建設項目檔案管理存在的問題及改進對策

文/劉小艷

建設項目是國家經濟發展的引擎。項目檔案是項目建設全過程的真實反映，不僅對項目生產建設、運行管理、維護維修、改擴建等具有憑證、查考作用，而且為政府審批部門及審計、稽察單位對項目的監管、事故調查和社會監督提供有力支撐。本文分析了建設項目檔案工作存在的問題，并提出了相應的對策

項目建設是國家經濟社會發展的引擎。項目檔案是項目建設的重要的資源。項目檔案是項目建設全過程的真實記錄和真實反映。不僅對于項目建設，而且對于項目運行管理、維護維修以及改擴建等無不具有憑證與查考作用。可見，抓好項目檔案管理、搞好利用服務，對于項目建設本身以及后續發展，作用之大處處凸顯。然而，時下項目建設檔案管理存在的問題較多。本文旨在分析存在問題，并提出改進對策，為整個項目建設搞好服務，提供支撐。

一、建設項目檔案管理存在的問題

1.檔案工作與公司管理、業務程序脫節：比如檔案工作計劃不能融入公司發展計劃，文件歸檔職責沒有融入崗位職責，檔案部門不能參加生產協調會，設備開箱，課題結題驗收，項目竣工驗收等。

2.收集難：項目檔案所涉及部門和參建單位較多，資料員流動大，文件材料收集不好控制。

3.時間緊：伴隨著項目周期持續時間短，不同階段都有相應的任務，參建方以簽訂合同為期，合同終止就撤，檔案工作相對滯后，很難與工程建設同步進行，容易造成脫節情況。

4.整理難：項目程序復雜，項目檔案專業性強，檔案移交單位較多，形成的檔案各門類載體多樣化、數量更加龐大，對檔案規范化、系統化整理有一定難度。

二、提升建設項目檔案管理水平的對策

針對存在的問題，采取以下“十二要”對策：

一要從項目資料形成的源頭上進行控制

（1）將項目資料收集納入項目前期工作、項目招投標；單位工程開工、施工、竣工驗收的各項管理程序。納入公司的竣工驗收計劃、納入到年度及每月的計劃、納入公司有關人員的工作計劃。納入到各職能部門的職責范圍及有關領導人和工作人員的崗位責任制；

（2）專、兼職檔案人員要參加工程招投標會；專、兼職檔案人員要參加單位工程月進度及質量驗收、工程竣工驗收會；專、兼職檔案人員要參加設備儀器開箱；專、兼職檔案員要參加項目各階段及各單項工程竣工驗收會。公司在下達各項任務及計劃的同時，一定要提出檔案資料收集及歸檔要求。

二要公司每次在檢查計劃進度的同時，一定要檢查文件材料積累及收集情況；公司在評定驗收公司技術人員形成的各項技術成果、驗收項目單位工程、驗收設備儀器質量的同時，檔案人員要驗收其所形成資料的完整、準確、系統情況；項目試生產的同時要制定試生產過程中資料形成及積累的要求，進行試生產生產工作總結的同時要檢查、驗收試生產過程中形成資料的完整、準確、系統情況；單項驗收進行的同時檔案人員要及時、準確、完整地收集單項驗收形成的檔案材料。

三要根據項目資料收集的實際情況，定期或不定期地對項目檔案資料收集積累存在的問題進行分析與考評，對于資料搜集優劣做到獎罰分明。

四要明確監理單位及建設單位相關部門及相關人員對施工資料收集、監督責任。對資料搜集完整齊全的要予以獎勵、表揚；因責任心不強引起資料收集的不完整、不準確的，要承擔責任，并予以處罰。

五要把檢查施工單位工程資料形成是否與單位工程進度同步作為制度，對于不同步的情況要進行制止和處罰。

六要用合同來約束各參建單位對項目資料的移交:公司在與勘察、設計、施工、監理及設備購置等單位簽訂有關合同、協議時，要設立專門條款，明確規定其歸檔職責及紙質文件和電子文件歸檔范圍、質量要求、整理標準，提交套數、時間等。

七要用經濟手段對項目資料的移交進行約束：“檔案管理部門簽字認可”需納入合同的結算程序。凡是檔案資料沒有整理或不符合要求，沒有辦理項目檔案資料移交手續的，檔案室沒有簽字認可，財務部門不予結算。

八要檔案人員重視自己業務水平的提高，施工單位資料員必須了解單位工程概況，必須對每一個單位工程都應該收集哪些資料做到心中有數，例如要證明你們施工用的水泥質量符合設計要求你就要懂得必須收集每一批水泥的出廠合格證及水泥的3天、28天的抗壓（抗折）強度報告、水泥的復檢委托單及復檢報告；要清楚自己單位的施工范圍，有哪些分部，每一分部包括哪些項，每一分項包含哪些檢驗批次，應該產生哪些施工記錄，只有這樣才能保證施工資料完整準確。

九要施工單位資料員熟悉工程資料的涉及范圍、內容、格式。

十要建設單位各部門的兼職檔案管理人員要對自己所負責收集的項目資料的來龍去脈搞清楚，要清楚一個主要文件形成后面都要形成哪些支持性文件；例如項目申請了請示，就要有批復，檔案人員就要檢查國土資源管理廳劃定的礦區（井田）范圍、項目用地預審、地質災害危險性評估備案的報告及批復文件是否收集齊全；環保主管部門對環境保護和水保主管部門對水土保持方案的審批意見及報告，煤礦安全監察機構對項目安全預評價的備案及報告，以及項目供水、供電意見和銀行貸款協議等文件是否收集齊全。

十一要施工單位資料員要認真閱讀工程施工質量驗收技術資料的各種表格填制說明。基建工程檔案是一個非常嚴肅的事情，應該引起大家足夠的重視，不要把簽字當成兒戲，每一位相關人員都要為當前，乃至幾十年以后對基建工程負責任。

十二要檔案人員應該提高自我檔案意識。檔案人員要清楚你所收集的文件是否具有參考和憑證作用。例如復印件就沒有憑證作用，收集的資料不清晰，就失去了參考作用。所以我們在收集、形成資料的時候心里要有一把尺子，就是我們所收集、形成的資料是否具有參考及憑證作用。這就需要我們檔案人員不但要對檔案的作用有深刻的認識，還要有很強的責任心。

綜上所述，要做好建設項目檔案管理工作，就是要通過不斷優化制度、規范標準、過程監管等具體舉措，形成“齊（門類齊全）、準（內容準確）、快（快速收集）、新（創新利用）、嚴（考核嚴格）、實（實效明顯）”六個特點。將文件材料的收集歸檔工作貫穿到項目建設全過程以及后續的生產經營活動之中，納入公司的考核體系和工程整體質量管理中，納入到各參建單位的合同管理中，并適時追蹤，查缺補漏，緊扣項目建設過程中與項目完成后的繼續發展的實際情況，不斷進行創新，力爭打造項目建設特色突出、效益明顯的檔案管理新局面。