國家科技重大專項檔案管理實踐探索——以長慶油田工作實際為例

文/孔文祥

國家重大科技專項，是國家科技發展的重中之重。本文以長慶油田工作實際為例，分析研究了重大專項科技檔案管理的必要性，以及當前重大科技專項檔案管理中存在的問題，并探索了重大科技專項檔案管理的實踐與對策

國家科技重大專項（以下簡稱重大專項）是指為實現國家目標，通過核心技術突破和資源集成，在一定時限內完成的重大戰略產品、關鍵共性技術和重大工程，是我國科技發展的重中之重。為了更好地管理重大專項檔案，確保其安全性、真實性、可靠性、完整性和可用性，促進國家科技信息資源長期保存和有效共享，2017年，國家科技部修訂了《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》并開始實施。

一、加強重大專項檔案管理的必要性

重大專項檔案是指在重大專項的規劃、論證、組織實施、監督評估、考核驗收等全過程中產生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它具有如下幾個特點：

（一）形成主體多元化。國家科技重大專項是涉及國家戰略發展的科研項目，涉及面廣，規模大，一個重大專項一般下設幾十個項目（工程），每個項目（工程）還要分若干個課題（任務），一家單位很難獨立完成一個課題（任務），一般都是由科研機構、高校和科研型企業共同承擔研究。一家單位牽頭，多家單位參與。長慶油田承擔了“十三五”國家科技重大專項“大型油氣田及煤層氣開發”項目下設的三個示范工程，而每個示范工程下設任務的數量不等，最多的達到12個，所涉及單位除了中石油下屬的3家油氣田企業外，還有中油測井、東方物探等工程技術服務公司和中石油科學技術研究院等科研單位，此外還有幾所高校加入。檔案形成主體多，分散性大，資料的積累各自為政，對檔案的完整性有很大影響。

（二）內容構成多樣化。從檔案內容上劃分，既有文書檔案、管理檔案也有技術檔案、財務檔案；從檔案形成階段來劃分，包括規劃階段、申報立項階段、過程管理階段和驗收階段。每個階段材料產生單位各自不同，內容也不盡相同，即便同為實驗，方式方法不一形成的實驗數據載體形式都各不相同。除了四個階段之外，還包括重大專項綜合材料（如領導講話、會議文件、大事記等）和其他需要歸檔的重要材料。

（三）課題內部共享性。每一個項目（工程）所包含的知識內容非常的廣泛，任何一個組成部分的研究成果都可以為項目（工程）的其他組成單位后續研究及應用提供參考借鑒，省時省力。

（四）信息的高價值性。重大專項體現著國家各行業領域科學技術前沿的研究成果，重大專項檔案記載著科研的過程和成果，其科技信息價值分量之高，是難以估量的。

重大專項檔案有著依據憑證、痕跡管理、知識儲備和情報利用的作用，為今后過程監督、問責等提供原始依據，能夠“追根溯源”，明確責任，也可以進行課題查重查新，避免重復立項，也為后續研發提供參考借鑒。

二、重大專項檔案管理存在的問題

（一）相關管理制度不健全。重大專項研究課題涉及面廣，牽頭單位、項目（工程）承擔單位、課題（任務）承擔單位以及聯合攻關單位，由于參與的單位眾多、性質不同，自身對檔案管理要求不盡相同，雖然國家在2017年出臺并開始實施《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》，但是《規定》出臺時已是“十三五”研究中期，加之“十三五”之前并沒有檔案驗收這項內容，很多單位對檔案資料歸檔沒有足夠的重視，有些單位雖有制度但不夠全面，有些單位檔案積壓歸檔滯后，出現研究材料丟失缺損的情況。

（二）人員流動大。重大專項研究時間普遍較長，一些單位因為工作調整等情況，科研人員流動幅度比較大，有些高校學生從事研究一兩年后畢業離開團隊，都出現過資料與人一同離開，有些電子資料因為沒有打印也沒有及時備份，導致資料丟失、無從查找的情況。

（三）檔案管理水平參差不齊。由于對檔案資料重要性認識不足，很多項目牽頭單位設置的資料員都是科研人員兼職，部分單位僅在項目即將結題時從團隊中臨時指派一到兩人負責資料收集整理工作。資料員缺乏檔案專業知識和整理經驗，加之臨時指派，對整個項目及下屬課題了解不夠，無法掌握整個項目脈絡，資料收集整理過程中存在很多問題。

（四）檔案完整性及質量難以保證。重大專項檔案形成單位多、范圍廣、時差大，收集起來難度較大：一些資料由個人保管或存于科室保存，人員變動資料無人問及導致一些資料不知去向；一些課題前期研究完成已經歸檔，項目后期進行資料匯總時，由于課題名稱發生變化，工作人員不了解具體情況，致使無法集中所有資料；有些課題承擔單位未向牽頭單位移交全部資料，以至于驗收時無法提供齊全、完整、系統的全套資料，影響檔案驗收，進而影響項目驗收。

同時在歸檔的資料中，有些檔案簽章不全、有些資料為復印件、電子文件與紙質文件未能一一對應，文件編號沒有按照相關要求編制等問題，嚴重影響了檔案的原始憑證價值和利用價值，進而也會影響檔案資料的共享和長期保存。

三、重大專項檔案管理實踐摸索

今年是國家油氣重大專項“十三五”項目（課題）/示范工程收官之年，也是《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》發布后第一次進行檔案驗收評價工作，很多單位對此準備不足，長慶油田檔案館也是年初才開始介入檔案驗收評價準備工作，由于時間倉促，各項工作多為應急式補救。

（一）加強培訓，統一認識。檔案館聯合公司科技發展部先后組織兩次檔案培訓，召集三個示范工程所有負責資料歸檔的科研人員就《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》相關要求進行細化解讀,統一認識,確保三個工程所有資料能夠整齊劃一。

（二）完善制度，強化責任。三個示范工程都成立了以檔案部門領導和課題長為領導的檔案資料管理小組，明確各示范工程檔案負責人和檔案管理人員，制定《文件資料歸檔管理要求》，細化崗位職責并與績效掛鉤，夯實責任主體，進一步明確文件材料收集、歸檔等環節的管理要求。

（三）規范整理，嚴格把關。三個示范工程形成的所有科研資料統一移交檔案館，由檔案業務人員牽頭組織進行資料整理工作。首先對移交的所有資料進行嚴格檢查，對無原件的材料進行追根溯源、標注出處；對于模糊的電子文件重新掃描，確保清晰可見等。按照《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》進行分類、排序、組卷，在《中國石油檔案管理系統》完成著錄，對電子文件規范命名，并向系統上傳對應的電子文件，通過系統形成檔案封皮、目錄和備考表完成裝訂。同時導出帶有檔號的電子表單作為檔案清單底本備用。

四、重大專項檔案管理和驗收對策

雖然此次檔案現場核查工作最終以高分順利通過驗收，但在資料整理中還存在很多問題，為了在以后工作中杜絕類似情況發生，也是為了“十四五”重大專項科研檔案資料收集工作更好地開展，必須采取整套的管理措施。

（一）建立檔案管理網絡體系。項目（工程）立項批復后牽頭單位會設立項目（工程）辦公室作為日常管理機構，應當在辦公室中設置一名專項資料管理員，負責整個項目（工程）檔案資料全程管理，能夠了解整個項目（工程）研究進度，聯系下設課題（任務）團隊，掌握項目（工程）全過程文件資料的形成、積累情況，直接向項目（工程）責任人負責；各課題（任務）承擔單位、聯合攻關單位設置專（兼）職資料管理員，負責本單位承擔課題檔案資料收集、整理、移交工作。

（二）強化檔案管理制度體系。《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》明確要求“建立健全項目檔案管理制度及工作責任體系，項目負責人對本項目檔案管理工作負直接責任。”

明確崗位責任。細化《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》中對項目牽頭單位、承擔單位的職責描述；針對項目負責人、科研人員和檔案資料管理人員等不同角色制定各自的《崗位責任書》，例如規定項目負責人是本項目檔案歸檔第一責任人，對歸檔文件材料的真實、完整、有效負責；科研人員在任務結束后必須將科研資料向檔案資料管理人員進行移交，任何人不得據為己有等。明確職責要求，作為考核依據并與科研績效掛鉤。

明確權責關系。項目牽頭單位與承擔單位在簽訂合同（協議）時，應當同時設立專門條款明確歸檔責任和相關要求，確保項目研究完成時，檔案資料能夠實現100%歸檔，以此改善項目檔案收集不齊全的狀況。

明確制度要求。牽頭單位的項目（工程）辦公室應當建立完整的檔案管理制度和工作流程。必須建立一套詳細的歸檔制度，從歸檔范圍、保管期限、歸檔時間、整理要求、電子文件規范等方面進行要求，用統一的標準要求所有參與單位，確保檔案資料規范化管理。

（三）建立檔案質量管控模式。構建重大專項檔案生命周期全程質量管控模式。

項目（工程）立項批復后，牽頭單位檔案部門應當積極參與，督促項目（工程）辦公室建立檔案管理體系，協助完善檔案管理制度和流程，對資料管理人員進行培訓和業務制度的宣貫。

項目（工程）推進過程中，專項資料管理員要跟蹤檢查課題（任務）承擔單位在研究過程中文件材料形成、收集情況，關注文件材料的真實有效、齊全完整情況；在年度總結或階段節點檢查后，及時督促承擔單位資料員進行資料收集整理，并請檔案部門專業人員進行檢查，盡早發現不符合要求的問題，及時整改。為了應對資料管理人員需要同時兼顧科學研究和項目文件資料管理工作，且人員變化較為頻繁，檔案部門應當每年定期組織文件材料歸檔培訓，確保資料管理人員能夠正常開展資料收集工作。

項目結束后，資料管理人員完成科研文件材料整理、組卷工作，牽頭單位或承擔單位舉行檔案資料自驗收，邀請檔案部門專業人員進行驗收審查。審查的主要內容包括項目（工程）及下設課題（任務）形成的各類檔案完整齊全情況；檔案分類、整理、組卷情況；電子檔案完整情況及與紙質檔案對應情況等。對查出的問題提出修改意見，按期完成整改工作。完成自驗收評價后，再向項目管理機構提出重大專項檔案驗收申請。

（四）加強文檔質量控制管理。

統一材料格式。重大專項科研工作同時涉及多家單位，產生的資料無論是種類還是數量都很繁多，《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》中沒有規定各類材料樣板，各單位均采用本單位現有材料格式，沒有格式的自己制作，就拿長慶油田來說，此次承擔三個示范工程因為材料表單沒有統一的格式，牽頭單位也沒有統一要求，致使收到的資料樣式五花八門；又如，驗收階段D21（渠道資金核算明細賬）和D26（后續支出情況報告及附件）資料里，有些單位采用文字報告，有些單位使用財務報表形式，而附件中有的是用三欄賬，有的是用會計憑證頁，非常不規范，既不利于整理也不方便著錄。對于沒有統一標準格式的材料，項目管理機構或項目（工程）牽頭單位應當擬制統一的文件封面、樣表和要求，下發給各單位，確保各類材料整齊劃一，專項資料管理員在跟蹤檢查時嚴格把關，查出問題及時整改。

統一電子文件名稱。按照《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》要求，所有紙質資料都應制作對應的電子文件，上傳本單位檔案系統并刻錄光盤上交國家重大科技專項管理辦公室留存，還要依據紙質資料情況制作檔案清單，因此單份電子文件以及所在的文件夾命名必須規范，統一格式，不能任由個人喜好隨意編排，同時也要考慮到文件名稱的長度，便于數據遷移和系統著錄。

國家科技重大專項檔案具有種類多、數量大、時間久的特性，若沒有很好地前端控制管理和過程質量管控，重大專項檔案的齊全完整真實性會大打折扣，自然會影響到后續的利用，所以建立完善的工作流程體系和制定詳實的規章制度是實現重大專項檔案工作有序開展的保障，當然這些都需要管理人員、科研人員和檔案人員的共同努力。