基建項目歸檔難點與對策研究

文/王小媚

基礎設施建設項目的工程資料是項目建設過程中對項目建設過程的真實記錄，做好基建項目的檔案歸檔管理工作十分重要。鑒于基建項目建設的復雜性和檔案內容的多樣性，要從基建項目檔案管理基本要求出發，針對該項工作中的管理難點找到相應的對策。通過本文能夠對基建項目相關檔案管理歸集和服務工作作一些深入的研究，以期對大家提供借鑒與參考

大型企業集團特別是像石油企業集團這樣的綜合型大企業，在當前的“一帶一路”實施背景下承建了不少的大型基礎設施建設工程，工程量的增多引起了全社會對工程建設質量管理工作的關注，并對基建項目的檔案科學化和規范化管理工作提出了更高的要求，所以結合工程的實際建設特點和建設周期，做好全部檔案的歸集整理與服務工作，保證項目建設的每一步都有跡可循是一項非常重要的工作，我們必須高度重視。

一、基建項目檔案管理基本要求

主要在于以下三點：

一是明確責任分工

基建項目的建設單位和項目勘察、設計以及施工、監理單位等都要根據基建項目的文件編制要求和檔案管理規定對各自負責范圍之內的有關工程的文件進行整理和歸檔，并進行編號。由項目的建設單位牽頭，包括對各參建單位的項目文件管理工作進行組織、協調、檢查和指導，做好自身檔案管理收集工作。項目的監理方要及時向項目建設單位提交工程監理的有關檔案資料，認真監督對施工文件的收集和整理，設計單位負責收集和整理給建設單位提交的設計基礎材料和設計文件，施工單位負責收集、編制并向建設單位提交施工文件，也就是說建設單位是所有文件的匯總中心。

二是基本原則

基建項目檔案歸集工作要堅持集中統一管理的原則，實行統一領導、統一標準和制度，只要有檔案形成就要按照標準向公司移交相關資料，保證建設項目的資料完整和準確。基建項目的檔案工作與項目建設進度應保持同步，從項目最初開始草議立項一直到項目的最終竣工驗收都要有文件可以找到當時的情況。還要堅持誰施工誰負責整理竣工檔案原則，項目各個分包單位要按照檔案統一的管理要求做好自己施工范圍階段的檔案整理和歸檔，堅持建設項目檔案在工程竣工驗收管理中的一票否決原則。

三是其他方面要求

第一，對于國家的關于基建項目檔案管理工作的相關法律規定和標準要做到心中有數，這是開展檔案管理工作的基礎，業務人員只有了解相關的法律規定和文件標準以后才能夠保證工作的合規性；

第二，要及時介入并做好項目建設檔案的工作業務指導，不少項目建設初期都是沉浸在如何開始建設的問題當中，正所謂萬事開頭難，忽視了檔案管理工作，以至于到了項目建設中期或者中后期才想起來要整理檔案，導致很多的資料丟失，因此項目建設主管單位要加強和檔案行政管理部門的溝通，做好項目監管工作，不僅要做好竣工時的檔案管理，也要做好平時督促指導工作；

第三，需采取有效措施保證項目檔案編制的完整和準確。項目檔案最基本的要求就是其完整、準確和系統，完整是指齊全有序，所有應該歸檔的文件資料都要按照順序儲存起來；準確是指檔案真實可靠，要有主要責任人的簽字；系統是指檔案之間要有聯系，同一個項目的檔案不能夠跟其他項目混在一起。

二、基建項目檔案管理難點

一是檔案管理意識有待提升

基建項目建設的全周期之中涉及了項目建設、涉及、監理、施工以及項目測量等各種工作，一些單位對于項目建設文件沒有按照規定進行收集整理，工程檔案管理制度沒有管理標準，項目驗收和結算沒有按時進行，合同資料歸檔時間延長，缺少必要的監管機制，形成的檔案門類類型多、數量雜。

二是檔案管理制度執行不力

很多工程項目的檔案管理制度制定以后僅僅掛在墻上，但是執行方面難盡如人意，各個參建單位都按照自己的習慣進行資料收集整理，加上項目代表一向不重視檔案管理工作，對于檔案業務和工作進度之間的關系不夠了解，因此對于歸檔資料是否齊備、數據是否準確沒辦法進行辨別，工作中檔案管理人員和項目負責人缺少溝通，都導致了檔案管理工作存在短板。

三是檔案管理流程不夠規范

因為缺乏完善的檔案管理程序，檔案管理人員在工作中無章可循，加上建設單位和各個分包單位之間的接口關系，形成的檔案類型龐雜，以至于一些項目材料在傳輸過程中丟失，還有個別工程人員對檔案工作不重視，忘記了建檔和歸檔，或者因為其他原因出現檔案缺頁、漏頁的情況。

四是檔案管理具有比較高的動態特征

項目建設具有一定的建設周期，需要結合具體的施工情況不斷地進行變動和調整，整個過程都是變化不斷的，這些項目是經過多方面科學論證和規劃的，從項目的最初意見起草到最后項目竣工驗收合格，每個環節都應該有檔案記錄，若有項目施工和設計方案不兼容的，就要對其加強糾正，一直到滿意驗收為止，因為負責項目檔案收集和整理的人員對項目建設掌握程度不夠，本身又缺乏這方面的專業知識，使其在工作中遇到了各種各樣的難題，項目的后期使用也會因此受到影響。

三、基建項目檔案管理對策分析

一要完善對基建項目檔案管理的制度建設

根據集團公司的基建項目建設特點和工程建設的實際情況，需盡快制定《基建項目檔案管理制度》，編寫適用于本公司的工程材料歸檔名錄，明確檔案管理的職責、內容、編制、整理和歸檔的要求。

二要提高對基建檔案的收集力度

目前的主要問題是很多檔案能夠找到，但是部分內容卻丟失了，比如少頁、多頁、空白頁等，所以要根據項目的性質通過各種手段找到和項目有關的資料，保證資料收集的及時性和全面性。檔案資料的整理過程中要按照類型進行細致整理，除了要標注項目建設單位和材料來源等，還要做好對技術人員流動、材料的動態變化等的登記工作，保證資料真實可用。

三要通過合同確定檔案管理標準

項目建設檔案的管理工作應納入合同管理和項目管理當中，保證所有參建單位的檔案收集整理都符合標準，避免歸集到建設單位之后存在檔案收集標準不一致的現象，又要重新返工。

四要規范并且加強檔案的管理流程

基建項目的檔案內容紛繁復雜，包括了項目建設的前期文件、施工文件和項目監理方文件以及項目最終的竣工驗收圖紙等內容，項目的所有檔案都應該結合其特點進行歸類，形成完整的檔案資料，要將對檔案歸檔的時間納入到項目管理的整個系統流程當中，各個階段實現連接，對于項目建設周期長的可以分階段進行檔案收集，保證收集完整。

五要保證檔案管理工作和項目建設的同步性

項目建設施工之初就要開始進行檔案歸集，避免在項目建設一段時間以后很多項目的合同材料混淆在一起給辨認尋找帶來困難，在檔案的管理過程中要特別注意檔案管理內外部環境的變化情況。

六要建設科學高效的檔案管理隊伍和良好環境。

檔案的管理，最為重要的是管理檔案的人。建設一支科學、專業、能動、敬業的科技隊伍，無論是對于建設單位，施工單位和設計單位，都是搞好檔案管理工作極為重要的前提。基建項目搞好檔案資料的收集與歸檔，檔案管理者的能動作用顯得十分突出。與此同時，單位領導的重視以及全員的大力支持，良好的氛圍與環境也是重要的一環。

基于以上綜述與分析，基建項目的檔案歸集工作是一項系統性工程，貫穿于項目的始終，做好項目檔案工作不僅是檔案管理人員的事，也是所有參與項目建設施工人員的責任，所以要樹立全員參與的意識，讓每個人都參與到檔案歸集工作中來，實現檔案管理的通力合作，為保證項目建設順利進行與完美收官提供良好的檔案管理環境。