高校疫情防控應急檔案管理現狀與工作實踐思考

文/蔡 楊

本文圍繞高校疫情防控應急檔案作用、管理現狀和存在問題，進行深入思考，并就疫情防控應急檔案管理機構、制度的建立、宣傳、數字化建設、人才儲備、資料收集與建立等方面提出了相應建議

為深入貫徹落實黨中央、國務院關于疫情防控指示精神和決策部署，夯實聯防聯控和“四方”工作責任，全面打贏疫情防控阻擊戰。高校要全面做好疫情防控各項措施，確保防得嚴、跟得上、打得贏。在全國疫情防控工作取得重大勝利后，高校要真實準確記錄疫情防控歷程，強化疫情防控檔案管理和使用，總結經驗做法，為持續做好高校疫情防控等突發公共事件處置提供數據支撐和決策依據。

一、高校疫情防控應急檔案管理的作用

疫情防控應急檔案十分重要，必須強化管理，其重要作用在于：

1.客觀真實反映疫情防控歷程。做好高校疫情防控應急檔案管理工作，是記錄疫情防控最原始的資料，能夠客觀真實完整反映疫情防控歷程，對做好今后疫情防控應急管理工作具有重要的意義。特別是疫情防控進入常態化后，如何總結抗疫前期好做法和工作經驗，持續做好疫情防控各項工作，引導和提高教職工及學生疫情防控知識，持續穩定大家對疫情防控應急的心理應激，不斷提升廣大師生戰勝新冠肺炎疫情的決心和信心。

2.提供數據支撐和決策依據。疫情防控應急工作具有突發性、區域性、復雜性等特點，檔案管理部門收集、整理、歸檔好疫情防控各種檔案資料，可以快速準確、真實可靠地為單位和人員提供相關信息，對進一步做好疫情防控各項決策有著重要的作用。特別是疫情防控進入常態化后，檔案部門根據已有資料，可以對完善應急預案提供決策依據。

3.宣講防疫知識營造濃厚氛圍。雖然我國疫情防控取得了全世界矚目的勝利，但是局部地區仍然存在暴發風險，加之世界各國疫情不斷反復，因此要持續做好常態化疫情防控工作。為此，這需要各行各業加大宣傳教育力度，創新現有工作模式、協調推進多項工作任務、建立過硬的宣傳工作隊伍等舉措，全面貫徹執行黨和國家疫情防控政策，高校要積極宣傳疫情防控基本知識，利用檔案資料宣傳解讀好相關政策，為疫情防控工作營造良好的輿論和社會氛圍。

二、疫情防控應急工作存在的主要問題

眾所周知，疫情防控應急工作，是在一個特定時期的一項特殊工作，工作中存在的問題在所難免，而對于涉及這個方面的檔案工作也勢必遇到新的情況、新的問題，諸如：

1.疫情防控檔案資料整理缺少相關標準。疫情防控檔案資料不同于普通的檔案資料，普通檔案資料可以按照發文機關、時間順序、緊急程度、工作內容等進行收集、分類、歸檔，保存時限也很明確，而疫情防控工作包括了預防救治、物資報賬、交通運輸、市場防控、新聞宣傳、執法維穩等工作，常常相互交織，一些文件可能包含了多項工作內容和要求，這就給檔案資料整理帶來了一定困難，加之目前沒有明確疫情防控檔案資料整理的相關標準，保存期限也不明確。

2.收集疫情防控檔案資料缺乏相關要求。疫情期間或疫情結束后，各部門、各處室均會總結、匯報、情況說明等形式將材料提交高校疫情防控辦公室，其他專項圖片、視頻、照片等資料由各部門、各科室自行保存，這樣會導致珍貴資料亂扔、亂放，容易出現遺失現象。

3.檔案管理人員對疫情防控工作不熟悉。檔案管理人員對疫情防控應急檔案管理認識不足，在應急檔案管理工作中往往重視檔案資料保護，忽視疫情防控應急檔案的開發與利用。實踐中很多情況下，檔案管理人員認為只要保存好檔案資料就算圓滿完成任務，這種認識和想法，一旦再次突發疫情，需要對歷史檔案資料分析時，很難應付疫情防控需要。

4.檔案管理人員對疫情應急敏感度不強。疫情防控應急事件的發生往往具有不可預測性，檔案管理人員不注重收集突發疫情等防控資料，如突發相關群體應急事件時，由于歷史檔案資料不全，難以第一時間提供相關檔案資料，不能及時查詢高校歷年來對各種疫情應急預算、投入費用、采取的系列措施，導致突發應急事件處置不夠及時高效。

三、做好疫情防控應急檔案工作的研究與思考

針對上述問題，特進行以下研究與思考：

1.健全高校疫情防控檔案管理相關機制。具體應該強化以下五點：

一是完善機構。在原有高校疫情防控工作領導小組的基礎上，將檔案管理人員納入組成人員，積極參與高校疫情防控工作，熟悉疫情防控任務和措施。

二是提高認識。組織檔案管理人員認真學習疫情防控相關知識和政策要求，明確疫情防控檔案管理工作對處理突發應急事件的作用，不斷提高檔案管理人員的認識水平。

三是健全制度。積極對接上級疫情防控領導小組和檔案管理部門，將疫情防控檔案納入高校專項檔案管理，明確疫情防控和檔案管理相關要求，結合實際完善《高校檔案管理制度》，確保有章可循。

四是明晰職責。進一步明確疫情防控相關部門檔案整理職責，定期收集檔案資料，確保收集及時、不出現遺失現象。

五是制定標準。結合高校工作實際，制定不同類別疫情防控資料收集、整理、歸檔標準，并明確各類資料的保存時限。

2.強化內外兼顧的疫情防控應急檔案宣傳意識。主要應該抓好以下兩點：

一是加大宣傳力度，強化協同配合。加強高校各部門對疫情防控和應急檔案的宣傳，在疫情防控應急過程中，各個疫情防控參與部門要同向發力、同頻共振，共同做好疫情防控知識的宣傳工作，使相關人員明確疫情防控檔案資料對應對突發應急事件的積極作用，同時明確資料收集相關要求，確保及時、高效、完善地收集整理好疫情防控各項資料。

二是加強綜合宣傳。檔案管理人員要充分挖掘疫情防控檔案價值，總結好做法好經驗，利用高校網站、公眾號、微信群等全方位、多角度宣傳普及防控知識，不斷做深做實疫情防控宣傳工作，進一步提高高校教職員工及大學生疫情防控意識。

3.提升疫情防控檔案人員綜合素質。主要在于：

一是注重開發利用。高校要明確檔案管理部門和相關人員，對各類突發疫情防控檔案資料開發和利用，特別是非典和新冠病毒肺炎期間的各類檔案資料，積極儲備人才，建立專業的疫情防控應急團隊，提高高校疫情防控應急響應速度和能力。

二是提升防控知識。高校需要組織檔案管理人員認真學習疫情防控各項制度措施，提升防控知識水平，并按照疫情防控檔案管理相關標準，在日常工作中注重收集整理，切實做好高校疫情防控檔案管理工作水平。

4.持續推進疫情防控檔案信息化水平。重要之點在于：

一是及時轉化。疫情防控初期，各類檔案資料多為紙質檔案，查找利用率不高，疫情平穩后，要及時將紙質檔案轉化為電子檔案，提升利用率。

二是建立數據庫。疫情防控檔案資料種類繁多，要按照預防救治、物資報賬、交通運輸、市場防控、新聞宣傳、執法維穩等進行分類列目，建立完整的數據庫。

三是加強后期維護。疫情防控永遠在路上，時刻都不能松懈，要及時提醒相關部門定期上傳相關檔案資料，確保資料的完善性、時效性。

5.規范疫情防控應急資料收集范圍與途徑。為此：

一要確定收集范圍。結合疫情防控、物資報賬、交通運輸、新聞報道等工作要求，明確各項工作檔案資料收集范圍，特別要做好相關文件、會議精神等資料的收集。

二要做好移交工作。疫情防控應急檔案建立工作要形成多渠道、多部門交叉、內容豐富的收集，檔案管理部門積極做好資料保存、移交等工作。

三要及時整理歸檔。在疫情防控中及階段性疫情防控結束后，要及時對接相關部門，做好疫情防控檔案資料的收集、整理和歸檔等工作。

四要穩步推進落實。歸檔前高校檔案管理部門應制定歸檔整理方案，確保疫情防控資料整理有計劃、有部署、有落實。

客觀現實表明，疫情作為突發事件，需要應急處理，而整個疫情防控應急工作，無不關乎到人的生命至上。我們黨和國家，高瞻遠矚，雷厲風行，秉持人的生命至上理念，在抗擊新冠病毒方面一枝獨秀，堪稱世界典范。我們在應對疫情防控工作中應該做得更好，而其中相關的檔案工作亦應做得更好。只有這樣，我們才能變被動為主動，加大疫情應急防控檔案開發與利用的力度，為后續的疫情防控工作提供有力的支撐。在疫情突發以及防控這樣一個特殊事件中，全國各行各業的檔案工作理應如此做好，高校檔案工作亦應如此做好。