案人員工作執(zhí)行效能。

綜上所述，面對新時期，如何提升檔案管理人員的執(zhí)行力，本文分別從信息操作技能、行業(yè)知識積累、專業(yè)技能增強等多角度，以及加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等方面進行了闡述。檔案管理人員具備較強的工作執(zhí)行力和有效性，有助于發(fā)揮檔案信息服務(wù)功能，為加快企業(yè)的發(fā)展提供有力的支撐。