如何提高新能源發電項目檔案歸檔質量

文/晏彩霞

隨著國家2030年前實現碳達峰，2060年前實現碳中和的重大戰略決策部署，新能源發電項目近兩年如雨后春筍般高速發展。新能源項目檔案作為項目原始記錄，是新能源發電項目建設全過程的見證，在工程建設過程、投產發電、后期擴產以及設備維護、檢修等均發揮著重要作用。提高項目檔案的歸檔質量，是提高工程建設管理質量的重要保證。筆者根據多年對所屬的多家風電和光伏新能源發電項目檔案管理中存在的問題，談一點做好新能源發電項目歸檔工作的體會，愿與同行切磋、交流

新能源發電項目檔案是新能源發電項目在建設過程中直接形成的各種載體、各種形式的真實記錄，包含項目立項審批、勘察設計、施工建設、竣工驗收到投產發電整個過程中產生的文字、圖紙、照片等文件材料，是新能源發電項目建設的重要組成部分。完整、準確、規范的項目檔案不僅是工程質量的有力保證，更是后期投產發電、安全運行的有力保障。

一、新能源發電項目歸檔中存在的問題

項目的前期管理性文件歸檔不全，且復印件代替原件較多；項目施工原始資料的填寫內容和格式不規范；部分施工過程文件缺少簽字、蓋章手續；竣工圖的變更不能準確體現在竣工圖中；設備開箱驗收文件缺少相關人員簽字；原始地形地貌及工程形象進度照片收集不全；施工文件未按單位工程或分部工程組卷；檔案的分類、排序不科學；案卷題名擬寫不準確；案卷質量達不到規范要求。凡此種種，問題頗多。

二、存在問題的主要原因

究其問題過多之原因，主要在于：

原因之一：檔案工作啟動晚，未能與項目建設同步進行。新能源發電項目在籌備、立項、核準、勘察設計、征地移民、招投標等前期工作中就形成了大量的項目文件，而項目單位在施工建設前，人員配備少，加上領導對檔案工作不重視，未配備專（兼）職檔案人員，未對已形成的這些前期文件進行及時的收集和整理，一些文件還滯留在業務人員個人手中，由于新能源發電項目大都處在偏遠的山溝里，條件艱苦，工期又長，人員流動大，前面的人走了沒做文件交接，等到后期工程完工時再去收集這些文件，一些重要文件已經找不到了，或者只留下了復印件。

原因之二：檔案工作無章可循，檔案人員水平有待提高。建設單位在項目開工時未制定有關工程檔案的管理制度和標準，未對項目文件的歸檔范圍，歸檔質量、組卷方法及移交時間作出明確要求，也未對參建單位檔案人員進行項目檔案業務指導和培訓，而參建單位檔案人員多為兼職人員，一些檔案人員專業水平不高，甚至有些人就未從事過檔案工作，不清楚該如何分類和組卷，想怎么做就怎么做，從而造成收集不全，組卷不合理，案卷質量得不到保證。

原因之三：項目檔案涉及點多面廣，管理工作不到位。新能源項目從設計施工到調試運行涉及到土建、電氣安裝、自動化、設備調試等各個專業，而檔案人員由于專業有限，對工程建設流程不熟悉，不知道工程每個階段應該形成哪些文件，對形成的項目文件準確性和完整性心中沒“數”，再加上“四參加”制度執行不到位，項目的設備開箱驗收、工程例會、單位工程驗收不通知檔案人員參加，檔案人員只是被動地交什么就接收什么，使檔案工作與項目建設工作脫節，應歸檔的項目文件齊全性和完整性得不到保證。

原因之四：監理對項目檔案審查不到位，案卷把關不嚴。根據國家檔案局對建設項目檔案的有關規定，監理單位應對參建單位移交的項目檔案真實性、完整性、準確性進行審核把關；對項目竣工圖的變更情況和完整情況進行審核把關。而在實際工作中，監理人員都只是在檔案交接簽證單上簽署意見，未能真正做到對項目文件的齊全完整進行把關，未能對案卷的整體質量審查把關，檔案人員又不懂工程，交什么收什么，致使應歸檔的項目文件收集不全，造成缺失。

三、提高新能源發電項目檔案歸檔工作的舉措

為了有效地解決存在的問題，提高新能源發電項目檔案歸檔工作的質量與水平，建議采取以下五大舉措：

舉措之一：加大宣傳，增強全員的歸檔意識。提高工程檔案歸檔質量，單靠檔案人員是遠遠不夠的，必須加強項目公司全體人員對項目檔案工作重要性的認識，做到全員參與檔案工作。因此，項目在開工前，就要組織公司各部門人員以及各參建單位學習檔案法律法規和項目檔案管理制度，糾正重工程輕檔案的思想，增強建設單位各部門和參建單位全體人員的歸檔意識，提高全員做好項目檔案的責任感，提高“依法治檔”的理念，提高全員歸檔的自覺性，擺脫檔案收集歸檔的被動狀態。

舉措之二：建章立制，實行項目檔案的前端控制。檔案人員是做好項目檔案工作的主體，檔案制度是提高項目檔案管理水平的重要手段。建設單位應在項目立項時就要制定明確的檔案工作計劃，配備專兼、職檔案人員，并保持人員的穩定，制定和新能源發電項目相適應的檔案管理制度，對文件資料收集移交、歸檔范圍、整理標準、組卷要求、案卷質量等作出明確規定，讓參建單位有章可循。要將工程檔案的管理情況納入工程建設管理體系，納入有關人員的崗位職責并進行有效的考核，嚴格執行工程檔案的“四參加”制度，即檔案人員參加工程例會、參加招投標工作、參建設備開箱、參加工程的階段驗收，了解工程的進展情況，以確保項目檔案收集完整齊全。

舉措之三：跟蹤檢查，進行項目檔案的過程管理。項目檔案不僅要做好前端控制，更要做好過程管理。要將檔案工作納入到工程建設的各個環節和各個階段。要做到工程人員在每月工程質量檢查時，要和檔案人員共同檢查項目檔案的歸檔情況，主要檢查項目文件歸檔是否齊全，簽字和蓋章手續是否完整，紙張和書寫材料是否符合檔案管理要求，卷內目錄的填寫、文件的裝訂、竣工圖的折疊以及分類和組卷是否合理等情況，對容易出錯的案卷重點檢查，發現問題及時指導整改，確保項目檔案規范化。

舉措之四：支付把關，檔案工作納入合同和支付款。要保證項目檔案的齊全完整和準確規范，檔案人員應參加工程合同的審批和工程支付款管理。參與合同審批，就是在與監理、監造、設計、施工單位以及設備廠家簽訂合同時，應設立專門的條款，對參建各方的歸檔范圍、歸檔要求、組卷方法、分類標準、案卷形成的質量、檔案移交時間和違約責任作出規定。參加工程支付款管理，就是新能源公司財務部門在支付參建單位結算款時，支付單上要有檔案人員對項目檔案歸檔情況的說明和簽字認可，否則，財務部門不能支付工程款。這樣通過合同約束和工程款的控制，有效提高了項目檔案的歸檔質量。

舉措之五：加強培訓，提高檔案人員專業水平。檔案人員的專業能力和業務水平，直接影響項目檔案的管理水平。目前新能源項目檔案人員多數不是檔案專業畢業，有些檔案人員還從來未接觸過檔案工作，未接受過檔案專業的培訓。因此，要加強項目檔案人員培訓工作，讓檔案人員熟悉項目文件產生的過程、流轉的途徑，熟悉項目檔案的分類情況，了解項目的單元工程、單位工程和分部工程的大致情況，掌握工程進展情況，可聘請同行業專家或有豐富項目檔案管理經驗的人員到現場對建設單位和參加單位檔案人員進行培訓，也可安排檔案人員去通過了檔案專項驗收的新能源公司檔案室學習，提高檔案人員專業水平，使其勝任檔案工作。

縱觀上述，新能源項目檔案是新能源建設工程的經驗總結，完整、準確的項目檔案不僅反映工程建設整體歷程，是工程質量的有力保證，還是項目管理、運行以及生產維護的技術保障，是項目后期改造、擴建的重要依據。優質的工程要有優質的項目檔案，項目檔案工作與做好工程建設同等重要。隨著國家環保力度大力提升，新能源項目建設越來越多，不斷提升項目檔案歸檔質量與水平，實為新能源建設工程快速建設與發展提供有效的保證和大力的支撐。