高職院校學籍檔案管理中存在的問題及解決措施

文/鄢虹英

隨著互聯網的飛速發展，傳統的學籍檔案管理模式難以滿足高職院校的自身發展和科學化管理要求，也無法滿足用人單位對畢業生檔案的要求，學籍檔案管理要適應時代發展的需要。通過分析研究和解決現實存在的問題，結合互聯網與傳統管理模式，運用科學的管理方法和手段，提高學籍檔案管理水平，促進學籍檔案管理的規范化、專業化、信息化等，方能更好地為廣大師生和社會提供良好的服務

近年來，高職院校學生人數逐年增加，學生注冊信息、成績等數據的數量也在增加，生源數據來源分散，使得學籍檔案的整理工作變得更加繁瑣。高職院校學籍檔案管理的觀念、方法和能力都面臨著新的挑戰，傳統的學籍檔案管理模式難以滿足高職院校的自身發展和科學化管理要求，也無法滿足新時期用人單位對畢業生檔案的要求，更無法適用于互聯網飛速發展，大數據的社會需求。因此，在大數據時代背景下，學籍檔案管理要適應時代發展的需要，就必須在管理工作中，與時俱進，不斷創新，及時更新學籍檔案管理理念，及時改變管理策略，以新的理念、新的工作方式，運用科學的管理方法和手段，善于利用互聯網+網絡資源和平臺，保證檔案的價值和真實性，更好地為廣大師生和社會提供最佳的服務。

一、高職院校學籍檔案工作的重要性

高職院校學籍檔案是學生在校就讀所錄入的個人基本信息，入學時間，學號，學籍情況等。記錄學生的基本信息，幫助學?；蚱渌块T直接獲取學生的基本信息。從某種意義上說，學生學籍檔案是人事檔案的前半部分，畢業后，學生學籍檔案將移交就業單位或人才交流中心，就業單位審查檔案后，學生學籍檔案將成為人事檔案，用人單位將繼續增加職稱、工資、晉升等內容，完善人事檔案。因此，學籍檔案對高職學生來說是非常重要的，對學生在校期間的學習、管理和就業起著重要作用，為學生的發展和成長提供依據，是企業選拔和評價學生就業的重要依據。學籍檔案管理的好與壞也關系到每一個教育者、管理者，每一所學校的長遠發展和社會的反饋與認可。

二、學籍檔案管理中存在的問題

然而，客觀現狀是傳統的學籍檔案管理存在諸多弊端，其問題主要表現在：

（一）對學籍檔案管理的重視度不夠、管理不力。大多高職院校是由中專學校合并的，學籍檔案管理工作過程中仍然存在重視度不夠、意識淡薄、管理體制不完善、管理不力、職責不明確、設備不足、學籍管理不規范等問題。還存在一些檔案管理員填寫的學籍檔案內容不完整，許多學籍檔案沒有存根等，造成學籍檔案的準確性和可信度不高。

（二）學籍檔案建設的專業化程度不夠高。由于檔案管理人員過去工作的局限性，不可避免地會出現混亂，在填寫學籍檔案資料時，對紙張和文字的要求不嚴格，在長期保存過程中造成字跡模糊、褪色，無法準確識別學籍檔案的內容，導致高職院校學籍檔案建設專業化程度不高，規范化不夠。

（三）學籍檔案管理人員不足、業務水平不夠高。由于高職院校管理部門專業人員短缺，學籍檔案管理者中大多是兼職輔導員或者是行政管理者，工作時間和精力的分散，檔案管理方面專業知識、數據分析和專業技能的缺乏、培訓交流學習機會較少等導致檔案管理者的專業素質不高、檔案工作效率和質量低下等問題。

（四）學籍檔案管理信息化程度較低。隨著高職院校學生人數的增加，學籍檔案管理工作量急劇增加。由于重視程度不夠，人力、財力、物力各方面的不足，有的高職院校學籍檔案管理人員仍然采用傳統的手工錄入和查詢方式，導致管理和使用效率低下。有的高職院校仍然采用紙質查表的方式查詢學籍檔案，這既費時又費力，學籍檔案信息無法實時更新，大數據、云計算等技術的應用不足等問題也顯得尤為突出。

三、加強學籍檔案管理的措施與對策

為了改變學生學籍檔案管理的傳統模式，必須從更新觀念入手，采取相應手段，運用以下措施與對策：

（一）提高認識，促進學籍檔案科學管理。高職院校應充分認識學籍檔案管理的重要性，重視完善管理制度，加大資金和人員投入，結合大數據技術，及時更新學籍檔案管理理念，及時改變管理策略，構建學籍檔案管理系統平臺，提高管理水平，為學籍檔案管理奠定基礎。

一是完善檔案管理制度和貫徹落實相關政策，明確管理職責，將其績效納入年度考核，通過獎懲機制激發員工的積極性，制定相應的處罰政策，對偽造者嚴懲，使偽造者產生一定的心理抑制，在一定程度上減少偽造檔案的發生。

二是在高職院校領導應加大對檔案管理平臺和設備的投資。加快電子檔案建設，更新設備設施，定期將紙質檔案通過網絡輸入電子平臺，及時更新檔案數據，這樣不僅節省了時間和空間，節約了大量的資金，也提高了學籍檔案查閱、利用。

三是加強學籍檔案知識的普及、宣傳，提高師生的檔案意識。通過網絡等媒體的傳播來增加宣傳力度，積極推動檔案知識的普及，向師生傳播檔案知識，使學生了解檔案的構成、政策法規及其重要作用，加深對學籍檔案的認識。

（二）加強學籍檔案管理規范化和專業化。高職院校學籍檔案在完善規范化管理制度的同時，建立合作機制，明確部門和個人分工，加強檔案收集相關部門間的有效溝通。學籍檔案管理者要按照管理制度和相關規范要求務必做到真實、及時記錄，及時做好對學生學籍檔案進行收集、審查、整理及維護等工作，進一步提高學籍檔案管理效率。與此同時，加強人員和設備投入，實現學籍檔案信息和成績信息的共享，不斷促進系統化、規范化的管理過程，更好體現學生學籍檔案對高校教師、學生以及社會服務的意義和價值。

（三）加強技術人員培訓，提高檔案管理者綜合水平。隨著互聯網的發展，對檔案管理工作人員掌握計算機技術、定期進行相關培訓和維護網絡安全提出了更高的要求，也無形中增加了管理人員的工作量。高職院校應與時俱進，加強檔案管理隊伍建設，根據在校學生人數配備專職檔案管理隊伍，招聘應選擇政治素質高、業務能力強、富有責任心的專業人才，這些管理者要具有嚴謹的工作態度、較強的分析能力和愛崗敬業精神。

高職院校應多形式定期組織檔案管理員參加專業培訓，使學籍檔案管理者具備一定的業務素質、業務能力、信息管理技術能力。通過建立選拔、考核和激勵措施，管理者持證上崗，不斷提高檔案人員素質和業務素質。還可以借鑒學習其他兄弟院校檔案管理經驗，搜集更多的學習資料以供學習，及時、正確地指導檔案管理工作，以適應觀念的提高和新技術的掌握。這樣才能有效地調動檔案管理人員的積極性和主動性，為學籍檔案管理提供可持續發展的動力。

同時，檔案管理者自身要樹立為黨管檔、為國守史、為民服務的大局觀念，本著認真負責、服務學生的思想，保證學籍檔案的完整性和準確性。一定要堅持實事求是，重視學籍檔案的各個階段收集和錄入，重視各部門之間的有效及時溝通。此外，還要全面提高自身文化素質和能力，不斷自學更新檔案知識，擴大服務范圍，提高服務能力和工作效率，確保學籍檔案管理工作的高質量。

（四）加強學籍檔案的信息化管理。隨著現代信息技術的不斷發展，學籍檔案管理模式更加具有“三化特點”，即信息化、系統化、網絡化，更好服務學生和社會。高職院校應以學籍檔案為依托，建立學籍檔案信息平臺，檔案管理人員可以有效地利用信息管理的工具和手段，協同管理紙質檔案，保證檔案管理的準確性的前提下，將信息優勢有效地體現在高職院校學籍檔案管理的全過程中。由檔案管理部門負責維護網絡系統，保證系統的穩定運行。平臺可以查詢、檢索，具有準確的證件認證和管理，利用網絡資源管理，實現學籍檔案電子信息在數據庫中的存儲，不僅大大節約人力資源，也可以保障檔案查詢效率高，信息反饋更及時，更方便閱讀和搜索，為社會用人單位、學校部門和學生提供方便。此外，學?？梢越o學生一定的權限登錄自己的賬戶和密碼（只用于查詢功能），方便學生查詢。通過對學籍檔案信息和海量數據的收集、挖掘和整理，提高辦公效率，建立個性化的檔案服務，更好地為學生和社會服務。比如，學生就業檔案信息數據庫，將就業前、就業中、就業后的學籍檔案以電子方式連接起來，清楚地反映學生的個人情況，為學生今后的就業提供方便和支持。一方面幫助學校提高檔案管理效率和工作透明度；另一方面，有利于實現資源的開放與共享，方便查詢與檢索，為所需部門和人員提供方便，在一定程度上拓寬了信息資源的渠道，進一步挖掘資源信息，提高學籍檔案管理效率。同時，也簡化了學籍檔案的復雜存取過程，方便了檔案的傳輸、存儲和識別，也有利于用人單位充分了解畢業生的個人情況，完成一站式選拔和就業過程。

綜上所述，高職院校必須與時俱進，創新發展理念，優化管理方法，加強對學籍檔案管理的認識，采取相應措施，在傳統檔案管理的基礎上，合理利用網絡資源，促進學籍檔案管理的規范化、專業化、信息化，更好地為廣大師生和社會服務。